Facilitation des conversations sur la carrière

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Mener des conversations efficaces sur la carrière
• Répondre aux questions difficiles sur la carrière
• Aider les membres de votre équipe à élaborer un plan d’action

Conversations sur la carrière

• Les conversions de qualité sur la carrière aident à comprendre ce que souhaitent les membres de votre équipe,
• offrent la possibilité de donner un avis,
• permettent d’établir un plan pour aider les employés à développer leur carrière et
• sont organisées de façon formelle et informelle tout au long de l’année.

Aucune conversation sur la carrière n’est identique.

Une conversation sur la carrière nécessite une planification AVANT, une aide PENDANT et un suivi APRÈS.

Avant	Pendant	Après
Demandez à vos employés de se préparer à la conversation en réfléchissant à leurs intérêts, leurs forces et leurs passions. Encouragez-les à participer à des ateliers pour mieux se connaître. Réfléchissez aux forces de vos employés, aux possibilités d’amélioration et aux commentaires que vous souhaitez formuler. Notez ce que vous savez déjà sur leurs objectifs de carrière. Rédigez quelques questions à poser pour faciliter la conversation.	Posez des questions pour aider vos employés à réfléchir à leurs objectifs de carrière. Écoutez attentivement et clarifiez ce que vous entendez. Offrez un accompagnement et des commentaires sincères sur leurs forces et les possibilités d’amélioration. Aidez vos employés à identifier les options de carrière et l’orientation qui les intéressent. Élaborez ou examinez le plan d’action. Planifiez une prochaine réunion de suivi.	Examinez avec vos employés leur progression vers leurs objectifs de carrière. Engagez des conversations régulières sur l’orientation de leur carrière. Donnez des commentaires fréquents. Mettez les employés en contact avec d’autres personnes au sein de l’organisation pour leur permettre d’apprendre. Réajustez le plan d’action selon les besoins. Encouragez vos employés à faire de nouvelles expériences pour apprendre et se développer.

Décomposons ces différents éléments.

Avant la conversation

Prenez le temps préparer la conversation ! Une bonne préparation est le meilleur moyen pour établir une conversation de qualité sur la carrière. Pensez à ce que vous savez sur vos employés et encouragez-les à mieux se connaître. Utilisez le document Career Conversation Planning Tool disponible dans le pack Coaching et feedback.

Connaissez-vous :

• Points forts
• Leurs zones d’amélioration
• Leur orientation de carrière
• Leurs intérêts et leurs passions
• Les options qui les intéressent

En préparant la conversation, avez-vous découvert que le membre de votre équipe n’a aucune idée de l’orientation de sa carrière ? Aidez les employés à participer à des ateliers et à utiliser les outils disponibles dans l’entreprise pour mieux se connaître.

Pendant la conversation

Il est important d’aider les employés à aborder sereinement une conversation sur leur carrière. Ils peuvent hésiter à solliciter votre aide et ne pas savoir comment aborder le sujet. Établissez une atmosphère positive. Discutez devant un café, en marchant, en déjeunant. Ne soyez pas trop formel. Une conversation par trimestre permet d’établir un dialogue continu.

Les conversations sur la carrière peuvent prendre de multiples directions. Si vos employés n’ont aucune idée de l’orientation de leur carrière, vous pouvez les aider à définir des objectifs. S’ils savent ce qu’ils veulent, votre conversation peut porter davantage sur les actions à entreprendre pour atteindre leurs objectifs.

Examinons deux directions différentes que votre conversation peut prendre.

L’orientation de carrière n’est pas claire

L’orientation et les objectifs de carrière sont clairs

DITES : « Examinons ce qui vous intéresse dans votre carrière. Peut-être n’avez-vous pas toutes les réponses. Je souhaite vous écouter et vous aider à déterminer ce qui vous intéresse et pourquoi. » DEMANDEZ : Qu’est-ce qui vous passionne ? Quels sont vos points forts ? Que souhaitez-vous améliorer ? Pourquoi ? Quelles compétences voulez-vous acquérir ? Quel aspect de votre travail appréciez-vous et voulez-vous développer ? Avez-vous participé récemment à des missions que vous avez appréciées ou qui vous ont intéressé ? Lesquelles ne vous ont pas intéressé ? Comment puis-je vous aider à réfléchir à vos objectifs de carrière ?

DITES : « Vous semblez savoir ce qui vous intéresse et vos objectifs de carrière sont clairs. Aidez-moi à comprendre vos objectifs et voyons comment nous pouvons travailler ensemble pour les atteindre. » DEMANDEZ : Quels sont vos objectifs de carrière ? Où vous voyez-vous dans un an ? Dans trois ans ? Quelles fonctions, services ou opportunités vous intéressent le plus ? Pourquoi ? Que devez-vous faire pour réussir dans le rôle qui vous intéresse ? Quelles sont vos prochaines étapes pour y parvenir ? Comment puis-je vous aider ?

Êtes-vous prêt à aider vos grimpeurs à atteindre le sommet ? Vos aventuriers à trouver la prochaine sensation forte ? Vos plongeurs à explorer plus profondément ? Examinez les idées ci-dessous pour commencer.

Essayez !

Grimpeur	Aventurier	Plongeur
Gérez les attentes en expliquant les conditions requises pour une promotion : la correspondance entre un besoin de l’entreprise et la personne compétente au moment opportun. Indiquez clairement les compétences, les expériences et les capacités générales requises pour postuler à une fonction supérieure. Élaborez un plan d’action avec un calendrier et les étapes précises nécessaires pour se préparer à un poste plus important, afin de permettre à la personne d’anticiper.	Encouragez le réseautage et le recueil d’informations auprès d’autres personnes dans d’autres équipes. Mettez la personne en contact avec d’autres individus qui ont suivi divers parcours au sein de l’entreprise. Aidez-la à réfléchir à des options de carrière originales et inédites. Acceptez d’explorer d’autres opportunités. Restez à l’affût des opportunités qui pourraient lui correspondre.	Aidez-la à accepter des affectations élargies pour apprendre. Identifiez de nouvelles expériences qui vont l’inciter à approfondir ses compétences. Attribuez de nouveaux projets ou de nouvelles tâches pour l’aider à compléter ses compétences. Associez-la à un parrain au sein du service ou encouragez-la être accompagnée d’un collègue pour approfondir ses connaissances.

Vous voulez en savoir plus ? Consultez le guide Career Conversation Tips disponible dans le pack Coaching et feedback.

Réponse aux questions difficiles sur la carrière

Examinons comment répondre à quelques questions que vous risquez de rencontrer.

Question difficile sur la carrière	Essayer de répondre
Que dois-je faire pour obtenir une promotion ?	« Je comprends qu’une promotion est importante pour vous. Les opportunités de promotion sont limitées, et nous devons trouver celle qui vous correspond au moment opportun. Je souhaite vous aider. Parlons des compétences et des expériences requises, de vos points forts et des domaines que vous devez améliorer. Je vous propose d’établir un plan et de vous préparer. »
Comment puis-je obtenir une promotion ici ? Cela semble impossible !	« Ce n’est pas impossible. Mon rôle consiste à vous aider, à identifier vos options et à mettre en place avec vous les actions nécessaires pour développer votre carrière. Ce que nous pouvons faire maintenant, c’est examiner ce que vous aimeriez faire plus souvent à votre poste actuel. Nous pouvons rechercher des opportunités qui vous intéressent pendant que vous vous préparer à d’autres fonctions. »
Pourquoi est-ce difficile de définir les possibilités qui s’offrent à moi ?	« L’entreprise et notre activité évoluent si rapidement qu’il est difficile d’isoler les prochaines étapes. La bonne nouvelle, c’est que les opportunités sont nombreuses au sein de notre équipe, dans les autres équipes et à travers l’entreprise. C’est très motivant, mais en même temps il est très difficile de déterminer les options qui vous correspondent. Parlons-en ! »
Comment puis-je acquérir l’expérience nécessaire pour faire avancer ma carrière ?	« Aidez-moi à comprendre ce que vous voulez, et examinons vos compétences et votre expérience. Lorsque vous aurez défini une orientation de carrière, nous pourrons établir un plan pour y parvenir. Dans votre fonction actuelle, vous avez de nombreuses possibilités pour compléter votre expérience. Définissons vos objectifs et élaborons un plan d’action. »
Quand vais-je pouvoir réfléchir à ma carrière ? Je suis trop occupé !	« Nous sommes tous dans ce cas. Trop de travail, nous n’avons pas le temps de penser à autre chose, notamment à notre carrière. Prenons quelques minutes lors de nos réunions en tête-à-tête pour en parler. Vous pouvez toutefois réfléchir à votre carrière tous les jours, simplement en notant ce que vous aimez faire et ce que vous aimeriez faire plus souvent. »

Il est impossible de se préparer à toutes les questions difficiles, mais voici quelques les éléments pour faciliter votre approche et préparer vos réponses.

• Découvrez les aspirations professionnelles de vos employés.
• Dites-leur que vous vous engagez à les aider.
• Donnez-leur des commentaires francs et directs sur leurs performances.
• Gérez leurs attentes et aidez-les à formuler des ambitions réalistes au regard de l’activité.
• Aidez-les à planifier leur carrière.

Prêt à relever le défi de la conversation sur la carrière ? Regardez l’animation ci-dessous.

Élaboration d’un plan d’action

Lumière, caméra, action ! Nous abordons ici la partie la plus importante de la conversation : le Plan d’action. Il est temps de nous intéresser aux expériences et aux compétences spécifiques qui peuvent aider les employés à atteindre leurs objectifs.

Déterminez comment ce processus fonctionne au sein de votre entreprise. Il peut être appelé « Plan de développement » ou « Plan de carrière ». Même en l’absence de processus ou de plan formel, déterminez la meilleure façon d’enregistrer ce que vous dites. Vous allez l’utiliser, ne le perdez pas !

Demandez :

• Quelle processus pouvez-vous suivre ?
• Quelles expériences vous permettraient d’apprendre ?
• Qui pourriez-vous contacter ?
• Qu’est-ce qui pourrait vous faire progresser ?
• Quelles sont vos idées ?
• Comment puis-je vous aider ?

Il est temps maintenant d’identifier des actions réalistes pour aider les employés à atteindre leurs objectifs. Réfléchissez à l’évolution de votre propre carrière. Vous avez probablement appris au travail, auprès de vos collègues et en suivant des formations pratiques ou théoriques. En tenant compte de ces éléments, suivez la règle ci-dessous en planifiant les actions. Cette règle s’appelle 70/20/10.

70 % par expérience : des recherches ont montré que la méthode d’apprentissage la plus efficace est par l’intermédiaire des expériences que les personnes vivent dans leur travail quotidien. Lorsque vous réfléchissez à des actions pour aider les employés à développer leur carrière, définissez 70 % d’actions qu’ils peuvent accomplir dans le cadre de leur travail.

20 % par exposition : les personnes apprennent auprès des autres. Définissez 20 % des actions que vous identifiez sur le partage de compétences et d’informations.

10 % par éducation : et la formation ? Bien entendu les personnes apprennent en formation, mais cette méthode arrive en troisième position selon les recherches. Réfléchissez à ce point. Si vous n’avez pas la possibilité de mettre immédiatement en pratique vos nouvelles compétences, elles ne durent pas. Dans votre plan, envisagez des formations et d’autres possibilités d’apprentissage, mais ne misez pas tout sur la formation.

Expérience : apprentissage sur le terrain (70 %)	Exposition : apprentissage auprès des autres (20 %)	Éducation : apprentissage en formation (10 %)
Nouvelles attributions, projets spéciaux, responsabilité accrues Conception ou élaboration d’un nouveau produit, résolution d’un problème, amélioration d’un processus, transformation d’un projet Expérience de direction d’équipe, y compris des équipes de projet ou multidisciplinaires Remplacement d’un collègue Augmentation des responsabilités	Parrainage Accompagnement de collègues Jumelage Réseautage Apprentissage social Participation à un comité	En classe, en ligne et autres cours Ressources Web, Webinaires, podcasts Programmes de formation de l’entreprise Livres et articles

Les affectations élargies et le jumelage sont deux actions qui figurent dans la plupart des plans.

Qu’est-ce qu’une affectation élargie ? Cela correspond à la modification de la définition d’un rôle pour accroître les responsabilités d’un employé. Cette modification peut le sortir de sa zone de confort. Une excellente façon d’apprendre ! Vous pouvez leur donner la possibilité de diriger des initiatives ou des projets importants, de travailler avec des équipes multiples ou d’influencer d’autres équipes au sein de l’entreprise en suivant un nouveau processus.

Le jumelage permet aux employés de passer du temps avec des collègues dans un autre rôle ou un autre service pour découvrir un domaine qui les intéresse. Le jumelage peut être une simple conversation de 10 minutes ou une demi-journée passée avec leur hôte « jumeau » pour faire l’expérience d’une autre fonction, d’un autre rôle ou d’un autre domaine d’expertise.

Il existe de nombreuses méthodes pour aider les autres. Consultez le guide Top 20 Ideas for Developing Others disponible dans le pack Coaching et feedback.

Examinons un exemple avec le plan d’action d’Ally Adventure. Elle souhaite passer en six mois du service commercial au service marketing. Elle doit pour cela acquérir la compétence de communication produit et elle a identifié trois actions pour y parvenir.

Exemple de plan d’action de carrière

Compétence à acquérir	Actions	Délai	Progression
Communication produit	Expérience : Incorporer les messages clés développés par le service marketing à ma présentation commerciale auprès des clients importants, et suivre la réponse. Développer et faire une présentation qui reflète ma présentation unique et demander l’avis d’un membre de l’équipe marketing. Exposition (aux autres) : Passer deux jours en jumelage avec un membre de l’équipe marketing pour découvrir le processus de développement d’une communication produit. Éducation : Participer à une conférence pour observer le fonctionnement des messages marketing. Suivre une formation en ligne sur la communication produit.	Au cours du prochain trimestre (pour cinq clients) En 30 jours (d’ici le 31 janvier)	Mettre à jour cet espace lors des prochaines réunions pour enregistrer la progression.

Spécifique : les actions identifiées répondent-elles aux objectifs de carrière ?

Mesurable : les résultats de ces actions peuvent-ils être mesurés ?

Acceptable : les actions vont-elles aider les employés à atteindre leurs objectifs de carrière ?

Réaliste : les actions sont-elles adaptées aux objectifs de carrière ?

Temporel : ces actions sont-elles limitées par une échéance précise ?

Les meilleurs plans identifient deux ou trois compétences chacune contenant deux actions. Ne laissez pas les employés définir des douzaines d’actions. Les actions doivent être réalistes et réalisables !

Suivi

Ensuite ? Que faire après la conversation ?

Il est temps de mettre en place un suivi, en procédant comme suit :

• Planifiez des conversations sur la carrière informelles et régulières, au moins une fois par trimestre. Il est préférable de tenir ces conversations à l’écart des réunions en tête-à-tête habituelles.
• Continuez à aider les employés à explorer leurs intérêts et leurs options de carrière.
• Prenez le temps d’observer la progression du plan d’action.
• Faites régulièrement des commentaires et mettez le plan à jour si nécessaire.
• Intéressez-vous au coaching, plutôt qu’à donner des conseils de carrière.

Les conversations sur la carrière ne sont que des conversations. La pression est levée, vous n’avez pas à prédire l’avenir ou à répondre à tout. Il s’agit de poser des questions pertinentes. Cela vous rappelle des souvenirs ? Il s’agit d’aider les autres à prendre en main leur avenir, en restant à leurs côtés pour les orienter si nécessaire.

Vous êtes prêt, essayez !

Ressources

• Career Conversation Planning Tool (téléchargez le pack Coaching et feedback)
• Career Conversation Tips (téléchargez le pack Coaching et feedback)
• Top 20 Ideas for Developing Others (téléchargez le pack Coaching et feedback)