Configuration des individus pour réussir
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Préparer les individus pour la réussite après avoir délégué une tâche ou un projet.
- Gérer les risques de la délégation.
- Déterminer comment mobiliser et responsabiliser les autres.
Configuration des individus pour réussir
Joran est un nouveau collaborateur qui souhaite prendre davantage de responsabilités au sein de son équipe. Jusqu’à présent, il a brillamment tenu les échéances, en travaillant avec précision, efficacité et rapidité. Sa responsable Lora lui délègue un subordonné avant de partir en congés, en sachant qu’il doit être prêt pour un client le jour même de son retour.
Joran rencontre des difficultés avec le subordonné, car la mission exige un niveau de compétences plus élevé que seule l’expérience peut apporter. Il assemble une présentation basée sur des recherches et des hypothèses. Il s’inquiète du retour de Lora, car il ne pense pas avoir répondu à ses attentes. Sans accompagnement approprié, les initiatives de Joran étaient probablement vouées à l’échec.
Lorsqu’un subordonné prend en charge une nouvelle mission, vous devez l’accompagner jusqu’à ce qu’il soit capable de maîtriser les différents éléments. Lorsqu’un responsable dit « mes employés ne sont jamais à la hauteur de la situation, je préfère gérer seul ! », cela signifie généralement qu’il n’a pas consacré suffisamment de temps à la formation des personnes déléguées. Comme l’indique Ansar, la délégation n’est pas seulement une compétence à acquérir, mais un état d’esprit à adopter pour être en situation de réussir.
Pour faciliter le processus d’apprentissage, vous pouvez procéder comme suit :
- Organisez des contrôles quotidiens, hebdomadaires ou au rythme de votre choix pour discuter des décisions de votre subordonné et de la progression du projet.
- Prévoyez un référent vers lequel le subordonné peut se tourner pour demander conseil.
Quelle que soit la difficulté de la tâche, aidez votre subordonné à apprendre en lui permettant de poser des questions et de résoudre tous les problèmes rencontrés. Ne lui dites pas ce qu’il doit faire dans le détail et ne faites pas le travail à sa place. Pourquoi est-ce si important ? Lorsque les membres d’une équipe sont motivés pour découvrir et s’engager, cela se traduit par un espace de travail innovant.
Selon Todd Kashdan, chercheur reconnu dans la curiosité au travail, une entreprise peut faire les erreurs suivantes :
- Décourager les employés à poser des questions sur le pourquoi et le comment
- Pénaliser les employés qui prennent des risques
- Récompenser les responsables qui dirigent et contrôlent, adoptent un comportement de type « je sais tout »
- Dévaluer la diversité des points de vue
- Valoriser la rapidité au détriment de l’exploration et de l’enquête qui nécessitent du temps
Pour combattre ces erreurs, des chercheurs tels que Liz Wiseman soulignent l’importance de la curiosité intellectuelle sur l’engagement et la productivité. Dans son livre Multipliers, Liz Wiseman indique comment multiplier l’intelligence, l’énergie et la capacité des individus en mettant en évidence la valeur comme suit :
- Poser des questions au lieu de donner des réponses
- Encourager le débat
- Rechercher des opportunités d’exploiter l’intelligence et les capacités de son entourage
Chez Salesforce, nous avons introduit un état d’esprit « Multipliers » dans notre programme de développement exécutif. Nous encourageons les responsables à favoriser le débat et la clarification après avoir délégué une tâche ou lorsqu’une tâche leur a été confiée.
Quelle est l’incidence sur la préparation d’un individu pour réussir ? Cela signifie poser des questions pour clarifier vos observations (en tant que donneur) ou ce que vous avez entendu (en tant que receveur). Soyez présent lorsque vos subordonnés posent des questions sur une tâche déléguée et faites preuve d’ouverture d’esprit si le volume de questions dépasse vos attentes.
Cela dit, comment procéder si le défi est trop difficile à relever et implique plusieurs personnes ? Est-ce efficace de vous appuyer sur vos subordonnés, expérimentés ou non, pour obtenir les meilleurs résultats possibles ? Absolument ! Examinons ce qui justifie ce choix et comment procéder.
Gestion des risques de la délégation
L’un des problèmes les plus importants que les responsables doivent résoudre en déléguant est l’inquiétude associée à l’abandon de responsabilités à mesure que la taille et l’importance d’un projet augmentent. « Je comprends l’importance de la délégation, mais ce projet (ou client) est trop important pour prendre le risque d’échouer ! »
Nous comprenons ce sentiment, mais nous pouvons toujours trouver un moyen de déléguer sans perdre contrôle lorsque votre équipe prend en charge un projet critique. Les généraux ne peuvent pas combattre dans chaque bataille, un acteur ne peut pas incarner chaque rôle et vous ne devez pas poursuivre seul chaque objectif.
Supposons que votre groupe tente de convaincre un client très important. Vous devez préparer un diaporama, une présentation soignée, un plan d’affaires stratégique et une analyse des données pour une réunion prévue dans une semaine. Si vous tentez de tout faire seul, vos opportunités de sommeil ou de détente dans un bain chaud au cours des sept prochains jours seront faibles voire nulles. Personne ne veut travailler aux côtés d’un dirigeant fatigué et malodorant. Heureusement, vous avez une équipe prête à vous aider.
Pour commencer, informez toute l’équipe des détails, des attentes, de l’importance et des résultats visés pour le projet. Voici un exemple qui illustre cette étape. Ces interrogations et votre analyse varient selon le projet.
| Aspects à gérer |
Vos interrogations | Vos analyses |
|---|---|---|
| Détails |
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« Nous disposons d’une semaine pour préparer une présentation, ce qui signifie que nous devons préparer un avant-projet d’ici trois jours, puis boucler le projet définitif dans cinq jours. » « L’équipe de communication interne doit vérifier et valider la présentation. Mettez-la en copie en m’envoyant le projet définitif. » |
| Attentes |
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« Lors de l’examen du projet définitif, assurez-vous qu’il puisse être présenté le lendemain ou transmis sous la forme d’un fichier PDF. » « Mettez tout le monde en copie dans vos communications pour que toute l’équipe soit informée. » « Les obstacles possibles sont X,Y et Z. Si vous êtes bloqués, informez-moi sans attendre, nous rechercherons une solution ensemble. » |
| Importance |
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« Une présentation hors-pair va accroître la visibilité de notre groupe dans l’organisation et contribuer significativement à la réalisation de nos objectifs annuels. » |
| Résultats |
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« Pour notre équipe, l’objectif consiste à convaincre un nouveau client important avec cette présentation. » « Si le projet est couronné de succès, nous pouvons demander au client de référencer nos services auprès d’autres entreprises pour le prochain trimestre. » |
Il est primordial d’accorder les points de vue et de s’entendre sur les objectifs à ce stade du projet. En cas de problème, vous avez besoin d’une équipe soudée pour trouver une solution et reprendre au plus vite la préparation pour ne pas perdre de temps. Telle une colonie de fourmis, votre équipe peut concentrer ses efforts sur le problème pour le corriger beaucoup plus vite que si un seul membre était informé des données. Comme le remarque Kris, la délégation fonctionne uniquement lorsque chacun travaille au même rythme du début à la fin du projet.
Vient ensuite la délégation ! Attribuez les tâches à vos collaborateurs en fonction de leur expertise. Pour la présentation client importante que vous préparez, il paraît judicieux de confier l’analyse des données et les détails du fichier à un spécialiste d’Excel, non ? Les novices peuvent aider leurs collègues plus expérimentés et apprendre de leur expertise. Terminé ! La délégation est terminée.
À cet instant, vous avez envie d’applaudir et de mettre tout le monde au travail ! Mis à part les applaudissements (boutade) et malgré les contrôles planifiés, c’est à ce stade que vous faites confiance à votre équipe pour réaliser le travail. Tout ce que vous devez faire c’est « lâcher prise ». Nous savons que c’est facile à dire, plus difficile à faire. Par conséquent, examinons comment procéder.
Apprentissage du lâcher prise
Hourra ! Vous l’avez fait ! Vous avez délégué, vous pouvez maintenant aider votre équipe à donner le meilleur d’elle-même. Pour être plus clair, il ne s’agit pas de tourner autour de leurs bureaux ou de consulter leurs documents Google à longueur de journée.
Votre objectif consiste à aider vos collaborateurs à développer leur jugement critique et leurs capacités à résoudre les problèmes pour être plus efficaces et autonomes. Un excès de directives empêche l’apprentissage par l’expérience.
Permettre aux employés de prendre des risques et de faire appel à leur créativité les encourage à explorer et à innover. Vous pourrez vous appuyer plus tard sur ces employés pour résoudre les problèmes les plus épineux.
Lorsque vous avez des collaborateurs passionnés par leur travail et curieux d’essayer de nouvelles méthodes pour résoudre les problèmes, vous pouvez soutenir ce comportement de plusieurs façons :
- Réunions de groupe : saluez leur contribution même si la prise de risque n’a pas entraîné un succès complet. Par exemple, « J’ai remarqué que vous avez essayé une nouvelle solution pour résoudre ce problème que nous rencontrons souvent. J’apprécie la créativité ! Vous avez presque trouvé la solution pour traiter ce problème. »
- Conversations en tête-à-tête : soulignez l’importance des initiatives pour réaliser un travail de façon efficace et innovante. « J’ai simplement voulu réitérer mon point de vue sur la qualité de vos suggestions lors de la réunion lundi. Même si nous n’avons pas pu l’adapter à notre vision initiale, vos réflexions originales ont permis de relancer la discussion et d’aboutir à une solution innovante. »
Lorsque vous donnez la possibilité à vos collaborateurs d’essayer, d’échouer et d’apprendre de leurs efforts, vous jetez les bases de leur enrichissement professionnel. Cela souligne également l’importance de notre vieil ami, la responsabilisation. Pour permettre à vos collaborateurs d’exploiter tout leur potentiel, tenez-les responsables pendant et après un projet. Lors des contrôles planifiés, si vous constatez un écart entre les attentes et le travail réalisé, procédez comme suit :
- Examinez les écarts et aidez vos employés à apprendre de leurs erreurs.
- Clarifiez les détails, les attentes, l’importance et les résultats.
- Déterminez si un accompagnement ou un soutien est nécessaire.
Comme vous l’avez compris, la délégation ne consiste pas simplement à confier une tâche et à passer à autre chose. Des outils de surveillance permettent d’observer les initiatives de vos employés sans les suivre de trop près. Les contrôles établis offrent une plate-forme de communication et de résolution des problèmes. En confiant des tâches correspondant aux compétences et à l’expérience de chaque collaborateur, vous exploitez la puissance de toute votre équipe pour augmenter l’impact sur votre activité.
Déléguer des responsabilités à votre équipe montre que vous soutenez et faites confiance à vos collaborateurs pour mener à bien un projet. Lâcher prise et libérer des responsabilités exige de faire un effort sur soi, mais les avantages sont très supérieurs à l’exercice du chef omnipotent qui contrôle tout. Lorsque vous mettez en place des métriques, un accompagnement et une responsabilisation adaptés, et préparez tous vos collaborateurs, vous exploitez le talent de l’ensemble du groupe pour obtenir les meilleurs résultats possibles.
Réfléchissez au nombre de responsabilités que vous gérez au quotidien, et à votre équipe prête à donner le meilleur d’elle-même. En déléguant certaines tâches, en responsabilisant et en reconnaissant la contribution de vos collaborateurs, vous motivez votre équipe et vous améliorez ses performances globales. Et vous pouvez vous aussi prendre des congés bien mérités !
