Consultation des rapports, des tableaux de bord, des fils, etc.

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Exécuter un rapport et ajouter un filtre
  
• Afficher un tableau de bord
  
• Créer une vue de liste et ajouter un graphique
  

Création d’une (vue de) liste et vérification

Lorsque vous cliquez sur des pages dans le menu de navigation, vous accédez à la page d’accueil d’un objet. Cette page d’accueil comprend plusieurs options d’affichage de listes d’enregistrements. Ces listes sont appelées vues de liste.

Chaque vue de liste renvoie un jeu d’enregistrements en fonction des filtres définis. Cette vue de liste affiche tous les comptes que vous êtes autorisé à consulter.

Certaines vues de liste sont standard, ce qui signifie qu’elles sont créées par Salesforce et sont disponibles pour tous les utilisateurs. Votre administrateur peut aussi créer des vues de liste personnalisées pour votre usage. Selon vos autorisations, vous pouvez créer une vue de liste personnalisée ou modifier une vue de liste existante.

Entraînons-nous à ajouter un graphique de vue de liste.

Création d’une vue de liste

Créez une vue pour afficher une liste déroulante à l’infini des enregistrements qui correspondent à vos critères de filtre.

Les étapes ci-dessous fonctionnement dans Lightning Experience. Si le logo Lightning Experience est présent en haut de la page dans laquelle vous commencez à réaliser cette tâche, cela signifie que vous utilisez Lightning Experience. Si un graphique saisonnier est affiché, vous êtes dans Salesforce Classic.

Les actions des vues de liste sont disponibles dans le menu Contrôles de vue de liste, accessible en cliquant sur .

1. Dans List View Controls (Contrôles de vue de liste), sélectionnez New (Nouveau). Une boîte de dialogue s’affiche.
   
2. Saisissez un nom pour votre liste.
   
3. Choisissez qui peut afficher cette vue de liste : vous seulement, ou tous les utilisateurs y compris les utilisateurs partenaires et de portails clients.
   
4. Cliquez sur Save (Enregistrer). Le panneau Filters (Filtres) s’affiche.
   
5. Cliquez sur Filter by Owner (Filtrer par propriétaire), puis sélectionnez All objects (Tous les objets) (par exemple All accounts [Tous les comptes]) ou My objects (Mes objets).
   
6. Cliquez sur Terminé.
   
7. Ajoutez et définissez les filtres pour afficher uniquement les enregistrements qui répondent à vos critères. Vous disposez de différentes options selon le champ que vous souhaitez filtrer et l’opérateur que vous choisissez.
   

• Cliquez sur Add Filter (Ajouter un filtre).
  
• Sélectionnez le champ que vous souhaitez filtrer, l’opérateur et la valeur. Par exemple, choisissez equals (égal à), starts with (commence par), ou excludes (exclut).
  
• Cliquez sur Done (Terminé).
  
• Pour définir un autre filtre, cliquez sur Add filter (Ajouter un filtre).
  
• Pour retirer un filtre, cliquez sur  en regard du nom du filtre.
  

8. Pour ajouter une logique qui précise les enregistrements affichés dans votre vue de liste, cliquez sur Filter Logic (Logique de filtrage). Utilisez le chiffre attribué à chaque filtre pour référencer les filtres dans votre instruction logique. Veillez à inclure chaque filtre dans votre instruction logique.
   

9. Supposons que vous souhaitiez filtrer toutes les opportunités créées à partir d’une date donnée, qui sont à un stade de négociation avancée ou dont la probabilité de conclusion est élevée, ou les deux. Choisissez n’importe quelle date de création, puis appliquez les filtres suivants : 1. Created Date greater or equal to (Date de création supérieure ou égale à ) 2. Stage contains Proposal/Price Quote, Negotiation/Review (Étape contient Proposition/Devis, Négociation/Révision) 3. Probability equals 50 (Probabilité égale à 50). Ajoutez ensuite l’instruction logique : 1 AND 2 AND 3.  
   
10. Cliquez sur Save (Enregistrer). La vue est affichée dans la liste déroulante de vues de liste, à laquelle vous pouvez accéder ultérieurement.
    
11. Vous pouvez également sélectionner et organiser les colonnes dans votre vue de liste.
    

• Dans le menu List View Controls (Contrôles de vue de liste), sélectionnez Select Fields to Display (Sélectionner les champs à afficher).
  
• Pour ajouter des colonnes, sélectionnez un ou plusieurs champs dans Available Fields (Champs disponibles) et déplacez-les vers Visible Fields (Champs visibles) à l’aide de la flèche.
  
• Pour retirer des colonnes, sélectionnez un ou plusieurs champs dans Visible Fields (Champs visibles) et déplacez-les vers Available Fields (Champs disponibles) à l’aide de la flèche.
  
• Organisez les colonnes en sélectionnant un ou plusieurs champs dans Visible Fields (Champs visibles) et déplacez-les vers le haut ou vers le bas à l’aide des flèches.
  
• Cliquez sur Save (Enregistrer).
  

Ajout d’un graphique à une vue de liste

Créez un graphique pour visualiser les données de vue de liste. Il existe trois types de graphiques : à barres verticales, à barres horizontales et en anneau. Pour tout graphique de vue de liste, vous pouvez remplacer l’affichage des données par un autre type, si vous le souhaitez. Lorsque vous créez un graphique de vue de liste pour un objet, par exemple pour Opportunitues (Opportunités) ou Leads (Pistes), le graphique est associé à l’objet. Le graphique est disponible pour toutes les vues de liste que vous êtes autorisé à afficher pour cet objet, à l’exception de la liste Recently Viewed (Récemment visualisé).

Ces étapes fonctionnent dans Salesforce Lightning Experience. Le logo « Salesforce » en haut de la page dans laquelle vous commencez cette tâche indique que vous utilisez Lightning Experience. Si un graphique saisonnier est affiché, vous êtes dans Salesforce Classic.

1. Dans la page d’accueil d’un objet, sélectionnez une vue de liste contenant des données que vous souhaitez visualiser.
   
2. Cliquez sur .
   
3. Lorsque le volet Graphiques s’affiche, cliquez sur .
   
4. Sélectionnez New Chart (Nouveau graphique). Une boîte de dialogue s’affiche.
   
5. Saisissez un nom de graphique.
   
6. Sélectionnez un type de graphique : à barres verticales, à barres horizontales ou en anneau.
   
7. Sélectionnez le type d’agrégation, le champ d’agrégation et le champ de regroupement. Le type d’agrégation indique le mode de calcul des données de champ : par somme, par nombre ou par moyenne. Le champ d’agrégation spécifie le type de données à calculer. Le champ de regroupement étiquette les segments du graphique.
   
8. Pour afficher votre graphique, cliquez sur Save (Enregistrer).
   

Identification et séparation des données de votre choix

Les rapports dans Salesforce permettent d’afficher un ensemble d’enregistrements sous un format tabulaire, récapitulatif ou matriciel, à la manière d’une feuille de calcul.

Pour accéder aux rapports, cliquez sur Reports (Rapports) dans le menu de navigation.

Sélectionnez un rapport à exécuter.

Vous pouvez également ajouter facilement un graphique de rapport en cliquant sur l’icône . Changez le format du graphique en cliquant sur l’icône d’engrenage et en sélectionnant les options d’affichage.

L’ajout de filtres et d’un graphique à votre rapport peut vous aider à visualiser vos enregistrements et à lever le voile sur des informations clés. Dans l’exemple ci-dessous, vous constatez que le mois d’août a été remarquable et que les prévisions pour septembre sont encore meilleures. En revanche, de nouvelles pistes sont requises pour octobre.

Visualisations radicales avec les tableaux de bord

Les tableaux de bord sont des représentations visuelles de vos rapports. Plusieurs rapports peuvent s’afficher dans un seul tableau de bord grâce aux multiples composants de tableau de bord.

Les tableaux de bord permettent l’accès instantané à des données synthétisées et sont un outil puissant pour conduire des réunions commerciales et communiquer à votre direction les affaires clôturées et celles dans l’encours.

Votre prochain arrêt au cours de la visite

Vous venez d’apprendre à vous servir de Salesforce pour la première fois, de votre première connexion à l’utilisation de Lightning Experience pour décupler vos processus de vente. Et maintenant ?

Au cours de cette visite, vous avez découvert les moyens de personnaliser Salesforce avec les étapes commerciales propres à votre société, les conseils d’accompagnement utiles, les rapports et les tableaux de bord. Votre organisation Salesforce va être personnalisée de la même manière. En gardant à l’esprit tout ce que vous venez d’apprendre, faites un tour d’horizon de votre propre organisation Salesforce et observez comment votre administrateur a personnalisé votre expérience.

N’oubliez pas que vous pouvez cliquer sur le point d’interrogation à tout moment pour (1) obtenir une aide contextuelle, (2) accéder à l’aide, la formation et les articles Knowledge, et (3) faire des commentaires.

Encore une fois, bienvenue dans Salesforce !