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Visualisation du processus de sollicitation à l’aide de Path et Kanban

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Décrire les avantages des visualisations Parcours et Kanban
  • Suivre l’étape ou le statut d’un enregistrement dans les vues de liste
  • Mettre à jour des enregistrements, utiliser des filtres et afficher des graphiques dans la vue Kanban.

Dans l’unité précédente, nous nous sommes penchés sur les plans d’engagement et la gestion des activités liées au renforcement de l’engagement des donateurs potentiels. Une grande part du renforcement de l’implication consiste à amener le prospect ou le donateur au stade où vous sentez qu’il est prêt à ce que vous lui demandiez de faire un nouveau don ou d’augmenter son don habituel. Le processus de gestion de la sollicitation et du don concrets est géré dans NPSP par le biais de l’objet opportunité. Parcours et Kanban sont deux fonctionnalités de Salesforce conçues permettant aux collecteurs de fonds de gérer plus efficacement le processus de sollicitation.

Suivi de votre processus de sollicitation grâce à Parcours

Parcours est un outil simple qui vous indique en un coup d’œil où en est le donateur ou la personne qui vous proposera une subvention dans votre processus de sollicitation. C’est un indicateur rapide qui vous aide à visualiser où vous en êtes et où vous allez sur une opportunité donnée. Veuillez noter que le processus géré par Parcours peut être personnalisé par votre organisation. Votre parcours peut donc être différent de notre image ci-dessous. Dans NPSP, sélectionnez le type d’enregistrement « Donateur important » lorsque vous créez une nouvelle opportunité. Le processus et le parcours du « donateur important » s’afficheront.

Les options Champs clés et conseils pour réussir, Marquer l’étape comme terminée dans un enregistrement d’opportunité

Champs clés (1) dans la fenêtre Parcours indique les informations indispensables lorsque vous ouvrez un enregistrement, afin que vous n’ayez pas besoin de changer d’onglet ou de faire défiler la page pour trouver des données cruciales (bien que celles qui apparaissent soient personnalisées par votre administrateur). Si vous êtes nouveau à votre poste ou dans l’organisation, le Guide de réussite (2) est fourni à chaque étape d’un parcours afin de vous aider à atteindre vos objectifs rapidement et à ne manquer aucune activité essentielle. Une fois encore, votre administrateur peut le personnaliser, afin que le guide propose des conseils spécifiques à votre équipe ou à vos bénévoles qui collectent des fonds. Parcours peut aussi être utilisé pour directement mettre à jour le statut d’un enregistrement en cliquant sur Marquer le l’étape comme terminée (3) pour déplacer l’enregistrement vers l’étape suivante de Parcours.

Vous pouvez facilement sélectionner un statut différent si vous devez revenir à un statut précédent, ou si vous devez passer une étape. Cliquez sur l’étape de Parcours vers laquelle vous souhaitez déplacer la vente, puis cliquez sur Marquer comme étape en cours.

Détail de Parcours, avec en surbrillance le bouton « Marquer comme étape en cours »

Les parcours sont une représentation visuelle des étapes et processus d’opportunités (appelés Processus de vente par Salesforce). N’oubliez pas que NPSP comprend divers processus de collecte de fonds prêts à l’emploi. Les modifications de Parcours dépendent du type d’enregistrement d’opportunité que vous avez sélectionné. Si vous sélectionnez le type d’enregistrement Subventions lorsque vous créez une nouvelle opportunité, par exemple, les étapes de votre Parcours comprendront Prospection (ouverte), LOI soumise (ouverte), Candidature soumise (ouverte), Retirée (fermée, perdue), Attribuée (fermée, gagnée). Chaque Parcours peut être personnalisé pour chaque type d’enregistrement.

Détail de l’opportunité, avec en surbrillance le Parcours pour le type d’enregistrement Subvention

Parcours est un excellent moyen de gérer une seule sollicitation, mais les collecteurs de fonds travaillent généralement sur plusieurs opportunités à la fois. Alors, comment vérifier et hiérarchiser rapidement vos activités quotidiennes ? Salesforce et NPSP comportent deux fonctionnalités clés qui peuvent vous aider à gérer vos sollicitations potentielles : les vues de liste et la vue Kanban.

Traitement de vos donateurs actifs et de vos prospects grâce aux vues de liste

Les vues de liste sont un excellent moyen de trier, de segmenter, de hiérarchiser et d’analyser les enregistrements qui vous importent le plus. On accède aux vues de liste depuis les pages d’accueil d’objets. Elles sont disponibles pour la plupart des objets dans Salesforce, mais dans cette unité, nous allons nous concentrer sur l’objet opportunité.

Cliquez sur l’onglet Opportunité pour accéder à la page Vue de liste Opportunités. Cliquez sur le menu déroulant Vue de liste pour accéder aux vues de liste standard et personnalisées, dont notamment les vues « Récemment affichées » ou « Fermées ce mois ». (Conseil : cliquez sur l’icône épingle en regard du menu déroulant pour faire apparaître la liste par défaut, jusqu’à ce que vous la détachiez.) 

Menu déroulant de vue de liste et épingle

Les outils Vue de liste en haut de la page vous permettent de personnaliser ce que vous affichez dans votre liste de nombreuses façons différentes.

Menu Contrôles de vue de liste

Menu Contrôles de vue de liste (1) : Cliquez pour accéder aux actions des vues de liste, notamment la création, le renommage, le clonage et le partage. Vous pouvez également choisir quels champs afficher dans une liste et les filtres de modifications que vous avez appliqués.

Icône Présentations (2) : Cliquez pour basculer entre l’affichage des listes sous forme de tableau standard ou dans la vue Kanban. L’icône change en fonction de la vue sélectionnée. Nous aborderons encore une fois Kanban par la suite.

Icône Rafraîchir (3) : Cliquez pour rafraîchir la liste sans avoir besoin de rafraîchir toute la page.

Icône Modifier (4) : Cliquez pour mettre à jour les champs de votre liste. Vous passez au premier champ modifiable de la liste. Les champs modifiés sont surlignés en jaune pour vous rappeler d’enregistrer vos modifications.

Icône Graphiques (5) : Cliquez pour transformer les données des listes en images simples à comprendre montrant des choses telles que des pourcentages, les tendances et aux informations pertinentes.

Icône Filtre (6) : Cliquez pour restreindre ou étendre le nombre d’enregistrements affichés dans une liste en ajoutant, modifiant ou retirant des filtres.

Création d'une vue de liste

Aniyah, la directrice du développement de NMH, souhaite visualiser toutes les sollicitations de la campagne de financement ouvertes (non encaissées) qu’elle gère. Elle souhaite configurer une vue de liste personnalisée afin de pouvoir rapidement trouver et gérer des enregistrements de sollicitations (opportunités) liés à la campagne de financement de NMH. 

Suivons Aniyah tandis qu’elle crée la Vue de liste :

  1. Sélectionnez l’onglet Opportunités.
  2. Dans les contrôles de vue de liste, sélectionnez Nouveau.

Contrôles de vue de liste Opportunité, avec le bouton Nouveau en surbrillance

3. Donnez un nom à la liste.

4. Sélectionnez Tous les utilisateurs peuvent voir cette vue de liste. Dans cet exemple, Aniyah pourrait choisir « Moi seulement » si elle souhaitait être la seule à pouvoir consulter cette vue de liste. Cependant, elle souhaite que sa directrice générale puisse également accéder à cette Vue de liste à partir du menu Contrôles de vue de liste ; elle choisit donc l’option « Tous les utilisateurs ».

5. Cliquez sur Enregistrer.

Formulaire de création d’une nouvelle vue de liste

Pour le moment, la vue de liste nous présente toutes les opportunités, indépendamment du type. Mais le panneau Filtres est désormais disponible. Mettons en place des filtres afin de segmenter uniquement les opportunités de Campagne de financement ouvertes.

Vue de la liste Opportunités de Campagne de financement ouvertes, avec en surbrillance l’icône et le menu du filtre

6. Cliquez sur Ajouter un filtre. Dans le menu déroulant Champ, sélectionnez votre champ, votre opérateur et la valeur à filtrer.

Pour n’afficher que les Opportunités ouvertes, sélectionnez Étape dans le menu déroulant champ, sélectionnez l’opérateur « différent de », puis choisissez « clôturée perdue » et « clôturée gagnée ». Ensuite, nous voulons limiter la vue aux donateurs individuels. Nous filtrons donc par Type d’enregistrement Opportunité et ne sélectionnons que les opportunités dont le type d’enregistrement est égal à « Don important ». Enfin, NMH utilise une convention d’appellation pour toutes ses Opportunités Campagne de financement, ce qui nous permettra d’ajouter un dernier filtre. Nous filtrons sur « Nom de l’opportunité » avec comme opérateur « contient » et comme valeur « financement ».

Vue de liste, affichant le formulaire de filtre avec les champs Champ, Opérateur et Valeur.

7. Cliquez sur Terminé et Enregistrer.

Vue de liste, filtrée sur un segment d’opportunités

Très bien ! La liste a été réduite aux seules demandes de campagne de financement ouvertes. De plus, la nouvelle vue apparaît dans la liste déroulante Vue de liste afin de pouvoir y accéder ultérieurement. Maintenant, Aniyah et son équipe peuvent rapidement savoir où en sont les prospects de leur campagne.

Personnalisation d'une vue de liste

Aniyah a créé une vue de liste personnalisée et ajouté des filtres, mais elle peut en faire encore davantage. Par exemple, elle souhaite déplacer la date de clôture à l’extrême gauche et elle veut supprimer certaines colonnes pour en ajouter d’autres. 

Observons tandis qu’elle personnalise les emplacements des champs dans sa Vue de liste.

  1. Dans les contrôles de vue de liste, sélectionnez Sélectionner les champs à afficher.

Menu Contrôles de vue de liste, avec Sélectionner les champs à afficher en surbrillance

2. Déplacez les champs qui ne vous intéressent pas en dehors de la zone des champs visibles et ajoutez les champs que vous voulez. Pour modifier la position des champs, utilisez simplement les flèches vers le haut et vers le bas en regard de la liste Champs visibles. Dans cet exemple, Aniyah retire Nom du compte et ajoute Contact principal et Probabilité à la liste des champs visibles. Ensuite, elle déplace Date de clôture en haut de sa liste afin de la voir en premier.

Formulaire de personnalisation de la vue de liste affichant Sélectionner les champs à afficher

3. Cliquez sur Enregistrer.

Voyez-vous la petite flèche affichée dans l’en-tête de la colonne Montant ? Elle indique le sens de tri du contenu de cette colonne. Cliquez sur l'en-tête pour trier cette colonne. La flèche indique le sens de tri de la liste : le premier enregistrement de la colonne est affiché en premier (alphanumérique) ou en dernier.

Parfois, Aniyah veut voir sa liste triée par plus gros don potentiel. Elle peut le faire en cliquant simplement sur la colonne par laquelle elle veut la trier. Si seulement la sollicitation de dons était aussi facile !

Vue de liste, triée du plus grand au plus petit en fonction de la colonne Montant

Modification de masse en ligne par le biais des vues de liste

Aniyah, notre directrice du développement, dispose désormais d’une liste pratique de ses prochaines sollicitations (une des nombreuses vues de liste qu’elle utilise pour trouver et suivre rapidement ses tâches). Parfois, elle se rend compte qu’elle doit mettre à jour rapidement plusieurs enregistrements. Elle a par exemple passé la majeure partie de la semaine dernière à discuter avec des prospects. Elle doit donc mettre à jour les dates de clôture et les étapes de ses demandes avant de faire son entretien hebdomadaire avec sa directrice générale. La bonne nouvelle pour Aniyah est qu’il est possible de procéder à des modifications de masse par le biais des vues de liste ! Voyons comment Aniyah pourrait mettre à jour la probabilité pour ses demandes à venir.

Aniyah clique simplement sur le champ qu’elle veut modifier et effectue ensuite la mise à jour. Les champs qu’elle a modifiés sont surlignés en jaune jusqu’à ce qu’elle enregistre ses modifications. Lorsqu’elle a terminé toutes ses modifications, elle clique sur Enregistrer pour enregistrer toutes ses modifications en même temps. Cela a l’air simple, n’est-ce pas ? En effet. En plus, cette fonctionnalité se révèle incroyablement utile dès que vous en avez besoin.

Nous avons une seule remarque à propos de la modification en ligne de masse dans les vues de liste : vous ne pouvez utiliser cette fonctionnalité que si votre vue de liste a été filtrée par un seul type d’enregistrement. N’oubliez pas que si vous vous apercevez que vous ne pouvez pas modifier en masse dans une vue de liste en particulier, celle-ci inclut probablement plusieurs types d’enregistrements.

Modification en ligne de l’étape d’opportunité dans une vue de liste

Gérer les enregistrements dans la vue Kanban

En Japonais, Kanban signifie panneau ou affiche. Dans Salesforce, c’est un tableau où les enregistrements d’une vue de liste sont organisés sous forme de cartes en colonnes, qui permet de suivre et de mettre à jour plus simplement votre travail. Il vous donne une vue d’ensemble de tout votre travail et vous permet de trier, de voir un aperçu, de filtrer, et de déplacer facilement vos opportunités le long des différentes étapes. Les enregistrements de la vue Kanban sont basés sur les vues de liste. Vous pouvez basculer n’importe quelle vue de liste en vue Kanban (sauf la page de destination Récemment affiché) en une seule étape.

Aniyah utilise la vue Kanban comme espace de travail dans le cadre de toutes ses sollicitations ouvertes. Elle remarque également que cette vue se révèle utile lorsqu’elle se réunit avec son équipe, sa directrice générale ou ses comités de direction. Chacun peut jeter un coup d’œil sur la vue Kanban et comprendre rapidement où en sont les choses. 

Consultons maintenant la vue Kanban pour les opportunités de Campagne de financement ouvertes.

  1. Sélectionnez l’onglet Opportunités.
  2. Sélectionnez la vue de liste personnalisée. Aniyah sélectionne les opportunités de Campagne de financement ouvertes.
  3. Dans le menu Afficher en tant que, sélectionnez Kanban.

Option Kanban, mise en surbrillance dans le menu Afficher en tant que dans Opportunités

Déplacer une opportunité vers l’étape suivante

Par défaut, pour les opportunités, la vue Kanban est organisée par étape. Chaque colonne représente une étape. Déplaçons une opportunité vers l’étape suivante dans cette vue :

  1. Cliquez sur n’importe quel enregistrement dans la colonne Identification.
  2. Tout en maintenant la souris, faites glisser la carte de l’opportunité vers une autre colonne.

Vue Kanban, avec en surbrillance un enregistrement déplacé d’une colonne à une autre

3. Relâchez le bouton de la souris. Vos totaux de chaque étape sont automatiquement mis à jour.

Magique ! Nous espérons sincèrement que votre organisation à but non lucratif tirera un grand profit de cette fonctionnalité. Impliquez tous ces donateurs !

Agir sur des enregistrements

Vue Kanban, avec en surbrillance l’élément de menu Modifier et l’icône d’avertissement Aucune activité en cours

Si vous devez apporter des modifications plus importantes à vos enregistrements d’opportunité, vous pouvez également le faire dans la vue Kanban. Cliquez simplement sur la flèche vers le bas sur une carte Kanban, puis sélectionnez (1) Modifier. Apportez toute modification nécessaire à l’enregistrement directement dans la vue Kanban.

Vous pouvez également supprimer un enregistrement ou modifier le propriétaire de l’opportunité. En fonction de vos paramètres de partage, il est possible que le propriétaire d’une opportunité soit la seule personne à pouvoir afficher ou modifier cette opportunité. Si vous devez « transmettre » une opportunité à un autre collègue, vous pouvez le faire en changeant le propriétaire ici dans la vue Kanban.

Si une opportunité ne contient aucune tâche ou aucun événement à venir, la carte Kanban affiche un symbole d’avertissement (2) pour vous informer que vous devriez peut-être définir une activité afin que votre sollicitation ne perde de l’élan. Il semblerait qu’Aniyah ait beaucoup de travail devant elle !

Vous pouvez accomplir d’autres tâches grâce à la vue Kanban, notamment filtrer et afficher des graphiques. Pour explorer davantage les fonctionnalités de la vue Kanban, consultez les ressources ci-dessous.

Ressources