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Ajout de nouveaux utilisateurs

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Décrire un compte utilisateur et le type d'information qu'il contient
  • Ajouter un seul ou plusieurs utilisateurs
  • Utiliser l’application mobile Salesforce pour gérer les utilisateurs lors de vos déplacements

Qu'est-ce qu'un utilisateur ?

En tant que nouvel administrateur, vous êtes en charge de la gestion des utilisateurs. Vous vous occupez de créer et de modifier les utilisateurs, de réinitialiser les mots de passe, d'octroyer des autorisations, de configurer l'accès aux données et bien plus encore. Dans cette unité, vous allez apprendre ce qu’est un utilisateur et comment en ajouter à votre organisation Salesforce.

Alors, qu'est-ce qu'un utilisateur ? Un utilisateur correspond à n’importe quelle personne se connectant à Salesforce. Il peut être un employé de votre société, tel qu'un commercial, un responsable ou un informaticien désirant accéder aux enregistrements de la société.

Dans Salesforce, tous les utilisateurs possèdent un compte utilisateur. Le compte utilisateur identifie l'utilisateur et les paramètres de ce compte déterminent quels enregistrements et fonctionnalités lui sont accessibles. Chaque compte utilisateur contient au moins une des informations suivantes :
  • Un nom d'utilisateur
  • Adresse e-mail
  • Prénom et nom de l'utilisateur
  • Licence
  • Profil
  • Rôle (facultatif)

Cela vous semble tout nouveau, mais ne vous inquiétez pas, nous entrerons dans les détails un peu plus tard.

Pour voir et gérer les utilisateurs au sein de votre organisation, allez dans Configuration et saisissez Utilisateurs dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Utilisateurs. La liste des utilisateurs affiche tous les utilisateurs au sein de votre organisation. Depuis la liste, vous pouvez :
  • Créer un ou plusieurs utilisateurs.
  • Réinitialiser les mots de passe des utilisateurs sélectionnés.
  • Afficher la page de détail d'un utilisateur en cliquant sur le nom, l'alias ou le nom d'utilisateur.
  • Modifier les détails d'un utilisateur.
  • Vous connecter en tant que n'importe quel utilisateur si l'autorisation système est activée ou si l'utilisateur vous a octroyé l'accès à la connexion administrateur système.

Termes clés

Lors de la description des informations de référence concernant l'ajout d'utilisateurs, beaucoup de termes ont été employés. Voici quelques termes et définitions à connaître.

Noms d'utilisateur
Tous les utilisateurs disposent d'un nom d'utilisateur et d'une adresse e-mail. Le nom d’utilisateur doit être au format d’une adresse e-mail et unique parmi toutes les organisations Salesforce. Cela peut être l'adresse e-mail réelle de l'utilisateur tant qu'elle est unique.
Licences utilisateur
Une licence utilisateur détermine à quelles fonctionnalités l’utilisateur a accès dans Salesforce. Par exemple, avec la licence Salesforce standard, vous pouvez permettre aux utilisateurs d’accéder aux fonctionnalités standard Salesforce et à Chatter. Mais si vous voulez restreindre l’accès des utilisateurs à certaines fonctionnalités de Salesforce, de nombreuses licences sont à votre disposition. Imaginons que vous devez autoriser l’accès d’un utilisateur à Chatter sans lui permettre de voir les données dans Salesforce : vous pouvez alors lui fournir la licence Chatter Free.
Profiles
Les profils déterminent le champ d’action des utilisateurs dans Salesforce. Ils s'accompagnent d'un ensemble d'autorisations donnant accès à des objets, champs, onglets et enregistrements spécifiques. Chaque utilisateur ne peut disposer que d'un seul profil. Sélectionnez des profils selon la fonction de l'utilisateur (le profil utilisateur standard est la meilleure option pour la plupart des utilisateurs). Ne donnez à un utilisateur que l'accès nécessaire pour réaliser son travail. Vous pouvez lui octroyer l'accès à plus d'éléments nécessaires via un ensemble d'autorisations.
Rôles
Les rôles déterminent ce qui est visible pour les utilisateurs dans Salesforce en fonction de leur place dans la hiérarchie. Les utilisateurs en haut de la hiérarchie ont accès à toutes les données des utilisateurs aux rangs inférieurs, tandis que ces derniers n'ont pas accès aux données des supérieurs hiérarchiques ou à des branches différentes, sauf si des règles de partage les y autorisent. Les rôles sont facultatifs, mais un utilisateur ne peut en posséder qu'un.
Si votre organisation possède de nombreux utilisateurs, vous trouverez peut-être plus utile d'attribuer des rôles lorsque vous ajoutez des utilisateurs. Cependant, il vous est possible de configurer une hiérarchie et d'attribuer des rôles à tout moment. Les rôles sont uniquement disponibles dans les éditions Professional, Enterprise, Unlimited, Performance et Developer de Salesforce.
Alias
Un alias est un diminutif pour identifier les utilisateurs sur des pages de liste, des rapports ou d'autres endroits où il est impossible de saisir leur nom complet. Il se compose par défaut de la première lettre du prénom et des quatre premières lettres du nom de famille de l'utilisateur.

Consignes relatives à l'ajout d'utilisateurs

Dans Salesforce, vous disposez de nombreux outils et de diverses options pour l’ajout d’utilisateurs. Voici quelques consignes pour vous aider lors de vos premiers pas.
  • Nom d'utilisateur : chaque utilisateur doit avoir un nom d’utilisateur unique parmi toutes les organisations Salesforce (pas uniquement la vôtre).
  • Format du nom d'utilisateur : le nom d'utilisateur doit être au format d'une adresse e-mail (p. ex. jdoe@domain.com). L'adresse ne doit pas forcément exister. (Il est possible d’utiliser une adresse e-mail réelle tant qu’elle est unique parmi toutes les organisations Salesforce.)
  • E-mail : les utilisateurs peuvent disposer de la même adresse e-mail parmi les organisations.
  • Mots de passe : les utilisateurs doivent changer leur mot de passe la première fois qu’ils se connectent.
  • Lien de connexion : le lien de connexion présent dans le mail d'inscription n'est utilisable qu'une seule fois. Si un utilisateur suit le lien et qu'il ne configure pas son mot de passe, vous (l'administrateur) devrez le réinitialiser avant qu'il puisse se connecter.

Ajout d'utilisateurs

Vous avez peut-être déjà ajouté des utilisateurs au lancement de l'assistant d'installation. Néanmoins, vous serez probablement amené à en ajouter d'autres surtout si votre société prend de l'ampleur et que vous engagez davantage de personnel.

Selon la taille de votre organisation ou de votre nouveau processus de recrutement, vous pouvez choisir d'ajouter les utilisateurs un par un ou par groupe. Vous y parviendrez via Salesforce. Le nombre maximum d’utilisateurs que vous pouvez ajouter dépend de votre édition de Salesforce et du nombre de licences utilisateur que vous achetez.

Pour ajouter des utilisateurs :
  1. Dans Configuration, saisissez Utilisateurs dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez Utilisateurs.
  2. Cliquez sur Nouvel utilisateur pour ajouter un seul utilisateur ou si vous souhaitez en ajouter plusieurs (10 max.), cliquez sur Ajout d'utilisateurs multiples.
  3. Saisissez le nom et l'adresse e-mail de l'utilisateur et un nom d'utilisateur unique sous la forme d'une adresse e-mail. Par défaut, le nom d'utilisateur est l'adresse e-mail, mais vous pouvez le remplacer.
  4. Sélectionnez la licence utilisateur à associer à l'utilisateur créé (la licence détermine quels profils sont disponibles pour chaque utilisateur).
  5. Sélectionnez un profil.
  6. Sélectionnez Générer des mots de passe et informer l'utilisateur par e-mail afin d'envoyer par e-mail le nom de connexion et le mot de passe temporaire à chaque nouvel utilisateur.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Vous venez d’apprendre comment ajouter des utilisateurs à votre organisation Salesforce. Dans l'unité suivante, vous allez voir comment sécuriser vos données en configurant le niveau d'accès de vos utilisateurs.

Gestion des utilisateurs embarquée

L'accès à la gestion des utilisateurs et à la configuration n'est pas réservé à l'ordinateur de bureau. Pour gérer vos tâches administratives pendant vos déplacements, embarquez la configuration avec l’application mobile SalesforceA.

Vous pouvez effectuer les principales tâches administratives, notamment la réinitialisation des mots de passe, la suspension des utilisateurs, et consulter le statut actuel du système depuis votre appareil mobile.

SalesforceA est disponible pour les appareils mobiles iOS et Android. Téléchargez SalesforceA depuis l’App Store™ ou Google Play™.

Connexion à l’application mobile Salesforce

La connexion à l’application mobile Salesforce est simple comme bonjour. Quelques éléments suffisent pour se connecter à l’application mobile.
  • Un nom d'utilisateur
  • Un mot de passe très secret
  • L’instance correcte

Le dernier élément est important. L’instance peut varier selon que vous utilisez une organisation de production, sandbox ou un domaine personnalisé. Par défaut, l’application mobile Salesforce se connecte à l’environnement de production. Vous pouvez vous connecter à un environnement sandbox pour effectuer des tests, ou à un domaine personnalisé s’il a été configuré pour votre organisation. Lorsque tous ces éléments sont prêts, vous pouvez vous connecter.

Écran de connexion
  1. Ouvrez l’application mobile Salesforce.
  2. Touchez Se connecter.
    • Pour se connecter à un environnement sandbox ou à un domaine personnalisé, les utilisateurs iOS touchent Icône Paramètres afin de sélectionner l’environnement approprié. Les utilisateurs Android touchent Icône Débordement afin de sélectionner l’environnement approprié.
  3. Saisissez le nom d’utilisateur et le mot de passe.
  4. Touchez Se connecter.

Surveillance du statut de confiance

Une fois connecté à SalesforceA, la page Vue d’ensemble affiche le statut récent du système et les utilisateurs récemment visualisés.

Écran Vue d’ensemble

La section Statut récent du système affiche les informations du site trust.salesforce.com sur les performances système de votre instance au cours des dernières 24 heures. Trust.salesforce.com est le site Web de transparence de Salesforce qui fournit des informations relatives à la disponibilité, aux performances, à la sécurité, à la confidentialité et à la conformité. Le statut de confiance permet de déterminer rapidement et aisément si les performances de votre organisation ont été affectées afin d’informer vos utilisateurs de toute modification.

Suspension d’un utilisateur depuis n’importe quel emplacement

Question : vous prenez le café loin de votre bureau et vous recevez un e-mail vous informant que le compte Salesforce d’un utilisateur a peut-être été violé. Que faites-vous ?

Comme vous avez installé SalesforceA, vous pouvez gérer ce problème depuis votre appareil mobile en dégustant tranquillement votre expresso.

Vous accédez à la page de profil de l’utilisateur dont le compte a été violé, puis vous touchez et sélectionnez Suspendre.

Suspendre un utilisateur

Le compte de l’utilisateur est suspendu pour empêcher toute action malveillante et vous pouvez reprendre votre pause bien méritée.

Vous avez découvert les actions embarquées auxquelles vous avez accès dans la configuration avec SalesforceA. Vous pouvez surveiller le statut de confiance de votre organisation ou suspendre un utilisateur dont le compte a été violé. Lorsque vous serez de retour au bureau après votre pause, nous explorerons en détail la configuration sur votre ordinateur.