Visualisation du processus de sollicitation à l’aide de Parcours, des vues de liste et de Kanban

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Décrire les avantages des visualisations Parcours et Kanban
• Suivre l’étape ou le statut d’un enregistrement dans les vues de liste
• Mettre à jour des enregistrements, utiliser des filtres et afficher des graphiques dans la vue Kanban.

Suivi de votre progression sur une opportunité

Le renforcement de l’implication consiste à amener le prospect ou le donateur au point où vous vous sentez prêt à lui demander de faire un don. 

Jusqu’à présent, nous avons examiné les plans d’engagement et les activités liés au renforcement du niveau d’engagement des donateurs potentiels. Toutefois, qu’en est-il de la formulation de la demande ?

Le processus de gestion des sollicitations et des dons est suivi dans NPSP par le biais de l’objet Opportunité. Dans cette unité, nous allons explorer Parcours et la vue Kanban, deux fonctionnalités de Salesforce conçues pour aider les collecteurs de fonds à gérer efficacement le processus de sollicitation. Nous découvrirons également comment utiliser intelligemment les vues de liste.

Suivi de votre processus de sollicitation grâce à Parcours

Parcours vous montre en un coup d’œil quelle est la situation d’un donateur ou d’un subventionneur dans votre processus de sollicitation. Il s’agit d’une représentation visuelle des étapes et processus d’opportunité, que Salesforce appelle également Processus de vente.

Parcours permet de visualiser où vous en êtes et vers quoi vous vous dirigez en ce qui concerne une opportunité donnée. Il peut être personnalisé par votre organisation en fonction de votre propre processus, de sorte qu’il peut être différent des exemples que nous présentons dans cette unité. De plus, Parcours peut changer en fonction du type d’enregistrement d’opportunité que vous avez sélectionné et peut être personnalisé pour chacun d’entre eux.

NPSP est fourni avec des parcours par défaut pour vous aider à démarrer. Si vous sélectionnez le type d’enregistrement Subventions sur une opportunité, par exemple, les étapes dans votre Parcours comprendront Prospection (Ouvert), LDI soumise (Ouvert), Demande soumise (Ouvert), Retiré (Fermé, Gagné), Attribué (Fermé, Gagné).

Observons un exemple de l’utilisation de Parcours dans lequel la directrice du développement de NMH, Aniyah, travaille sur une opportunité ayant pour type d’enregistrement Donateur important. 

Cet exemple illustre différentes fonctionnalités de Parcours

• Les champs clés (1) affichent les informations dont vous avez le plus besoin à chaque étape, en plaçant les données critiques au premier plan. Ce qui y apparaît peut être personnalisé par votre administrateur hors pair.
• La section Guide de réussite (2) vous aide à vous assurer que vous ne passez à côté d’aucune activité essentielle pour une étape. Elle peut elle aussi être personnalisée par votre administrateur de sorte à proposer des conseils opportuns à votre équipe ou à vos bénévoles en charge de la collecte de fonds.
• Parcours peut aussi être utilisé pour mettre directement à jour le statut d’un enregistrement en cliquant sur Marquer l’étape comme terminée (3) afin de faire passer l’enregistrement concerné à l’étape suivante du parcours.

Si vous avez besoin de passer à une autre étape ultérieure (ou de revenir à une étape que vous pensiez avoir terminée), cliquez sur l’étape souhaitée dans le parcours, puis sur Marquer comme étape en cours.

Traitement de vos donateurs actifs et de vos prospects grâce aux vues de liste

Parcours constitue un excellent moyen de gérer une sollicitation individuelle, mais les collecteurs de fonds travaillent généralement sur plusieurs opportunités à la fois.

Pour passer en revue au même endroit toutes vos opportunités ouvertes, l’utilisation de vues de liste constitue un bon point de départ. Les vues de liste vous permettent de trier, de segmenter, de hiérarchiser et d’analyser les enregistrements les plus importants pour vous. 

Vous pouvez accéder aux vues de liste à partir des pages d’accueil des objets, comme l’onglet Opportunités. Commençons par ce point.

Cliquez sur Opportunités pour accéder à la page de vue de liste des opportunités. 

Cette page comporte plusieurs vues de listes différentes. Pour en sélectionner une autre que celle affichée, cliquez sur la flèche de menu () en regard du nom de la vue de liste pour accéder aux vues de liste standard et personnalisées, notamment des vues telles que Récemment visualisé ou Fermées ce mois. 

Si vous souhaitez définir une vue de liste particulière comme vue par défaut, cliquez sur l’icône d’épingle ().

Les outils de vue de liste en haut de la page vous permettent de personnaliser ce qui s’affiche dans votre liste de nombreuses manières.

• Champ de recherche (1) : saisissez du texte pour effectuer une recherche dans votre vue de liste.
• Contrôles de vue de liste (2) : cliquez ici pour accéder à des options permettant de créer, renommer, cloner ou partager votre vue de liste. Vous pouvez également choisir quels champs doivent s’afficher dans la liste et modifier les filtres que vous avez appliqués.
• Afficher en tant que (3) : cliquez ici pour passer de l’affichage sous forme de tableau standard au mode écran divisé ou à la vue Kanban (nous y reviendrons dans un instant). L’icône change en fonction de la vue sélectionnée.
• Actualiser (4) : cliquez ici pour mettre à jour la vue plus rapidement qu’en rechargeant la page du navigateur.
• Icône Modifier (5) : cliquez ici pour mettre à jour les champs des enregistrements à partir de la vue de liste. Vous passez au premier champ modifiable de la liste. Les champs modifiés sont surlignés en jaune pour vous rappeler d’enregistrer vos modifications.
• Graphiques (6) : cliquez ici pour créer une visualisation de la vue de liste affichant les pourcentages, les tendances et d’autres informations utiles.
• Filtres (7) : Cliquez pour restreindre ou étendre le nombre d’enregistrements affichés dans une liste en ajoutant, modifiant ou retirant des filtres.

Voyons maintenant comment Aniyah tire parti de ces outils.

Création d'une vue de liste

Aniyah souhaite afficher toutes ses sollicitations ouvertes concernant des dons importants. Elle configure donc une vue de liste personnalisée pour trouver et gérer rapidement ces opportunités. 

Suivons Aniyah tandis qu’elle crée la Vue de liste :

1. Cliquez sur l’onglet Opportunités.
2. Cliquez sur le menu Contrôles de vue de liste (), puis sur Nouveau.
3. Saisissez le nom de la liste. Aniyah saisit Opportunités de dons importants ouvertes.
4. Un nom d’API de liste sera généré automatiquement à partir du nom de la liste. Conservez le nom par défaut.
5. Sélectionnez Moi seulement. Aniyah modifiera les paramètres de partage plus tard pour partager la vue de liste avec son groupe et sa directrice exécutive après sa configuration.
6. Cliquez sur Enregistrer.
   

La nouvelle vue de liste nous présente toutes les opportunités d’Aniyah, quel que soit leur type ou la campagne concernée. Configurons maintenant des filtres afin de mettre en place une segmentation où ne figurent que les opportunités de campagne de financement ouvertes.

1. Dans la zone Filtres, qui devrait déjà être ouverte, cliquez sur Filtrer par propriétaire.
   
2. Sélectionnez Toutes les opportunités.
3. Cliquez sur Terminé.
4. Affinons maintenant notre sélection. Cliquez sur Ajouter un filtre.
5. Dans le menu déroulant Champ, sélectionnez votre champ, votre opérateur et la valeur à filtrer. Nous allons réaliser un filtrage pour que seuls les enregistrements de dons importants apparaissent.
   1. Sélectionnez Type d’enregistrement d’opportunité dans Champ.
   2. Sélectionnez égal à, la valeur par défaut, dans Opérateur.
   3. Sélectionnez Don important dans Valeur.
   4. Cliquez sur Terminé.
6. Nous devons maintenant limiter la vue de liste aux seules opportunités ouvertes. Cliquez à nouveau sur Ajouter un filtre.
   1. Sélectionnez Étape dans Champ.
   2. Sélectionnez différent de dans Opérateur.
   3. Sélectionnez Fermé perdu, Fermé gagné et Publié dans Valeur.
   4. Cliquez sur Terminé.
7. Cliquez sur Enregistrer.

La liste est désormais réduite aux opportunités de dons importants ouvertes. De plus, la nouvelle vue apparaît dans la liste déroulante Vue de liste afin qu’Aniyah puisse y accéder ultérieurement. Elle pourra la partager plus tard avec son équipe en modifiant les paramètres de partage. Toutefois, elle souhaite d’abord personnaliser quelques éléments supplémentaires.

• Sous l’engrenage Contrôles de vue de liste, elle clique sur Sélectionner les champs à afficher pour ajouter des informations à la vue de liste ainsi que déplacer et réorganiser celles y figurant déjà. Par exemple, elle ajoute à la vue les champs Contact principal et Probabilité (%).
• Dans la ligne d’en-tête de la vue de liste, elle clique sur un en-tête de colonne pour trier la colonne correspondante. La flèche indique quelle est la colonne qui trie la vue de liste, et dans quelle direction.

Modification de masse en ligne par le biais des vues de liste

Parfois, Aniyah se rend compte qu’elle doit réaliser de petites modifications sur plusieurs enregistrements. Par exemple, elle a passé la majeure partie de sa journée à rencontrer des prospects et elle doit mettre à jour quelques dates de fermeture et étapes avant son entretien hebdomadaire avec la directrice exécutive de NMH.

La bonne nouvelle, c’est qu’il est possible de modifier des enregistrements en masse directement depuis les vues de liste !

Pour mettre à jour des enregistrements à partir d’une vue de liste, cliquez sur l’icône de crayon servant à réaliser des modifications () dans le champ que vous souhaitez modifier et effectuez la mise à jour. Les champs que vous modifiez sont surlignés en jaune jusqu’à ce que vous cliquiez sur Sauvegarder.

Gérer les enregistrements dans la vue Kanban

En japonais, le mot kanban signifie panneau d’affichage ou enseigne. Dans Salesforce, cela désigne une méthode d’affichage des enregistrements d’une vue de liste sous forme de cartes au sein de colonnes, qui permet de suivre et de mettre à jour plus simplement votre travail.

La vue Kanban vous donne une vue d’ensemble de l’intégralité de votre travail et vous permet de trier vos opportunités, de les synthétiser, de les filtrer et de les déplacer facilement entre différentes étapes, et ce, en toute simplicité. Les enregistrements apparaissant dans la vue Kanban dépendent des vues de liste. 

Vous pouvez passer d’une vue de liste à une vue Kanban en cliquant sur le bouton Afficher en tant que () et en sélectionnant Vue Kanban ().

Aniyah remarque également que la vue Kanban est utile lorsqu’elle se réunit avec son équipe, sa directrice exécutive ou ses comités de direction. Chacun peut se servir de la vue Kanban pour comprendre rapidement où en est la situation. 

Jetons un coup d’œil à la vue Kanban relative à la vue de liste Opportunités de dons importants ouvertes d’Aniyah.

Utilisation de Kanban pour faire passer une opportunité à l’étape suivante

Par défaut, la vue Kanban relative aux opportunités est organisée en fonction du champ Étape. Chaque colonne représente une étape. Faisons passer un enregistrement d’opportunité à l’étape suivante dans cette vue.

1. Cliquez sur n’importe quel enregistrement dans la colonne Identification.
2. Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, faites glisser la carte de l’opportunité dans une autre colonne.
   
3. Relâchez le bouton de la souris. Vos totaux pour chaque étape sont automatiquement mis à jour.

Voilà qui est pratique, n’est-ce pas ?

Agir sur des enregistrements

Si vous devez apporter des modifications à vos enregistrements d’opportunité, vous pouvez également le faire dans la vue Kanban. 

Cliquez simplement sur la flèche vers le bas qui déroule le menu () sur une carte Kanban, sélectionnez Modifier, et vous pourrez apporter les modifications que vous devez réaliser dans l’interface contextuelle sans quitter la vue de liste.

Si une opportunité ne contient aucune tâche ou aucun événement à venir, la carte Kanban affiche un symbole d’avertissement () pour vous informer que vous devriez peut-être définir une activité afin que votre sollicitation ne perde pas sa dynamique. On dirait bien qu’Aniyah a du travail devant elle !

Vous pouvez accomplir d’autres tâches grâce à la vue Kanban, notamment filtrer et afficher des graphiques. Pour explorer davantage les fonctionnalités de la vue Kanban, consultez les ressources ci-dessous.

Dans l’unité suivante, nous verrons comment vous pouvez travailler de manière collaborative avec vos collègues pour faire avancer les opportunités.

Ressources

• Aide Salesforce : Accompagnement des utilisateurs avec Parcours
• Trailhead : Personnalisation de Lightning Experience (inclut l’unité sur les vues de liste)
• Aide Salesforce : Utilisation de Kanban pour travailler avec des vues graphiques de vos enregistrements