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Utilisation de récits dans les communications d’entreprise

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Identifier les mesures à prendre pour livrer des communications plus convaincantes.
  • Organiser des réunions d’équipe et des lancements de projet motivants.

Récits dans les communications d’entreprise

Les deux dernières unités montrent comment exploiter au quotidien le frisson et l’excitation d’un récit dans vos communications d’entreprise.

Par exemple :

  • Réunions
  • Lancements de projets
  • États d’avancement
  • Communications par e-mail et sur les médias sociaux
  • Présentations

Réunions

Réunions. Vous avez des réunions tous les jours. Vous considérez parfois qu’elles sont trop nombreuses. Vous êtes parfois impatient(e) d’y participer. Et si vous organisiez des réunions plus intéressantes et plus motivantes que les autres ? C’est précisément l’objectif de cette formation.

Nous avons évoqué plus haut que les récits étaient 22 fois plus faciles à mémoriser que les faits bruts. Il est temps de faire vivre cette statistique. Nous allons d’abord évoquer les réunions, les états d’avancement et les lancements de projets de votre équipe, puis nous examinerons les présentations dans l’unité suivante.

Réunions d’équipe

Vous réunissez probablement votre équipe une fois par semaine pour évoquer les projets en cours. Une réunion d’équipe est autant une présentation qu’une opportunité d’échanger des informations avec tout le monde.

Quelle est la recette secrète pour être le plus convaincant possible pendant ces réunions ? Simple ! Partagez la scène avec vos collaborateurs. Faites de la réunion une expérience collective plutôt qu’une performance individuelle. Il n’y a pas de « je » dans « équipe » (l’union fait la force).

Nous allons vous suggérer quelques idées pour rendre vos réunions plus intéressantes, mais pour commencer cliquez ci-dessous pour écouter les conseils innovants de Scott Jorgensen.

« Lorsque je réunis un groupe et pilote une réunion, je souhaite que les participants s’appuient sur leur créativité. Je leur donne un moment à part afin de déterminer s’ils sont dans cet état d’esprit ou non. » – Scott Jorgensen, Customer Strategy & Innovation, Salesforce

Voici quelques idées pour rendre vos réunions plus intéressantes :

Idée
Exemple
Commencer la réunion par une activité ou un puzzle.
Comme l’a suggéré Scott, prenez quelques minutes pour stimuler votre équipe avec une activité ou un puzzle. Chez Salesforce, une équipe commence sa réunion hebdomadaire par une compétition de dialogue de bande dessinée. Cette activité aide l’équipe à décompresser et stimule la créativité de chaque membre.
Donner aux participants la possibilité de diriger la réunion
Désignez à l’avance une personne pour piloter la réunion, ce qui permet d’impliquer l’équipe à plusieurs niveaux. Tout d’abord, la personne désignée doit contacter les autres participants avant la réunion afin de préparer les thèmes à aborder. Elle en profite pour découvrir les activités de ses collègues. Enfin, toutes les réunions de l’équipe sont différentes.
Encourager les collaborateurs à partager leurs réflexions, leurs idées et à poser des questions
Créez une atmosphère décontractée et encouragez les participants à s’exprimer. Ils retiendront plus facilement les informations échangées au cours de la réunion s’ils se sont impliqués dans les discussions et les décisions prises.
Partager des récits appropriés
Dans l’unité précédente, nous avons évoqué les types de récit que vous pouvez partager pour inspirer votre équipe. L’ajout d’anecdotes permet de renforcer les thèmes au programme de la réunion. Par exemple, si vous discutez d’un prochain lancement de produits, partagez des récits sur ce qui a bien fonctionné et sur ce qui a mal fonctionné par le passé.

États d’avancement

Les projets sur lesquels vous travaillez sont intéressants, n’est-ce pas ? Examinons comment en parler en faisant passer un message clair, convaincant et concis.

Voici quelques les idées qui vont faciliter la transmission et la mémorisation de votre message.

Penser comme un reporter

Les nouveaux reporters connaissent l’art de l’information. Non seulement ils transmettent un message en présentant les actualités du soir, mais ils le font rapidement. En fait, 50 % des sujets abordés aux actualités durent 30 secondes ou moins.

Présentateur des actualités sur un ancien poste de télévision

Comment procèdent-ils ? Comment pouvez-vous réutiliser cette méthode pour vos états d’avancement dans de petites séquences d’information ? Simple ! Essayez une méthode appelée les « Cinq W » (Who What Where When Why).

Cinq W

Partager
Exemple
Qui est concerné par votre projet
« Je collabore avec Sami et Jamal des Creative Services. »
En quoi consiste votre projet
« Nous préparons une vidéo marketing de deux minutes qui présente les nouvelles fonctionnalités de Lightning. »
Où vous travaillez
« Nous enregistrons dans le studio d’en face. »
Pourquoi vous travaillez sur ce projet
« Nous voulons éveiller l’intérêt des utilisateurs pour Lightning et montrer l’interface utilisateur exceptionnelle. »
Quand votre projet sera terminé
« Nous sommes dans les temps, le projet sera prêt pour la présentation de vendredi prochain. »

Pour conclure votre état d’avancement selon la méthode des Cinq W, vous pouvez ajouter un W pour préciser « What you need from the team » (ce que l’équipe peut vous apporter).

Par exemple, vous pouvez préciser « Je dois visionner la vidéo et vous dire ce que j’en pense après la présentation de vendredi. »

Lorsque vous faites un état d’avancement pendant une réunion, vous voulez rester concis et pertinent. Préparez-le comme un court récit !

Lancement de projets

Un lancement de projet n’est pas une réunion ordinaire. Il s’agit de mobiliser tout le monde ! C’est une opportunité exaltante de définir le projet que vous devez accomplir et les rôles de chacun au sein du projet.

En tant organisateur d’un lancement de projet, tous les regards sont tournés vers vous. Vous devez convaincre votre équipe et vos collègues.

Commencez par un récit ou une anecdote :

Créez ou relayez un court récit qui fait écho à votre projet.
Par exemple :

« Je n’oublierai jamais mon chef lors de mon premier job, en tant que jeune diplômé. Il n’a pas passé beaucoup de temps à m’accompagner ni à évoquer mon avenir. Au bout d’un an, je pensais que ma carrière était un fiasco. Heureusement, ma deuxième responsable s’est beaucoup intéressée à mon avenir et m’a permis d’être là où je suis. Elle m’a aidé à envisager une carrière. Je pense que tous les responsables devraient se comporter comme ma deuxième chef. »
Expliquez le besoin auquel votre projet répond :

Discutez des problèmes qui vont (ou pourraient) se présenter si votre projet ne voyait pas le jour.
Par exemple :

« Chez Salesforce, nous avons une culture extraordinaire. Nous attendons de nos responsables qu’ils montrent l’exemple en vivant nos valeurs Ohana... ».
Partagez votre vision :

Précisez les objectifs de votre projet.
Par exemple :

« Mon équipe souhaite créer une formation en ligne pour les responsables et les leaders de sorte qu’ils disposent de toutes les informations et qu’ils connaissent les meilleures pratiques pour être efficaces. »
Définissez les rôles :

Demandez aux participants s’ils peuvent et souhaitent participer, et de définir leurs attentes. Clarifiez les rôles, et ce que chaque personne doit faire et ne doit pas faire.
Par exemple :

« Bailey sera le chef de projet. Pour ceux auxquels j’ai demandé de participer en tant qu’expert et partie prenante dans ce domaine, j’aimerais connaître votre motivation et votre disponibilité pour ce projet... ».
Partagez votre calendrier :

Assurez-vous que chacun est disponible pour participer et peut s’engager sur le planning du projet.
Par exemple :

« Voici le planning que je propose pour le projet. Avez-vous des questions ? »
Clarifiez les étapes suivantes :

En guise de conclusion, indiquez au groupe la date de la prochaine réunion.
Par exemple :

« Je pense que nous devons nous réunir deux fois par semaine pendant la première phase de développement... ».

Communications par e-mail et sur les médias sociaux

Vous êtes un expert en organisation de réunions quotidiennes et de lancements de projets. Examinons maintenant comment communiquer par e-mail et via les médias sociaux professionnels, notamment Chatter.

Ne perdez pas de vue que ce que vous écrivez reflète le professionnel que vous êtes. Assurez-vous de raconter la meilleure version du récit.

Personne qui réfléchit à son bureau

E-mail

Les e-mails transmettent des faits et communiquent des actions. Ils sont efficaces pour définir des horaires à respecter et effectuer un suivi après une réunion.

Comme tout bon récit, un e-mail doit « commencer par pourquoi ». Posez-vous la question, pourquoi j’envoie cet e-mail et qu’est-ce que je dois obtenir du destinataire ?

La ligne d’objet de l’e-mail est la plus importante

Dans l’objet, précisez clairement l’objet de votre message. Si votre e-mail formule une demande, posez votre question dès le premier paragraphe ou à la première ligne du deuxième paragraphe. Informez ensuite le destinataire des raisons pour lesquelles vous le contactez.

Par instinct, la plupart des personnes donnent de nombreux détails ou même racontent une histoire au début de l’e-mail et posent leur question à la fin. Notre conseil : à éviter ! Un texte excessif dans un e-mail entraîne des taux de réponse plus faibles que lorsque la ligne d’objet et le début de l’e-mail posent clairement la question.

Voici nos conseils pour rédiger un e-mail :

Faire
Ne pas faire
Rester bref
Envoyer un roman
S’en tenir au sujet
Changer de sujet
Mettre les dates et les actions en caractères gras
Noyer les dates et les actions dans le texte
Utiliser des listes à puces
Envoyer un long paragraphe
Rester professionnel
Utiliser des abréviations SMS de type « svp » et « a+ »
Réfléchir avant de cliquer sur Envoyer
Envoyer un e-mail sous le coup de l’émotion
Effectuer le suivi
Hésiter à envoyer deux e-mails de suite

Médias sociaux en entreprise

Vous n’y songez probablement pas, mais lorsque vous cliquez sur « publier » ou mettez à jour votre statut sur les médias sociaux, vous racontez une histoire. Vous communiquez le récit de votre agenda personnel et de ce que vous essayez d’accomplir.

C’est ce que font les entreprises avec une marque. Votre présence sur les médias sociaux est une extension de votre marque. Nous n’allons pas examiner ce thème en profondeur maintenant, mais simplement partager deux réflexions sur la publication.

Lorsque vous utilisez un média social en entreprise (ou ailleurs), il est important d’être conscient que lorsque vous êtes en contact avec une personne, d’autres personnes peuvent suivre la discussion. Elles peuvent voir si vous commentez une publication et lire ce que vous écrivez, même si elles n’en sont pas les destinataires.

Chez Salesforce, nous utilisons Chatter en tant que plate-forme de média social interne. Lorsque vous utilisez Chatter pour publier des informations destinées à votre équipe, suivez nos conseils et astuces relatifs aux e-mails. Ils s’appliquent également aux publications Chatter.

Par exemple, les listes à puces sont efficaces pour attirer l’attention du lecteur.

Pour publier efficacement sur Chatter :

  • Identifiez votre message principal, par exemple un événement :

Capture d’écran d’une communication Chatter

  • Posez des questions qui engagent vos abonnés ou suiveurs
  • @mentionnez votre équipe et les autres parties prenantes
  • Rendez hommage aux membres de votre équipe pour leur contribution

Capture d’écran d’un badge Modification

Un autre élément important à considérer avant de publier sur les médias sociaux ou Chatter est l’agenda de votre entreprise. Demandez-vous si votre publication contribue à votre marque ou détourne de vos objectifs professionnels.

Résumons

Résumé

En appliquant les enseignements que vous avez acquis sur le récit, vous pouvez transformer vos communications d’entreprise factuelles en leviers de motivation et d’implication.

Dans l’unité suivante, nous allons examiner comment utiliser le récit dans des présentations.

Ressources