Mise en forme des rapports

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Décrire les formats des rapports : tabulaire, récapitulatif et matriciel
  • Créer un rapport matriciel

Utilisation des formats de rapport

Trois formats sont disponibles : tabulaire, récapitulatif et matriciel. Le format tabulaire est le format par défaut.

Format de rapport Cas d'utilisation principal Pris en charge dans les tableaux de bord Graphiques de rapport pris en charge Champs de compartiment** Formules** Formules inter-objets**
Tabulaire Faire une liste icône Vrai*
icône Vrai

Récapitulatif Regrouper et résumer icône Vrai icône Vrai icône Vrai icône Vrai
Matrice Regrouper et résumer par ligne et par colonne icône Vrai icône Vrai icône Vrai icône Vrai

* Limite de lignes nécessaire. Plus d'informations ici.

** Ce module n'aborde pas les champs de compartiment ni les formules.

Essayons maintenant de générer un exemple de rapport pour chaque format.

Rapports tabulaires

Les rapports tabulaires représentent la méthode la plus rapide et la plus simple pour consulter les données. Semblables à une feuille de calcul, ils sont composés d'une série organisée de colonnes qui présentent chaque enregistrement correspondant sur une ligne. Il est préférable de les réserver à des tâches telles que la génération d’une liste de publipostage. Lorsque Lincoln a demandé à Maria un rapport sur toutes les opportunités ouvertes, Maria savait qu’un rapport tabulaire conviendrait.

Nous allons aider Maria à élaborer ce rapport tabulaire.

Remarque

Remarque

Selon l'organisation que vous utilisez pour suivre ces étapes, les données de votre rapport peuvent être affichées ou non lors de l'exécution.

  1. Dans Rapports, cliquez sur Nouveau rapport, choisissez le type de rapport Opportunités, puis cliquez sur Continuer.
  2. Cliquez sur Filtres, puis appliquez les filtres suivants :
    1. Pour le filtre standard Montrez-moi, sélectionnez Toutes les opportunités et cliquez sur Terminé.
    2. Pour le filtre standard Statut de l’opportunité, sélectionnez Ouverte et cliquez sur Appliquer.
    3. Sélectionnez Date de création pour le filtre standard Date et EX actuel comme plage, puis cliquez sur Appliquer.
      Pour obtenir des résultats plus rapidement, entrez la plus petite plage de dates possible. Si votre rapport doit passer en revue trop de dates, il mettra davantage de temps à trouver l'information que vous cherchez.
  3. Les colonnes suivantes doivent déjà figurer dans votre rapport : Nom de l’opportunité, Type, Origine de la piste, Montant, Date de clôture, Étape suivante, Étape, Probabilité (%), Période fiscale, Ancienneté, Date de création, Propriétaire de l’opportunité, Rôle du propriétaire, Nom du compte.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
  5. Intitulez votre rapport Opportunités ouvertes pour l’année en cours.
  6. Saisissez une description et enregistrez le rapport dans le dossier Rapports publics.
  7. Cliquez sur Exécuter. Le rapport doit se présenter comme suit :
Exemple d'un rapport tabulaire

Rapports récapitulatifs

Les rapports récapitulatifs sont similaires aux rapports tabulaires, mais ils vous permettent également de regrouper les lignes de données, d'afficher des sous-totaux et de créer des graphiques. Les rapports récapitulatifs offrent beaucoup d'autres options pour organiser les données, et sont très pratiques dans les tableaux de bord. Oui !

Les rapports récapitulatifs sont la cheville ouvrière de la génération de rapports : la plupart des personnes constatent que la majorité de leurs rapports utilisent ce format.

Le directeur des opérations d’Ursa Major Solar, Roberto Alvarez, veut consulter toutes les requêtes de support client ouvertes, triées par priorité. Maria peut aider Roberto à élaborer un rapport récapitulatif.

Remarque

Remarque

Selon l'organisation que vous utilisez pour suivre ces étapes, les données de votre rapport peuvent être affichées ou non lors de l'exécution.

  1. Dans l’onglet Rapports, cliquez sur Nouveau rapport, choisissez le type de rapport Requêtes dans le dossier Rapports de support client, puis cliquez sur Continuer.
  2. Cliquez sur Filtres, puis appliquez ces filtres standard :
    1. Dans Montrez-moi, sélectionnez Toutes les requêtes et cliquez sur Appliquer.
    2. Pour Champ de date, sélectionnez Date d’ouverture et Tout le temps comme plage. Puis cliquez sur Appliquer.
  3. Dans la liste de sélection Ajouter un filtre..., appliquez un filtre de champ pour les requêtes pour lesquelles l’option Ouvert est définie sur True :
    1. Recherchez et sélectionnez Ouvert.
    2. Dans la liste déroulante, sélectionnez Vrai et cliquez sur Appliquer.
  4. Vérifiez que les colonnes suivantes sont affichées dans votre rapport : Propriétaire de la requête, Objet, Date/Heure d'ouverture, Ancienneté, En cours, Fermé et Nom du compte. Ajoutez-les si nécessaire.
  5. Pour créer un rapport récapitulatif à partir de ces données, vous devez regrouper des lignes. Pour regrouper des lignes, commencez par cliquer sur Plan.
  6. Sous GROUPER LIGNES, dans la liste de sélection Ajouter un groupe…, sélectionnez Priorité. Création d'un rapport récapitulatif
  7. Pour afficher uniquement le total de chaque niveau de priorité, désactivez Lignes de détail en bas de la page d’aperçu.
  8. Enregistrez le rapport sous Requêtes en cours pour toutes les dates, et validez le nom unique généré automatiquement.
  9. Saisissez une description, choisissez le dossier Rapports publics, puis cliquez sur Enregistrer.
  10. Cliquez sur Exécuter. Le rapport doit se présenter comme suit : Exemple d'un rapport récapitulatif
Remarque

Remarque

Cliquez sur Lignes détaillées pour basculer entre l’affichage et le masquage des colonnes dans votre rapport récapitulatif.

Rapports matriciels

Les rapports matriciels vous permettent de regrouper les enregistrements par ligne et par colonne. Ces rapports sont les plus longs à configurer, mais ils offrent la vue la plus détaillée de nos données.

Pourquoi utiliser un rapport matriciel ? Si vous souhaitez avoir une vue d'ensemble des données en un coup d'œil, surtout pour des informations telles que le montant total du chiffre d'affaires ou la quantité de produits vendus, le format matriciel est fait pour vous.

Élaborons donc ensemble un rapport matriciel. Sita, la PDG, prépare l'année suivante et souhaite déterminer les tendances de chiffre d'affaires mois après mois.

Commençons par aider Maria à créer un rapport de base. Dans cette étape, nous allons créer un rapport matriciel montrant les ventes par type pour chaque mois.

  1. Dans l’onglet Rapports, cliquez sur Nouveau rapport, choisissez le type de rapport Opportunités, puis cliquez sur Continuer.
  2. Cliquez sur Filtres, puis appliquez ces filtres standard :
    1. Pour le filtre standard Montrez-moi, sélectionnez Toutes les opportunités et cliquez sur Terminé.
    2. Pour le filtre standard Statut de l’opportunité, sélectionnez Clôturée Gagnée et cliquez sur Appliquer.
    3. Pour le filtre standard Champ de date, sélectionnez Date de clôture. Pour Intervalle, sélectionnez EX actuel. Cliquez sur Appliquer.
      Pour obtenir des résultats plus rapidement, entrez la plus petite plage de dates possible. Si votre rapport doit passer en revue trop de dates, il mettra davantage de temps à trouver l'information que vous cherchez.
  3. Pour résumer le rapport en fonction de la somme des montants, cliquez sur la flèche de la liste déroulante Plus d’actions dans la colonne Montant. Cliquez ensuite sur Résumer et sélectionnez Somme.
  4. Pour changer le format de rapport en matrice, commencez par regrouper les lignes par mois de clôture et les colonnes par type. Pour commencer le regroupement, cliquez sur Plan.
    1. Sous GROUPER LIGNES, dans la liste de sélection Ajouter un groupe..., sélectionnez Mois de clôture.
    2. Sous GROUPER COLONNES, dans la liste de sélection Ajouter un groupe..., sélectionnez Type.
  5. Lors de la consultation d'un rapport matriciel, vous souhaitez peut-être masquer les détails du rapport. Les rapports matriciels sont généralement plus faciles à utiliser lorsque les détails sont masqués. Pour masquer les détails du rapport, désactivez Lignes détaillées.
  6. Enregistrez votre rapport sous Opportunités par somme du montant et acceptez le nom unique généré automatiquement.
  7. Cliquez sur Exécuter le rapport.
  8. Le rapport doit se présenter comme suit : Exemple d'un rapport matriciel
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