Travailler avec les notes et les fichiers

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Créer des notes améliorées et les joindre à différents enregistrements.
  
• Trouver tous vos fichiers dans les fichiers Salesforce.
  

Les Notes avancées pour une prise de notes plus performante

Comme la plupart des gens, vous prenez des notes pour vous organiser. Avec les notes avancées dans Lightning Experience, vous pouvez prendre des notes plus rapidement, mieux, et depuis n'importe où.

Remarque

Votre administrateur Salesforce doit activer les notes avancées. Si vous ne voyez pas les notes avancées dans votre organisation, parlez-en à votre administrateur.

En quoi ces notes sont-elles plus performantes ? Comparons l’outil de notes de Salesforce Classic avec l'éditeur de notes avancées et vous verrez rapidement la différence. Voici l’outil classique, celui auquel vous accéderez depuis la liste associée Notes et pièces jointes. Pas de quoi s’émerveiller.

Même si vous utilisiez déjà les notes avancées dans Salesforce Classic, vous ne serez pas déçu pour autant, car les notes avancées dans Lightning Experience disposent d’encore plus d’options pour créer des notes plus riches et plus utiles. Voyez par vous-même. Waouh, ça n’a rien à voir.

Avec l’éditeur de notes avancées dans Lightning Experience, vous pouvez :

• Écrivez en toute confiance, car vos idées sont enregistrées automatiquement à mesure que vous tapez.
  
• Surlignez les détails importants et rendez le texte plus significatif grâce au formatage en gras et en italique (1).
  
• Organisez les informations avec des énumérations numérotées ou non (2).
  
• Vos notes sont plus claires et plus mémorables grâce à des images ou des photos (3).
  

Mieux, vous pouvez augmenter la visibilité et l’impact d’informations importantes en associant une note à plusieurs enregistrements, par exemples les opportunités, les comptes et contacts pertinents (4). Vous pouvez même partager une note avec des groupes ou des collègues (5).

Création de notes sur-le-champ

Dans Salesforce Classic, la création de notes est liée à la liste associée Notes et pièces jointes depuis les enregistrements, ou à l'éditeur Chatter depuis les fils. Dans Lightning Experience, vous pouvez créer une nouvelle note où que vous vous trouviez.

Comme vous venez de le voir, vous pouvez créer des notes depuis le menu Global Actions (Actions globales) et la barre d’utilitaires. Vous voyez peut-être également un élément Notes dans la barre de navigation. Nous parlerons de cette option dans Lightning Experience dans une seconde. Mais si l’application que vous utilisez comprend l’élément Notes, vous pouvez également passer par là pour créer des notes.

Il n’est pas compliqué non plus de créer des notes automatiquement associées à un enregistrement sur lequel vous travaillez. Cherchez l’action Nouvelle note dans le menu d’actions de l’enregistrement, ou utilisez le bouton Nouveau dans la liste associée Notes.

Deux listes associées pour les notes ?

Vous aurez peut-être l’impression de voir double quand vous consulterez les listes associées à un enregistrement.

Pas d’inquiétude, vous ne louchez pas. Les notes avancées et les notes classiques doivent rester séparées. Donc les notes avancées que vous créez pour un enregistrement sont situées dans la liste associée Notes. Et les notes qui avaient été créées auparavant pour cet enregistrement avec l'outil de notes classique se trouvent dans la liste associée Notes et pièces jointes.

Une nouvelle page d'accueil pour les Notes

Bienvenue sur la page d'accueil des notes, l’une des fonctionnalités majeures uniquement disponibles dans Lightning Experience. Accessible depuis la barre de navigation, Notes est le point central pour gérer et accéder à toutes les notes que vous êtes autorisé à voir, qu’elles soient liées à des enregistrements ou non.

La page d’accueil inclut plusieurs vues de liste pour que vous retrouviez facilement des notes précises, y compris parmi celles qui ont été partagées avec vous. Cliquez sur une note dans une vue de liste pour la lire ou la modifier.

Vous pouvez même revoir des versions précédentes d’une note pour voir ce qui a changé, ou revenir à une version précédente.

Gestion des fichiers

Dites adieu au jonglage entre les contenus de systèmes de gestion de fichiers Salesforce multiples. Dans Lightning Experience, les Fichiers Salesforce regroupent à un emplacement unique vos fichiers, vos documents et vos bibliothèques afin de faciliter leur gestion. Lightning Experience intègre également l’accès aux fichiers directement dans le flux de votre activité, pour que vous puissiez obtenir les contenus dont vous avez besoin où que vous soyez dans l’application. Voyons comment vous allez profiter de cette approche simplifiée.

Votre centre de fichiers

Commençons par l’accueil des fichiers, votre guichet unique pour gérer tous vos fichiers Accédez à l’accueil des fichiers en utilisant l’élément Fichiers de votre barre de navigation.

• Accédez à tous les fichiers dont vous êtes propriétaire ou auxquels vous avez accès. Modifiez la liste des fichiers affichés avec des filtres (1).
  
• Accédez aux bibliothèques et aux fichiers des bibliothèques (2). Les bibliothèques permettent d'organiser les contenus et de les partager avec vos collègues. Vous pouvez même créer des dossiers dans les bibliothèques pour mieux organiser votre contenu.
  
• Utilisez la recherche (3) pour retrouver des fichiers.
  
• Téléchargez de nouveaux fichiers dans vos fichiers Salesforce (4) pour pouvoir les joindre à des enregistrements et les partager avec des collègues, des groupes ou des clients. Tous les types de fichiers sont pris en charge, depuis les présentations PowerPoint® et les feuilles de calcul Excel de Microsoft® jusqu'aux fichiers PDF Adobe® et fichiers image, audio et vidéo.
  
• Exécutez des actions sur chaque fichier directement depuis la liste des fichiers (5).
  
• Affichez les fichiers dans la visionneuse d’aperçu de fichier. La visionneuse inclut des contrôles qui permettent de télécharger, de partager ou de supprimer le fichier actuel, de charger une nouvelle version du fichier, de modifier les détails du fichier, de générer un lien public vers le fichier, et de passer en mode plein écran pour les présentations.
  

Gestion des fichiers dans les enregistrements

Besoin de joindre des fichiers à une opportunité, un compte ou un autre enregistrement ? Plus besoin d’utiliser la liste associée Notes et pièces jointes. La liste associée Fichiers est la nouvelle manière de faire.

Il existe deux manières de joindre des fichiers à un enregistrement en passant par la liste associée Fichiers.

• Si le fichier est sur votre ordinateur, téléchargez-le rapidement. Il suffit de faire glisser un fichier, ou plusieurs fichiers à la fois, vers la carte de la liste associée sur l’enregistrement ! Les fichiers téléchargés sont aussi automatiquement ajoutés aux Fichiers Salesforce. Ils sont par conséquent accessibles depuis n'importe où dans Lightning Experience, pas seulement dans l'enregistrement actif.
  
• La liste associée Fichiers vous permet également d’accéder à tous les fichiers Salesforce auxquels vous avez accès, y compris ceux situés dans des bibliothèques et dépôts externes tels que Google Drive et Box. Pour joindre des fichiers aux fichiers Salesforce, cliquez sur Ajouter des fichiers dans la liste associée Fichiers.
  

Pour chaque fichier joint à un enregistrement via la liste associée Fichiers, vous pouvez profiter de toutes les fonctionnalités avancées des fichiers Salesforce. Par exemple, chargez une nouvelle version d'un fichier, modifiez les détails d'un fichier ou partagez un fichier avec des personnes, des groupes et des bibliothèques. Cliquez sur Voir tout dans la carte de liste associée Fichiers pour voir l’intégralité de la liste associée.

Pour en savoir plus sur les autorisations d’accès aux fichiers, les paramètres de confidentialité des fichiers, et les limites de taille des fichiers, consultez Confidentialité et partage de fichiers dans l’aide Salesforce.

Partage de fichiers

Pour faciliter la collaboration sur les contenus, les Fichiers Salesforce intègrent des opportunités de partage de fichiers à l'ensemble du workflow de votre organisation. Vous pouvez accéder aux options de partage depuis l'accueil Fichiers, les listes associées Fichiers, le lecteur d'aperçu de fichier, les pages de détail d'enregistrement de fichier et les fils Chatter.

Vous pouvez aisément partager des fichiers avec les bons destinataires. Voyons quelques exemples.

• Personnes ou groupes spécifiques : si l’action Partager est disponible pour un fichier, vous pouvez choisir les personnes ou les groupes qui peuvent le voir. Attribuez des autorisations d’affichage ou de collaboration sur le fichier à chaque personne ou chaque groupe. Les visualiseurs peuvent afficher, télécharger et repartager le fichier partagé (si le repartage du fichier est autorisé). Les collaborateurs peuvent effectuer toutes ces actions, plus changer les autorisations du fichier, modifier le fichier et télécharger de nouvelles versions. 
  
  
• Audiences ou enregistrements élargis : joignez des fichiers à des publications ou des commentaires dans le fil Chatter principal, ou à des fils dans des enregistrements.
  
• Clients ou personnes extérieures à votre société : si l’action Lien public est disponible, vous pouvez partager le fichier en toute sécurité avec des destinataires extérieurs. Un lien public est une URL cryptée que vous pouvez envoyer en toute sécurité à n'importe quel destinataire extérieur (ou interne) à votre société, notamment des pistes, des clients, des partenaires et des collègues. Les destinataires peuvent afficher et télécharger le fichier, mais ils ne peuvent pas être des collaborateurs. Vous pouvez supprimer le lien à tout moment pour annuler l'accès au fichier.
   
  

Considérations relatives aux autres types de contenus

Certains anciens types de fichiers Salesforce ne sont pas totalement pris en charge ou ne sont plus pris en charge dans Lightning Experience. Si vous utilisez ces fonctionnalités, voici quelques points à ne pas oublier.

• Les pièces jointes aux enregistrements ne sont pas automatiquement disponibles dans les Fichiers Salesforce ou dans la liste associée Fichiers, car les pièces jointes ne sont pas véritablement des fichiers. Votre administrateur peut convertir les pièces jointes en fichiers Salesforce. Mais en attendant, vous pouvez continuer à consulter et à télécharger les pièces jointes existantes en passant par la liste associée Notes et pièces jointes. Vous ne pouvez pas créer de nouvelles pièces jointes dans Lightning Experience.
  
• L'onglet Documents ne s'aventure pas jusqu'à Lightning Experience. Si vous avez des fichiers dans vos documents auxquels vous devez accéder dans Lightning Experience, nous vous recommandons de les télécharger sur votre ordinateur, puis de les télécharger vers votre bibliothèque de ressources dans l’accueil des Fichiers. Les documents utilisés en tant que pièces jointes dans les modèles d'e-mail sont l'unique exception. Pour le moment, ces fichiers doivent rester dans Documents.
  
• Contenus CRM Salesforce : les dossiers et les fichiers des bibliothèques sont disponibles depuis Salesforce Files dans Lightning Experience. Vous pouvez partager et interagir avec eux comme avec tout autre fichier. Mais il y a quelques restrictions, notamment :
  

• Selon la configuration de votre organisation, vous devrez peut-être basculer vers Salesforce Classic pour créer ou gérer des bibliothèques. Si cette option n’est pas disponible, contactez votre administrateur Salesforce.
  
• Les livraisons de contenu ne sont pas disponibles dans Lightning Experience, mais le partage de lien est pris en charge.
  

Ressources

• Aide : Notes
• Aide : Files Home
• Aide : Create Folders in Libraries in Lightning Experience
• Aide : Confidentialité et partage de fichiers