Comment et quand déléguer

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Déterminer les tâches à déléguer aux autres.
Identifier les personnes appropriées au sein de votre équipe vers lesquelles déléguer.

Apprentissage de la délégation

« Si tu veux aller vite, marche seul, mais si tu veux aller loin, marchons ensemble ». Proverbe africain

Dans le service de Joanna, tout le monde est ravi à l’approche du week-end, à l’exception de Joanna. Alors que ses collaborateurs quittent le bureau le vendredi, Joanna met son ordinateur portable dans son sac avec le cœur gros, car elle doit travailler pour terminer le rapport de l’équipe dont elle a besoin la semaine prochaine. Elle croule en permanence sous une pile sans fin d’e-mails et de données, mais elle pense que personne ne peut l’aider à préparer ce rapport correctement.

Femme habillée pour le bureau, mais surfant sur une vague et ses outils de travail.

Avez-vous déjà partagé le sentiment de Joanna ? Peut-être avez-vous considéré que pour faire avancer un projet, vous deviez accomplir le travail vous-même. Votre société apprécie probablement votre passion et votre enthousiasme. Cela pose toutefois un sérieux problème : Si vous maintenez cette approche qui consiste à « tout faire vous-même », sans jamais prendre un jour de maladie ou de repos, la productivité de votre groupe risque de s’arrêter net. La délégation prend ici toute son importance ! Lorsque vous prenez des congés en préparant votre absence, vous pouvez quitter le bureau sans craindre une catastrophe.

De nombreux outils de travail en flammes, un homme paniqué se sauve.

Nous savons combien c’est difficile. L’une des raisons pour lesquelles vous êtes devenu(e) responsable se trouve probablement dans vos compétences hors-pair en tant que contributeur individuel, n’est-ce pas ? Quel que soit le type de travail que vous réalisez, vous savez comment procéder, c’est parfait ! Réfléchissez cependant à cette période pour laquelle vous étiez un contributeur individuel. Auriez-vous pu montrer vos compétences si votre directeur n’avait pas eu suffisamment confiance pour vous donner des responsabilités ? Ansar explique que lorsqu’il est passé de contributeur individuel à responsable, l’un des défis les plus difficiles à relever consistait à développer en réflexe de délégation, même lorsqu’il était surchargé. Pour découvrir comment il a géré cette transition, cliquez ci-dessous.

Ne vous inquiétez pas, la délégation ne signifie pas que votre importance au sein de votre société est réduite ou que votre visibilité dans l’organisation est diminuée. Lorsque vous passez de contributeur individuel à directeur, vous devenez responsable de la productivité et de l’impact de votre équipe. Une délégation efficace permet d’optimiser l’investissement le plus important d’une entreprise : ses employés. Examinons comment sélectionner les collègues appropriés pour réaliser un travail... de qualité.

Délégation aux personnes compétentes

Un pilote sourit en disant « Mon premier vol ! » Les passagers semblent inquiets.

Imaginez que juste avant d’embarquer pour votre prochaine destination, vous apprenez que le pilote effectue son premier vol, sans copilote pour l’aider. Vous allez probablement vouloir prendre le vol suivant, n’est-ce pas ?

La crainte de vos clients serait comparable s’ils pensaient que leur compte était géré par un employé sans expérience dans leur domaine d’activité. Lorsque vous accueillez un nouveau collaborateur, il est important de l’associer à un ancien membre expérimenté ayant géré de nombreuses tâches spécifiques pour mener à bien une mission. Plus intéressant encore, confiez à ces deux personnes l’opportunité de relever un tout nouveau défi.

L’employé moins expérimenté profite des connaissances pratiques de son collègue dans un nouveau rôle. L’employé plus expérimenté a la possibilité de piloter et d’accompagner son collègue, une expérience de direction qu’il pourra exploiter plus tard. Tout le monde gagne ! Vous vous demandez peut-être : Que se passe-t-il si je confie un projet à un membre plus expérimenté de mon équipe ? L’approche est-elle la même ?

Chirurgien prêt pour une intervention, avec son équipe

Pensez-y de cette manière. Les chirurgiens dirigent des équipes d’internes à travers une procédure qui repose sur le niveau d’expérience des internes et le type d’intervention chirurgicale. De la même façon que les médecins changent leur approche au cas par cas, vous pouvez adapter votre style de délégation en fonction de chaque collaborateur et de la tâche à accomplir.

Niveau d’expérience	Approche de délégation	Exemples pratiques
Élevée	Conversation, partenariat	« Comment puis-je vous aider à relever ce défi ? »
Modéré	Direction, permettre à l’employé de suggérer une solution avant de donner des instructions	« Comment envisagez-vous de faire avancer le projet ? » « Quels obstacles pourriez-vous rencontrer au cours du projet ? » « Quels sont vos objectifs en termes de délai et de résultats pour le projet ? »
Novice	Instruction, support	« Voici ce que vous devez faire pour faire avancer le projet. » « Je souhaite contrôler l’avancement du projet tous les jours et toutes les semaines pour m’assurer que toutes les difficultés sont correctement gérées. » « Je pense la réalisation de ce projet va nécessiter trois semaines de travail. » « Le résultat idéal serait que... »

La sélection de la mission appropriée pour la personne appropriée est un aspect aussi important de la délégation. Si le cirque adoptait une approche « le même travail pour tous », vous risqueriez de voir le dresseur de lions en déséquilibre sur le trapèze lorsque le trapéziste est en arrêt maladie. Imaginez le résultat.

Comment se manifeste la délégation dans l’entreprise ? Lorsque vous sélectionnez les tâches à réaliser et les délais à tenir, vous les déléguez en fonction des capacités et des souhaits de vos collaborateurs. Aux employés les moins expérimentés, vous confiez les tâches les plus modestes, qu’ils peuvent gérer de bout en bout afin de gagner en confiance. Ces tâches sont généralement associées à des délais plus courts. Par conséquent, s’ils ont besoin d’aide, vous êtes averti(e) assez rapidement. Examinons l’approche à adopter pour des niveaux d’expérience plus élevés. Vous pouvez télécharger Delegating to the Right People avec le pack Accountability & Delegation.

Aux collaborateurs qui ont un niveau d’expérience modéré, il est préférable de confier des responsabilités qui associent des composants familiers et nouveaux. Pourquoi ? Ils pourront aborder le projet à la fois en confiance et motivés par la perspective de relever de nouveaux défis.

En déléguant ces tâches, assurez-vous que les nouveaux défis peuvent être gérés en appliquant les connaissances existantes. Vos collaborateurs disposent des connaissances et des outils pour réussir. Rappelez-leur toutefois que vous restez disponible pour les guider.

Personne préparant un repas pendant que d’autres jouent à l’extérieur.

Dernier point et non le moindre, n’hésitez pas à confier à vos collaborateurs les plus expérimentés les projets que vous auriez gérés si vous n’étiez pas leur responsable. La délégation est réussie lorsque chacun contribue à la hauteur de ses capacités. Cela signifie confier la plupart des missions les plus difficiles à vos collègues les plus compétents, ne pas les garder toutes pour vous.

Inspirez, soufflez. Vous allez mieux ? Votre planning est un peu moins chargé. Examinons maintenant comment procéder une fois ces responsabilités confiées.