Consultation des rapports, des tableaux de bord, des fils, etc.

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Exécuter un rapport et ajouter un filtre
  • Afficher un tableau de bord
  • Créer une vue de liste et ajouter un graphique

Création d'une (vue de) liste et vérification

Lorsque vous cliquez sur des pages dans le menu de navigation, vous accédez à la page d'accueil d'un objet. Cette page d’accueil comprend plusieurs options d’affichage de listes d'enregistrements. Ces listes sont appelées vues de liste.

Chaque vue de liste renvoie un jeu d'enregistrements en fonction des filtres définis. Cette vue de liste affiche tous les comptes que vous êtes autorisé à consulter.

Contrôles et contenus d’une vue de liste

Certaines vues de liste sont standard, ce qui signifie qu'elles sont créées par Salesforce et sont disponibles pour tous les utilisateurs. Votre administrateur peut aussi créer des vues de liste personnalisées pour votre usage. Selon vos autorisations, vous pouvez créer une vue de liste personnalisée ou modifier une vue de liste existante.

Entraînons-nous à ajouter un graphique de vue de liste.

Création d'une vue de liste

Créez une vue pour afficher une liste déroulante à l'infini des enregistrements qui correspondent à vos critères de filtre.

Remarque

Remarque

Les étapes ci-dessous fonctionnement dans Lightning Experience. Si le logo Lightning Experience. Si un graphique saisonnier est affiché, vous êtes dans Salesforce Classic.

Les actions des vues de liste sont disponibles dans le menu Contrôles de vue de liste, accessibles en cliquant sur Icône pour l'accès aux contrôles de vue de liste.

  1. Dans Contrôles de vue de liste, sélectionnez Nouveau. Une boîte de dialogue s'affiche.
  2. Saisissez un nom pour votre liste.
  3. Choisissez qui peut afficher cette vue de liste : vous seulement, ou tous les utilisateurs y compris les utilisateurs partenaires et de portails clients.
  4. Cliquez sur Enregistrer. Le panneau Filtre s'affiche.
  5. Cliquez sur Filtrer par propriétaire, puis sélectionnez Tous les objets (par exemple Tous les comptes) ou Mes objets.
  6. Cliquez sur Terminé.
  7. Ajoutez et définissez les filtres pour afficher uniquement les enregistrements qui répondent à vos critères. Vous disposez de différentes options selon le champ que vous souhaitez filtrer et l'opérateur que vous choisissez.
    1. Cliquez sur Ajouter un filtre.
    2. Sélectionnez le champ que vous souhaitez filtrer, l’opérateur et la valeur. Par exemple, choisissez égal à, commence par, ou exclut.
    3. Cliquez sur Terminé.
    4. Pour définir un autre filtre, cliquez sur Ajouter un filtre.
    5. Pour retirer un filtre, cliquez sur bouton de fermeture pour les filtres de vue de liste en regard du nom du filtre.
  8. Pour ajouter une logique qui précise les enregistrements affichés dans votre vue de liste, cliquez sur Logique de filtrage. Utilisez le chiffre attribué à chaque filtre pour référencer les filtres dans votre instruction logique. Important :Important : pensez à bien inclure chaque numéro de filtre dans votre instruction logique. L’instruction logique ne peut pas inclure des filtres qui ne sont pas référencés.
    Opérande Définition
    AND Recherche les enregistrements qui correspondent aux deux valeurs. 1 AND 2
    OR Recherche les enregistrements qui correspondent à l’une des valeurs. 1 OR 2
    NOT Recherche les enregistrements qui excluent des valeurs. Par exemple, le filtre 1 est Secteur d’activité égal à Biotechnologie. Vous définissez la logique de filtrage sur NOT 1. Votre rapport renvoie les enregistrements qui ne contiennent pas le secteur d’activité Biotechnologie.
    Supposons que vous souhaitez renvoyer toutes les opportunités créées jusqu'à une date donnée, qui sont un stade de négociation avancée ou dont la propriété de conclusion est élevée, ou les deux. Choisissez n'importe quelle Date de dernière modification, puis appliquez les filtres suivants : 1. Date de dernière modification supérieure ou égale à la date de votre choix (la capture d’écran ci-dessous montre un exemple de date). 2. Étape contient Proposition/Devis, Négociation/Révision. 3. Probabilité supérieure ou égale à 50. Ajoutez ensuite l’instruction logique suivante : 1 AND (2 OR 3). Logique de filtrage pour les opportunités récentes prometteuses
  9. Cliquez sur Enregistrer. La vue est affichée dans la liste déroulante de vues de liste, dans laquelle vous pouvez y accéder ultérieurement.
  10. Vous pouvez également sélectionner et organiser les colonnes dans votre vue de liste.
    1. Dans le menu Contrôles de vue de liste, sélectionnez Sélectionner les champs à afficher.
    2. Pour ajouter des colonnes, sélectionnez un ou plusieurs champs dans Champs disponibles et déplacez-les vers Champs visibles à l'aide de la flèche.
    3. Pour retirer des colonnes, sélectionnez un ou plusieurs champs dans Champs visibles et déplacez-les vers Champs disponibles à l'aide de la flèche.
    4. Organisez les colonnes en sélectionnant un ou plusieurs champs dans Champs visibles et déplacez-les vers le haut ou vers le bas à l'aide des flèches.
    5. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout d'un graphique à une vue de liste

Créez un graphique pour visualiser les données de vue de liste. Il existe trois types de graphiques : à barres verticales, à barres horizontales et en anneau. Pour tout graphique de vue de liste, vous pouvez remplacer l'affichage des données par un autre type, si vous le souhaitez. Lorsque vous créez un graphique de vue de liste pour un objet, par exemple pour Opportunités ou Pistes, le graphique est associé à l'objet. Le graphique est disponible pour toutes les vues de liste que vous êtes autorisé à afficher pour cet objet, à l'exception de la liste Récemment visualisé.

Remarque

Remarque

Ces étapes fonctionnent dans Salesforce Lightning Experience. Le logo « Salesforce » en haut de la page dans laquelle vous commencez cette tâche indique que vous utilisez Lightning Experience. Si un graphique saisonnier est affiché, vous êtes dans Salesforce Classic.

  1. Dans la page d'accueil d'un objet, sélectionnez une vue de liste contenant des données que vous souhaitez visualiser.
  2. Cliquez sur Icône des graphiques de vue de liste.
  3. Lorsque le volet Graphiques s'affiche, cliquez sur Icône d'engrenage des graphiques de vue de liste.
  4. Sélectionnez Nouveau graphique. Une boîte de dialogue s'affiche.
  5. Saisissez un nom de graphique.
  6. Sélectionnez un type de graphique : à barres verticales, à barres horizontales ou en anneau.
  7. Sélectionnez le type d'agrégation, le champ d'agrégation et le champ de regroupement. Remarque Le type d’agrégation indique le mode de calcul des données de champ : par somme, par nombre ou par moyenne. Le champ d'agrégation spécifie le type de données à calculer. Le champ de regroupement étiquette les segments du graphique.
  8. Pour afficher votre graphique, cliquez sur Enregistrer.

Identification et séparation des données de votre choix

Les rapports dans Salesforce permettent d’afficher un ensemble d’enregistrements sous un format tabulaire, récapitulatif ou matriciel, à la manière d’une feuille de calcul.

Icône des rapports avec texte de survol

Pour accéder aux rapports, cliquez sur Rapports dans le menu de navigation.

Sélectionnez un rapport à exécuter.

Liste des rapports récents, montrant un rapport intitulé Opportunités de Chris Closer.

Lorsque vous générez un rapport dans Lightning Experience, vous pouvez ajouter un filtre pour séparer les données en cliquant sur l’icône icône entonnoir de vue de liste.

Vous pouvez également ajouter facilement un graphique de rapport en cliquant sur l’icône Icône des graphiques de vue de liste. Changez le format du graphique en cliquant sur l'icône d'engrenage et en sélectionnant les options d'affichage.

Menu accessible via l’icône en forme d’engrenage, montrant les graphiques et les options d’attributs.

L'ajout de filtres et d'un graphique à votre rapport peut vous aider à visualiser vos enregistrements et à lever le voile sur des informations clés. Dans l’exemple ci-dessous, vous constatez que le mois d’août a été remarquable et que les prévisions pour septembre sont encore meilleures. En revanche, de nouvelles pistes sont requises pour octobre.

Rapport Opportunités de Chris Closer, montrant une seule opportunité en octobre.

Visualisations radicales avec les tableaux de bord

Les tableaux de bord sont des représentations visuelles de vos rapports. Plusieurs rapports peuvent s'afficher dans un seul tableau de bord grâce aux multiples composants de tableau de bord.

Tableau de bord des directeurs des ventes, montrant des visuels d’un pipeline de ventes, des principales affaires, des activités mois après mois, des activités réelles par rapport aux activités cibles et des opportunités ouvertes.

Les tableaux de bord permettent l'accès instantané à des données synthétisées et sont un outil puissant pour conduire des réunions commerciales et communiquer à votre direction les affaires clôturées et celles dans l'encours.

Votre prochain arrêt au cours de la visite

Vous venez d'apprendre à vous servir de Salesforce pour la première fois, de votre première connexion à l'utilisation de Lightning Experience pour décupler vos processus de vente. Et maintenant ?

Au cours de cette visite, vous avez découvert les moyens de personnaliser Salesforce avec les étapes commerciales propres à votre société, les conseils d'accompagnement utiles, les rapports et les tableaux de bord. Votre organisation Salesforce va être personnalisée de la même manière. En gardant à l'esprit tout ce que vous venez d'apprendre, faites un tour d'horizon de votre propre organisation Salesforce et observez comment votre administrateur a personnalisé votre expérience.

N'oubliez pas que vous pouvez cliquer sur le point d'interrogation à tout moment pour (1) obtenir une aide contextuelle, (2) accéder à l'aide, la formation et les articles Knowledge, et (3) faire des commentaires.

Menu d’aide, affichant l’aide Salesforce correspondant à une page spécifique.

Encore une fois, bienvenue dans Salesforce !