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Gestion des donateurs, des tâches, des événements et des e-mails

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Afficher et filtrer l’historique des activités dans la chronologie des activités
  • Créer et mettre à jour des tâches
  • Travailler efficacement avec les événements du calendrier et les e-mails

Utilisation de la chronologie des activités pour rester à jour

Sur la droite d’un enregistrement de contact, de compte ou d’opportunité, vous trouverez la meilleure amie du collecteur de fonds : la chronologie des activités. La chronologie des activités vous permet de facilement voir l’activité d’un prospect, d’un donateur ou un foyer en particulier, même s’il a interagi avec différentes personnes au sein de votre organisation.

Détail de la chronologie des activités, indiquant Étapes suivantes, Activités passées, Tout agrandir et Plus d’étapes

La chronologie se divise en deux parties, Étapes suivantes (1) et Activités passées (2), de manière à ce que vous puissiez voir ce qui est prévu et ce qui s’est déjà passé. Si vous souhaitez obtenir des détails sur une activité, cliquez sur la flèche d’agrandissement (3) à gauche de l’activité, et cliquez à nouveau sur la flèche pour minimiser les détails une fois que vous avez fini. Vous pouvez aussi cliquer sur Tout agrandir (4) pour voir les détails de toutes les activités. Voyez d’autres activités à venir en cliquant sur Plus d’étapes (5). Remontez plus loin dans le passé en cliquant sur Charger plus d’activités passées (6). Cliquez ensuite sur Afficher tout pour afficher l’historique de ce prospect.

Trouvez les activités qui comptent vraiment

Si vous travaillez avec un donateur (contact ou foyer) ou sur une sollicitation spécifique (opportunité) depuis un certain temps, vous voyez sans doute différentes activités dans la chronologie des activités. Comment trouver rapidement les détails que vous cherchez ?

Aniyah, notre directrice du développement au sein de NMH, souhaite trouver un e-mail en particulier, envoyé par un autre membre du personnel à un membre du conseil d’administration. Elle peut utiliser la fonctionnalité de filtrage pour réduire sa recherche. En filtrant par type d’activité et plage de dates, elle trouvera les informations qu’elle recherche en un rien de temps.

Détail de la chronologie des activités, affichant les options de filtrage

Vous pourrez mettre à jour une activité pendant que vous consultez la liste. Depuis la ligne d’une activité, cliquez sur la flèche du menu déroulant pour faire apparaître des options de modification.

Détail de la chronologie des activités, affichant le menu d’actions rapides

Ou lorsque vous terminez une tâche, cliquez sur la case à cocher de réalisation pour la marquer comme terminée.

Détail de la chronologie de l’activité, affichant la tâche comme terminée

Aniyah a été occupée par la mise à jour des enregistrements individuels, mais comment faire si elle veut voir une liste complète de TOUT ce qu’elle doit accomplir sur son portefeuille de donateurs et de subventions ? D’ailleurs, elle aime bien commencer sa journée en se connectant à Salesforce et en consultant sa liste de tâches à effectuer.

Consultation et mise à jour de vos listes de tâches

Comme indiqué précédemment, lorsque vous démarrez un plan d’engagement, il crée et attribue automatiquement une série de tâches aux membres de votre équipe. Toutes les tâches qui vous sont attribuées sont faciles à trouver et à gérer au sein de Salesforce et de NPSP. Il suffit de cliquer sur l’onglet Tâches ou de cliquer sur Afficher tout dans la liste Mes tâches de la page d’accueil de Lightning Experience pour gérer toutes vos tâches de divers objets, applications et enregistrements.

Listes et détails des tâches

La liste des tâches offre un autre avantage : pendant que votre liste s’affiche à gauche, les détails étendus de la tâche sélectionnée apparaissent à droite. Cliquez simplement sur une tâche pour l’ouvrir et voir les informations associées alignées à droite. La vue détaillée comporte plusieurs actions rapides qui facilitent la mise à jour des tâches : il suffit de cliquer sur la flèche du menu déroulant pour afficher les options. Vous pouvez modifier leur statut, leur priorité, les modifier ou les supprimer. Lorsqu’une tâche est terminée, cliquez sur Marquer comme terminé pour la supprimer de votre liste et mettre à jour automatiquement le champ Statut. Les tâches sont aussi visibles dans la chronologie des activités de l’enregistrement que vous consultez, et vous pouvez également les modifier depuis cet endroit.

Le menu et les options d’une tâche

Création d’un événement de calendrier

Comme les tâches, votre calendrier dans NPSP a son propre onglet, vous permettant d’obtenir rapidement votre emploi du temps.

La vue de calendrier

Utilisez le menu de l’icône du calendrier pour vous concentrer uniquement sur un jour, une semaine ou un mois et pour afficher la vue de liste des événements. Pour créer un événement, cliquez sur Nouvel événement, ou cliquez sur la date et l’heure de début de l’événement, et tirez le curseur jusqu’à l’heure de fin de l’événement. La boîte de dialogue Nouvel événement apparaît, avec les heures de début et de fin déjà renseignées. Saisissez les détails de l’événement, y compris les informations sur les événements répétés ou récurrents, puis cliquez sur Enregistrer.

Formulaire de création d’un événement, comprenant les champs Objet, Dates et Description

Vous pouvez partager votre calendrier et afficher les calendriers de vos collègues à partir de votre calendrier. Les calendriers partagés permettent de voir facilement lorsque des événements se chevauchent. Par exemple, vous pouvez voir quand une collègue est occupée afin de vous assurer qu’elle est disponible pour se mettre à l’écart toute une journée dans une pièce sans fenêtre le plus beau jour de l’année. C’est une blague ! Cela n’arrive jamais.

Lorsqu’un collègue consulte votre calendrier, la quantité de détails affichés est déterminée par le niveau d’accès par défaut. Pour montrer plus ou moins de détails de votre agenda à un collègue particulier, cliquez sur Mes événements dans votre calendrier, puis sélectionnez Partager le calendrier. N’oubliez pas que votre administrateur peut limiter les informations qui peuvent être partagées.

Détail de Mon calendrier avec en surbrillance l’élément de menu Partager le calendrier

Outre les calendriers partagés, votre administrateur peut également ajouter une personnalisation vous permettant de créer des calendriers publics. Un calendrier public peut être partagé avec d’autres utilisateurs individuels, des groupes personnels ou publics et des rôles spécifiques dans votre organisation. Ils sont parfaits pour planifier et gérer des activités de groupe ou des ressources partagées, telles que des événements et des salles de réunion. Si vous souhaitez utiliser des calendriers publics, parlez-en à votre administrateur.

Si vous voulez vous focaliser sur un seul calendrier, cliquez sur les carrés colorés des autres calendriers pour ne plus les voir. Cliquez à nouveau sur le carré pour que ce calendrier réapparaisse. Chaque calendrier a la même couleur que l’objet sur lequel il est basé. Si un objet personnalisé a un thème, celui-ci détermine la couleur du calendrier.

Vue du calendrier, affichant uniquement Mes événements

Voir vos données sous forme d’événements sur un calendrier

Une manière pratique d’utiliser un calendrier dans Salesforce consiste à voir vos données présentées comme des événements dans un calendrier. Aniyah, notre directrice du développement chez NMH, par exemple, souhaite créer un calendrier pour afficher les dates d’échéance de sollicitations (opportunités) à venir.

Observons Aniyah tandis qu’elle crée un calendrier qui lui permettra de suivre ces informations :

  1. Cliquez sur Nouveau calendrier.

Détail de Mon calendrier, avec en surbrillance le bouton Nouveau calendrier

2. Choisissez un objet sur lequel baser le calendrier. Étant donné qu’Aniyah souhaite connaître les dates d’échéance des prochaines subventions et autres sollicitations, elle choisit l’objet Opportunité.

Formulaire Créer un calendrier avec l’objet Opportunité sélectionné

3. Remplissez le formulaire pour déterminer les données affichées par le calendrier.

Formulaire de création d’un calendrier

4. Cliquez sur Enregistrer.

Vue par semaine du calendrier avec dates d’échéance des opportunités

Grâce à son nouveau calendrier, Aniyah a maintenant une vue d’ensemble de ses échéances. Il semblerait qu’elle va avoir une semaine chargée à se préparer pour ses prochaines sollicitations. Maintenant, elle peut planifier en conséquence et réserver un peu de temps pour élaborer le discours idéal.

E-mail

L’e-mail reste toujours l’un des principaux moyens de communication des organisations à but non lucratif avec leurs membres. Souvent, des détails ou des informations importants sont perdus dans la boîte de réception d’une personne. Le suivi des communications par e-mail dans votre CRM permet à ces informations d’être accessibles à tous les membres de l’organisation qui en ont besoin.

Il existe de nombreuses façons d’intégrer les e-mails à NPSP, notamment des applications pour intégrer Gmail, Outlook et d’autres outils. Vérifiez auprès de votre administrateur pour en savoir plus sur les intégrations que vous êtes susceptible d’utiliser.

Outre l’intégration des e-mails, plusieurs options vous permettent de créer et d’envoyer vos e-mails directement à partir de Salesforce et de NPSP. Vous utiliserez sans doute principalement l'éditeur d’activité sur un enregistrement et le menu Actions globales.

Éditeur d’activité, avec en surbrillance l’onglet e-mail

Aniyah, la directrice du développement de NMH, doit envoyer un e-mail de rappel à un donateur pour une visite à venir du nouveau bâtiment. Observez-la tandis qu’elle envoie cet e-mail depuis Salesforce.

Cliquez sur Action rapide e-mail pour ouvrir l’éditeur d’e-mails (il n’est pas nécessaire d’être déjà sur un enregistrement spécifique). Votre administrateur peut personnaliser la liste des actions globales que vous voyez, votre liste peut donc être légèrement différente de celle que vous voyez ici.

Menu Action globale, avec E-mail en surbrillance

Saisissez les informations. (1) Complétez le champ « À » pour vous assurer que le message est envoyé à la bonne personne. Une fois qu’Aniyah aura envoyé l’e-mail, toutes les personnes ayant accès à cet enregistrement de contact verront l’e-mail en question dans la chronologie des activités du destinataire. (2) L’une des premières choses que vous remarquerez est la possibilité d’associer l’e-mail à un autre enregistrement, par exemple l’opportunité sur laquelle vous travaillez. Dans le cas présent, l’e-mail est lié à une sollicitation de campagne de financement prévue pour ce donateur.

Vous pouvez faire davantage que simplement envoyer des messages grâce à l’éditeur d’e-mails : (3) Vous pouvez joindre des fichiers, insérer des champs de fusion, insérer ou créer un modèle, générer un aperçu de votre e-mail avant de l’envoyer, effacer votre e-mail pour recommencer, ou agrandir l’éditeur d’e-mails pour avoir plus d’espace.

Détails de l’éditeur d’e-mails

Enfin, Aniyah clique sur Envoyer. Tous les membres de l’équipe de développement qui y ont accès, y compris sa directrice générale, verront l’e-mail dans son contexte et au sein de la chronologie des activités lorsqu’ils consulteront l’opportunité.

Détail de l’opportunité, avec en surbrillance Activités passées dont E-mail

Nous avons observé Aniyah, qui a établi un plan d’engagement pour son prospect de campagne de financement et qui a passé du temps à gérer la multitude de tâches et d’événements associés à la reconnaissance des donateurs. Elle en est maintenant à l’étape où elle souhaite commencer à planifier la demande spécifique pour ce prospect.

Image d’Aniyah tenant une tablette et s’adressant à un homme à l’extérieur d’un bâtiment sur lequel est apposé un panneau « à vendre ».

Dans la prochaine unité, nous examinerons les fonctionnalités clés de NPSP qui pourront aider Aniyah à gérer le processus de sollicitation concret.

Ressources