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Gestion des plans d’engagement

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Comprendre les plans d’engagement de NPSP
  • Créer, modifier et supprimer un plan d’engagement

Maintenant que nous avons identifié les prospects cible, nous devons planifier et suivre les activités qui, nous l’espérons, les guideront vers un renforcement de leur engagement. Dès son installation, Salesforce suit les activités, notamment les tâches, les e-mails, les appels, les notes et les événements.

Présentation des plans d’engagement

Dans NPSP, il existe un outil spécial appelé Plan d’engagement, constitué d’un ensemble de tâches conçues pour aider vos équipes à impliquer vos membres de manière cohérente et personnalisée.

Les plans d’engagement fonctionnent mieux lorsque votre organisation a défini un processus auquel adhèrent les personnes qui participeront à l’exécution du plan. Selon le plan, il peut s’agir d’une vaste série d’actions impliquant des individus de l’ensemble de l’organisation.

Nous vous recommandons de rédiger un plan répondant aux questions suivantes avant de commencer à créer des plans d’engagement dans NPSP :

  • Que voulez-vous accomplir ? Quel est l’objectif ultime du plan ?
  • Quel ensemble d’actions permettra d’arriver à ce résultat ?

Une fois que vous avez élaboré un plan avec un ensemble de tâches défini et que l’équipe impliquée a donné son accord, votre administrateur est prêt à commencer la configuration des plans d’engagement. 

Les plans d’engagement peuvent être enclenchés manuellement par un membre du personnel ou automatiquement lorsqu’ils sont utilisés conjointement avec les niveaux ou un autre processus automatisé créé par votre administrateur. S’il est utilisé en lien avec les niveaux, un plan d’engagement commence lorsqu’un donateur atteint un certain niveau, tel que « Donateur régulier ». Les plans d’engagement peuvent être liés à des contacts, à des comptes ou à des campagnes. Nous recommandons à votre organisation à but non lucratif de déterminer une bonne pratique pour associer les plans d’engagement à des donateurs, soit en tant que contacts, soit en tant que comptes de foyer. Mais restez cohérents !

Observons tandis qu’un plan d’engagement est lancé pour deux contacts différents dans l’organisation No More Homelessness.

Le premier contact, un donateur annuel, fait un don considérable de 1 000 $ à NMH. Le montant du don déplace automatiquement son foyer dans le niveau « Donateur important » et déclenche une série de tâches liées au compte de foyer qui sont attribuées à différents membres des équipes de développement et de programme.

Vue Activités ouvertes affichant la liste des tâches de suivi des donateurs

Une fois les tâches attribuées, l’équipe des programmes de NMH est maintenant prête à prendre les mesures définies dans le plan d’engagement. Les tâches apparaissent dans la page d’accueil des listes de tâches des membres de l’équipe, ainsi que dans leur onglet Tâches et dans les rapports. Une fois les tâches terminées, le personnel de NMH peut mettre à jour le statut de la tâche sur Terminé.

Les modèles de plan d’engagement sont tout simplement des modèles d’activités fondamentales en fonction de la relation actuelle que vous entretenez avec le foyer. Vous pouvez (et allez certainement) ajouter des tâches et des activités spécifiques à un donateur en plus des tâches du plan d’engagement créées pour vous. Aniyah ajoute dans le cas présent un « Déjeuner de remerciement » aux activités de ce donateur :

Les étapes suivantes incluent une liste des tâches du plan d’engagement avec une nouvelle tâche unique.

Dès que vous avez terminé une tâche unique, le statut du plan d’engagement est mis à jour et passe de Pas commencé à En cours. Lorsque la dernière tâche est terminée, le statut du plan d’engagement est mis à jour sur Terminé.

Liste associée Plan d’engagement dans l’enregistrement de contact, indiquant En cours comme Statut

Les plans d’engagement peuvent également être utilisés pour des processus tels que l’accueil et l’intégration d’un nouveau bénévole. D’ailleurs, un deuxième contact vient de s’inscrire via le site Web pour faire des maraudes bénévoles avec NMH. Une application tierce d’AppExchange traite le formulaire Web et crée le contact dans l’organisation Salesforce de NMH. 

Application d’un plan d’engagement

Suivons un membre du personnel de programme de NMH qui ouvre l’enregistrement de contact et ajoute le plan d’engagement des prospects bénévoles :

  1. Ouvrez l’enregistrement de contact du bénévole.
  2. Cliquez sur l’onglet Associé, faites défiler l’écran jusqu’à la liste associée Plans d’engagement et cliquez sur Nouveau.

Détail de la liste associée Plans d’engagement avec le bouton Nouveau en surbrillance

3. Sélectionnez le plan Nouveau bénévole dans le modèle de plan d’engagement (1).

Détail du formulaire Nouveau plan d’engagement, qui comprend le champ de recherche et la liste des modèles de plan d’engagement proposés

4. Vérifiez que le plan est associé au bon contact (2). Dans le cas présent, le personnel du programme de NMH choisit de relier ce plan d’engagement à un contact plutôt qu’à un foyer, car il s’agit d’une activité de bénévolat, c’est-à-dire une activité généralement pratiquée par une seule personne et non par un foyer.

5. Cliquez sur Enregistrer (3).

Voilà ! Nous avons maintenant un plan pour intégrer ce nouveau bénévole de NMH.

Vue Activités ouvertes avec la liste des tâches

Suppression d’un plan d’engagement

Vous devrez peut-être parfois supprimer un plan d’engagement. Lorsque vous supprimez un plan d’engagement, les tâches sous-jacentes existent toujours, mais l’automatisation des tâches n’est pas appliquée pour les tâches dépendantes (les tâches dépendantes ne seront ni mises à jour ni attribuées en fonction de l’achèvement de la tâche parente). 

  1. Accédez à l’enregistrement auquel le plan d’engagement est attribué.
  2. Faites défiler l’écran jusqu’à la liste associée Plan d’engagement.
  3. Dans la ligne du plan d’engagement, cliquez sur Supprimer.

Vous pouvez ensuite supprimer manuellement les tâches si vous n’en avez pas besoin ou si le plan d’engagement a été attribué par erreur.

Un plan d’engagement n’inclut aucune automatisation des tâches répertoriées. Cela signifie que le plan d’engagement vous rappellera d’envoyer un e-mail, mais il ne l’enverra pas à votre place (certes, ne serait-ce pas incroyable ?). L’automatisation de vos processus dans NPSP peut être effectuée de nombreuses façons, mais elle nécessite une configuration ou un développement supplémentaire de la part de votre administrateur ou de votre partenaire consultant.

Maintenant que nous comprenons la création de plans d’engagement, passons à la gestion des tâches et des activités concrètes du plan.

Ressources