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Comprenez l’importance de la collaboration virtuelle

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Identifier les caractéristiques et statistiques clés concernant les forces de travail virtuelles.
  • Décrire les défis et opportunités spécifiques émanant de la collaboration virtuelle.

Collaboration virtuelle

On est vendredi matin et quatre membres d’équipe doivent se rencontrer à 9 heures pour discuter des prochaines étapes de leur projet. Gina est en montagne se préparant pour son week-end de ski en famille. Kara a rendez-vous avec le médecin à midi et travaille à domicile Keenan est au bureau car il doit donner une présentation importante cet après-midi. Et Srini est à l’aéroport attendant son vol de retour.

Quatre personnes dans quatre environnements différents : une femme dans les montagnes, une femme travaillant dans son salon, un homme dans un aéroport, homme travaillant à son bureau.Alors qu’aucun de ces membres d’équipe ne se trouve au même endroit ou fuseau horaire, tous peuvent se connecter, allumer leur webcam et se mettre au travail. Gina partage par écran la présentation qu’ils développent, et chacun peut contribuer et collaborer en temps réel. Trente minutes plus tard, la présentation est soignée et prête à être transmise. Gina est sur les pentes à 10 heures. Pas mal, non ?

La collaboration virtuelle vient naturellement pour cette équipe. C’est tellement ancré dans la culture de leur société que personne dans l’équipe ne se considère comme employé « distant ». Ils se sont juste rencontrés virtuellement aujourd’hui plutôt qu’en personne.

Ce scénario vous est-il familier ? Que vous travailliez à distance tout le temps, parfois ou rarement, il y a des chances pour que vous ayez l’opportunité de collaborer virtuellement pour accomplir votre tâche.

Remarque

Remarque

Dans ce module, nous utilisons les termes « collaboration virtuelle » pour décrire un travail qui utilise une technologie pour connecter des employés.

Nous utilisons les termes « force de travail virtuelle » pour référence à un groupe collectif de personnes qui travaillent à distance hors de leur bureau, à temps partiel ou complet.

Et nous utilisons les termes « travailleur distant » pour décrire des individus membres de la « force de travail virtuelle ».

Cela fait sens ? Nous l’espérons !

Aujourd’hui, grâce à la technologie, nous pouvons nous connecter et collaborer comme jamais auparavant.

Par exemple, nous pouvons :

  • Consultez notre messagerie et être en ligne depuis nos téléphones mobiles
  • Diriger une vidéoconférence en touchant un bouton
  • Stocker, accéder à, modifier et partager en toute sécurité des documents instantanément depuis le Cloud
  • Accéder facilement à des réseaux privés virtuels sécurisés (VPN)
  • Tenir les employés distants informés et engagés dans les actualités et événements de la société en utilisant des applications de réseau social et de collaboration

Vous pensez peut-être que ces technologies existent depuis un moment déjà. C’est vrai, mais la technologie a tellement avancé ces dernières années que non seulement il est possible de se rencontrer virtuellement, mais également facile de collaborer et d’innover virtuellement comme jamais auparavant.

Forces de travail virtuelles

Nous avons mentionné plus haut que lorsque nous utilisons les termes « force de travail virtuelle » nous faisons référence à un groupe collectif de personnes qui travaillent à distance hors de leur bureau, à temps partiel ou complet.

Selon une étude publiée par Reuters, environ un employé sur cinq dans le monde travaille fréquemment à distance. Et environ 10 % travaillent à domicile tous les jours. C’est une tendance à croissance rapide. Une récente étude de Gallup révèle que 37 % des employés américains font partie de la force de travail virtuelle.

Certaines enquêtes prévoient même que d’ici 2020 plus de la moitié des employés travailleront à distance.

Vous devez vous demander « Qu’est-ce que cela signifie pour le futur et comment le travail est-il fait ? »

Et bien, cela signifie que de plus en plus de personnes ont une activité quotidienne à distance et pas en face-à-face avec leurs collègues. Ainsi, votre capacité à utiliser la technologie efficacement pour collaborer avec votre équipe est plus importante que jamais.

L’opportunité virtuelle

En tant que responsable, l’opportunité virtuelle commence par la personne que vous intégrez à votre équipe. Auparavant, la géographie était l’un des obstacles principaux pour le recrutement du meilleur talent. De fait, une étude affirmait même que « jusqu’à 95 % des candidats qualifiés que vous souhaitez recruter peuvent ne pas situer dans votre circonscription ».

La technologie et la possibilité de collaborer virtuellement vous permettent de lancer un filet global lorsque vous souhaitez interviewer et potentiellement recruter. Cela signifie que vous avez désormais l’opportunité de recruter les candidats les plus qualifiés vivant hors de votre ville, département ou pays.

Différents appareils affichent les visages de différentes personnes avec un globe en arrière-planEt c’est également bénéfique pour les employés. La collaboration virtuelle permet aux employés vivant hors des grands centres urbains d’avoir des opportunités de travail dans des positions qui ne leur auraient pas été possibles dans le passé. C’est du gagnant-gagnant !

Avantages des forces de travail virtuelles

En plus d’élargir la réserve de talents, l’établissement d’une force de travail virtuelle offre d’autres avantages, comme l’apport aux employés d’un meilleur équilibre travail-famille. Avec l’augmentation de la productivité, la baisse du roulement et les économies du coût en capital, les employés et les sociétés tirent profit de la prise en charge et de l’exploitation d’une force de travail distante.

Satisfaction des employés
  • 80 % des travailleurs distants font état d’un meilleur équilibre travail-famille.
  • Les travailleurs distants sont 25 % moins stressés.
  • 36 % des employés choisiraient de travailler à domicile plutôt qu’une augmentation.
Productivité accrue
  • Plus des deux tiers des employés rapportent une productivité accrue au sein de leur force de travail distante.
  • 86 % des travailleurs distants affirment être plus productifs à domicile.
Roulement du personnel diminué
  • 46 % des sociétés permettant aux employés de travailler à distance disent avoir réduit les départs.
  • 95 % des employeurs affirment que le fait de permettre aux employés de travailler à distance a un fort impact sur le maintien de l’effectif.
  • 17 % des Américains ont changé de travail pour réduire leurs déplacements.
Économies de coût
  • Une entreprise type peut réduire les frais généraux immobiliers de 11 000 $ par an si elle permet aux employés de travailler à distance 50 % du temps.
  • Les sociétés peuvent économiser de 40 % à 50 % sur les dépenses immobilières en offrant aux employés l’option de travailler à domicile à temps partiel ou plein.
  • Les employés peuvent économiser entre 2 000 $ et 7 000 $ par an en réduisant les frais de déplacement.

Les données du tableau proviennent d’études de Global Workplace Analytics et Staples

Avec tous les avantages offerts par le travail à distance, de nombreuses sociétés ont déjà bénéficié de l’opportunité d’accroître leur force de travail virtuelle. Dans certaines sociétés, le nombre de personnes travaillant virtuellement dépasse celui des employés de bureau.

Défis de la collaboration virtuelle

Pour pouvoir collaborer de manière inter-culturelle pour développer votre équipe autour du globe, la possibilité pour vos employés de travailler à distance offre de nombreux avantages. Les équipes doivent cependant relever certains défis lorsqu’elles se forment pour travailler à distance. Si vous avez déjà géré un employé distant ou l’avez été vous-même, vous avez probablement rencontré un problème de communication, de contrôle de version ou d’isolement d’employé.

Défis de la communication virtuelle

Rappelez-vous d’une fois où vous avez connu une mauvaise communication via un message de texte ou un e-mail. Peut-être avez-vous écrit quelque chose que vous pensiez sarcastique mais que votre collègue a pris sérieusement.

Ou vous avez réalisé après l’envoi que les risques de mauvaise interprétation étaient importants. Travailler dans le même bureau que votre collègue vous aurait permis de clarifier la situation. En tant que travailleur distant, vous devez relire votre e-mail pour vous assurer qu’il est approprié. « Dois-je appeler mon collègue pour mettre les choses au clair ? »

Une mauvaise communication a plus de chances de s’aggraver lorsque vous n’êtes pas face-à-face. Et inversement, une mauvaise communication à moins de chances de se produire et est plus facile à régler lorsque vous êtes face-à-face.

C’est juste un exemple d’obstacle à la communication que vous pouvez rencontrer lorsque vous collaborez virtuellement.

Les autres barrières à une communication virtuelle efficace incluent :

  • Connexions internet défectueuses
  • Conférences vidéo ou vocales agitées
  • Utilisation d’applications ou de logiciel incohérente ou incompatible

Collaboration virtuelle

Auparavant, les transmissions de livraisons étaient très claires. Par exemple, vous travailliez isolément sur votre projet jusqu’à ce qu’il soit temps de le transmettre à votre responsable ou à une autre équipe pour révision. Désormais, avec la possibilité de collaborer virtuellement en temps réel, les employés doivent adopter un état d’esprit plus transparent dans leur processus de travail et ouvrir leurs idées aux autres au cours de leur travail. En d’autres termes, dans le monde collaboratif virtuel d’aujourd’hui, les gens peuvent voir ce sur quoi vous travaillez pendant votre travail.

Une collaboration virtuelle réussie repose sur l’aptitude d’une personne à partager des idées et des projets avant qu’ils soient prêts.

Diagramme d’un document brouillon transmis à différentes personnes sur différents appareils.Les points sensibles de la collaboration virtuelle incluent :

  • Les employés n’ont pas l’habitude de travailler sur un document partagé ou de partager leur travail avant qu’il soit terminé.
  • Les équipes connaissent des courbes d'apprentissage sur la manière de collaborer lorsqu’on ne travaille pas face-à-face.
  • Les équipes globales doivent apprendre à collaborer judicieusement et délicatement entre cultures.

Connexion à une culture d’entreprise

Une raison majeure pour laquelle les gens choisissent de travailler pour une société et d’y rester sur le long terme est la culture de la société. Mais lorsque les employés travaillent à distance, la culture d’entreprise peut devenir un concept plus qu’abstrait. Il revient au responsable, à l’équipe et à la société d’aider les employés distants à sentir qu’ils font partie de la culture d’entreprise, même lorsqu’ils ne travaillent pas quotidiennement au bureau.

Les points sensibles de la culture d’entreprise pour les employés distants incluent :

  • Se sentir isolé de la culture de leur société
  • Ne pas avoir l’opportunité de partager un déjeuner, un apéritif ou un autre événement social avec les employés
  • Ne pas participer aux réunions d’équipe et d’entreprise, aux sorties et autres opportunités de rencontres
  • Ne pas bénéficier des avantages du bureau, comme les collations gratuites ou les objets marqués

Pour résumer…

Résumé

Avec l’opportunité d’utiliser l’expertise et la collaboration globales en une touche sur un bouton, l’heure n’a jamais été aussi propice pour collaborer virtuellement.

De plus, avec les avantages du travail à distance, aucun obstacle n’est à craindre. Dans les deux unités suivantes, nous étudierons de plus près la collaboration virtuelle, nous identifierons les moyens de relever les défis et nous partagerons les meilleures pratiques des responsables virtuels.

Ressources