Introduction aux rapports et tableaux de bord dans Lightning Experience

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Exprimer les besoins métiers avec des questions de rapport
  • Expliquer la différence entre un rapport, un tableau de bord et un type de rapport

Introduction aux rapports et aux tableaux de bord

Votre activité se pose des questions. Vos données Salesforce offrent des réponses. Lorsque vous devez générer un rapport, la requête est effectuée sous forme de questions. Elle pourrait ressembler à ce qui suit :
  • Quels produits représentent mes meilleures ventes ?
  • Qui sont mes prospects les plus importants ?
  • Quelles campagnes marketing ont connu le plus de succès ?
  • Quel est le niveau de satisfaction de mes clients ?

Avant de générer un rapport, il est conseillé de répondre à cette question, de poser des questions complémentaires, de dresser une liste des exigences, puis d'associer ces exigences aux critères du rapport.

Prenons le récit de Maria Jimenez, administratrice chez Ursa Major Solar. Un jour sa PDG, Sita Nagappan-Alvarez, lui posa des questions sur la santé de l'activité. Elle souhaitait notamment en savoir plus sur les meilleures ventes de produits.

Maria et Sita discutent des meilleures ventes de produits

Maria écouta la question initiale de Sita et suivit avec des questions de clarification.

Type d'information Exemples
Question d'origine de Sita Quels produits représentent mes meilleures ventes ?
Questions de suivi de Maria
  • Qu'est-ce qui place un produit au rang de meilleures ventes, la quantité ou le chiffre d'affaires généré ?
  • Souhaitez-vous regrouper les résultats par famille de produits ?
  • Quelle est votre plage de dates ?
  • Si l'on arrête la vente d'un produit, doit-il continuer à figurer dans le rapport ?
Exigences
  • Ici, on parle de « meilleures ventes » en termes de quantité et non de chiffre d'affaires.
  • Regrouper les produits par famille de produits.
  • Afficher toutes les opportunités clôturées gagnées.
  • Ne pas afficher les produits inactifs.
Critères
  • Type de rapport = Opportunités avec des produits
  • Format du rapport = Récapitulatif
  • Regroupement = Famille de produits
  • Afficher = Toutes les opportunités
  • Champ de date = Date de clôture
  • Plage = EX actuel
  • Filtre = Produit « égal à » actif
  • Filtre = Étape de l'opportunité « égal à » Clôturée Gagnée
  • Logique de filtrage = 1 AND 2

À cet instant, alors que vous regardez cette colonne de critères, vous devez sûrement vous demander ce que tout cela signifie. Pas d'inquiétude, nous allons étudier tous ces éléments en détail pendant que vous tentez d'obtenir un badge pour ce module.

Le fait est que la plupart des personnes travaillant au sein de votre société vous poseront des questions du type de celle que Sita posa à Maria. Voici quelques questions typiques que des personnes chez Ursa Major Solar posent à Maria.
  • Lincoln Ulrich, un responsable de compte qui planifie les appels de la journée, demande quels prospects son équipe devrait contacter en premier.
  • Roberto Alvarez, chef d'exploitation, qui analyse le taux de déflection mois après mois depuis le déploiement l'été dernier de cette communauté en libre-service, s'interroge sur les requêtes de l'année passée.
  • Sita, la PDG, qui élabore le plan annuel de la société et prépare des décisions sur la nouvelle stratégie à mettre en place, demande quelles villes comptent le plus grand nombre de pistes.

Pour chacun de ces scénarios, un rapport ou un tableau de bord peut fournir à chaque membre d'une équipe les informations nécessaires pour entreprendre une action et réussir, dans la journée, le mois ou l'année. Vous pouvez être la personne qui traduit leurs questions pour en faire le rapport ou le tableau de bord dont ils ont besoin.

Pour savoir comment utiliser les rapports et tableaux de bord adaptés à votre société, poursuivez la lecture. Si vous préférez les vidéos, cliquez sur ces vidéos de présentation de rapports et de tableaux de bord.

Qu'est-ce qu'un rapport ?

Sous sa forme la plus simple, un rapport est une liste d'enregistrements (opportunités ou comptes) qui remplissent le critère que vous définissez. Néanmoins, les rapports sont bien plus que de simples listes. Pour obtenir les données dont vous avez besoin, vous pouvez filtrer, grouper et effectuer des calculs sur les enregistrements. Vous pouvez même les représenter dans un graphique !

Lorsque Sita interrogea Maria sur les meilleures ventes de produits, Maria créa un rapport pour renvoyer la liste de toutes les opportunités avec des produits. Ensuite, elle a :

  • Filtré pour afficher uniquement les opportunités Fermées-Gagnées des produits « actifs » de cette année financière.
  • Groupé par famille de produit.
  • Calculé les ventes totales.
  • Affiché les résultats dans un graphique à barres verticales pour faciliter la lecture de Sita.

Ce type d'analyse avancée est la raison pour laquelle les rapports sont l'outil favori de Maria lorsqu'elle doit répondre à des questions sur l'activité de l'entreprise. Tout le monde chez Ursa Major Solar apprécie les rapports de Maria !

Chaque rapport est stocké dans un dossier. Les dossiers de rapports déterminent le mode et les autorisations d’accès aux rapports pour les afficher, les modifier ou les gérer. Les dossiers peuvent être publics, masqués ou partagés. Vous contrôlez l’accès au contenu du dossier en fonction des rôles, des autorisations, des groupes publics, des territoires et des types de licences. Vous pouvez rendre un dossier accessible à l'ensemble de votre organisation ou le rendre privé afin de réserver l'accès à son propriétaire.

Qu'est-ce qu'un tableau de bord ?

C'est une présentation des principales métriques et tendances pour les enregistrements au sein de votre organisation. La relation entre un composant de tableau de bord et un rapport équivaut à 1:1. En d'autres termes, chaque composant de tableau de bord correspond à un seul rapport source. Il est possible, cependant, d'utiliser le même rapport pour plusieurs composants de tableau de bord dans un seul tableau de bord (par exemple, utilisation d'un même rapport pour un graphique en barres et un graphique à secteurs). Vous pouvez afficher plusieurs composants de tableau de bord dans une seule page de tableau de bord pour créer un affichage visuel marquant, qui permet d'utiliser plusieurs rapports avec des thèmes similaires (performances commerciales, service clients).

À l'instar des rapports, les tableaux de bord sont stockés dans des dossiers à l'accès contrôlé. Si vous avez accès à un dossier, vous pouvez consulter ses tableaux de bord. Néanmoins, il faut que vous ayez accès au rapport sous-jacent pour voir les composants de tableau de bord.

Chaque tableau de bord est associé à un utilisateur actif, dont les paramètres de sécurité déterminent les données qui s'affichent dans un tableau de bord. Si l'utilisateur actuel est un utilisateur spécifique, les autres personnes visualisent le tableau de bord en fonction des paramètres de sécurité de cet utilisateur, quels que soient leurs propres paramètres de sécurité. C'est pour cela qu'il vous faut bien choisir l'utilisateur actuel afin de ne pas trop dévoiler d'informations. Par exemple, choisissez le directeur commercial en tant qu'utilisateur actuel pour un classement de son équipe. Cela permet aux membres de son équipe d'accéder au classement les concernant, sans que les autres équipes y aient accès.

Les tableaux de bord dynamiques sont des tableaux de bord pour lesquels l'utilisateur actuel correspond toujours à l'utilisateur connecté. De cette façon, chaque utilisateur affiche le tableau de bord selon son propre niveau d'accès. Si votre principale préoccupation concerne la visibilité, les tableaux de bord dynamiques sont une bonne alternative.

Qu'est-ce qu'un type de rapport ?

Un type de rapport est semblable à un modèle qui facilite la création de rapports. Lors de la création d'un rapport, il détermine quels champs et enregistrements sont prêts à être utilisés. Il se fonde sur la relation objet principal-objets associés. Par exemple, dans le type de rapport « Comptes et Contacts », « Contacts » correspond à l'objet principal et « Comptes » à l'objet associé.

Les rapports affichent uniquement les enregistrements qui remplissent les critères définis dans le type de rapport. Salesforce fournit un ensemble de types de rapport standard prédéfinis et prêts à l'emploi. Vous ne parvenez pas à voir tous les champs dont vous avez besoin ? Vous allez peut-être devoir créer un type de rapport personnalisé.

Par exemple, supposons que Lincoln mentionne Maria sur Chatter pour demander quelles villes comptent le plus grand nombre de pistes. Maria peut obtenir la réponse en créant un rapport sur les pistes dépendant du type de rapport standard Pistes. Cependant, si Lincoln souhaite connaître les pistes qui ont des activités, le type de rapport standard Pistes ne convient pas, car il renvoie toutes les pistes (avec et sans activité). Cette précision n'inquiète pas Maria ! Elle sait qu'elle peut créer un type de rapport personnalisé nommé Pistes avec des activités, qui utilise les pistes en tant qu'objet principal et les activités en tant qu'objets associés, qui renvoie uniquement les pistes avec des activités. Il lui suffit ensuite de créer un rapport basé sur son nouveau type de rapport Pistes avec des activités.

Une image illustrant la relation entre les dossiers, les tableaux de bord, les rapports et les types de rapport
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