Gérez vos tâches, vos événements et vos e-mails

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Passer en revue l’historique de vos activités et découvrir ce qui vous attend dans la chronologie des activités.
  
• Mettre à jour des tâches.
  
• Travailler efficacement avec des événements du calendrier.
  
• Identifier deux endroits depuis lesquels vous pouvez envoyer des e-mails dans Lightning Experience.
  

Chronologie des activités

Lorsque vous consultez un enregistrement dans Salesforce Classic, par exemple un contact ou une opportunité, vous utilisez les listes associée Activité ouverte et Historique de l’activité pour avoir une vue d’ensemble des activités.

Dans Lightning Experience, les détails de ces listes apparaissent de manière plus intelligente dans la chronologie des activités.

C’est comme un poste de contrôle des activités pour tout ce qui touche aux enregistrements que vous consultez. Au lieu de parcourir plusieurs listes associées pour obtenir un aperçu, tout est au même endroit, directement dans l’enregistrement sur lequel vous êtes focalisé.

Et c’est une exclusivité de Lightning Experience, alors profitez-en !

Récapituler les dernières activités

Votre collègue est sorti, et vous devez vous occuper de ses comptes jusqu’à son retour. Si un client appelle, comment faire pour savoir rapidement où en sont les choses ?

Ou peut-être que c’est vous qui n’étiez pas au bureau. Et maintenant vous êtes revenu, et vous devez voir ce qui s’est passé en votre absence.

Dans les deux cas, la chronologie des activités vous sera très utile.

Voyons comment vous pouvez découvrir ce qui s’est passé avec ce client.

Première chose, la chronologie des activités se divise en deux parties, À venir et en retard (1) et Mois précédents (2), de manière à ce que vous puissiez voir ce qui est prévu et ce qui s’est déjà passé. Vous pouvez développer et fermer un mois en cliquant sur les boutons (3).

Si vous voulez plus de détails sur une activité, cliquez sur le bouton d’agrandissement (4) à gauche de l’activité, et cliquez à nouveau sur le bouton pour le refermer une fois que vous avez fini. Ou cliquez sur Tout agrandir (5) pour voir les détails de toutes les activités.

Vous pouvez afficher davantage d’activités à venir en cliquant sur Afficher plus (6).

Trouvez les activités qui comptent vraiment

Si vous travaillez avec un compte, une opportunité ou un autre enregistrement depuis un certain temps, vous voyez sans doute différentes activités dans la chronologie des activités. Comment trouver les détails que vous cherchez ?

Utilisez les filtres dans les paramètres pour affiner votre recherche. En filtrant par type d’activité et plage de dates, vous trouverez les détails clés en un rien de temps.

Autres fonctionnalités de la chronologie des activités

La chronologie des activités permet encore bien d’autres choses.

Vous pourrez mettre à jour une activité pendant que vous consultez la liste. Depuis la ligne d’une activité, cliquez sur la flèche du menu déroulant pour faire apparaître des options de modification.

Ou lorsque vous terminez une tâche, cliquez sur la case à cocher pour la marquer comme terminée.

Vous trouverez de nombreuses manières d’utiliser la chronologie des activités en explorant Lightning Experience.

Tâches et listes de tâches

Il n’y a pas d’onglet Tâches dans Salesforce Classic, mis à part la liste Mes tâches sur la page Accueil.

Mais parfois, vous aurez envie de consulter l’ensemble de votre liste de tâches, et pas seulement les prochaines tâches liées à un compte ou un contact. Et ne serait-il pas confortable d’accéder directement à vos listes de tâche depuis n’importe quelle page au lieu d’avoir toujours besoin de revenir à la page Accueil ?

C’est là que la page des tâches de Lightning Experience s’avère très utile.

On y accède facilement, et elle permet à la fois de créer des tâches et de gérer celles que vous avez déjà. Cliquez sur l’onglet Tâches, ou cliquez sur Afficher tout dans la liste Tâches du jour de la page d’accueil Lightning Experience.

Tenir vos listes de tâches à jour

La liste des tâches offre un autre avantage : pendant que votre liste s’affiche à gauche, les détails étendus de la tâche sélectionnée apparaissent à droite.

Cliquez sur une tâche à gauche, et vous les informations correspondantes à droite.

Lightning Experience possède plusieurs actions rapides dans la vue détaillée (cliquez sur le menu déroulant pour les afficher) qui permettent de mettre à jour efficacement les tâches. Vous pouvez changer leur statut, leur priorité, les modifier ou les supprimer.

Ou cliquez sur Marquer comme terminé pour marquer la tâche comme terminée. Vous pouvez également marquer des tâches comme terminées à partir de n’importe quelle vue de liste. Naturellement, les tâches sont aussi affichées dans la chronologie des activités de l’enregistrement que vous consultez, et vous pouvez également les modifier depuis cet endroit.

Le calendrier

Salesforce Classic inclut un calendrier pour vous aider à vous rappeler des rendez-vous.

Mais dans Lightning Experience, le calendrier va plus loin pour vous aider à travailler plus efficacement.

La première chose que vous remarquerez est l’onglet Calendrier, qui vous permet d’accéder facilement à votre emploi du temps.

La création d’un évènement est tout aussi facile et rapide. Cliquez sur Nouvel événement, ou cliquez sur la date et l’heure de début de l’événement, et tirez le curseur jusqu’à l’heure de fin de l’événement. La boîte de dialogue Nouvel événement apparaît, avec les heures de début et de fin déjà renseignées. Saisissez les détails de l’événement, puis cliquez sur Enregistrer.

Vous voulez vous concentrer sur vos prochaines tâches ou rendre les choses plus lisibles sur un petit écran d'ordinateur portable ? Cliquez sur pour masquer le volet latéral de votre calendrier. Puis cliquez à nouveau sur ce bouton lorsque vous voudrez l’afficher.

Consultation d’autres calendriers

L’une des choses les plus utiles dans Lightning Experience est la possibilité de partager votre calendrier et de consulter les calendriers que vos collègues ont partagés avec vous, et ce depuis le vôtre. 

De plus, grâce aux listes d’utilisateurs, vous pouvez ajouter plusieurs calendriers en même temps. Si vous ne voyez pas les listes d’utilisateurs figurer comme catégorie de recherche dans la boîte de dialogue Ajouter un calendrier, demandez à votre administrateur de configurer les calendriers de liste d’utilisateurs.

Les calendriers partagés permettent de voir facilement lorsque des événements se chevauchent. Par exemple, vous pouvez voir à quels moments une collègue est occupée pour vous assurer qu’elle sera disponible pour l'événement d'une journée que vous essayez de planifier.

Lorsqu’un collègue consulte votre calendrier, vous pouvez contrôler la quantité de détails affichés en modifiant le niveau d’accès par défaut. Pour montrer plus ou moins de détails de votre agenda à un collègue particulier, cliquez sur à côté de votre calendrier Mes événements, puis sélectionnez Partager le calendrier. Sélectionnez le nom d’un collègue dans la liste déroulante Partager avec, puis sélectionnez le niveau d’accès dans la liste déroulante Accès. Cliquez sur Partager lorsque vous avez terminé vos modifications.

N’oubliez pas que votre administrateur peut limiter les détails que chacun peut partager avec d’autres. De plus, les administrateurs disposant de l’autorisation Afficher toutes les données peuvent afficher les calendriers des utilisateurs même s’ils ne sont pas partagés.

Si vous voulez vous focaliser sur un seul calendrier, cliquez sur les carrés colorés des autres calendriers pour ne plus les voir. Cliquez à nouveau sur les carrés pour que ce calendrier réapparaisse.

Voir vos données Salesforce sous forme de dates sur un calendrier

Afficher vos données Salesforce sous forme d'événements est une manière pratique d’utiliser un calendrier. Cette capture d'écran montre les dates date de clôture des opportunités sur votre calendrier.

C’est très facile : créez simplement un calendrier pour les données qui vous intéressent.

Choisissez l’objet que vous souhaitez voir sur votre calendrier, et sélectionnez les champs de date qui représentent les données que vous voulez suivre, par exemple les dates de clôture à venir.

Vous avez maintenant une vue globale des choses à venir. Si on en croit cette capture d'écran, vous allez passer votre semaine à clôturer des affaires. Vous pouvez maintenant planifier en conséquence en déplaçant des réunions, ou simplement bloquer votre temps pour conclure en permanence.

Les calendriers en action

Si une image vaut mille mots, alors les vidéos doivent être encore plus efficaces pour donner vie à des concepts. En voici donc une petite sur l’utilisation des calendriers dans Lightning Experience.

Un e-mail

Même s'il existe aujourd'hui de nombreuses manières de communiquer, vos clients et vous utilisez toujours beaucoup les e-mails.

Envoyer des e-mails de n’importe où

Dans Salesforce Classic, en général on crée et envoie des e-mails depuis la liste associée Statut e-mail HTML.

C’est là aussi que vous pourrez voir ce qui a déjà été envoyé.

Dans Lightning Experience, il y a plusieurs options pour créer et envoyer des e-mails. Vous utiliserez sans doute principalement l'éditeur d’activité sur un enregistrement et le menu Actions globales.

Comme vous pouvez le voir dans cette capture d'écran de l'éditeur e-mail, si vous envoyez un e-mail depuis un enregistrement, votre adresse est entrée automatiquement dans le champ De :, comme dans Salesforce Classic. Si votre compte personnel a une adresse e-mail, elle est aussi renseignée automatiquement, mais cette fois seulement dans Lightning Experience.

Imaginons que vous veniez de vous souvenir que vous vouliez envoyer un mot de remerciement à un contact. Cliquez sur l’Action rapide E-mail pour ouvrir l’éditeur e-mail (il n’est pas nécessaire d’être déjà sur le bon enregistrement) et saisissez les détails. N'oubliez pas de mettre à jour le champ Destinataire pour l’envoyer à la bonne personne ! Vous verrez l’e-mail sur la chronologie des activités du destinataire.

Fonctionnalités e-mail dans Lightning Experience

Plusieurs possibilités offertes par l’éditeur e-mail rendent vos e-mails encore plus puissants.

L’une des premières choses que vous remarquerez est la possibilité d’associer l’e-mail à un autre enregistrement, par exemple l’opportunité sur laquelle vous travaillez.

Ensuite, vous verrez l’e-mail en contexte, dans la chronologie des activités, lorsque vous afficherez l’opportunité.

L'éditeur e-mail offre encore d’autres possibilités : joindre des fichiers, insérer des champs de fusion, insérer ou créer un modèle, prévisualiser votre e-mail avant de l’envoyer, effacer votre e-mail pour recommencer, ou agrandir l'éditeur e-mail pour avoir plus d’espace.

Envoyer un e-mail à un groupe

Vous avez déjà utilisé des e-mails groupés (appelés des e-mails de masse dans Salesforce Classic) pour toucher de nombreux clients d’un seul coup.

Vous pouvez en faire autant dans Lightning Experience pour vos contacts et vos pistes, avec la fonctionnalité E-mail de liste. Dans Lightning Experience, partez d’une vue de liste enregistrée, où votre liste a déjà été filtrée pour se focaliser sur un groupe de destinataires.

Dans l’e-mail de liste, vous pouvez inclure des modèles et des champs de fusion, ainsi que des pièces jointes (2) pour être encore plus efficace. N'oubliez pas de consulter l’onglet Vérifier pour confirmer que les destinataires et les champs de fusion éventuels sont comme vous le souhaitez (1) avant de cliquer sur Envoyer.

Envoyer des e-mails à un groupe peut améliorer grandement votre stratégie de contact.

Modèles d’e-mail

Vous pouvez créer deux nouveaux types de modèles d’e-mail dans Lightning Experience. Avec les modèles Lightning, y compris les modèles que vous pouvez créer dans le générateur de modèles d’e-mail, vous bénéficiez d’une prise en charge du texte enrichi ainsi que de fonctionnalités simples de partage et d’aperçu de fichiers. Envoyez simplement la pièce jointe sous forme de lien. Et il est très simple de tenir ces modèles à jour.

Cependant, si vous avez besoin de modèles d’en-tête de lettre, HTML personnalisés ou Visualforce, vous préférerez peut-être continuer d’utiliser vos modèles Classic tant que ces fonctionnalités ne sont pas disponibles dans les modèles Lightning.

Vous pouvez accéder facilement à vos modèles d’e-mail Classic, HTML personnalisés et d’en-tête de lettre dans Lightning Experience. Salesforce Classic vous permet de les modifier. Au moment de choisir un modèle, sélectionnez All Classic Templates (Tous les modèles Classic) dans la liste déroulante.

E-mails de liste et de modèles d’e-mail en action

Terminons en voyant les e-mails de liste et les modèles d’e-mail en action. Cette vidéo montre comment envoyer des e-mails personnalisés à un groupe.

Ressources

• Aide : Raccourcis clavier
• Trailhead : Productivité des ventes, voir l’unité Aider vos représentants à utiliser les activités
• Aide : Chronologie des activités
• Vidéo Salesforce : Use Tasks to Boost Your Sales Productivity
• Aide : Tâches
• Aide : Vues du calendrier dans Lightning Experience
• Aide : Utilisation de calendriers pour suivre et visualiser les dates dans des objets Salesforce dans Lightning Experience
• Aide : Envoi d’e-mails par le biais de Salesforce