Déploiement de Lightning Experience auprès de vos utilisateurs
Objectifs de formation
Phase de déploiement : lancez votre plan de migration
Vous vous rappelez de notre rapprochement avec Broadway ? Vous êtes le metteur en scène et votre spectacle vient d’être approuvé. Et maintenant ?
À présent, il est temps de préparer votre organisation (et vos utilisateurs) à Lightning Experience. C’est lors de la phase de déploiement que vous lancez votre stratégie de gestion du changement. C’est également à ce moment que vous traitez les activités de développement de version, notamment en implémentant les fonctionnalités de Lightning Experience et en réglant les problèmes prioritaires identifiés par votre rapport de préparation. Ensuite, il ne vous restera plus qu’à procéder au lancement en donnant à vos utilisateurs accès à la nouvelle interface !
Ce projet de migration vers Lightning Experience requiert bien évidemment que vous vous retroussiez les manches. Mais vous devez tout de même vous amuser ! Après tout, quel est l’intérêt d’introduire de nouvelles fonctionnalités si vos utilisateurs restent indifférents face à ce qui leur est réservé ? Nous examinerons donc plusieurs idées pour transformer votre lancement en un événement exceptionnel pour l’entreprise.
Si vous effectuez un déploiement progressif auprès de plusieurs groupes d’utilisateurs, vous répéterez certaines des activités de cette phase jusqu’à ce que tout le monde utilise la nouvelle interface. Mais rappelez-vous, vous n’avez pas à vous occuper de tout en même temps !
Allons-y.
Préparation des utilisateurs à l’utilisation de Lightning Experience
Lancez sans attendre les activités de gestion du changement et poursuivez-les tout au long du projet de migration. Les utilisateurs dont l’emploi du temps est très chargé ne sont pas toujours réceptifs au changement. Pour l’instant, vous devez donc vous attacher à séduire les utilisateurs en ayant recours à la communication, au travail collaboratif, à la formation et même à quelques astuces marketing pour susciter l’enthousiasme. À chaque étape, utilisez la plate-forme Change Management Hub pour la migration vers Lightning Experience afin d’obtenir des instructions et des outils permettant de veiller à la bonne préparation des utilisateurs en vue du lancement.
Examinons les activités de gestion du changement qui doivent être au cœur de votre phase de déploiement.
Création d’un groupe Chatter pour l’équipe de déploiement
Vous avez besoin d’un endroit où vous pouvez communiquer et collaborer avec les parties prenantes et les utilisateurs concernés lors du déploiement de Lightning Experience. Nous vous recommandons de créer un groupe Chatter et d’inviter toutes les personnes impliquées.
La plate-forme Change Management Hub permet de le faire en un clin d’œil. Elle fournit même un modèle de message de bienvenue pour lancer le groupe Chatter sur une note positive.
Une fois le groupe Chatter mis en place, vous pouvez partager le calendrier de déploiement, publier des mises à jour et collaborer en contexte.
Exploitation du potentiel de vos champions Salesforce
Les champions sont des employés qui comprennent la valeur de votre implémentation. Ils souhaitent vous aider à améliorer ce qui est en place et adorent participer à l’augmentation du taux d’adoption de Salesforce. En règle générale, ils collaborent étroitement avec votre communauté d’employés. Ils connaissent les fonctionnalités et les processus utilisés, ainsi que les problèmes qui freinent l’adoption. Impliquez vos champions dès le début de votre projet de migration : ils peuvent ainsi agir en qualité d’ambassadeurs de Lightning Experience, ainsi que vous aider à répondre aux questions et à fournir une assistance.
Donnez un aperçu de Lightning Experience à vos champions. Sollicitez même leur aide au début de la phase de déploiement pour valider les priorités de votre plan. Demandez-leur de tester Lightning Experience. Ou mieux encore, demandez-leur d’utiliser la nouvelle interface dans leur quotidien pendant une semaine. Recueillez ensuite leurs commentaires sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Ils révèleront peut-être que certains aspects ne sont pas aussi problématiques que vous l’aviez pensé, ou que vous n’avez pas pris en compte certains processus ou fonctionnalités nécessaires pour vos utilisateurs.
Conseil : Cette idée vous plaît ? Reportez-vous à Engagement des champions pour valider les priorités du déploiement de Lightning Experience dans l’aide Salesforce pour découvrir les étapes à suivre.
Reconnaissez officiellement le statut de super utilisateur des champions par le biais d’une désignation spéciale, telle qu’une icône personnalisée sur leur photo de profil Chatter, un bouton ou un t-shirt, ou bien les trois ! Attribuez-leur le rôle de modérateur ou de gestionnaire de votre groupe Chatter consacré au déploiement de Lightning Experience. Tout cela leur confère un statut de leader dans le cadre de votre projet de migration et leur permet de venir en aide aux autres.
C’est pour bientôt ! (ou : comment promouvoir votre lancement)
Un aspect essentiel de la préparation des utilisateurs à Lightning Experience consiste à s’assurer qu’ils ont été informés de son arrivée en amont. Il est également crucial de présenter les avantages de Lightning Experience et de montrer aux utilisateurs ce qu’ils peuvent en tirer. Pour atteindre ces objectifs, créer du buzz et susciter l’engouement, utilisez des stratégies marketing simples.
Dans cette partie du déploiement, vous pouvez apporter une touche de folie à votre projet. Peu importe votre budget, faites preuve de créativité pour faire de ce lancement un véritable événement. Voici quelques idées pour vous lancer.
- Créez un sujet dans votre groupe Chatter pour toutes les informations que vous souhaitez communiquer. Postez régulièrement des messages visant à sensibiliser les utilisateurs dès les prémices du projet. À mesure que le grand jour approche, communiquez davantage d’informations sur des avantages et des fonctionnalités spécifiques. Vous pourriez créer une rubrique « fonctionnalité de la semaine ».
- Menez une campagne sur le long terme qui fait la promotion de Lightning Experience et présente aux utilisateurs les avantages qu’ils peuvent en tirer. La plate-forme Change Management Hub (ainsi que le dossier Phase de déploiement dans le pack d’activation) comprend plusieurs modèles de campagne mettant en avant les principales fonctionnalités de Lightning Experience. Vous pouvez personnaliser les messages pour les adapter à votre implémentation. Vous pouvez même utiliser la plate-forme pour publier la campagne sur Chatter, ou utiliser d’autres canaux de communication, tels que les e-mails.
- Mettez en place une tombola avec des prix tels que des cartes cadeaux, un jour de repos ou un déjeuner avec un responsable.
- Organisez une fête de lancement avec des cupcakes ou un gâteau.
- Commandez des goodies élégants et à l’effigie de votre marque à distribuer le jour de la mise en service.
Nous vous recommandons d’élaborer un calendrier de communication et d’événements comportant des étapes clés. Par exemple, assurez-vous que la société dans son ensemble est au courant de la date de lancement, via une publication sur Chatter ou un e-mail du sponsor exécutif, du vice-président des ventes ou du PDG.
Voici un exemple de chronologie de communication :
| 4 semaines avant la date de lancement | E-mail du sponsor exécutif |
| 4 semaines avant la date de lancement | Création d'un groupe Chatter |
| 3 semaines avant la date de lancement | Campagne par e-mail n° 1 |
| 3 semaines avant la date de lancement | Nomination et annonce des champions |
| 2 semaines avant la date de lancement | Campagne par e-mail n° 2 |
| 2 semaines avant la date de lancement | Annonce d'une tombola |
| 1 semaine avant la date de lancement | Campagne par e-mail n° 3 |
| 1 semaine avant la date de lancement | E-mail du président de la société |
| 1 jour avant la date de lancement | E-mail contenant des rappels et des instructions, et indiquant où trouver de l'aide |
| Jour de lancement | Publication sur Chatter par le président de votre entreprise et fête de lancement |
Formation des utilisateurs à l’utilisation de Lightning Experience
Formez les utilisateurs à effectuer leurs tâches dans Lightning Experience pour qu’ils soient à l’aise et productifs dès le premier jour du lancement.
Les formations qui s’adaptent au rythme des utilisateurs constituent un bon point de départ. Dirigez vos utilisateurs vers Trailhead et le module Lightning Experience pour les utilisateurs de Salesforce Classic. Ce module est conçu pour montrer aux utilisateurs de Salesforce Classic comment passer à Lightning Experience.
En fonction du degré de personnalisation de votre interface utilisateur ou de la complexité des processus, vous souhaiterez peut-être organiser les sessions de formation en présentiel. Nous mettons à disposition un module de formation personnalisable dans le dossier Phase de déploiement du pack d’activation que vous pouvez utiliser comme point de départ.
Pour vous préparer aux sessions de formation, posez-vous les questions suivantes :
| Objectifs | Quels résultats spécifiques attendez-vous ? |
| Formateur | Qui sera en charge de la formation ? |
| Élèves | Quelles personnes doivent être formées ? |
| Documents de support | De quels documents de support avez-vous besoin pour la formation ? Quels points faut-il aborder en détail ? |
| Emplacement | Réaliserez-vous la formation à distance ou en personne ? |
| Indicateurs | Comment déterminerez-vous la réussite de la formation ? |
Pour étendre la portée de votre formation, envisagez de former vos champions aux techniques de formation. Plutôt que de former un à un tous vos utilisateurs, vous pouvez former vos champions, puis leur demander de s’occuper des sessions de formation des utilisateurs. Vos champions connaissent les avantages de Lightning Experience ainsi que les besoins des utilisateurs. Ce sont donc les parfaits émissaires !
Une fois le lancement effectué, vous pouvez aussi mettre en place des sessions de formation de perfectionnement ou un créneau horaire permettant d’échanger afin de favoriser les bons comportements et de tenir vos utilisateurs informés. Si vous disposez d'une équipe de support, impliquez-les dans la formation pour qu'ils soient préparés aux éventuelles questions des utilisateurs.
Implémentation des fonctionnalités de Lightning Experience
Tirez parti des centaines de fonctionnalités innovantes de Lightning Experience pour révolutionner la façon de travailler des utilisateurs. Vous avez le choix entre de nombreuses options. Commencez par les fonctionnalités qui aident directement chaque groupe d’utilisateurs que vous migrez. Continuez ensuite à répéter le processus pour ajouter encore plus de valeur.
Voici quelques options à envisager.
Chronologie des activitésOffrez aux utilisateurs une méthode plus simple et plus efficace pour suivre les activités actuelles et passées. Toutes les informations importantes sur chaque tâche, réunion, appel consigné et e-mail envoyé sont regroupées directement dans la page, avec les autres détails sur les enregistrements. Activités partagées : représentez avec précision les relations entre les activités en permettant à vos commerciaux d’associer plusieurs contacts à des tâches et des événements individuels. L'activation de la fonctionnalité Activités partagées est définitive. Une fois qu'elle est activée, il est impossible de la désactiver.
Notes avancées
Aidez vos utilisateurs à s'organiser à l'aide de notre outil de prise de notes avancé. Il est très facile de créer des notes en texte enrichi et de les associer rapidement à des enregistrements spécifiques. Lorsque vous activez les notes avancées, pensez à ajouter la nouvelle liste associée Notes aux présentations de page. Ajouter la liste associée Notes permet à vos utilisateurs de créer et de consulter des notes directement depuis leurs enregistrements.
Salesforce Files
Exploitez les fonctionnalités enrichies et la flexibilité de Salesforce Files avec des objets Salesforce standard et vos objets personnalisés. Ajoutez la nouvelle liste associée Fichiers à des présentations de page. Ajouter la nouvelle liste associée Fichiers permet à vos utilisateurs de charger des fichiers dans des enregistrements, d'afficher les fichiers associés aux enregistrements et de parcourir rapidement les fichiers grâce au lecteur d'aperçu enrichi.
Chemin
Pour travailler plus efficacement ou conclure plus d’affaires, aidez vos utilisateurs à adopter les processus de votre entreprise. Configurez un processus s'appuyant sur le statut ou l’étape d’un objet. Ajoutez un guide de réussite à chaque étape du processus.
Actualités
Offrez à vos commerciaux un accès instantané à des actualités pertinentes et opportunes sur leurs comptes, leurs contacts, leurs pistes et leurs opportunités. Cette fonctionnalité est disponible en anglais uniquement. Si votre organisation utilise une autre langue, demandez-vous si vous avez besoin de cette option.
Page d'accueil
Offrez à vos utilisateurs tous les outils dont ils ont besoin pour gérer leur journée depuis la page d’accueil de Lightning Experience. Les commerciaux peuvent consulter un résumé des performances trimestrielles et consulter des informations importantes concernant les tâches et les opportunités critiques. Vous pouvez également personnaliser la page pour différents types d’utilisateurs et attribuer des pages personnalisées à différents profils.
Gestion des duplications
Créez des règles de duplication afin d'alerter les utilisateurs lorsqu'ils s'apprêtent à créer un enregistrement dupliqué. Les règles de duplication déterminent si et quand les utilisateurs peuvent créer des enregistrements dupliqués dans Salesforce.
Conversion des pistes
Faites avancer le processus commercial en permettant à vos commerciaux de convertir des pistes qualifiées en contacts. Lors de la conversion, les commerciaux sélectionnent un compte pour le nouveau contact, ou créent un compte s’il n’existe pas encore dans Salesforce. Les commerciaux peuvent également créer une opportunité sur le champ. Ajoutez le bouton Convert (Convertir) à la présentation de page Piste.
Applications Lightning
Augmentez l'efficacité des utilisateurs en leur accordant l'accès à toutes les données et à tous les outils dont ils ont besoin. Qu’est-ce qui est le plus important pour vos commerciaux ? Les comptes, les événements et les organisations. Et pour les responsables commerciaux ? Les rapports et les tableaux de bord viennent en tête de liste. Les applications Lightning offrent un niveau de fonctionnalité supérieur à celui des applications Classic en vous permettant de personnaliser l'image de marque de vos applications avec une couleur, un logo et une barre d'utilitaires personnalisés.
Applications Lightning Console
Vos utilisateurs travaillent dans des environnements ultra-rapides tels que des centres d'appels ou des centres de contact ? Les applications de console sont idéales dans ces situations. Les utilisateurs peuvent consulter plusieurs enregistrements et les enregistrements associés sur le même écran, et parcourir rapidement les enregistrements d'une liste grâce à la vue fractionnée. Ils peuvent passer aisément d'une liste ou d'un enregistrement à l'autre sans perdre de vue leur tâche principale.
Ajustement de vos fonctionnalités et personnalisations existantes
La plupart de vos personnalisations Salesforce fonctionnent parfaitement dans Lightning Experience. Toutefois, certains aspects de votre implémentation peuvent nécessiter une attention particulière pour obtenir les meilleurs résultats possible dans la nouvelle interface. Utilisez le rapport de préparation à Lightning Experience, le convertisseur de configuration de Lightning Experience et les bons vieux tests classiques pour faire un point sur la situation.
Appuyez-vous sur les données d’utilisation recensées dans chaque section du rapport de préparation et du convertisseur de configuration pour déterminer si les recommandations méritent d’être appliquées. Par exemple, si vous avez des boutons JavaScript personnalisés mais que personne ne les utilise, à quoi bon les convertir pour Lightning Experience ?
Si vous devez apporter des modifications, consultez la liste des outils de migration à votre disposition. Ces outils allègent votre charge de travail en automatisant de nombreux ajustements et en facilitant les étapes restantes.
| Problème | Outil de migration | Détails |
|---|---|---|
| Actions et boutons manquants | Convertisseur de configuration de Lightning Experience : onglet Actions et boutons | Si certaines actions, telles que Consigner un appel et Nouvelles tâches, n’apparaissent pas sur des pages de Lightning Experience, utilisez le convertisseur de configuration pour les placer automatiquement aux emplacements appropriés. |
| Alertes, liens et boutons JavaScript | Convertisseur de configuration de Lightning Experience : onglet Boutons JavaScript | Les alertes, les liens et les boutons JavaScript ne sont pas pris en charge dans Lightning Experience. Utilisez le convertisseur de configuration pour rechercher ces éléments dans votre organisation. L’outil peut recréer automatiquement de nombreux boutons, liens et alertes compatibles avec Lightning. Il propose également des instructions pour recréer manuellement des éléments qui ne peuvent pas être convertis automatiquement. |
| URL codées en dur | Convertisseur de configuration de Lightning Experience : onglet URL codées en dur | Les références codées en dur à l’URL instanciée de votre organisation, telles que https://na189.salesforce.com, ne sont pas recommandées, car le nom de votre instance peut changer avec une migration d’organisation. Utilisez plutôt l’URL de connexion Mon domaine de votre organisation. Vous pouvez trouver l’URL de connexion Mon domaine de votre organisation sur la page Setup (Configuration) de Mon domaine). Utilisez ensuite le convertisseur de configuration pour localiser vos URL codées en dur et les mettre à jour en un seul clic vers vos URL Mon domaine. |
| Pages Visualforce | Convertisseur de configuration de Lightning Experience : onglet Pages Visualforce | La plupart des pages Visualforce fonctionnent telles quelles dans Lightning Experience. Cependant, quelques fonctionnalités et attributs de Salesforce Classic ne sont pas compatibles avec la nouvelle interface. Le convertisseur de configuration recherche dans votre organisation les pages pouvant nécessiter des modifications et fournit des instructions sur la procédure à suivre. Vous pouvez également utiliser l’outil pour appliquer automatiquement la présentation de Lightning à vos pages Visualforce, sans modifier leur présentation dans Salesforce Classic. |
| Packages AppExchange | Convertisseur de configuration de Lightning Experience : onglet Packages AppExchange | Recherchez les packages AppExchange dans votre organisation, puis identifiez ceux qui sont compatibles avec Lightning Experience et ceux qui doivent être mis à jour ou remplacés. |
| Pièces jointes et notes Classic | Outil Déménageur magique pour Notes et pièces jointes | Retirez les pièces jointes et les notes Classic de votre organisation afin d’offrir une meilleure expérience à vos utilisateurs et de cesser de prendre en charge des fonctionnalités inutiles. Téléchargez cette application Salesforce Labs à partir d’AppExchange, et exécutez-la pour automatiser la conversion des notes Classic en notes améliorées et des pièces jointes en fichiers Salesforce Files. |
| Base de connaissances Classic Knowledge | Outil de migration de Lightning Knowledge | Si votre société utilise Classic Knowledge, les utilisateurs de Lightning Experience doivent basculer vers Salesforce Classic pour rechercher ou créer des articles Knowledge. Passer de votre base de connaissances Classic Knowledge à Lightning Knowledge offre aux utilisateurs de Lightning Experience une expérience plus fluide et un workflow nettement amélioré. Une fois que vous êtes prêt, l’outil de migration de Lightning Knowledge automatise le plus gros du travail. |
Pour en savoir plus sur chacun de ces outils, reportez-vous à Ajustement de vos personnalisations existantes dans l’aide Salesforce.
Lancement de Lightning Experience pour vos utilisateurs
Pour chaque projet brillant, arrive le moment où tout a été planifié, tout a été exécuté et où la date de mise en service approche à grands pas. S’il s’agit de votre comédie musicale de Broadway, cela veut dire que c’est le grand soir. C’est le moment de briller, administrateur Salesforce !
Au moment du lancement, configurez l’accès à Lightning Experience pour le groupe d’utilisateurs souhaité. Si vous effectuez le déploiement en une seule fois, procédez à la configuration de tous les utilisateurs de votre organisation. En revanche, si le déploiement est progressif, configurez uniquement les utilisateurs du premier groupe (et ainsi de suite). Examinons-le de plus près.
En janvier 2020, la mise à jour critique Activer Lightning Experience a automatiquement activé Lightning Experience pour les organisations qui ne l’avaient pas encore fait. C’est donc une étape de moins à gérer dans la phase de déploiement ! Si vous souhaitez vérifier que Lightning Experience est bien activé pour votre organisation, utilisez l’assistant de migration de Lightning Experience. Consultez l’article Vérification de l’activation de Lightning Experience dans l’aide Salesforce pour en savoir plus.
Définition des utilisateurs pouvant utiliser Lightning Experience
Pour utiliser Lightning Experience, les utilisateurs doivent disposer de l’autorisation Utilisateur de Lightning Experience. Cette autorisation est automatiquement activée dans tous les profils Salesforce standard. En revanche, les profils personnalisés n’incluent généralement pas cette autorisation par défaut.
Que vous souhaitiez déployer Lightning Experience progressivement ou en une seule fois, utilisez cette liste de contrôle pour vous assurer que vous n’avez pas inclus ou exclu un utilisateur par inadvertance.
| Vous souhaitez effectuer le déploiement auprès d’un petit groupe d’utilisateurs avec des profils personnalisés sans donner un accès à tous ceux à qui ces profils ont été attribués ? | Créez un ensemble d'autorisations qui inclut l'autorisation Utilisateur de Lightning Experience. Appliquez ensuite l’ensemble d’autorisations à chaque utilisateur. |
| Vous voulez effectuer le déploiement auprès de tous les utilisateurs à qui un profil personnalisé spécifique a été attribué ? | Modifiez le profil et activez l’autorisation Utilisateur de Lightning Experience. |
| Avez-vous créé des profils personnalisés en clonant un profil standard ? | À compter de la version Winter ’16, les profils personnalisés héritent de l’autorisation Utilisateur de Lightning Experience des profils standard. Vous pouvez modifier ces profils pour désactiver l’autorisation utilisateur, si nécessaire. |
| Existe-t-il des utilisateurs avec un profil standard qui ne sont pas encore prêts à utiliser Lightning Experience ? | Déplacez ces utilisateurs vers des profils personnalisés qui ne contiennent pas l'autorisation Utilisateur de Lightning Experience. |
Que se passe-t-il lorsqu’un utilisateur obtient un accès à Lightning Experience ?
| Si un utilisateur a été ajouté à Salesforce... | Son interface par défaut lorsqu’il obtient l’autorisation Utilisateur de Lightning Experience est... | Fonctionnement |
|---|---|---|
| Avant l’activation de Lightning Experience | Salesforce Classic | Ces utilisateurs peuvent accéder à Lightning Experience, mais restent dans Salesforce Classic jusqu’à ce qu’ils basculent d’eux-mêmes vers la nouvelle interface. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir Lightning Experience comme interface par défaut pour une partie ou l’ensemble de ces utilisateurs. Pour savoir comment procéder, reportez-vous à Basculement des utilisateurs vers Lightning Experience dans l’aide Salesforce. |
| Après l’activation de Lightning Experience | Lightning Experience | Ces utilisateurs se connectent directement à Lightning Experience. Ils peuvent accéder à Salesforce Classic, si nécessaire. |
Tous les utilisateurs pouvant employer Lightning Experience ont automatiquement accès au lien de basculement. Ils l’utilisent pour basculer entre Lightning Experience et Salesforce Classic lorsque cela est nécessaire.
- Dans l’en-tête Salesforce Classic, cliquez sur Switch to Lightning Experience (Basculer vers Lightning Experience).
- Dans l’en-tête de Lightning Experience, cliquez sur l’image de profil, puis sélectionnez Switch to Salesforce Classic (Basculer vers Salesforce Classic).
Mission de déploiement accomplie
Bravo ! Vous avez mené à bien le déploiement de Lightning Experience. Vos utilisateurs peuvent accéder à la nouvelle interface au gré de leurs envies. Avant de passer à la phase suivante de la migration, prenez un moment pour célébrer votre réussite. Organisez une soirée de lancement. Récompensez les participants pour leurs efforts. Dégustez une part de gâteau bien méritée.
Passez ensuite à l’unité suivante où nous verrons comment achever votre migration, en s’assurant que tous les utilisateurs trouvent leur bonheur dans Lightning Experience.
Ressources
- Vidéo : Gestion du changement pour mener à bien la migration
- Vidéo : Outils de migration de Lightning Experience
- Aide : Premiers pas avec le convertisseur de configuration de Lightning Experience
- Vidéo : Conversion de vos boutons JavaScript
- Vidéo : Préparation de vos pages Visualforce
- AppExchange : Déménageur magique pour Notes et pièces jointes
- Aide : Outil de migration de Lightning Knowledge
- Blogs : Série de conseils professionnels pour Lightning Experience
- Vidéo : Découverte de Lightning Experience à votre rythme
- Aide : Configuration des utilisateurs pour Lightning Experience
- Aide : Basculement des utilisateurs vers Lightning Experience