Utilisation de récits dans les communications d’entreprise

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Résumer le but des récits instructifs
Identifier comment utiliser les récits pour organiser des réunions engageantes et intéressantes
Expliquer comment utiliser les récits pour proposer des états d’avancement concis et convaincants
Répertorier les conseils pour écrire des publications Slack professionnelles et fidèles à l’image de marque

Soutien des communications d’entreprise grâce aux récits instructifs

N’oubliez pas que les récits instructifs communiquent des faits sur l’entreprise et incluent généralement un appel à l’action. Ils aident tous les membres de votre équipe à comprendre ce qu’ils doivent faire, quand ils doivent le faire et pourquoi.

Ces types de récits apparaissent souvent dans de nombreuses formes différentes de communications d’entreprise, par exemple :

Réunions
États d’avancement
Publications Slack

Des personnes en train de communiquer dans un contexte professionnel

N’oubliez pas non plus qu’il faut un peu plus d’efforts pour rendre ce type de récit intéressant. Voyons comment nous transformons les faits et les points à l’ordre du jour en récits qui captent l’attention de votre public et le poussent à l’action.

Des réunions pertinentes grâce aux récits

Réunions. Il y a de fortes chances que ce soit votre lot quotidien. Il se peut même que vous les trouviez trop nombreuses. Et si vous organisiez des réunions plus engageantes que les autres ? C’est tout à fait possible en utilisant les récits stratégiquement.

Voici quelques conseils pour améliorer considérablement vos réunions d’équipe.

Idée	Pourquoi ?
Réservez les premières minutes de la réunion pour impliquer l’équipe avec une activité ou une énigme.	Cette méthode aide tout le monde à se détendre et stimule la créativité.
Donnez aux participants la possibilité de diriger la réunion.	Le fait que d’autres personnes dirigent des réunions permet d’impliquer toute l’équipe ; la personne qui anime doit contacter à l’avance tous ses collègues pour rassembler les points à l’ordre du jour et savoir sur quoi travaille chacun. Cela garantit également qu’aucune réunion d’équipe n’est tout à fait la même.
Encouragez gentiment les collaborateurs à partager leurs réflexions, leurs idées et à poser des questions.	Les participants retiendront plus facilement les informations échangées au cours de la réunion s’ils se sont impliqués dans les discussions et les décisions prises.
Échangez des récits quand le moment s’y prête, pour illustrer les points à l’ordre du jour de la réunion.	Cela permet d’offrir des exemples concrets de sujets discutés et de tisser des liens entre les membres de l’équipe.

En impliquant tout le monde lors les réunions, vous racontez le récit selon lequel la réussite est un effort d’équipe.

Une réunion de lancement de projet constitue une autre occasion parfaite d’utiliser des éléments de récit. Votre équipe veut connaître le récit du projet, dont le résultat escompté, les rôles et responsabilités, ainsi que les échéances. Voici comment vous pouvez aller plus loin avec vos réunions de lancement de projet grâce à quelques éléments de récit.

Idée	Pourquoi ?
Commencez par un récit ou une anecdote pertinents pour le projet.	Un court récit piquera l’intérêt de votre équipe et l’aidera à comprendre le projet dans son ensemble.
Décrivez votre vision du projet (et ce que vous en attendez).	Cela permet à l’équipe de s’aligner sur un objectif commun.
Décrivez les conséquences si ce projet n’est pas mené à bien.	Si l’équipe sait ce qui est en jeu, elle sera incitée à offrir de meilleures performances.
Définissez les rôles et les responsabilités.	Vous évitez ainsi tout risque de confusion sur qui fait quoi et pourquoi.
Partagez votre calendrier.	Le fait de connaître les caractéristiques du projet à l’avance crée un certain « suspense » et permet de définir des attentes.

D’exceptionnels états d’avancement grâce aux récits

Les projets sur lesquels vous travaillez sont intéressants, n’est-ce pas ? (N’est-ce pas ?) Alors, utilisons des éléments de récit pour en parler de manière claire, convaincante et concise.

La clé est de penser comme les journalistes. Ces derniers ont perfectionné l’art de l’état d’avancement. Ils délivrent toutes les informations clés, et ce, rapidement.

Un téléviseur montrant un journaliste qui présente une édition spéciale

Comment procèdent-ils ? Ils s’appuient largement sur les « Cinq W »* :

Who (qui) ?
What (quoi) ?
Where (où) ?
When (quand) ?
Why (pourquoi) ?

* « How (comment) ? » est une autre question à laquelle les journalistes répondent parfois.

Vous pouvez répondre aux mêmes questions pour transformer vos états d’avancement en mini-récits qui vont droit au cœur du sujet. En voici un exemple (notez que vous n’êtes pas forcément obligé de répondre aux « Cinq W » dans le même ordre) :

Les Cinq W	Exemples
Qui est impliqué dans le projet ?	« Je collabore avec Sami et Jamal des Creative Services. »
Sur quoi travaillez-vous ?	« Nous préparons une vidéo marketing de deux minutes qui présente les nouvelles fonctionnalités de Lightning. »
Pourquoi travaillez-vous sur le projet ?	« Nous voulons éveiller l’intérêt des utilisateurs pour Lightning et montrer l’interface utilisateur exceptionnelle. »
Où travaillez-vous sur le projet ?	« Nous filmons dans le studio d’en face. »
Quand le projet sera-t-il terminé ?	« Nous sommes dans les temps, le projet sera prêt pour la présentation de vendredi prochain. »

Pour compléter votre état d’avancement, vous devrez peut-être poser une dernière question : « Qu’attendez-vous de l’équipe ? » Par exemple, vous pouvez terminer votre état d’avancement en précisant : « Je dois visionner la vidéo et vous dire ce que j’en pense après la présentation de vendredi. »

Des publications Slack remarquables grâce aux récits

Chez Salesforce, nous considérons Slack comme notre siège numérique. Il nous permet de collaborer et de communiquer rapidement et facilement les uns avec les autres.

Personnes publiant sur Slack

N’oubliez pas que le récit le plus important que vous racontez avec vos publications Slack ne concerne pas nécessairement le projet lui-même ; il s’agit en fait de votre marque personnelle. Tout comme les entreprises ont des récits de marque, nous avons chacun un récit de marque personnel qui synthétise qui nous sommes, ce que nous apprécions et ce que nous espérons accomplir, sur le plan personnel et professionnel. Vous devez toujours vous assurer de raconter la meilleure version possible du récit de votre propre marque.

Voici quelques conseils pour y parvenir :

À faire	À ne pas faire
Mettre les dates, les livrables et les actions en caractères gras.	Enfouir les informations importantes dans des textes très longs.
Cibler les publications et veiller à ce qu’elles soient courtes en donnant la priorité aux tâches les plus importantes.	Envoyer plusieurs publications différentes sur le même sujet ou de longues publications contenant une multitude de questions et d’éléments d’action.
Améliorer la lisibilité grâce aux listes à puces.	Publier de longs textes sans mise en forme.
@Mentionner les membres individuels de l’équipe, le cas échéant.	Créer de la confusion en @mentionnant inutilement sur le canal.
Réfléchir avant de cliquer sur le bouton « Envoyer ».	Publier lorsque vous êtes en colère ou sous le coup d’émotions.
Rester professionnel.	Publier des messages sur des sujets inappropriés, utiliser des abréviations telles que « ki » et « pck » ou faire des plaisanteries indécentes.

Si vous publiez sur un canal d’équipe, les autres membres de l’équipe peuvent voir ce que vous écrivez, même si cela ne leur est pas destiné. Alors, soyez toujours attentif à vos réponses et souvenez-vous que vos subordonnés attendent de vous que vous donniez l’exemple.

Vous êtes en train de devenir un spécialiste des récits ! Mais nous n’avons pas encore terminé : dans la prochaine unité, vous apprendrez à utiliser toutes ces compétences en récit pour faire en sorte que vos présentations se démarquent.