Acquisition des compétences en collaboration virtuelle pour responsables
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Identifier les meilleures pratiques et les techniques d’un responsable virtuel.
- Établir des communications et processus de travail efficaces avec les personnes de votre équipe distante.
Direction de votre équipe virtuelle
Juan vient d’arriver dans votre équipe. Avant de rejoindre votre équipe, il possédait sa propre entreprise et avait l’habitude de travailler de manière indépendante. C’est un professionnel de l’hébergement de conférences Web habitué à utiliser la technologie. Mais les autres aspects de la collaboration virtuelle sont nouveaux pour lui. Par exemple, en rejoignant votre équipe, la collaboration en temps réel dans Quip est entièrement nouvelle pour lui.
Vos autres collaborateurs directs ayant l’habitude de collaborer avec Quip, vous avez l’habitude de plonger directement dans leurs projets. Aucune équipe ne s’est jamais plainte, donc pour vous le processus fonctionne.
Un après-midi, ayant un peu de temps, vous décidez de jeter un œil sur le projet de Juan dans Quip. En un rien de temps, vous faites de nombreuses très bonnes modifications. Nom de nom ! Et en bonus, vous finissez même son projet pour lui ! Vous pensez qu’il sera enchanté.
Juan n’est pas enchanté.
Il ouvre le projet et se sent déconcerté et peiné. Il se demande même s’il a fait quelque chose de mal. Étiez-vous déçu de son travail ? Étant nouveau dans l’équipe et ne vous ayant jamais rencontré en personne, Juan se pose des questions sur ce qui s’est passé. Il ne sait pas exactement comment en parler.
En tant que responsable d’une équipe virtuelle, c’est le genre de situation à laquelle vous devez vous adapter. Si vous étiez le responsable dans ce scénario, qu’auriez-vous fait différemment ?
Aucune idée ? Pas de problème, nous allons vous aider. Nous avons quelques bonnes idées et meilleures pratiques pour vous maintenir en phase avec vos collaborateurs directs virtuels.
Meilleures pratiques de la collaboration virtuelle pour les responsables
Pour garantir que vous êtes au top lorsque vous dirigez virtuellement votre équipe, nous avons rassemblé une liste de meilleures pratiques pour définir les rapports entre vous et vos collaborateurs directs virtuels. Elles offrent une infrastructure pour discuter et éviter une mauvaise communication comme ce qui est arrivé avec Juan.
Voici nos toutes meilleures pratiques que nous suggérons pour établir une collaboration de qualité et pour motiver votre équipe virtuelle.
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Configurer des tête-à-tête réguliers |
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Être disponible pour des rencontres informelles |
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Établir un rythme de collaboration avec votre collaborateur direct |
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| Répondre rapidement |
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| Planifier des conversations trimestrielles de développement de carrière |
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| Suivre les employés sur le terrain une fois par trimestre |
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| Offrir une visibilité aux employés distants |
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| Formuler un commentaire de la manière la plus efficace |
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Organiser des tête-à-tête réguliers
Organiser un tête-à-tête hebdomadaire ou bihebdomadaire avec votre collaborateur direct virtuel est une bonne manière pour vous et pour lui de suivre des projets. Ces réunions régulières garantissent que vous travaillez tous les deux selon le même agenda et que les projets avancent sans encombre.
Et cela maintient les ondes de communication ouvertes vous permettant de régler rapidement les problèmes éventuels. Et si quelque chose arrive, comme une mauvaise communication, vous avez un espace de temps réservé pour régler le problème. Par exemple, une réunion en tête-à-tête régulière donne à un collaborateur direct comme Juan l’opportunité pour poser des questions sur ce qui est arrivé avec ce projet Quip.
Décidez ensemble comment aborder les tête-à-tête. Certains responsables aiment utiliser le temps comme forum ouvert de vérification. D’autres trouvent plus efficace d’avoir un agenda organisé avant une réunion. Choisissez le format qui vous semble le mieux adapté pour vous et votre collaborateur direct.
Donnez suite rapidement aux mesures émanant des tête-à-tête. Lorsque vous terminez la réunion virtuelle, assurez-vous de savoir ce que vous pouvez attendre de votre employé dans une semaine ou deux. Et assurez-vous que vos employés sachent ce qu’ils peuvent attendre de vous.
N’oubliez pas que respecter l’heure que vous avez réservée pour des tête-à-tête virtuels est plus important encore que si votre collaborateur direct était assis dans votre bureau. Si vous devez annuler, assurez-vous de le reprogrammer dans la même semaine.
Être disponible pour des rencontres informelles
Si les tête-à-tête sont une très bonne idée, il est important que tous les membres de votre équipe se sentent confortables lorsqu’ils vous rencontrent de manière informelle. Être disponible pour une rencontre informelle aide vos employés distants à travailler plus vite et à se sentir assurés de suivre la bonne direction.
Informez vos employés de votre préférence concernant la manière et le moment de communiquer avec vous. La manière de vous joindre le plus vite est-elle par texte ? Téléphone ? E-mail ?
Qui contactent-ils s’ils ont besoin d’assistance et que vous n’êtes pas disponible ? Il est particulièrement important de communiquer sur ce point lorsque vous avez un employé qui travaille dans un autre fuseau horaire. Si vous travaillez à Londres et que vos collaborateurs directs sont à San Francisco, dites-leur qui d’autre ils peuvent contacter en fin d’après-midi.
Établir un rythme de collaboration avec votre équipe
Votre rythme de collaboration est la manière dont vous travaillez avec votre collaborateur direct. Nous avons parlé plus haut d’un processus de collaboration virtuelle défectueux entre Juan et son responsable. Pour éviter ce genre de situation et établir un rythme de collaboration, la communication est la clé.
Trouvez les méthodes qui fonctionnent avec votre équipe virtuelle. Sachez ce qui fait le plus sens en fonction de votre travail. Si vous gérez une équipe d’ingénieurs, comment collaborez-vous ? Quelles sortes d’outils de communication pouvez-vous utiliser pour rester en contact avec votre équipe et pour contrôler la qualité de son travail ?
Répondre rapidement
Un point sensible important rencontré par les employés distants est un délai en matière d’autorisations, comme l’autorisation d’actions commerciales, et d’avancement de certains projets. Soyez le soutien de votre employé distant en étant disponible pour autoriser des projets nécessitant votre approbation.
Planifier des conversations trimestrielles de développement de carrière
Loin des yeux signifie-t-il loin du cœur ? Certains employés distants pensent qu’ils ont moins de chances d’être promus dans leur carrière, car ils ne sont pas au bureau pour entendre parler des opportunités.
Assurez-vous de planifier des conversations trimestrielles de développement de carrière avec vos employés distants. Les conversations de développement de carrière vous aident à rester conscient de ce que vos employés veulent accomplir et permettent à vos employés virtuels de sentir qu’ils sont sur la voie.
Rencontrez votre employé virtuellement chaque trimestre pendant au moins 1 heure, ou en personne si la société le permet, au sujet du développement de sa carrière.
Consultez Conversations sur la carrière pour plus de conseils sur la tenue de ces conversations.
Suivre les employés sur le terrain une fois par trimestre
Une responsable chez Salesforce met un point d’honneur à planifier ce qu’elle appelle une « promenade » avec chacun de ses 42 collaborateurs directs virtuels une fois par trimestre. Quarante-deux ! Impressionnant !
Puisque ses employés sont souvent sortis pour des réunions clients et rarement à leur bureau virtuel, prendre le temps de passer une journée à suivre ses collaborateurs directs l’aide à mieux comprendre leur travail.
« C’est aussi une très belle opportunité de connaître les personnes de mon équipe et de passer du temps en personne avec chacun de mes collaborateurs directs ».
Peut-être pensez-vous que ce module concerne la collaboration « virtuelle », pas la collaboration « en personne ». Rappelez-vous, toute collaboration implique des relations et la compréhension des rôles et responsabilités des personnes. Si le budget de votre société le permet, prenez le temps de passer une journée dans la vie de votre collaborateur direct virtuel. Vous apprendrez beaucoup de choses et serez mieux préparé à gérer virtuellement.
Offrir une visibilité aux employés distants
Mettez un point d’honneur à mentionner le dur labeur réalisé par vos collaborateurs directs virtuels auprès des autres équipiers et collègues. Et faites l’effort de mentionner les réussites de vos collaborateurs directs sur Chatter.
Réfléchissez à ce point. C’est à vous d’informer les employés non-virtuels des réussites de vos collaborateurs directs virtuels. Aidez-les à être présents à l’événement d’équipe lorsqu’ils ne sont pas au bureau.
Et donnez la priorité aux approbations de budget pour un trajet périodique vers le bureau. C’est le meilleur moyen pour votre équipe de se rassembler et pour votre collaborateur direct virtuel d’être mieux connecté au travail réalisé au bureau.
Formuler un commentaire de manière la plus efficace
Foncer tête baissée toute une journée de travail est intense. Des études montrent que les personnes qui travaillent à distance donnent en moyenne 10 heures en plus par semaine que les autres.
Imaginez maintenant que vous êtes un employé distant et que vous donnez tout ce que vous avez sur un projet ou une proposition sur lequel (laquelle) vous travaillez. Vous transférez la proposition à votre patron et en quelques heures celui-ci a dévoré la proposition en pointant TOUTES les choses que vous auriez pu faire autrement.
En tant que responsable, vos intentions étaient probablement bonnes. Vous vouliez vous assurer que votre collaborateur direct avait fait de son mieux, non ? Mais pour vos collaborateurs directs, lire tous ces commentaires peut les amener à se sentir épuisé, vaincu ou même démoralisé. Pire encore, la répétition d’incidents peut amener vos collaborateurs directs à chercher un autre travail. Personne ne veut sentir qu’il n’y arrivera pas, non ?
Pourquoi est-il si important de formuler correctement des commentaires à des collaborateurs directs virtuels ?
- Votre collaborateur virtuel a des contacts directs réduits avec vous. Un flux régulier de commentaires constructifs par écrit peut s’avérer inefficace pour établir une bonne communication.
- Lorsque vous dirigez une équipe virtuelle, vous n’avez pas la possibilité de l’encadrer en personne, immédiatement et sur le champ.
Vous pouvez penser que vous n’avez pas le temps de prendre des gants et que vous vous adressez à des professionnels.
Véridique. Personne n’a le temps de prendre des gants et tout le monde doit être assez professionnel pour lire un commentaire et s’en servir. Mais que se passe-t-il s’ils ne sont pas d’accord avec votre commentaire ou s’ils ont des questions ? Espérez-vous d’eux qu’ils adhèrent à tous vos commentaires ? Pouvez-vous leur expliquer clairement pourquoi faire ainsi améliore la proposition ?
Assurez-vous que vos collaborateurs directs virtuels restent motivés dans leur travail et qu’ils reçoivent vos commentaires comme une opportunité pour apprendre.
Mettez un soin particulier dans la livraison de commentaire constructif à vos collaborateurs directs virtuels.
- Lisez le projet en entier, et mentionnez des commentaires s’appliquant à la pièce d’origine entière. Par exemple, si tout au long de la proposition de projet votre collaborateur direct utilise une mise en forme incorrecte, mentionnez le problème une fois plutôt que de marquer chaque occurrence de mauvaise mise en forme.
- Avant de livrer votre commentaire, demandez-vous si celui-ci est nécessaire ou si c’est juste quelque chose que vous auriez fait autrement. En d’autres termes, votre commentaire est-il subjectif ou objectif ?
- Appelez votre collaborateur direct virtuel pour collaborer sur la meilleure manière de mettre en œuvre votre commentaire.
- Soyez réaliste et disposé à négocier sur quel commentaire doit être mis en œuvre et quel est bon à prendre.
Résumé
La gestion de votre équipe virtuelle ne doit pas être stressante. Les techniques de collaboration virtuelle et les meilleures pratiques pour responsables vous permettent de vous préparer pour les problèmes de gestion virtuelle les plus épineux.
