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Gestion des données de contact

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Identifier les options des paramètres de rétention des données
  • Évaluer les implications de la suppression d’un contact

Rétention de données

Bien que Marketing Cloud soit capable de gérer de grandes quantités de données, son exécution est plus efficace lorsque vous configurez des limites de rétention adéquates pour les extensions de données. Les paramètres de rétention vous permettent de sélectionner qui peut voir les différentes actions disponibles, de définir la fenêtre de partage et de sélectionner quelles unités commerciales ont accès aux extensions de données partagées. Tenez compte de la durée pendant laquelle vous devez conserver vos données et configurez les paramètres de politique de rétention lors de la création de l'extension de données. Vous pouvez appliquer une politique de rétention des données à une extension de données de Contact Builder ayant moins de 100 millions d'enregistrements, mais il vaut mieux planifier l'opération à l'avance.

Options de rétention des données

Il est important de penser aussi bien aux données qu’à leur cas d’utilisation lorsque vous configurez vos paramètres de rétention des données. Marketing Cloud n’ayant pas vocation à être un moyen de stockage universel pour toutes les informations sur vos clients, vous devez configurer vos modèles de données de manière stratégique. Par exemple, si les données doivent être actualisées en permanence et qu’un système externe dispose d’informations plus récentes, vous devez configurer votre modèle de données afin qu’il réimporte les données avant chaque envoi au lieu de conserver les historiques d’enregistrements dans Marketing Cloud. 

Les données qui dépassent les limites de rétention seront définitivement supprimées. Le nombre d’enregistrements correspondra ainsi à vos besoins actuels de personnalisation et de segmentation. Par défaut, la politique de rétention des extensions de données supprime les extensions de données inutilisées pendant 6 mois. Le processus de suppression s’exécute chaque nuit. Vous ne pouvez pas supprimer les paramètres de rétention des données d’une extension de données une fois que vous les avez configurés.

L’étape Politique de rétention des données dans le processus Créer une extension de données.

Examinons les paramètres de rétention disponibles pour vos données.

Remarque

Remarque

Sélectionnez Activé sous Paramètres de rétention pour vous assurer que l’application supprime simultanément tous les enregistrements de l’extension de données.

  • Options de suppression :
    • Enregistrements individuels. Lorsque cette option est sélectionnée, l’extension de données est conservée, mais les enregistrements individuels au sein de cette dernière sont supprimés.
    • Tous les enregistrements. Lorsque cette option est sélectionnée, l’extension de données est conservée, mais tous les enregistrements qu’elle contient sont supprimés.
    • Tous les enregistrements et extensions de données. Lorsque cette option est sélectionnée, l’intégralité de l’extension de données et des enregistrements qu’elle contient sont supprimés.
  • Options de période :
    • Après. Saisissez le nombre de jours après lequel l’extension de données doit être supprimée une fois celle-ci créée.
    • Réinitialiser la période à l’importation. Cette option permet de prolonger la date de rétention après une nouvelle importation.
    • Le. Indiquez une date spécifique à laquelle procéder à la suppression.

L’utilisation des paramètres de rétention des données combinée à l’action d’importation appropriée (ajouter, mettre à jour, remplacer, etc.) permet de garantir l’utilité et la pertinence de vos automatisations marketing.

Processus de suppression des contacts

Si possible, ne supprimez pas de contacts. Cela vous ferait perdre l’ensemble de leurs données de suivi et toute information les concernant. Si vous souhaitez retirer des abonnés non engagés, désabonnez les contacts de chaque canal au lieu de les supprimer. Si vous souhaitez retirer des abonnés non engagés, envisagez de les déplacer vers un autre parcours ou une autre extension de données. Vous pouvez également utiliser Einstein Engagement Scoring pour favoriser l'engagement.

Vous pouvez supprimer manuellement chaque contact ainsi que des listes de contacts en activant la fonction de suppression des contacts. 

La page Ordre des adresses de canaux avec l’option Suppression de contact mise en évidence.

Nous vous recommandons de tenir un journal des contacts supprimés pour éviter toute réintroduction. Assurez-vous également de sauvegarder les préférences du contact. Ainsi, si vous réimportez le contact, vous connaîtrez les canaux auxquels il s’était abonné et désabonné, ce qui est important pour garantir la conformité à la réglementation CAN-SPAM. Vous pouvez supprimer des contacts liés à Email Studio depuis votre compte Marketing Cloud, mais cela ne supprime pas entièrement de Marketing Cloud les informations de ces contacts. Salesforce doit conserver ces informations pour s’assurer qu’aucun message non sollicité n’est envoyé à l’adresse e-mail du contact.

Par défaut, Contact Builder supprime l’affichage des informations des contacts dans les applications des canaux au bout d’une période de 14 jours, qui est personnalisable. Vous pouvez la raccourcir si vous devez retirer des contacts plus rapidement. Seuls les abonnés des extensions de données expédiables seront supprimés. Si des données d’abonné se trouvent au sein d’extensions de données non expédiables, il est nécessaire de trouver le contact et de le supprimer.

Options de suppression d’un contact :

  • Suppression de contacts à l’aide de l’API
    • Vous pouvez supprimer des contacts à l’aide de l’ID de contact, de la clé de contact ou d’une liste. Pour plus d’informations, consultez la documentation sur les API REST en cliquant sur les liens fournis.
  • Suppression de contacts dans l’interface utilisateur
    • Sélectionnez un contact dans Tous les contacts et cliquez sur Supprimer.
    • Les contacts doivent être configurés sur une extension de données expédiable ou dans une liste mobile pour pouvoir être supprimés. En choisissant de supprimer l’une de ces sources, tous les membres de la liste ainsi que les données de contact associées seront supprimés.

Ordre des opérations lors de la suppression

Lorsque vous supprimez des contacts, ces derniers sont d’abord retirés avant d’être entièrement supprimés. Cette deuxième phase supprime définitivement le contact au sein du compte et de toutes les extensions de données expédiables. Cette action ne peut pas être annulée. Pendant l’étape de retrait, vous ne pouvez pas consulter d’informations spécifiques sur les contacts, ni les contacter ou les importer. Les contacts sont retirés des requêtes, puis supprimés. Vous devez retirer vous-même les données d’abonné des extensions de données non expédiables.

Une fois la suppression terminée, vous pourrez à nouveau ajouter les contacts via des sources de données. S’il s’agit de pistes utilisateur ou de contacts injectés dans un parcours, ceux-ci sont également ajoutés à la section Tous les contacts. 

Conséquences de l’utilisation de Sendlog

Sendlog conserve les données de suivi agrégées. Supposons que vous ayez envoyé du contenu à 10 personnes, puis supprimé l’une d’entre elles. Bien qu’il n’y ait plus aucune trace de l’envoi destiné à la personne supprimée, vous pourrez toujours voir que vous avez envoyé du contenu à 10 personnes. Ainsi, vous verrez toujours les données agrégées, mais pas les données relatives au contact que vous avez supprimé.

Bonnes pratiques

  • Configurez les paramètres de rétention lorsque vous créez vos extensions de données.
  • Ne stockez pas toutes vos informations de contact directement dans Marketing Cloud.
  • Tenez un journal des contacts supprimés pour éviter toute réintroduction.

Dans l’unité suivante, nous verrons comment Contact Builder peut importer des données d’autres plates-formes Salesforce, telles que Sales Cloud et Service Cloud. 

Ressources