Analysez vos données avec les rapports et tableaux de bord

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Comprendre la relation entre les rapports et les tableaux de bord
Créer et lire des rapports Lightning
Créer et consulter des tableaux de bord Lightning

Découverte des rapports et tableaux de bord

Les rapports et les tableaux de bord répondent à des questions portant sur des métriques commerciales clés afin que vous puissiez suivre votre pipeline et vos requêtes, conclure des affaires et déterminer de quelle manière votre activité évolue. Créez des rapports qui affichent les informations que vous recherchez, puis ajoutez-y des tableaux de bord qui s’appuient sur les données que vous avez affichées pour présenter un récit visuel convaincant.

Création d'un rapport

Maintenant que vous savez où trouver vos rapports favoris dans Lightning Experience, il est temps d’en créer un. Dans l’onglet Analyses, sélectionnez Créer | Rapport ou, dans l’onglet Rapports, cliquez sur Nouveau rapport. Choisissez un type de rapport (par exemple, Opportunités), puis cliquez sur Démarrer le rapport. Le type du rapport est important, car il détermine les champs et les objets disponibles dans celui-ci.

Fenêtre Créer un rapport affichant le bouton Démarrer le rapport

Le générateur de rapport s’ouvre. Vous êtes maintenant prêt à regrouper et filtrer les données, ainsi qu’à créer des graphiques. Voici un rapide aperçu visuel de la manière d’analyser vos données dans le générateur de rapport de Lightning Experience.

Exemple de l’interface du générateur de rapport avec des légendes numérotées

Filtrez les enregistrements de votre rapport jusqu’à obtenir exactement le résultat souhaité (1).
Grâce à la barre de menu, annuler ou rétablissez des actions, affichez ou masquez un graphique, enregistrez et exécutez le rapport (2).
Renommez le rapport (3).
Créez et personnalisez un graphique de rapport (4).
Regroupez les lignes et les colonnes (5). Il est nécessaire d’utiliser des regroupements pour pouvoir vous servir des graphiques et d’autres fonctionnalités de rapport et de tableau de bord importantes. Pensez donc à ajouter au moins un regroupement à chacun de vos rapports.
Ajoutez des colonnes au rapport ou supprimez-en (6).
Ajoutez une colonne de compartiment pour regrouper les enregistrements en fonction de conditions que vous définissez ou évaluer les données du rapport avec des formules récapitulatives ou au niveau des lignes (7).
Effectuez des actions sur une colonne sélectionnée (8).
Affichez ou masquez le nombre de lignes, les lignes détaillées, les sous-totaux, et le total général (9).

Lecture d'un rapport

Peut-être que lecture n’est pas tout à fait le mot juste. Oui, vous pouvez lire un rapport pour découvrir, par exemple, la valeur des opportunités clôturées au fil du temps. Toutefois, vous pouvez faire bien plus avec un rapport que simplement le lire.

Exemple de rapport montrant un graphique de rapport, un tableau de rapport, des options à bascule et des sélections de filtres.

Voici un aperçu des actions que vous pouvez effectuer tout en lisant un rapport sur la page d’exécution des rapports.

Voir chaque enregistrement et les trier en cliquant sur les en-têtes de colonnes (1).
Si le rapport inclut un graphique, vous pouvez obtenir davantage d’informations en survolant le graphique interactif (2).
Personnalisez votre espace de travail avec des commutateurs (3). Affichez ou masquez le graphique ou le volet des filtres . Actualisez le rapport pour afficher les informations les plus à jour .
Cliquez sur Modifier pour modifier le rapport dans le générateur (4). Vous pouvez également cliquer sur l’icône de liste déroulante du menu d’actions pour copier, enregistrer, exporter ou supprimer le rapport, ou encore vous y abonner.
Filtrer le rapport autrement (5). Cliquez sur un filtre pour le modifier. Vous pouvez également retirer un filtre, à l’exception des filtres standard. Après avoir modifié un filtre, n’oubliez pas de cliquer sur Appliquer.

Vous n’avez pas à craindre de modifier le rapport de manière permanente et de perturber vos collègues. Les modifications que vous apportez pendant que vous lisez le rapport ne sont pas enregistrées, sauf si vous cliquez sur Plus d’actions , puis que vous sélectionnez Enregistrer.

Et pour imprimer ? Il existe deux manières d’imprimer un rapport dans Lightning Experience. La première consiste à utiliser la fonction d’impression de votre navigateur. La seconde nécessite d’exporter le rapport mis en forme en cliquant sur l’icône de liste déroulante du menu d’actions , puis en sélectionnant Exporter | Rapport formaté | Exporter. Le rapport est téléchargé sous forme de fichier .xlsx. Ouvrez ce fichier et imprimez-le.

Création d'un tableau de bord

C'est une présentation des principales métriques et tendances pour les enregistrements au sein de votre organisation.

Maintenant que vous avez créé quelques rapports, rassemblez-les dans un tableau de bord. Commencez à partir de l’onglet Analyses en sélectionnant Créer | Tableau de bord Lightning, ou à partir de l’onglet Tableaux de bord en cliquant sur Nouveau tableau de bord.

Après avoir nommé et créé votre tableau de bord, le générateur de tableau de bord ouvre une zone de dessin vierge, prête à accueillir votre chef-d’œuvre analytique.

Les tableaux de bord sont organisés en composants, chacun présentant les données d’un rapport source sous la forme d’un tableau, d’un graphique ou d’une métrique.

Pour ajouter un composant, cliquez sur + Composant et choisissez un rapport dans le menu Sélectionner un rapport.
Dans la fenêtre Ajouter un composant, sélectionnez un format d’affichage et configurez les propriétés du composant. Les options d’affichage de graphique et de métrique sont disponibles pour les rapports source qui comportent au moins un regroupement.
Après avoir ajouté des composants, redimensionnez-les et déplacez-les sur le tableau de bord pour maximiser leur impact visuel et présenter un récit captivant.
Pour filtrer les données vues par les utilisateurs, cliquez sur + Filtre, puis choisissez un champ et filtrez les valeurs.

Pour les propriétés qui s’appliquent à l’ensemble du tableau de bord, cliquez sur l’icône Propriétés .

Modifiez le nom et la description du tableau de bord.
Déplacez le tableau de bord dans un autre dossier et configurez les options Afficher en tant que.
Sous Taille de la grille du tableau de bord, choisissez une mise en page à 12 colonnes (par défaut) ou à 9 colonnes.
Sous Thème et palette du tableau de bord, choisissez le thème clair ou foncé, ainsi que la palette de couleurs pour tous les composants du tableau de bord. Si vous souhaitez utiliser un thème différent pour un composant spécifique, modifiez ses propriétés de composant.

Fenêtre des propriétés du tableau de bord affichant les paramètres d’affichage, de taille de la grille et de thème.

Consultation d’un tableau de bord

Voici ce que vous pouvez faire lorsque vous consultez un tableau de bord.

Exemple de tableau de bord accompagné de légendes numérotées.

Voir les tableaux de bord en tant qu’autre personne (1). Si celui qui a généré de tableau de bord a configuré le tableau de bord pour qu'il s’affiche en tant que visualiseur de tableau de bord et qu'il a autorisé ceux qui le consultent (c’est-à-dire vous) à modifier en tant que quelle personne ils voient le tableau de bord, eh bien vous pouvez le faire. Cliquez sur Changer pour consulter le tableau de bord en tant qu’une autre personne.
Actualiser, modifier et collaborer (2). Effectuez des tâches courantes, telle que rafraîchir les données du tableau de bord, depuis la barre d’outils.
Voir les rapports source (3). Pour voir le rapport source d’un composant, cliquez sur Voir le rapport. Tous les filtres appliqués au tableau de bord, y compris les filtres de graphique, sont appliqués au rapport source.
Interagir avec les graphiques (4). Survolez des segments d’un graphique pour voir plus de détails. Cliquez sur un segment de graphique ou un point de données pour ouvrir le rapport source filtré en fonction de votre sélection.
Agrandir un composant (5). Vous voulez voir les choses en grand ? Cliquez sur pour agrandir un composant. C’est idéal pour présenter des données durant des réunions !

Vos équipes restent dans la boucle avec les fils et les abonnements

Les rapports et tableaux de bord sont parfaits pour collaborer sur des objectifs mesurables, tels que remplir un quota ou clore des affaires. Il est facile de tenir votre équipe commerciale informée grâce aux fils et aux abonnements.

Une fois que votre administrateur Salesforce a activé le suivi de fil pour les rapports et tableaux de bord, chaque rapport et tableau de bord dispose de son propre fil. Pour l’ouvrir, cliquez sur le bouton de collaboration . Dans le fil, vous pourrez mentionner des personnes et des groupes pour que tout le monde reste à la page.

Si vous souhaitez attirer l’attention ou poser une question sur un composant spécifique, vous pouvez publier un instantané de rapport au sein du fil pendant que vous consultez le tableau de bord.

Pour partager un composant de tableau de bord, commencez par l’agrandir en cliquant sur . Puis cliquez sur Collaboration , composez votre message, et cliquez sur Partager.

Les abonnements vus permettent de rafraîchir les rapports et tableaux de bord, puis de les envoyer automatiquement par e-mail selon une planification que vous définissez. Une réunion des opérations commerciales prévue pour lundi matin ? Vous devez présenter l’état de l’encours des opportunités ? Abonnez-vous au tableau de bord de l’encours des ventes et configurez-le de manière à ce qu'il se rafraîchisse le lundi matin à 8h. Le tableau de bord sera prêt et disponible dans votre boîte de réception lorsque vous arriverez au bureau. Vous voulez que les membres de votre équipe puissent le voir avant la réunion ? Abonnez-les aussi.

Fenêtre Modifier l’abonnement.