Gestion des donateurs, des tâches, des événements et des e-mails

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Afficher et filtrer l’historique des activités dans la chronologie des activités
• Créer et mettre à jour des tâches
• Travailler efficacement avec les événements de calendrier et les e-mails

Utilisation de la chronologie des activités pour rester à jour

Sur la droite d’un enregistrement de contact, de compte ou d’opportunité, vous trouverez la meilleure alliée du collecteur de fonds : la chronologie des activités. 

La chronologie des activités vous permet de facilement voir l’activité d’un prospect, d’un donateur ou un foyer en particulier, même s’il a interagi avec un certain nombre de personnes différentes au sein de votre organisation.

La chronologie est divisée en sections. La première est la section À venir et passés, où vous pouvez voir les tâches que vous devez accomplir. En dessous se trouvent des sections réductibles recensant les activités passées, organisées par mois. 

Si vous avez besoin d’obtenir des détails sur une activité, cliquez sur la flèche Détails () en regard de l’activité, puis cliquez à nouveau sur celle-ci pour réduire les détails une fois que vous avez fini. Vous pouvez aussi cliquer sur Agrandir tout au-dessus des sections pour voir les détails de toutes les activités.

Si vous avez beaucoup de tâches à réaliser, vous pouvez cliquer sur Afficher plus dans la section À venir et passés pour afficher l’intégralité de votre liste de tâches pour cet enregistrement.

Trouvez les activités qui comptent vraiment

Si vous travaillez avec un donateur (qu’il s’agisse d’un enregistrement de contact ou de foyer) ou sur une sollicitation spécifique (un enregistrement d’opportunité) depuis un certain temps, vous voyez sans doute différentes activités dans la chronologie des activités. Comment trouver rapidement les détails que vous cherchez ?

Aniyah, la directrice du développement de notre organisation sans but lucratif (fictive) No More Homelessness (NMH), souhaite trouver un e-mail particulier qu’un autre collecteur de fonds de NMH a envoyé à un prospect. Elle peut utiliser la fonctionnalité de filtrage pour réduire sa recherche. En filtrant par type d’activité et plage de dates, elle trouvera les informations qu’elle recherche en un rien de temps.

Pendant que vous consultez la liste, vous pouvez également mettre à jour une activité. Depuis la ligne Activité, cliquez sur la flèche du menu déroulant () pour faire apparaître les options de modification.

Vous pouvez également, lorsque vous terminez une tâche, cliquer sur la case à cocher pour la marquer comme terminée.

Toutefois, comment Aniyah doit-elle procéder si elle veut voir une liste complète de tout ce qu’elle doit accomplir sur son portefeuille de donateurs et de subventions ? En effet, il se trouve qu’elle aime bien commencer sa journée en se connectant à Salesforce et en consultant sa liste de tâches à effectuer.

Consultation et mise à jour de vos listes de tâches

Rappelez-vous que lorsque vous démarrez un plan d’engagement, celui-ci crée et attribue automatiquement une série de tâches aux membres de votre équipe ainsi qu’à vous-même. 

Toutes les tâches qui vous sont attribuées sont faciles à trouver et à gérer au sein de Salesforce et de NPSP. Cliquez simplement sur l’onglet Tâches, recherchez et sélectionnez Tâches dans le lanceur d’application (), ou cliquez sur Afficher tout dans la liste de vos tâches sur la page d’accueil de Lightning Experience pour gérer vos tâches liées à des applications, objets et enregistrements divers.

Dans la liste des tâches du mode écran divisé, vous pouvez parcourir toute votre liste dans la colonne de gauche et voir les détails de la tâche sélectionnée à droite. Cliquez sur n’importe quelle tâche pour l’ouvrir et voir les informations lui étant associées. 

Plusieurs actions rapides dans la vue détaillée permettent de mettre à jour les tâches plus efficacement. Cliquez sur la flèche du menu déroulant () pour afficher les options. Lorsqu’une tâche est terminée, cliquez sur Marquer comme terminé pour la supprimer de votre liste et mettre à jour automatiquement le champ Statut. 

En outre, n’oubliez pas que les tâches figurent également dans la chronologie des activités des enregistrements auxquels elles sont attachées, et que vous pouvez également les modifier depuis cet endroit.

Gestion de vos événements depuis votre calendrier

Comme les tâches, votre calendrier dans NPSP dispose de son propre onglet, ce qui vous permet d’obtenir rapidement votre emploi du temps. Si vous ne voyez pas l’onglet, vous pouvez rechercher et sélectionner Calendrier depuis le lanceur d’application ().

Cliquez sur le bouton de la vue de calendrier () pour vous concentrer uniquement sur un jour, une semaine ou un mois, ou pour afficher la vue de liste des événements sous forme de tableau.

Pour créer un événement, cliquez sur Nouvel événement, ou sur le jour et l’heure de début de l’événement. L’interface Nouvel événement apparaît, avec les heures de début et de fin déjà renseignées. Saisissez les détails de l’événement, puis cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez partager votre calendrier et afficher les calendriers de vos collègues à partir de votre calendrier. Les calendriers partagés permettent de voir facilement lorsque des événements se chevauchent.

Lorsqu’un collègue consulte votre calendrier, la quantité de détails qu’il peut voir est déterminée par le niveau d’accès par défaut. Pour montrer plus ou moins de détails de votre agenda à un collègue particulier, cliquez sur le bouton de flèche de menu () figurant sur Mes événements dans votre calendrier, puis sélectionnez Partager le calendrier. Votre administrateur Salesforce peut limiter les détails pouvant être partagés.

En plus des calendriers partagés, votre administrateur peut ajouter une personnalisation vous permettant de créer des calendriers publics. Un calendrier public peut être partagé avec d’autres utilisateurs, des groupes et des rôles spécifiques dans votre organisation. Ils sont utiles pour planifier et gérer des activités de groupe ou des ressources partagées, telles que des événements et des salles de réunion. Si vous souhaitez utiliser des calendriers publics, adressez-vous à votre administrateur.  

Si votre vue de calendrier finit par être encombrée, vous pouvez masquer n’importe lequel des calendriers y figurant en cliquant sur le carré de couleur à côté de son nom dans Mes calendriers ou Autres calendriers. Cliquez à nouveau sur le carré pour que ce calendrier réapparaisse.

Voir vos données sous forme d’événements sur un calendrier

Une manière pratique d’utiliser un calendrier dans Salesforce consiste à voir vos données présentées comme des événements dans un calendrier. Par exemple, Aniyah souhaite qu’un calendrier affiche les dates d’échéance des sollicitations à venir (enregistrements d’opportunité) pour toute son équipe.

Observons les actions que réalise Aniyah pour créer un calendrier qui lui permettra de suivre ces informations :

1. Dans Mes calendriers, cliquez sur le bouton d’engrenage Options de calendrier ().
2. Cliquez sur Nouveau calendrier.
   
3. Choisissez un objet sur lequel s’appuiera le calendrier. Étant donné qu’Aniyah souhaite connaître les dates d’échéance des prochaines subventions et autres sollicitations, elle choisit l’objet Opportunité.
   
4. Configurez le calendrier : donnez-lui un nom, remplissez les champs pour la date et l’heure, et définissez d’autres paramètres.
   1. Nom du calendrier : Dates de fermeture des sollicitations
   2. Champ de début : Date de fermeture (Date)
   3. Champ de fin : Date de fermeture (Date)
   4. Appliquer un filtre : sélectionnez Toutes les opportunités. (Ce champ est rempli à partir de vos vues de liste relatives à l’objet que vous sélectionnez. Si vous souhaitez utiliser un filtre plus spécifique, choisissez une vue de liste existante dans la liste de sélection.)
   5. Nom du champ à afficher : Nom
      
5. Cliquez sur Enregistrer.

Aniyah dispose maintenant d’un moyen de suivre toutes les échéances à venir. 

Il semblerait qu’elle va avoir une semaine chargée à se préparer pour ses prochaines sollicitations. Maintenant, elle peut planifier son travail en conséquence et réserver un peu de temps pour élaborer les argumentaires idéaux.

Envoi et enregistrement d’e-mails

L’e-mail est l’un des principaux moyens que les organisations sans but lucratif utilisent pour communiquer avec leurs parties prenantes. Toutefois, il est possible que des détails ou des informations d’importance majeure se perdent dans la boîte de réception d’une personne. L’enregistrement des e-mails dans votre CRM permet à toute personne ayant besoin de suivre les communications avec les donateurs d’accéder à celles-ci.

Il existe de nombreuses façons d’intégrer les e-mails à NPSP, notamment des applications permettant d’intégrer Gmail, Outlook et d’autres outils. Contactez votre administrateur pour en savoir plus sur les intégrations que pouvez utiliser.

Vous pouvez également créer et envoyer des e-mails directement depuis Salesforce et NPSP. Pour ce faire, vous utiliserez sans doute principalement le volet Activité sur un enregistrement et le menu Actions globales.

Pour envoyer un e-mail depuis le volet Activité d’un enregistrement, procédez comme suit :

1. Accédez à l’enregistrement auquel vous souhaitez associer l’e-mail, tel qu’un contact, un compte de foyer ou une opportunité.
2. Cliquez sur E-mail dans le volet Activité.
3. Saisissez les détails de votre message, notamment la ligne d’objet, le corps du texte, les pièces jointes et les destinataires supplémentaires. Vous pouvez rédiger votre e-mail à partir de zéro ou utiliser un modèle et des champs de fusion. De plus, vous pouvez associer l’e-mail à d’autres enregistrements.
4. Si vous souhaitez voir à quoi ressemblera l’e-mail avant de l’envoyer, cliquez sur le bouton Prévisualiser l’e-mail () dans le volet Activité.
5. Cliquez sur Envoyer.

Si vous ne souhaitez pas accéder à l’enregistrement auquel vous voulez associer l’e-mail, cliquez sur le menu Actions globales () à partir de n’importe quelle page. Si votre administrateur Salesforce a fait de l’envoi d’un e-mail une action globale, vous pouvez cliquer sur E-mail. L’interface qui apparaît dispose de tous les outils de messagerie que vous pouvez trouver dans le volet Activité, et vous n’aurez qu’à ajouter un destinataire.

Quelle que soit la manière dont vous envoyez l’e-mail, il apparaît dans la chronologie des activités pour que tous les membres de votre équipe puissent le voir. Par exemple, Aniyah vient d’envoyer un e-mail de remerciement, et il est enregistré en contexte avec le reste des e-mails, appels et tâches relatifs à l’enregistrement d’un donateur potentiel.

Tous ces plans d’engagement, ces tâches, ces e-mails et ces événements ont une même finalité : la formulation de la demande.

Dans l’unité suivante, nous passerons en revue les outils permettant de gérer le processus de sollicitation et de s’assurer que les personnes avec lesquelles vous interagissez ayant le statut de prospect deviennent des soutiens, puis des donateurs.

Ressources

• Trailhead : Gestion des e-mails adressés aux parties prenantes à l’aide de Nonprofit Success Pack
• Aide Salesforce : Activités : Tâches, événements et calendriers
• Aide Salesforce : Vues du calendrier dans Lightning Experience
• Aide Salesforce : Utilisation de calendriers pour suivre et visualiser les dates dans des objets Salesforce dans Lightning Experience
• Aide Salesforce : Envoi d'e-mails à partir de Salesforce