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Mise en forme de votre rapport

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Décrire les formats des rapports : tabulaire, récapitulatif et matriciel
  • Créer un rapport matriciel
Remarque

Remarque

Vous souhaitez apprendre en français ? Les défis pratiques Trailhead ne sont pas disponibles en français pour ce badge. Veillez à définir l’anglais comme langue et les États-Unis comme région dans votre Trailhead Playground. Suivez les instructions ici.

Remarque

Accessibilité

Cette unité nécessite des instructions supplémentaires pour les utilisateurs de lecteurs d’écran. Pour accéder à une version détaillée du lecteur d’écran de cet appareil, cliquez sur le lien ci-dessous :

Ouvrir les instructions du lecteur d’écran Trailhead.

Utilisation des formats de rapport

Trois formats sont disponibles : tabulaire, récapitulatif et matriciel. Le format tabulaire est le format par défaut.

Format de rapport Cas d'utilisation principal Pris en charge dans les tableaux de bord Graphiques de rapport pris en charge Champs de compartiment** Formules** Formules inter-objets**
Tabulaire Faire une liste icône Vrai*
icône Vrai

Récapitulatif Regrouper et résumer icône Vrai icône Vrai icône Vrai icône Vrai
Matrice Regrouper et résumer par ligne et par colonne icône Vrai icône Vrai icône Vrai icône Vrai

* Limite de lignes nécessaire. Plus d'informations ici.

** Ce module n'aborde pas les champs de compartiment ni les formules.

Essayons maintenant de générer un exemple de rapport pour chaque format.

Rapports tabulaires

Les rapports tabulaires représentent la méthode la plus rapide et la plus simple pour consulter les données. Semblables à une feuille de calcul, ils sont composés d'une série organisée de colonnes qui présentent chaque enregistrement correspondant sur une ligne. Il est préférable de les réserver à des tâches telles que la génération d’une liste de publipostage. Lorsque Lincoln a demandé à Maria un rapport sur toutes les opportunités ouvertes, Maria savait qu’un rapport tabulaire conviendrait.

Nous allons aider Maria à élaborer ce rapport tabulaire.

Remarque

Selon l'organisation que vous utilisez pour suivre ces étapes, les données de votre rapport peuvent être affichées ou non lors de l'exécution.

  1. Dans Reports (Rapports), cliquez sur New Report (Nouveau rapport), choisissez le type de rapport « Opportunities (Opportunités) », puis cliquez sur Start Report (Démarrer le rapport).
  2. Cliquez sur Filters (Filtres), puis appliquez les filtres suivants :
    1. Pour le filtre standard Show Me (Montrez-moi), sélectionnez All opportunities (Toutes les opportunités) et cliquez sur Done (Terminé).
    2. Pour le filtre standard Opportunity Status (Statut de l’opportunité), sélectionnez Open (Ouverte) et cliquez sur Apply (Appliquer).
    3. Pour le filtre standard de date, sélectionnez Created Date (Date de création) et All Time (Toutes les dates) pour la plage, puis cliquez sur Apply (Appliquer).
      Pour votre Trailhead Playground, nous suggérons la plage All Time (Toutes les dates), mais pour des résultats plus rapides dans votre environnement de production, définissez systématiquement la plus petite plage de dates possible. Si votre rapport doit passer en revue trop de dates, il mettra davantage de temps à trouver l'information que vous cherchez.
  3. Les colonnes suivantes doivent déjà figurer dans votre rapport : Opportunity Name (Nom de l’opportunité), Type, Lead Source (Origine de la piste), Amount (Montant), Close Date (Date de fermeture), Next Step (Étape suivante), Stage (Phase), Probability (%) (Probabilité (%)), Fiscal Period (Période fiscale), Age (Ancienneté), Created Date (Date de création), Opportunity Owner (Propriétaire de l’opportunité), Owner Role (Rôle du propriétaire), Account Name (Nom du compte).
  4. Cliquez sur Save (Enregistrer).
  5. Intitulez votre rapport Open Opportunities This Year (Opportunités ouvertes pour l’année en cours).
  6. Saisissez une description et enregistrez le rapport dans le dossier Public Reports (Rapports publics).
  7. Cliquez sur Run (Exécuter). Le rapport doit se présenter comme suit :
Exemple d'un rapport tabulaire

Rapports récapitulatifs

Les rapports récapitulatifs sont similaires aux rapports tabulaires, mais ils vous permettent également de regrouper les lignes de données, d'afficher des sous-totaux et de créer des graphiques. Les rapports récapitulatifs offrent beaucoup d'autres options pour organiser les données, et sont très pratiques dans les tableaux de bord. Oui !

Les rapports récapitulatifs sont la cheville ouvrière de la génération de rapports : la plupart des personnes constatent que la majorité de leurs rapports utilisent ce format.

Roberto Alvarez, chef d’exploitation chez Ursa Major Solar, souhaite savoir combien de dossiers client fermés par l’entreprise avaient une priorité élevée, moyenne ou faible. Maria peut aider Roberto à élaborer un rapport récapitulatif.

Remarque

Selon l'organisation que vous utilisez pour suivre ces étapes, les données de votre rapport peuvent être affichées ou non lors de l'exécution.

  1. Dans l’onglet Reports (Rapports), cliquez sur New Report (Nouveau rapport), sélectionnez la catégorie Customer Support Reports (Rapports du support client), choisissez le type de rapport Cases (Requêtes), puis cliquez sur Start Report (Démarrer le rapport).
  2. Cliquez sur Filters (Filtres), puis appliquez ces filtres standard :
    1. Dans Show Me (Montrez-moi), sélectionnez All Cases (Toutes les requêtes) et cliquez sur Apply (Appliquer).
    2. Pour Date Field (Champ de date), sélectionnez Opened Date (Date d’ouverture) et All Time (Toutes les dates) comme plage. Puis cliquez sur Apply (Appliquer).
  3. Dans la liste de sélection Add filter… (Ajouter un filtre…), appliquez un filtre de champ pour les requêtes pour lesquelles l’option Closed (Ferméz) est définie sur True :
    1. Recherchez et sélectionnez Closed (Fermée).
    2. Dans la liste déroulante, sélectionnez True (Vrai) et cliquez sur Apply (Appliquer).
  4. Vérifiez que les colonnes suivantes sont affichées dans votre rapport : Case Owner (Propriétaire de la requête), Subject (Objet), Date/Time Opened (Date/Heure d’ouverture), Age (Ancienneté), Open (Ouverte), Closed (Fermée) et Account Name (Nom du compte). Ajoutez-les si nécessaire.
  5. Pour créer un rapport récapitulatif à partir de ces données, vous devez regrouper des lignes. Pour regrouper des lignes, commencez par cliquer sur Outline (Plan).
  6. Sous GROUP ROWS, dans la liste de sélection Add group… (Ajouter un groupe…) sélectionnez Priority (Priorité)Création d'un rapport récapitulatif
  7. Pour afficher uniquement le total de chaque niveau de priorité, désactivez Detail Rows (Lignes de détail) en bas de la page d’aperçu.
  8. Enregistrez le rapport sous Closed Cases for All Time (Requêtes fermées pour toutes les dates) et validez le nom unique généré automatiquement.
  9. Saisissez une description, choisissez le dossier Public Reports (Rapports publics), puis cliquez sur Save (Enregistrer).
  10. Cliquez sur Run (Exécuter). Le rapport doit se présenter comme suit :Exemple d'un rapport récapitulatif
Remarque

Cliquez sur Detail Rows (Lignes détaillées) pour basculer entre l’affichage et le masquage des colonnes dans votre rapport récapitulatif.

Rapports matriciels

Les rapports matriciels vous permettent de regrouper les enregistrements par ligne et par colonne. Ces rapports sont les plus longs à configurer, mais ils offrent la vue la plus détaillée de vos données.

Pourquoi utiliser un rapport matriciel ? Si vous souhaitez avoir une vue d'ensemble des données en un coup d'œil, surtout pour des informations telles que le montant total du chiffre d'affaires ou la quantité de produits vendus, le format matriciel est fait pour vous.

Élaborons donc ensemble un rapport matriciel. Sita, la PDG, prépare l'année suivante et souhaite déterminer les tendances de chiffre d'affaires mois après mois.

Commençons par aider Maria à créer un rapport de base. Dans cette étape, vous allez créer un rapport matriciel montrant les ventes par type pour chaque mois.

  1. Dans l’onglet Reports (Rapports), cliquez sur New Report (Nouveau rapport), choisissez le type de rapport « Opportunities (Opportunités) », puis cliquez sur Start Report (Démarrer le rapport).
  2. Cliquez sur Filters (Filtres), puis appliquez ces filtres standard :
    1. Pour le filtre standard Show Me (Montrez-moi), sélectionnez All opportunities (Toutes les opportunités) et cliquez sur Done (Terminé).
    2. Pour le filtre standard Opportunity Status (Statut de l’opportunité), sélectionnez Closed Won (Clôturée Gagnée) et cliquez sur Apply (Appliquer).
    3. Pour le filtre standard Date Field (Champ de date), sélectionnez Close Date (Date de clôture). Pour Plage, sélectionnez All Time (Toutes les dates). Cliquez sur Apply (Appliquer).
      Pour obtenir des résultats plus rapidement, saisissez la plus petite plage de dates possible. Si votre rapport doit passer en revue trop de dates, il mettra davantage de temps à trouver l'information que vous cherchez.
  3. Pour résumer le rapport en fonction de la somme des montants, cliquez sur la colonne Amount (Montant). Cliquez ensuite sur Summarize (Résumer) et sélectionnez Sum (Somme).
  4. Pour changer le format de rapport en matrice, commencez par regrouper les lignes par mois de clôture et les colonnes par type. Pour commencer le regroupement, cliquez sur Outline (Plan).
    1. Sous GROUP ROWS, dans la liste de sélection Add group… (Ajouter un groupe…), sélectionnez Close Month (Mois de fermeture).
    2. Sous GROUP COLUMNS, dans la liste de sélection Add group… (Ajouter un groupe…), sélectionnez Type.
  5. Lors de la consultation d'un rapport matriciel, vous souhaitez peut-être masquer les détails du rapport. Les rapports matriciels sont généralement plus faciles à utiliser lorsque les détails sont masqués. Pour masquer les détails du rapport, désactivez Detail Rows (Lignes détaillées).
  6. Enregistrez votre rapport sous Opportunities by Sum of Amount (Opportunités par somme du montant) et acceptez le nom unique généré automatiquement.
  7. Cliquez sur Run Report (Exécuter le rapport).
  8. Le rapport doit se présenter comme suit : Exemple d'un rapport matriciel
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