Introduction aux rapports et tableaux de bord dans Lightning Experience

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Exprimer les besoins métiers avec des questions de rapport
• Expliquer la différence entre un rapport, un tableau de bord et un type de rapport

Votre activité se pose des questions. Vos données Salesforce offrent des réponses. Lorsque vous devez générer un rapport, la requête est effectuée sous forme de questions. Elle pourrait ressembler à ce qui suit :

• Quels produits représentent mes meilleures ventes ?
• Qui sont mes prospects les plus importants ?
• Quelles campagnes marketing ont connu le plus de succès ?
• Quel est le niveau de satisfaction de mes clients ?

Type d'information	Exemples
Question d'origine de Sita	Quels produits représentent mes meilleures ventes ?
Questions de suivi de Maria	Qu'est-ce qui place un produit au rang de meilleures ventes, la quantité ou le chiffre d'affaires généré ? Souhaitez-vous regrouper les résultats par famille de produits ? Quelle est votre plage de dates ? Si l'on arrête la vente d'un produit, doit-il continuer à figurer dans le rapport ?
Exigences	Ici, on parle de « meilleures ventes » en termes de quantité et non de chiffre d'affaires. Regrouper les produits par famille de produits. Afficher toutes les opportunités clôturées gagnées. Ne pas afficher les produits inactifs.
Critères	Type de rapport = Opportunités avec des produits Format du rapport = Récapitulatif Regroupement = Famille de produits Afficher = Toutes les opportunités Champ de date = Date de clôture Plage = EX actuel Filtre = Produit « égal à » actif Filtre = Étape de l'opportunité « égal à » Clôturée Gagnée Logique de filtrage = 1 AND 2

Le fait est que la plupart des personnes travaillant au sein de votre société vous poseront des questions du type de celle que Sita posa à Maria. Voici quelques questions typiques que des personnes chez Ursa Major Solar posent à Maria.

• Lincoln Ulrich, un responsable de compte qui planifie les appels de la journée, demande quels prospects son équipe devrait contacter en premier.
• Roberto Alvarez, chef d'exploitation, qui analyse le taux de déflection mois après mois depuis le déploiement l'été dernier de cette communauté en libre-service, s'interroge sur les requêtes de l'année passée.
• Sita, la PDG, qui élabore le plan annuel de la société et prend des décisions sur la nouvelle stratégie à mettre en place, demande quelles villes comptent le plus grand nombre de pistes.

Qu'est-ce qu'un rapport ?

Sous sa forme la plus simple, un rapport est une liste d'enregistrements (opportunités ou comptes) qui remplissent le critère que vous définissez. Néanmoins, les rapports sont bien plus que de simples listes. Pour obtenir les données dont vous avez besoin, vous pouvez filtrer, grouper et effectuer des calculs sur les enregistrements. Vous pouvez même les représenter dans un graphique !

Lorsque Sita interrogea Maria sur les meilleures ventes de produits, Maria créa un rapport pour renvoyer la liste de toutes les opportunités avec des produits. Ensuite, elle a :

• Filtré pour afficher uniquement les opportunités Fermées-Gagnées des produits « actifs » de cette année financière.
• Groupé par famille de produit.
• Calculé les ventes totales.
• Affiché les résultats dans un graphique à barres verticales pour faciliter la lecture de Sita.

Ce type d'analyse avancée est la raison pour laquelle les rapports sont l'outil favori de Maria lorsqu'elle doit répondre à des questions sur l'activité de l'entreprise. Tout le monde chez Ursa Major Solar apprécie les rapports de Maria !

Chaque rapport est stocké dans un dossier. Les dossiers de rapports déterminent le mode et les autorisations d’accès aux rapports pour les afficher, les modifier ou les gérer. Les dossiers peuvent être publics, masqués ou partagés. Vous contrôlez l’accès au contenu du dossier en fonction des rôles, des autorisations, des groupes publics, des territoires et des types de licences. Vous pouvez rendre un dossier accessible à l'ensemble de votre organisation ou le rendre privé afin de réserver l'accès à son propriétaire.

Qu'est-ce qu'un tableau de bord ?

C'est une présentation des principales métriques et tendances pour les enregistrements au sein de votre organisation. Chaque composant de tableau de bord repose sur un rapport source unique. Vous pouvez utiliser des rapports source identiques ou différents pour les divers composants d’un tableau de bord (par exemple, utilisez le même rapport dans un graphique à barres et un graphique à secteurs). En ajoutant plusieurs composants de tableau de bord à une seule page de tableau de bord, vous pouvez créer un affichage visuel des données performant sur un thème commun, tel que les performances de vente ou le support client.

Comme les rapports, les tableaux de bord sont stockés dans des dossiers. Si vous avez accès à un dossier, vous pouvez consulter ses tableaux de bord. Pour afficher les composants individuels du tableau de bord, vous devez également accéder aux rapports sous-jacents.

Chaque tableau de bord est associé à un utilisateur actif, dont les paramètres de sécurité déterminent les données qui s'affichent dans un tableau de bord. Si l'utilisateur actuel est un utilisateur spécifique, les autres personnes visualisent le tableau de bord en fonction des paramètres de sécurité de cet utilisateur, quels que soient leurs propres paramètres de sécurité. C'est pour cela qu'il vous faut bien choisir l'utilisateur actuel afin de ne pas trop dévoiler d'informations. Par exemple, choisissez le directeur commercial en tant qu'utilisateur actuel pour un classement de son équipe. Cela permet aux membres de son équipe d'accéder au classement les concernant, sans que les autres équipes y aient accès.

Les tableaux de bord dynamiques sont des tableaux de bord pour lesquels l'utilisateur actuel correspond toujours à l'utilisateur connecté. De cette façon, chaque utilisateur affiche le tableau de bord selon son propre niveau d'accès. Si votre principale préoccupation concerne la visibilité, les tableaux de bord dynamiques sont une bonne alternative.

Qu'est-ce qu'un type de rapport ?

Un type de rapport est semblable à un modèle qui facilite la création de rapports. Lors de la création d'un rapport, il détermine quels champs et enregistrements sont prêts à être utilisés. Il se fonde sur la relation objet principal-objets associés.

Les rapports affichent uniquement les enregistrements qui remplissent les critères définis dans le type de rapport. Salesforce fournit un ensemble de types de rapport standard prédéfinis et prêts à l'emploi. Vous ne parvenez pas à voir tous les champs dont vous avez besoin ? Vous allez peut-être devoir créer un type de rapport personnalisé.

Par exemple, supposons que Lincoln mentionne Maria sur Chatter pour demander quelles villes comptent le plus grand nombre de pistes. Maria peut obtenir la réponse en créant un rapport sur les pistes dépendant du type de rapport standard Pistes. Cependant, si Lincoln souhaite connaître les pistes qui ont des activités, le type de rapport standard Pistes ne convient pas, car il renvoie toutes les pistes (avec et sans activité). Cette précision n'inquiète pas Maria ! Elle sait qu'elle peut créer un type de rapport personnalisé nommé Pistes avec des activités, qui utilise les pistes en tant qu'objet principal et les activités en tant qu'objets associés, qui renvoie uniquement les pistes avec des activités. Il lui suffit ensuite de créer un rapport basé sur son nouveau type de rapport Pistes avec des activités.