Création de rapports avec le générateur de rapport

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Utiliser le générateur de rapports glisser-déposer
  • Expliquer l'intérêt d'utiliser des filtres, des filtres croisés et une logique de filtrage
  • Créer un rapport tabulaire

Utilisation du générateur de rapport

Lorsque vous créez un rapport dans Salesforce, le critère saisi est, en quelque sorte, une question posée et les résultats obtenus en sont la réponse. Mais pour poser une question, encore faut-il parler le langage de la base de données. Bonne nouvelle ! Salesforce dispose d'un traducteur intégré vous permettant de poser toutes vos questions à la base de données via une interface pointer-cliquer. Bienvenue dans le générateur de rapport glisser-déposer, votre outil pour obtenir les réponses aux questions que vous vous posez sur vos données.

Sélection d'un type de rapport

Pour ouvrir le générateur de rapports à partir de l’onglet Rapports, cliquez sur Nouveau rapport. Sélectionnez ensuite un type de rapport.

Le choix du type de rapport approprié est l'une des étapes les plus importantes dans la création d'un rapport. Lorsque vous sélectionnez un type de rapport, vous choisissez quels enregistrements et champs vous voulez voir apparaître dans votre rapport. Maintenant, appuyez sur le bouton pause et assurez-vous de bien comprendre l'architecture des types de rapport.

Chaque type de rapport inclut une relation d'objet principale et une présentation de champ.

La relation d'objet détermine les enregistrements inclus dans le type de rapport. Les objets sont des entités Salesforce standard ou personnalisées, telles que des opportunités, des comptes et des produits. Chaque relation d'objet spécifie un objet principal, par exemple des opportunités, et un ou plusieurs objets associés. Si vous spécifiez uniquement un objet principal, votre type de rapport inclut uniquement les enregistrements de cet objet. Si vous spécifiez également un objet associé, par exemple des produits, votre type de rapport inclut les objets principaux avec des objets associés (ou sans, selon la configuration). Un exemple, le type de rapport Opportunités avec des produits inclut les enregistrements d'opportunités qui contiennent au moins un enregistrement produit associé. Si vous ajoutez un objet associé, voici comment configurer la relation d'objet du type de rapport :

  • Objet principal avec objet associé : les enregistrements renvoyés sont uniquement ceux pour lesquels l'objet principal possède au moins un enregistrement d'objet associé. Dans notre exemple Opportunités avec des produits, les seuls enregistrements affichés seraient les opportunités qui contiennent au moins un enregistrement de produit.
  • Objet principal avec ou sans objet associé : les enregistrements renvoyés sont ceux pour lesquels l'objet principal peut ou non posséder un enregistrement d'objet associé. Si nous devions créer un type de rapport personnalisé Opportunités avec ou sans produit, les opportunités seraient affichées qu'elle contiennent ou non un enregistrement de produit.

Vous pouvez avoir jusqu'à quatre objets associés et chacun d'entre eux pouvant porter la distinction « avec » ou « avec ou sans ».

Page de présentation d'un ensemble d'autorisations

La présentation de champ détermine les champs inclus dans le type de rapport. Les champs sont souvent traduits en « colonnes » dans un rapport. Une instance unique d'un objet (un enregistrement) est décrite par un ensemble de champs, et chaque champ a également un type. Les types de champ comprennent Texte, Numéro, Case à cocher et Date/heure. Par exemple, chaque enregistrement d'opportunité contient des champs (avec le type de entre parenthèses) tels que Nom du compte (Texte), Montant (Numéro), Fermé (Case à cocher) et Date de fermeture (Date/heure).

Après avoir sélectionné un type de rapport, les champs ne sont pas affichés ? Le nombre de champs affichés est trop important ? Il peut être nécessaire de créer ou de modifier un type de rapport personnalisé qui ajoute ou masque des champs. Pour créer, modifier ou réviser les types de rapport, dans Configuration, saisissez Types de rapport dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Types de rapport.

Remarque

Remarque

Vous ne pouvez pas modifier des types de rapport standard.

Dans la section suivante, nous étudierons en détail comment utiliser les filtres pour obtenir des résultats spécifiques.

Utilisation de filtres

Lors de votre utilisation du générateur de rapport pour poser des questions concernant vos données, il vous est possible de mener des recherches plus précises grâce aux filtres et à la logique de filtrage. De plus, les limites de lignes vous permettent d’obtenir des réponses concises. Tout d'abord, concentrons-nous sur ces fonctionnalités. Nous verrons ensuite comment générer un filtre.

Vous pouvez filtrer les données dans un rapport en utilisant les options de filtrage suivantes.

Type de filtre
Description
Filtre standard
Les filtres standard sont appliqués par défaut à la plupart des objets. Des objets différents possèdent différents filtres standard, mais la plupart des objets contiennent les filtres standard Montrez-moi et Champ de date. Montrez-moi filtre l’objet autour des regroupements courants (tels que « Mes comptes » ou « Tous les comptes »). Champ de date filtre par champ (tel que Date de création ou Dernière activité) et par plage de date (telle que « Toutes » ou « Mois dernier »).
Filtre de champ
Des filtres de champ sont disponibles pour des rapports, des vues de liste, des règles de workflow et d'autres zones de l'application. Pour chaque filtre, définissez le champ, l'opérateur et la valeur. Avec des rapports tabulaires, récapitulatifs et matriciels, vous pouvez faire glisser un champ depuis le volet Champs vers le volet Filtres afin d'ajouter un filtre de rapport.
Logique de filtrage
Ajoutez des conditions booléennes pour contrôler le mode d'évaluation des filtres de champ. Vous devez ajouter au moins 1 filtre de champ avant d'appliquer la logique de filtrage.
Filtre croisé
Filtrez un rapport par l'objet enfant en utilisant des conditions WITH ou WITHOUT. Ajoutez des sous-filtres pour affiner le filtrage par champ dans l'objet enfant. Par exemple, si vous disposez d’un filtre croisé Compte avec opportunités, cliquez sur Ajouter un filtre d’opportunité, puis créez le sous-filtre Nom de l’opportunité égal à ACME pour inclure uniquement ces opportunités.
Limite de lignes
Pour des rapports tabulaires, sélectionnez le nombre maximal de lignes à afficher, puis choisissez un champ de tri et l'ordre de tri. Vous pouvez utiliser un rapport tabulaire comme rapport source pour un composant de tableau de bord ou de graphique, si vous limitez le nombre de lignes qu'il renvoie.

Cette tâche étant effectuée, aidons Maria a élaborer et à filtrer un rapport. Lance Park, le commercial, a mentionné Maria sur Chatter pour lui demander un rapport sur les comptes qui sont des clients directs.

  1. Accédez à Rapports, puis cliquez sur Nouveau Rapport.
  2. Sélectionnez le type de rapport « Comptes » et cliquez sur Continuer.
  3. Pour lancer le filtrage, cliquez sur Filtres.
  4. Cliquez sur le filtre standard Montrez-moi, et sélectionnez Mes comptes. Cliquez sur Appliquer.
  5. Cliquez sur le filtre standard Champ de date, et sélectionnez Date de création. Pour Intervalle, sélectionnez Tout le temps. Cliquez sur Appliquer.
  6. Dans le volet Filtres, cliquez sur Ajouter un filtre... pour inclure un filtre de champ.
    1. Choisissez un champ dans la première liste déroulante. Pour cet exemple, nous allons choisir Type.
    2. Définissez l’opérateur de filtre sur Égal à.
    3. Dans Valeur, sélectionnez l’option Client - Direct, puis cliquez sur Appliquer.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  8. Enregistrez votre rapport sous Comptes clients directs et acceptez le nom unique généré automatiquement.

Bon travail ! Vous avez créé un filtre de rapport qui affiche tous vos comptes dont le type est Client - Direct. Cliquez sur Exécuter pour afficher les résultats. Selon l'organisation que vous utilisez pour suivre ces étapes, les données de votre rapport peuvent être affichées ou non lors de l'exécution.

Voici un raccourci pratique. Lorsque vous créez un filtre, essayez de faire glisser un champ du volet Champs vers le volet Filtres. Voilà ! Vous êtes prêt à générer votre prochain filtre. Vous pouvez également vous servir de la fonction de saisie intelligente pour localiser un champ. De nombreuses options sont à votre disposition !

Dans l’exemple précédent, nous avons utilisé l’opérateur Égal à pour créer le filtre, mais d’autres opérateurs peuvent vous aider à générer votre rapport. Mais attention : surveillez vos performances lorsque vous utilisez l'opérateur Différent de. Il peut entraîner un ralentissement ou l'expiration de l'exécution de votre rapport. Consultez la liste complète des opérateurs de filtrage dans Référence des opérateurs de filtrage.

Utilisation des filtres inter-objets

Maintenant que vous savez générer un filtre, passons aux choses sérieuses avec les filtres inter-objets ou « filtres croisés ». Ces types de filtres vous permettent d’inclure dans vos rapports des objets associés aux objets d’origine définis dans le type de rapport. Ils vous aident à peaufiner vos résultats sans codes ni formules. Le cas d'utilisation le plus courant est le rapport sur les exceptions. Voici quelques exemples demandés par l'équipe commerciale d'Ursa Major Solar.

  • Comptes avec opportunités : comptes comportant des opportunités qui n’ont pas dépassé les premières phases du cycle de vente. Lance aimerait passer l’après-midi à contacter ces comptes pour essayer de les faire avancer dans le cycle de vente.
  • Opportunités obsolètes : opportunités sans activité au cours des 90 derniers jours. Erin ne souhaite pas perdre de temps à appeler ces opportunités.
  • Contacts orphelins : contacts sans compte. Lincoln souhaite ajouter ces contacts à des comptes ou les éliminer.

Maintenant Maria peut aider son équipe en créant un rapport avec un filtre croisé.

  1. Accédez à Rapports, puis cliquez sur Nouveau Rapport.
  2. Sélectionnez le type de rapport « Comptes » et cliquez sur Continuer.
  3. Cliquez sur Filtres, puis définissez la plage Date de création sur Toutes les dates.
  4. Cliquez sur la flèche Plus d’actions et sélectionnez Ajouter un filtre croisé.
    Ajouter un filtre croisé
  5. Sélectionnez un objet parent dans la liste déroulante Montrez-moi. Votre choix détermine les objets associés qui s'affichent dans la liste d'objets enfant. Sélectionnez Comptes.
  6. Choisissez l'opérateur avec.
  7. Sélectionnez un objet enfant dans la liste déroulante Objet secondaire ou recherchez-le par son nom. La liste déroulante contient tous les objets enfant éligibles correspondant à l’objet parent sélectionné. Sélectionnez Opportunités et cliquez sur Appliquer.
  8. Vous pouvez également ajouter des sous-filtres :
    1. Cliquez sur Ajouter un filtre d’opportunités.
    2. Sélectionnez un champ. L’objet enfant figurant dans le filtre croisé détermine les champs disponibles. Par exemple, si votre filtre croisé est Comptes avec opportunités, vous pouvez utiliser des champs d’opportunité pour votre filtre secondaire. Sélectionnez Étape pour notre sous-filtre.
    3. Sélectionnez l'opérateur égal à.
    4. Sous Valeur(s), sélectionnez Prospection, Qualification, Analyse des besoins et Proposition de valeur.
    5. Cliquez sur Appliquer.
  9. Cliquez sur Enregistrer.
  10. Nommez le rapport comme suit : Comptes avec opportunités naissantes. Cliquez sur Enregistrer.

Bien joué ! Vous venez de créer un rapport répertoriant les comptes associés à des opportunités qui n’ont pas dépassé les premières phases du cycle de vente. Si vous trouvez une autre méthode pour établir un lien entre les comptes et les opportunités, n’hésitez pas à la tester en ajoutant d’autres sous-filtres.

Utilisation d'une logique de filtrage

Une logique de filtrage permet d'appliquer des filtres s’appuyant sur des conditions. Supposons qu'Erin souhaite consulter ses comptes qui sont des clients directs ou des revendeurs des composants solaires d'Ursa Major. Le filtrage d'un rapport Comptes standard suffit presque à satisfaire la demande d'Erin :

  1. Propriétaire du compte égal à Erin Donaghue
  2. Type égal à Client - Direct
  3. Type égal à Partenaire réseau / revendeur

Cependant, les filtres 2 et 3 sont en conflit et le rapport ne renvoie aucune donnée. Pour ajuster le fonctionnement du rapport, nous devons ajouter une logique de filtrage. Pour ajouter une logique de filtrage, ouvrez le volet des filtres du générateur de rapport en cliquant sur FILTRES. Cliquez ensuite sur Ajouter une logique de filtrage. Enfin, spécifiez comment les filtres doivent s’appliquer au rapport. Les opérateurs disponibles pour appliquer la logique de filtrage sont les suivants :

Opérateur
Définition
AND
Recherche les enregistrements qui correspondent aux deux valeurs.
OR
Recherche les enregistrements qui correspondent à l'une des valeurs.
NOT
Recherche les enregistrements qui excluent les valeurs.

Pour répondre à la demande d'Erin, définissez la logique de filtrage sur 1 AND (2 OR 3). Le rapport renvoie désormais uniquement les comptes dont le propriétaire est Erin et qui sont clients ou revendeurs. Avec ce rapport, Erin est certaine de dépasser son quota ce trimestre !

Remarque

Remarque

À chaque fois que vous ajoutez un filtre, vérifiez votre logique de filtrage pour vous assurer que tout est correct.

La logique de filtrage ne s’applique pas aux filtres croisés.

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