Découverte des vues de liste
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Expliquer comment créer une vue de liste
- Décrire ce que vous pouvez faire avec une vue de liste
Que trouve-t-on dans une vue de liste ?
Vous avez acheté Salesforce pour vous aider à organiser les données de votre entreprise et de vos clients, et les exploiter. Parlons donc de l’une des fonctionnalités que vous utiliserez le plus : les vues de liste.
Salesforce regroupe vos données par types d’objets, tels que Contacts ou Requêtes, lesquels apparaissent sous forme d’onglets de navigation. Un onglet d’objet contient un tableau de données et une barre d’outils avec des boutons d’action. Nous appelons cet écran une vue de liste. Celle-ci contient énormément d’informations et d’outils précieux qui vous aident à gérer votre activité et à interagir avec les clients.
Lorsque vous importez des données et créez des enregistrements, des lignes apparaissent dans vos vues de liste. Nous vous proposons quelques options de vues de liste par défaut, telles que Tous les éléments et Récemment visualisé. Vous pouvez les faire défiler et y effectuer une recherche.
Tout l’intérêt des vues de liste réside dans la personnalisation. Vous pouvez créer des vues de liste particulières pour prendre en charge vos tâches les plus courantes, telles que Nouvelles pistes ou Requêtes escaladées. Lorsque vous personnalisez vos propres vues de liste pour différents onglets d’objet, vous pouvez les rendre privées ou les partager avec les autres utilisateurs de votre organisation.
Voyons comment créer une vue de liste.
Personnalisation d'une vue de liste
Dans n’importe quel onglet d’objet, cliquez sur l’icône 
pour ouvrir le menu Contrôles de vue de liste. Pour créer une vue de liste, sélectionnez Nouveau. Nommez la vue de liste et décidez si vous voulez la rendre accessible aux autres utilisateurs ou bien la garder privée. Une fois que vous avez créé une vue de liste, le menu vous offre davantage d’options, comme Renommer et Paramètres de partage.
Pour personnaliser les colonnes qui s’affichent dans votre vue de liste, choisissez Sélectionner les champs à afficher. Les vues de liste peuvent afficher n’importe quel champ associé à l’objet. N’oubliez pas que les règles de partage s’appliquent aux vues de liste. Ainsi, un utilisateur n’ayant pas accès à des enregistrements ou à des champs spécifiques ne verra pas ces enregistrements ou champs, même si la vue de liste est publique.
Pour restreindre votre vue de liste, cliquez sur Modifier les filtres de liste ou sur l’icône 
et ajoutez vos critères au panneau des filtres. Cliquez sur Ajouter une logique de filtrage pour saisir des relations complexes.
Voici un exemple : dans l’onglet Comptes, vous pouvez filtrer tous les comptes de revendeurs situés en France ou en Espagne en sélectionnant l’icône , puis Ajouter un filtre. Dans le panneau des filtres, sélectionnez :
- Champ : Type
- Opérateur : Égal à
- Valeur : Revendeur
Ajoutez un deuxième filtre :
- Champ : Pays de facturation
- Opérateur : Égal à
- Valeur : France
Ajoutez un troisième filtre :
- Champ : Pays de facturation
- Opérateur : Égal à
- Valeur : Espagne
À présent, cliquez sur Ajouter une logique de filtrage et définissez la logique sur 1 AND (2 OR 3).
Utilisation des vues de liste pour les tâches courantes
Chaque onglet peut prendre en charge plusieurs vues de liste ; vous pouvez donc créer plusieurs vues de liste à utiliser pour différentes tâches. Pour sélectionner une vue de liste, cliquez sur l’icône 
à côté du nom de la vue de liste et sélectionnez-en une. Les métadonnées décrivant la vue de liste, telles que les filtres, le tri et le nombre d’éléments, s’affichent sous le nom de la vue de liste.
Si vous prévoyez d’utiliser régulièrement la même vue, cliquez sur l’icône 
pour la définir comme vue par défaut sur votre onglet. Le fait d’épingler une vue de liste a uniquement un effet sur votre espace de travail.
Après avoir organisé et filtré votre vue de liste, vous pouvez effectuer des actions sur les enregistrements. Pour modifier, cloner ou supprimer un enregistrement individuellement, cliquez sur le menu 
d’une ligne.
Certains onglets d’objet proposent des actions en masse sur les vues de liste. Par exemple, dans les onglets Contacts et Pistes, vous pouvez sélectionner plusieurs enregistrements, puis cliquer sur Envoyer un e-mail de liste pour ajouter des personnes comme destinataires d’un e-mail personnalisé.
Remarque : la vue par défaut affiche jusqu’à 50 enregistrements. Faites-la défiler pour en voir davantage. Lorsque vous sélectionnez des enregistrements pour des actions en masse, gardez ce qui suit à l’esprit.
- Pour appliquer une action en masse à chacun des enregistrements d’une liste (y compris aux enregistrements qui n’apparaissent pas dans la vue actuelle), cliquez sur le bouton d’action en masse sans sélectionner aucun enregistrement.
- Pour appliquer une action en masse à tous les enregistrements de la vue actuelle, cochez la case dans l’en-tête du tableau afin de sélectionner toutes les cases, puis cliquez sur le bouton d’action en masse.
- Pour appliquer une action en masse à des enregistrements spécifiques, utilisez les cases à cocher des lignes concernées, puis cliquez sur le bouton d’action en masse.
Exemple de cas d’utilisation
Lucinda préfère que sa liste de contacts soit bien organisée. Elle a donc travaillé avec son administrateur pour activer la gestion des rebonds et elle peut désormais mettre à jour les informations de contact chaque semaine. Elle crée une vue de liste pour l’aider dans cette tâche.
Tout d’abord, Lucinda accède à l’onglet Contacts, elle ouvre le menu Contrôles de vue de liste, puis elle sélectionne Nouveau. Elle la nomme Contacts avec e-mails renvoyés et fait en sorte qu’elle ne soit visible que par elle. Pour afficher uniquement les contacts dont elle est propriétaire et qui ont des rebonds d’e-mails définitifs, elle ajoute les filtres suivants.
- Filtrer par propriétaire est égal à Mes contacts
- Est un e-mail renvoyé est égal à True
- Motif de renvoi d’e-mail est égal à Rebond définitif
Ensuite, elle ouvre le menu Contrôles de vue de liste et elle clique sur Sélectionner les champs à afficher. Elle sélectionne Nom, Nom du compte, E-mail et Date de renvoi d’e-mail. Plus tard, elle pourra trier la vue de liste selon n’importe lequel de ces champs et effectuer des actions sur des enregistrements individuellement. Chaque lundi, elle prévoit d’appeler des contacts pour leur demander les informations à jour. Lorsqu’elle met à jour l’adresse e-mail d’un enregistrement, Salesforce réinitialise la valeur Est renvoyé et supprime l’enregistrement de contact concerné de sa vue de liste Contacts avec e-mails renvoyés.
Maintenant que vous avez découvert les concepts de base des vues de liste, vous êtes prêt à personnaliser ou créer les vôtres.