Visualisation de vos données avec le générateur de tableau de bord Lightning

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Expliquer la différence entre les graphiques de rapport et les tableaux de bord
  • Créer un tableau de bord et un rapport sous-jacent

Création de tableaux de bord

Ursa Major Solar s’appuie sur des rapports de grande qualité pour prendre des décisions et des initiatives, notamment pour planifier les appels du jour, mais la société a parfois besoin d’une vue d’ensemble sur son activité. Les tableaux de bord sont des outils incomparables pour synthétiser et afficher les données Salesforce sous une présentation graphique.

Grâce aux tableaux de bord Salesforce, vous pouvez présenter plusieurs rapports côte à côte en utilisant les composants de tableau de bord sur une seule présentation de page de tableau de bord. Les composants de tableau de bord comprennent différents types de graphiques, de tableaux, de métriques et de jauges. Vous pouvez personnaliser le regroupement, le récapitulatif et l’affichage des données pour chacun d’entre eux. Le générateur de tableau de bord est une interface intuitive qui permet de générer des tableaux de bord à partir des rapports sources créés dans Salesforce.

D'autres options sont à votre disposition, telles que l'ajout de graphiques aux rapports et les présentations de page d'enregistrement. Pour visualiser les données dans des graphiques de rapport et des composants de tableau de bord, continuez la lecture.

Générateur de tableau de bord

Bienvenue dans le générateur de tableau de bord, votre outil pour visualiser vos données en un coup d’œil. Lancez le générateur de tableau de bord depuis l'onglet Tableaux de bord en cliquant sur Nouveau tableau de bord. Nommez-le, puis cliquez sur Créer.

Insérez un composant dans votre tableau de bord en cliquant sur + Composant, ou ajoutez un filtre en cliquant sur + Filtre [1]. À l'invite, sélectionnez un rapport et un type de graphique pour votre nouveau composant, ou un champ et un critère de filtrage. Chaque composant affiche les données d'un seul rapport. Après avoir ajouté un composant, cliquez dessus pour modifier sa taille, l’effacer ou modifier quel rapport source lui fournit des données (Crayon Modifier) [2]. Positionnez vos composants en les glissant-déposant [3]. Une présentation de grille réactive prend en charge des composants de différentes tailles et dans diverses dispositions [4].

Éditeur de tableau de bord

Lors de votre sélection du type de composant, tenez compte de ce qui suit :

Type de composant Quand l'utiliser
histogramme horizontal histogramme vertical histogramme cumulatif horizontal histogramme cumulatif horizontal courbe graphique en anneau graphique en entonnoir nuage de points
Pour afficher les données sous forme graphique, utilisez un graphique. Vous avez le choix entre plusieurs types de graphiques.
jauge
Ce type de graphique permet d'afficher une valeur unique dans une série de valeurs personnalisées
métrique

Ce type de graphique permet d'afficher une valeur principale.

table Lightning table héritée
Pour afficher un jeu de données de rapport dans des colonnes, utilisez un tableau.

Enfin, lors de la sélection de rapports sources à utiliser dans un composant de tableau de bord, gardez à l’esprit que vous ne pouvez pas choisir des rapports joints ou des rapports de tendances historiques.

Création d'un tableau de bord

Roberto a mentionné Maria sur Chatter pour lui demander une vue d'ensemble des ventes réseau d'Ursa Major Solar. Aidons Maria à créer un tableau de bord pour Roberto. Pour commencer, nous allons créer le rapport source utilisé dans le tableau de bord. Créons un simple rapport Pistes.

  1. Cliquez sur l’onglet Rapports, puis sur Nouveau rapport, et sélectionnez le type de rapport Pistes. Cliquez sur Continuer.
  2. Cliquez sur Filtres et modifiez ces filtres standard :
    1. Pour le filtre standard Montrez-moi, sélectionnez Toutes les pistes. Cliquez sur Appliquer.
    2. Pour le filtre standard Champ de date, sélectionnez Date de création. Pour Intervalle, sélectionnez Tout le temps. Cliquez sur Appliquer.
  3. Cliquez sur Plan et regroupez les lignes par Source de la piste. Depuis la référence Ajouter un groupe..., sélectionnez Source de la piste.
  4. Vérifiez que les colonnes suivantes sont incluses dans votre rapport : Propriétaire de la piste, Prénom, Nom, Fonction, Société/Compte, Note, Adresse postale, E-mail.
  5. Cliquez sur Enregistrer, nommez votre rapport Pistes par origine et acceptez le nom unique généré automatiquement.
  6. Cliquez sur Exécuter. Le rapport doit se présenter comme suit : Rapport Pistes par origine Remarque Selon l’organisation que vous utilisez pour suivre ces étapes, les données de votre rapport peuvent être affichées ou non lors de l’exécution.

Maintenant que votre rapport est créé, visualisons-le via un composant de tableau de bord.

  1. Dans l'onglet Tableaux de bord, cliquez sur Nouveau tableau de bord.
  2. Nommez votre tableau de bord Tableau de bord Pistes et, si vous le souhaitez, saisissez une description pour celui-ci.
  3. Cliquez sur Créer.
  4. Pour insérer un composant, cliquez sur + Composant.
  5. Dans Sélectionner un rapport, choisissez le rapport Pistes que vous avez créé, Pistes par source de piste, puis cliquez sur Sélectionner. Dans Ajouter un composant, sélectionnez le graphique en anneau. Ajout d'un composant de tableau de bord
  6. Vérifiez que votre composant s’appelle bien Pistes par source de piste.
  7. Vous pouvez, si vous le souhaitez, attribuer un sous-titre et un pied de page à votre composant.
  8. Cliquez sur Ajouter. Votre nouveau composant s'affiche sur le tableau de bord.
  9. En option : modifiez la taille de votre composant de tableau de bord en cliquant dessus, puis en étirant les coins et les bords.
  10. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminé. Votre tableau de bord doit ressembler à ce qui suit : Exemple de tableau de bord Pistes

Bon travail ! Vous venez de générer un rapport et un tableau de bord simples pour visualiser des pistes par origine.

Dynamic Dashboards: choisir depuis quel point de vue afficher un tableau de bord

Avec les tableaux de bord dynamiques, chaque utilisateur voit les données auxquelles il a accès sans qu'il y ait besoin de créer des tableaux de bord distincts pour chaque utilisateur.

Cela signifie que, dans votre société, un seul tableau de bord puissant peut être utilisé pour plusieurs utilisateurs, car l'utilisateur connecté qui affiche le tableau de bord voit les données qu'il doit voir, en fonction de ses paramètres de sécurité et de partage.

Examinons un exemple chez Ursa Major Solar. Supposons que l'équipe commerciale comprennent un vice-président, quatre responsables commerciaux et 40 commerciaux, avec 10 commerciaux par responsable. Maria doit créer des tableaux de bord qui affichent les mesures ci-dessous, limitées par rôle et par hiérarchie :

Rôle Réservations totales Pourcentage de clôture par concurrent Nombre d'activités par type de réunion
Représentant icône Vrai icône Vrai
Directeur commercial icône Vrai icône Vrai
Vice-président des ventes icône Vrai icône Vrai

Les représentants ont accès uniquement à leurs données, les directeurs ont accès aux représentants qu'ils dirigent et le Vice-président a accès à toutes les données de l'équipe. Dans ce scénario, Maria devrait créer 45 tableaux de bord différents, un par personne. Elle devrait également créer plusieurs dossiers pour gérer les droits d'accès.

Avec des tableaux de bord dynamiques, Maria crée simplement deux tableaux de bord et les stocke dans un dossier unique. Voici tout ce dont elle a besoin :

  • Un tableau de bord dynamique pour les commerciaux avec les composants suivants :
    • Un indicateur des réservations totales
    • Un tableau des activités par type de réunion
  • Des tableaux de bord dynamiques pour les directeurs et le Vice-président avec les composants suivants :
    • Un indicateur des réservations totales
    • Un graphique à colonnes pour les pourcentages de clôture par concurrent.

Tous les utilisateurs peuvent afficher uniquement les données auxquelles ils ont accès. Les représentants affichent leurs propres réservations et activités. Les directeurs affichent toutes les réservations et tous les pourcentages de clôture des représentants qu'ils dirigent. Le Vice-président affiche les réservations et les pourcentages de clôture de toute l'équipe. Les mesures étant les mêmes pour les directeurs et les Vice-présidents, vous pouvez utiliser le même tableau de bord dynamique pour les deux rôles. La fonctionnalité de tableaux de bord dynamiques permet de réduire le nombre de tableaux de bord requis de 45 à 2 !

Les responsables qui disposent de l'autorisation « Afficher les tableaux de bord de mon équipe » ou « Afficher toutes les données » peuvent définir une option de prévisualisation du tableau de bord, du point de vue des utilisateurs de niveau inférieur dans la hiérarchie des rôles.

Configurer un tableau de bord dynamique

  1. Sous l'onglet Tableaux de bord, créez un tableau de bord ou modifiez un tableau de bord existant.
  2. Ouvrez le menu Propriétés en cliquant sur Modification des propriétés du tableau de bord.
  3. Sous Afficher le tableau de bord en tant que, sélectionnez les personnes au nom desquelles vous souhaitez l’afficher :
    • Moi : les données affichées dans le tableau de bord dépendent du niveau d’accès aux données dont vous disposez. Par exemple, si vous pouvez visualiser uniquement les opportunités au Canada, le tableau de bord affiche uniquement ces données.
    • Une autre personne : les données que les personnes affichent dans le tableau de bord sont déterminées par le niveau d’accès de l’utilisateur que vous spécifiez ici. Par exemple, si vous choisissez une personne qui peut afficher les Opportunités dans n’importe quel pays, le tableau de bord affiche les opportunités de tous les pays.
    • Le visualiseur de tableau de bord : les données que les personnes affichent dans le tableau de bord sont déterminées par leur propre niveau d’accès. Ces types de tableaux de bord sont souvent appelés tableaux de bord dynamiques. Votre organisation peut avoir jusqu’à 5 tableaux de bord dynamiques avec l’Enterprise Edition, 10 avec les Unlimited Edition et Performance Edition, et 3 avec la Developer Edition. Les tableaux de bord dynamiques ne sont pas disponibles dans les autres éditions. Des tableaux de bord dynamiques supplémentaires peuvent être disponibles à l'achat. Veuillez prendre note des limitations suivantes concernant les tableaux de bord dynamiques :
      • Vous ne pouvez pas suivre de composants sur un tableau de bord dynamique.
      • Vous ne pouvez pas enregistrer les tableaux de bord dynamiques dans des dossiers privés.
      • Vous ne pouvez pas programmer de rafraîchissement d'un tableau de bord dynamique. Il faut les actualiser manuellement.
  4. Vous pouvez également sélectionner Autoriser les visualiseurs de tableau de bord à sélectionner les personnes au nom desquelles ils visualisent les tableaux de bord (Let dashboard viewers choose whom they view the dashboard as) afin de permettre aux utilisateurs qui disposent des autorisations appropriées de choisir la personne au nom de laquelle ils affichent le tableau de bord. L’autorisation « Afficher les tableaux de bord de mon équipe » permet aux utilisateurs d’afficher le tableau de bord en leur propre nom ou au nom d’une personne de rang inférieur dans la hiérarchie des rôles. L’autorisation « Afficher toutes les données » permet d’afficher le tableau de bord au nom de n’importe quel utilisateur.
  5. Dans la fenêtre Propriétés, cliquez sur Enregistrer. Dans le générateur de tableau de bord, cliquez de nouveau sur Enregistrer.

Lorsque les personnes ouvrent votre tableau de bord, elles affichent les données au nom de la personne que vous avez spécifiée.

Création de graphiques

Graphiques de rapport

Les graphiques de rapport sont d'excellents outils si vous désirez ajouter un graphique à votre rapport sans avoir à créer un tableau de bord. Vous pourrez ajouter un graphique unique juste en haut de votre rapport, de façon à ce que, lorsque vous regarderez le rapport, vous puissiez voir à la fois le graphique et les résultats du rapport.

Voici les étapes à suivre pour ajouter un graphique de rapport :

  1. Dans l'onglet Rapports, ouvrez le rapport créé précédemment, Pistes par origine.
  2. Il est possible qu'un graphique apparaisse déjà en haut de votre rapport. Sinon, cliquez sur l’icône de graphique : Bouton Graphique. Vous pouvez afficher ou masquer le graphique à tout moment en cliquant sur l’icône.

Parfait ! Votre rapport comporte maintenant un graphique.

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