Préparation à la migration vers Lightning Experience

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Utiliser la procédure de Lightning Experience pour définir votre plan de migration
• Présenter Lightning Experience, y compris les fonctionnalités qui sont disponibles uniquement dans la nouvelle interface
• Évaluer les avantages de Lightning Experience et le niveau de préparation de l’organisation en vue de la nouvelle interface
• Planifier le déploiement de Lightning Experience
• Coordonner votre plan de migration avec les parties prenantes et obtenir l’autorisation de lancement du projet

Pack d’activation pour Lightning Experience

Pour vous aider lors de votre migration, nous fournissons un pack d’activation qui regorge de ressources de déploiement et de modèles personnalisables. Utilisez ce pack pour vous préparer et mener à bien votre migration vers Lightning Experience. Nous recommanderons des ressources spécifiques du pack d’activation au fur et à mesure de l'avancement du processus. Pour prendre une longueur d’avance, vous pouvez le télécharger dès maintenant.

En investissant dans Lightning Experience, vous pouvez vous attendre, entre autres, aux avantages suivants :

• Une interface utilisateur efficace qui aide vos utilisateurs à consacrer moins de temps à la recherche d’informations et plus de temps à la vente ou à la résolution des problèmes des clients.
• Des fonctionnalités et des fonctions permettant de résoudre les problèmes métier et d’améliorer les processus.
• Des outils déclaratifs pour aider vos équipes informatiques et commerciales à créer et à déployer rapidement des applications et des services par de simples clics et sans code.
• Une flexibilité et une autonomie suffisante pour maintenir les fonctionnalités et les processus en phase avec les changements de l’entreprise.

Les bénéfices sont encore plus importants si vous parvenez à coordonner votre migration vers Lightning Experience avec un événement clé, comme le lancement d’un nouveau programme de vente ou d’une initiative de transformation majeure.

Pour calculer les économies, le gain de productivité et la croissance commerciale que votre entreprise peut réaliser, reportez-vous aux ressources suivantes.

• L’étude de l’impact économique total de Salesforce Lightning menée par Forrester Consulting analyse les économies réalisées et les avantages créés grâce à la migration vers Lightning Experience et la plate-forme Lightning.
• Le calculateur de l’évaluation d’entreprise calcule les avantages attendus de la migration de votre organisation vers Lightning Experience.

À mesure que vous et vos parties prenantes explorez les fonctionnalités et les avantages de Lightning Experience, vous allez vous poser des questions semblables à : « Très bien, mais pourrons-nous toujours exécuter telle action ? Qu'en est-il de cette autre fonctionnalité, est-elle disponible ? »

Il est naturel de se poser des questions sur le fonctionnement de vos processus métier existants dans la nouvelle expérience utilisateur. Toutefois, la migration vers Lightning Experience est l’occasion idéale de repenser vos processus plutôt que de simplement les déplacer. Au cours de l’évaluation de votre implémentation actuelle, recherchez des moyens de simplifier et de consolider les processus, d’améliorer l’expérience utilisateur en résolvant les obstacles connus à l’adoption et, plus généralement, de remettre de l’ordre. En tant que conseiller avisé, vous pouvez démontrer à vos utilisateurs que l’adoption des nouvelles fonctionnalités et paradigmes de Lightning Experience peut augmenter leur productivité.

Voici quelques aspects auxquels réfléchir :

• Quels workflows et processus jouent un rôle essentiel dans les opérations quotidiennes ? Recueillez les commentaires de vos équipes.
• Certains de vos processus sont-ils trop compliqués ? Cherchez des moyens de réduire le nombre de clics et de supprimer les étapes inutiles.
• Existe-t-il plusieurs façons d’atteindre le même résultat ? Choisissez la meilleure approche et abandonnez les autres.
• Quels sont les problèmes rencontrés dans votre organisation et sont-ils résolus par les fonctionnalités de Lightning Experience ? Configurez en priorité les fonctionnalités qui résolvent les problèmes les plus importants.

L’une des étapes les plus importantes de l’évaluation consiste à analyser le fonctionnement de l’implémentation actuelle de votre organisation dans Lightning Experience. Cette analyse vous permettra de déterminer les ajustements nécessaires.

La bonne nouvelle, c’est que la plupart de vos fonctionnalités et personnalisations existantes fonctionnent parfaitement dans Lightning Experience. Nous disposons heureusement de l’outil idéal pour vous aider à évaluer la préparation de votre organisation : la vérification de la préparation à Lightning Experience. Cet outil génère un rapport de préparation personnalisé qui indique les ajustements à apporter à l’implémentation et les utilisateurs qui peuvent bénéficier de Lightning Experience sans nécessiter d’ajustement. Vous vous réjouirez sans doute de découvrir que vous n’avez aucun problème majeur à résoudre. Même s’il ne réalise pas tout le travail, le rapport est une ressource précieuse pour l’élaboration de votre plan de déploiement.

Accédez à la vérification de la préparation à partir de la phase de découverte (2) dans l’assistant de migration de Lightning Experience (1). Développez l’étape Evaluate (Évaluation) (3), puis cliquez sur Check Readiness (Vérifier la préparation) en regard de l’étape Check your Lightning Experience readiness (Vérification de la préparation à Lightning Experience) (4).

Pour en savoir plus sur la vérification et le rapport de préparation, consultez le module Concepts de base de Lightning Experience.

Lightning Experience possède plus ou moins les mêmes fonctionnalités que Sales Cloud dans Salesforce Classic. Il rattrape rapidement son retard sur les fonctionnalités de Service Cloud en comblant ses lacunes à chaque nouvelle version. Une partie de votre travail d’évaluation consiste à identifier l’importance des fonctionnalités à venir pour les besoins de votre entreprise.

En complément de votre rapport de préparation à Lightning Experience, nous proposons plusieurs ressources pour vous aider à identifier où des écarts fonctionnels subsistent.

• Comparaison entre Lightning Experience et Salesforce Classic
• Quel est le sort réservé aux personnalisations Salesforce existantes ?
• Feuille de route Lightning Experience
• Écarts entre Lightning Experience et Salesforce Classic

Coopérez avec les équipes et les utilisateurs concernés pour identifier les écarts ayant un impact sur votre organisation ainsi que leur gravité. Lors de l'évaluation de l'impact, vous pouvez utiliser plusieurs méthodologies telles que l'attribution d'une valeur numérique à chaque écart ou la représentation des écarts dans un graphique simple.

Par exemple, vous pouvez utiliser une matrice de mesure des risques pour classer chaque écart détecté lors de l’analyse (vous trouverez un exemple dans le dossier Phase de découverte du pack d’activation). Si vous n'utilisez pas la gestion des territoires et que vous utilisez rarement les autorisations, le graphique affichera des valeurs faibles. À l’inverse, si vous possédez plusieurs boutons JavaScript et que votre organisation se sert beaucoup des fonctionnalités de WDC, ces fonctionnalités apparaîtront en haut de la matrice.

L’un des meilleurs moyens de réaliser une évaluation consiste à tester le fonctionnement de vos données réelles, de vos processus métier et de vos personnalisations dans la nouvelle interface. Explorer votre organisation de production dans Lightning Experience permet également d’expérimenter les nouvelles fonctionnalités et d’identifier les avantages qu’elles apportent à vos équipes.

Si le profil Administrateur système standard vous est attribué, vous pouvez basculer vers Lightning Experience à tout moment. Si vous n’avez pas encore accès à la nouvelle interface, utilisez la fonction Aperçu dans l’assistant de migration de Lightning Experience. Elle vous permettra d’analyser le comportement de votre organisation de production dans la nouvelle interface sans quitter Salesforce Classic. Pour obtenir plus de détails, consultez l’article Prévisualisation de votre organisation dans Lightning Experience dans l’aide Salesforce.

En outre, voici d’autres options permettant de tester Lightning Experience :

Les stratégies de déploiement les plus courantes sont les suivantes :

• Déplacer progressivement les utilisateurs en groupes
• Déplacer tous les utilisateurs en une seule fois
• Repartir de zéro avec une nouvelle organisation

Dans la plupart des cas, nous recommandons de déployer Lightning Experience progressivement : commencez par un groupe pilote, puis continuez avec les autres groupes d’utilisateurs. Cette approche vous permet de répartir les efforts au fil du temps, de faciliter la prise en main de la nouvelle interface par les utilisateurs et d’affiner les étapes ultérieures en fonction des enseignements tirés.

Il n’existe pas de méthode unique pour déployer Lightning Experience. La stratégie qui convient le mieux à votre entreprise dépend de différents facteurs tels que la complexité de votre implémentation Salesforce, la taille de votre base d’utilisateurs et vos objectifs commerciaux.

Afin de choisir la meilleure stratégie de déploiement pour votre organisation, examinons les avantages et les exigences de chaque approche.

Si vous décidez de déployer Lightning Experience progressivement, incluez les groupes que vous avez identifiés dans votre plan de déploiement. Pour chaque groupe, indiquez les profils des utilisateurs concernés, la portée de leur travail et le calendrier prévisionnel. Définissez la priorité des nouvelles fonctionnalités et des tâches techniques en fonction des besoins des utilisateurs de chaque groupe. Ne cherchez pas à établir une liste parfaite. Vous affinerez les priorités après avoir obtenu les retours concrets des utilisateurs de chaque groupe pour lequel le déploiement a été réalisé.

Votre rapport de préparation vous permet de déterminer facilement les utilisateurs à placer dans chaque groupe. Consultez la section « Évaluer la préparation des utilisateurs » pour connaître les profils des utilisateurs les mieux préparés à Lightning Experience. Si vous choisissez de créer un groupe pilote, composez une petite équipe qui obtiendra des résultats immédiats. Pour les groupes suivants, choisissez le profil regroupant les utilisateurs les mieux préparés après ceux du groupe pilote, jusqu’à parvenir aux cas les plus complexes.

Le rapport de préparation vous offre également de précieuses informations pour définir la portée du travail de chaque groupe. Toutefois, recherchez en premier lieu les éléments du rapport que vous pouvez complètement ignorer. Si une fonctionnalité n’est jamais utilisée ou que son impact sur les utilisateurs est négligeable, rayez-la de votre liste. Penchez-vous ensuite sur les fonctionnalités qui sont activement utilisées par les profils du prochain groupe et hiérarchisez les éléments qui requièrent votre attention.

En plus de corriger les problèmes prioritaires, configurez au moins une fonctionnalité clé de Lightning Experience, telle que Parcours, Kanban ou Conversion de piste. Choisissez une fonctionnalité qui accélère les tâches courantes ou redéfinit la méthode de travail des utilisateurs du groupe.

La migration des utilisateurs vers une nouvelle interface n’est pas toujours chose aisée. Un aspect essentiel de votre plan de déploiement de Lightning Experience consiste à aider les utilisateurs à adopter de nouveaux comportements et de nouvelles méthodes de travail dans la nouvelle interface. Si vous ne parvenez pas à impliquer les utilisateurs et à les préparer en amont, votre projet de migration sera en péril. Faites-vous une idée du degré de préparation de votre entreprise, puis utilisez les informations collectées pour définir un plan de gestion du changement permettant d’anticiper et de contrer les réticences des utilisateurs et les obstacles à l’adoption.

Commencez par évaluer l’impact du changement afin de connaître le ressenti des utilisateurs quant à votre implémentation Salesforce actuelle ainsi que leurs impressions sur Lightning Experience. Nous vous recommandons également d’identifier les processus et les activités modifiés dans la nouvelle interface, et de collaborer avec les parties prenantes et les utilisateurs concernés afin d’évaluer l’impact de ces modifications.

Rassurez-vous, vous ne serez pas seul ! Afin d’obtenir de l’aide sur le développement et la mise en œuvre d’un plan de gestion du changement, accédez à la plate-forme Change Management Hub pour la migration vers Lightning Experience. Cette plate-forme vous accompagne tout au long du suivi des étapes recommandées et des bonnes pratiques afin de gérer le changement lors de la migration de votre organisation.

Vous pouvez y accéder depuis n’importe quelle phase de l’assistant de migration de Lightning Experience. Vous pouvez également y accéder directement à l’adresse https://lightning-readiness-check.salesforce.com/change.

Choisissez judicieusement votre date de lancement (ou vos dates, si le déploiement se fait progressivement). Faites coïncider cette date avec un événement impliquant les utilisateurs de votre groupe de déploiement. Par exemple, si vous procédez au déploiement destiné à l’équipe commerciale lors de la réunion de lancement des ventes de votre entreprise, vous optimiserez sa visibilité. Évitez les périodes de vacances et confirmez, à l’avance, la disponibilité des parties prenantes.

Revoyez votre feuille de route Salesforce et évitez tous les projets pouvant concurrencer votre déploiement. Collaborez avec la direction pour éliminer les obstacles, tels que des projets autres que Salesforce concurrents susceptibles de détourner l’attention ou d’accaparer des ressources.

Déployer Lightning Experience pour tous les utilisateurs peut prendre de quelques semaines à plusieurs mois. Même si votre projet est court, vous devez disposer d’un moyen de gérer les jalons et les tâches de votre plan. Vous pouvez vous servir d’un outil que vous utilisez déjà ou bien trouver une application sur AppExchange.

Si vous cherchez de l’inspiration, voici la première partie d’un exemple de calendrier de projet destiné à une société comptant un petit nombre d’utilisateurs et effectuant un parcours de migration simple.

Vous pouvez télécharger l’intégralité de l’exemple de calendrier de projet à partir du dossier Phase de découverte du pack d’activation.

Vous avez besoin que le sponsor exécutif et les parties prenantes donnent leur feu vert au projet de migration et allouent des ressources à cette fin. Une fois que vous avez élaboré vos plans, il est donc temps de présenter vos recommandations à l’ensemble de l’équipe de migration. Attendez-vous à devoir proposer une date de lancement du déploiement de Lightning Experience pour les utilisateurs, ainsi qu’à préciser le temps et les ressources nécessaires au projet.

Vous devez tout particulièrement mettre en avant le retour sur investissement que l’entreprise pourra obtenir en migrant vers Lightning Experience. Veillez donc à démontrer comment Lightning Experience (et la plate-forme Lightning) améliore la productivité de tous les types d’utilisateurs. Pour vous aider, procurez-vous le document de présentation contenu dans le dossier Phase de découverte du pack d’activation. Ce document présente les principaux avantages et fonctionnalités de Lightning Experience. Vous pouvez l’utiliser tel quel ou le personnaliser pour l’adapter à votre implémentation.

Outre la présentation, envisagez de réaliser une démonstration.

Vous a-t-on déjà conseillé d’illustrer votre propos plutôt que de simplement l’expliquer ? Il s’agit d’une approche essentielle à adopter pour obtenir l’adhésion des parties prenantes. En faisant une démonstration de Lightning Experience, vous rendez tangible votre vision de l’avenir des équipes de vente et de service. Vos interlocuteurs comprendront beaucoup mieux les avantages de Lightning Experience une fois qu’ils auront vu ce que Parcours, Kanban, les tableaux de bord Lightning et les autres fonctionnalités fascinantes de Lightning Experience peuvent réaliser.

Pour créer une démonstration convaincante, vous aurez besoin d’un peu de préparation. Passons en revue quelques-unes des meilleures pratiques.

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