Découverte du fonctionnement des rapports et des tableaux de bord Lightning

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Exprimer les besoins métiers avec des questions de rapport
  
• Expliquer la différence entre un rapport, un tableau de bord et un type de rapport
  

Accessibilité

Cette unité nécessite des instructions supplémentaires pour les utilisateurs de lecteurs d’écran. Pour accéder à une version détaillée du lecteur d’écran de cet appareil, cliquez sur le lien ci-dessous :

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Pourquoi utiliser des rapports et des tableaux de bord ?

Votre activité se pose des questions. Vos données Salesforce offrent des réponses. Lorsque vous devez générer un rapport, la requête est effectuée sous forme de questions. Elle pourrait ressembler à ce qui suit :

• Quels produits représentent mes meilleures ventes ?
  
• Qui sont mes prospects les plus importants ?
  
• Quelles campagnes marketing ont connu le plus de succès ?
  
• Quel est le niveau de satisfaction de mes clients ?
  

Avant de générer un rapport, il est conseillé de répondre à cette question, de poser des questions complémentaires, de dresser une liste des exigences, puis d'associer ces exigences aux critères du rapport.

Prenons le récit de Maria Jimenez, administratrice chez Ursa Major Solar. Un jour sa PDG, Sita Nagappan-Alvarez, lui posa des questions sur la santé de l'activité. Elle souhaitait notamment en savoir plus sur les meilleures ventes de produits.

Maria écouta la question initiale de Sita et suivit avec des questions de clarification.

À cet instant, alors que vous regardez cette colonne de critères, vous devez sûrement vous demander ce que tout cela signifie. Pas d'inquiétude, nous allons étudier tous ces éléments en détail pendant que vous tentez d'obtenir un badge pour ce module.

Le fait est que la plupart des personnes travaillant au sein de votre société vous poseront des questions du type de celle que Sita posa à Maria. Voici quelques questions typiques que des personnes chez Ursa Major Solar posent à Maria.

• Lincoln Ulrich, un responsable de compte qui planifie les appels de la journée, demande quels prospects son équipe devrait contacter en premier.
  
• Roberto Alvarez, chef d'exploitation, qui analyse le taux de déflection mois après mois depuis le déploiement l'été dernier de cette communauté en libre-service, s'interroge sur les requêtes de l'année passée.
  
• Sita, la PDG, qui élabore le plan annuel de la société et prend des décisions sur la nouvelle stratégie à mettre en place, demande quelles villes comptent le plus grand nombre de pistes.
  

Pour chacun de ces scénarios, un rapport ou un tableau de bord peut fournir à chaque membre d'une équipe les informations nécessaires pour entreprendre une action et réussir, dans la journée, le mois ou l'année. Vous pouvez être la personne qui traduit leurs questions pour en faire le rapport ou le tableau de bord dont ils ont besoin.

Pour savoir comment utiliser les rapports et tableaux de bord adaptés à votre société, poursuivez la lecture. Si vous préférez les vidéos, cliquez sur ces vidéos de présentation de rapports et de tableaux de bord.

Qu’est-ce qu’un rapport ?

Sous sa forme la plus simple, un rapport est une liste d'enregistrements (opportunités ou comptes) qui remplissent le critère que vous définissez. Néanmoins, les rapports sont bien plus que de simples listes. Pour obtenir les données dont vous avez besoin, vous pouvez filtrer, grouper et effectuer des calculs sur les enregistrements. Vous pouvez même les représenter dans un graphique !

Lorsque Sita interrogea Maria sur les meilleures ventes de produits, Maria créa un rapport pour renvoyer la liste de toutes les opportunités avec des produits. Ensuite, elle a :

• Filtré pour afficher uniquement les opportunités Fermées-Gagnées des produits « actifs » de cette année financière.
  
• Groupé par famille de produit.
  
• Calculé les ventes totales.
  
• Affiché les résultats dans un graphique à barres verticales pour faciliter la lecture de Sita.
  

Ce type d'analyse avancée est la raison pour laquelle les rapports sont l'outil favori de Maria lorsqu'elle doit répondre à des questions sur l'activité de l'entreprise. Tout le monde chez Ursa Major Solar apprécie les rapports de Maria !

Chaque rapport est stocké dans un dossier. Les dossiers de rapports déterminent le mode et les autorisations d’accès aux rapports pour les afficher, les modifier ou les gérer. Les dossiers peuvent être publics, masqués ou partagés. Vous contrôlez l’accès au contenu du dossier en fonction des rôles, des autorisations, des groupes publics, des territoires et des types de licences. Vous pouvez rendre un dossier accessible à l'ensemble de votre organisation ou le rendre privé afin de réserver l'accès à son propriétaire.

Qu’est-ce qu’un type de rapport ?

Un type de rapport est comme un modèle. Il est important de choisir le bon type de rapport lors de la création de ce dernier. En effet, lorsque vous choisissez un type de rapport, vous sélectionnez les enregistrements et les champs disponibles pour votre rapport. 

Chaque type de rapport dispose d’un objet primaire et peut inclure un ou plusieurs objets associés. Salesforce propose différents types de rapports standard basés sur des objets uniques, tels que des comptes, des pistes et des produits, et sur des objets associés, tels que des opportunités avec des projets et des campagnes avec des contacts. 

Parfois, un type de rapport standard ne fournit cependant pas tous les objets et champs dont vous avez besoin. C’est ici que les types de rapports personnalisés entrent en jeu. Supposons par exemple qu’Erin Donaghue, représentante commerciale chez Ursa Major Solar, souhaite créer un rapport sur l’ensemble de ses pistes qui disposent d’activités associées. Elle pourrait choisir le type de rapport Leads (Pistes), mais son rapport renverrait alors toutes les pistes, pas seulement celles ayant des activités. 

Grâce aux types de rapport personnalisés, Maria peut créer un type de rapport intitulé Leads with Activities (Pistes avec des activités), qui utilise les pistes comme objet principal et les activités comme objet associé. Ensuite, il suffit à Erin de sélectionner le type de rapport personnalisé Leads with Activities (Pistes avec des activités) pour voir uniquement ses pistes avec des activités. 

Pour plus d’informations sur la création, la modification et l’affichage des types de rapports personnalisés, consultez Création d’un type de rapport personnalisé.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

C'est une présentation des principales métriques et tendances pour les enregistrements au sein de votre organisation. Chaque widget de tableau de bord repose sur un rapport source unique. Vous pouvez utiliser des rapports source identiques ou différents pour les divers widgets d’un tableau de bord (par exemple, utilisez le même rapport dans un graphique à barres et un graphique à secteurs). En ajoutant plusieurs widgets de tableau de bord à une seule page de tableau de bord, vous pouvez créer un affichage visuel des données performant sur un thème commun, tel que les performances de vente ou le service client.

Comme les rapports, les tableaux de bord sont stockés dans des dossiers. Si vous avez accès à un dossier, vous pouvez consulter ses tableaux de bord. Pour afficher les widgets individuels du tableau de bord, vous devez également accéder aux rapports sous-jacents.

Chaque tableau de bord est associé à un utilisateur actif, dont les paramètres de sécurité déterminent les données qui s'affichent dans un tableau de bord. Si l'utilisateur actuel est un utilisateur spécifique, les autres personnes visualisent le tableau de bord en fonction des paramètres de sécurité de cet utilisateur, quels que soient leurs propres paramètres de sécurité. C'est pour cela qu'il vous faut bien choisir l'utilisateur actuel afin de ne pas trop dévoiler d'informations. Par exemple, choisissez le directeur commercial en tant qu'utilisateur actuel pour un classement de son équipe. Cela permet aux membres de son équipe d'accéder au classement les concernant, sans que les autres équipes y aient accès.

Les tableaux de bord dynamiques sont des tableaux de bord pour lesquels l'utilisateur actuel correspond toujours à l'utilisateur connecté. De cette façon, chaque utilisateur affiche le tableau de bord selon son propre niveau d'accès. Si votre principale préoccupation concerne la visibilité, les tableaux de bord dynamiques sont une bonne alternative.

Organisation de vos rapports et tableaux de bord

Chaque rapport ou tableau de bord est stocké dans un dossier de rapport ou de tableau de bord. Les dossiers déterminent la manière dont les rapports et les tableaux de bord sont organisés et les internautes pouvant y accéder. Les dossiers peuvent être publics, masqués ou partagés. Vous contrôlez l’accès au contenu du dossier en fonction des rôles, des autorisations, des groupes publics, des territoires et des types de licences. Vous pouvez rendre un dossier accessible à l'ensemble de votre organisation ou le rendre privé afin de réserver l'accès à son propriétaire.

Ressources

• Aide Salesforce : Présentation des rapports et des tableaux de bord
• Série de vidéos Salesforce : Premiers pas avec les rapports et tableaux de bord Lightning Experience
• Aide Salesforce : Création d’un type de rapport personnalisé dans le générateur de type de rapport personnalisé avancé