Filtrage de votre rapport

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Expliquer la valeur des différents types de filtres de rapport
Appliquer des filtres à vos rapports
Utiliser la logique de filtrage pour ajouter des conditions aux filtres

Remarque

Vous souhaitez apprendre en français ? Dans ce badge, les validations de défi pratique Trailhead se font en anglais. Les traductions sont fournies entre parenthèses à titre de référence. Dans votre Trailhead Playground, veillez (1) à définir les États-Unis comme région, (2) à sélectionner l’anglais comme langue, et (3) à copier et coller uniquement les valeurs en anglais. Suivez les instructions ici.

Consultez le badge Trailhead dans votre langue pour découvrir comment profiter de l’expérience Trailhead traduite.

Accessibilité

Cette unité nécessite des instructions supplémentaires pour les utilisateurs de lecteurs d’écran. Pour accéder à une version détaillée du lecteur d’écran de cet appareil, cliquez sur le lien ci-dessous.

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Ajouter des filtres

Lors de votre utilisation du générateur de rapport pour poser des questions concernant vos données, il vous est possible de mener des recherches plus précises grâce aux filtres.

Tout d’abord, concentrons-nous sur ces fonctionnalités. Nous verrons ensuite comment générer un filtre.

Vous pouvez filtrer les données dans un rapport en utilisant les options de filtrage suivantes.

Type de filtre	Description
Filtre standard	La plupart des objets incluent des filtres standard. Différents objets possèdent différents filtres standard mais la plupart des objets contiennent les filtres standard Show Me (Montrez-moi) et Created Date (Date de création). Show Me (Me Montrer) filtre l’objet autour des regroupements courants, tels que My accounts (Mes comptes) ou All accounts (Tous les comptes). Date Field (Champ de date) filtre par champ, tel que Created Date (Date de création) ou Last Activity (Dernière activité), et par plage de date, telle que All Time (Toutes les dates) ou Last Month (Mois dernier).
Filtre de champ	Des filtres de champ sont disponibles pour des rapports, des vues de liste, des règles de workflow et d'autres zones de l'application. Pour chaque filtre, définissez le champ, l'opérateur et la valeur. Pour ajouter un filtre de champ, utilisez la barre de recherche dans l’onglet Filters (Filtres) ou faites glisser le champ depuis la liste Filters (Filtres).
Logique de filtrage	Ajoutez des conditions booléennes pour contrôler le mode d'évaluation des filtres de champ. Vous devez ajouter au moins 1 filtre de champ avant d'appliquer la logique de filtrage. La logique de filtre s’applique aux filtres de champ, mais pas aux filtres standard.
Filtre croisé	Filtrez un rapport par un objet enfant en utilisant des conditions WITH (AVEC) ou WITHOUT (SANS). Ajoutez des sous-filtres pour affiner le filtrage par champ dans l'objet enfant. Par exemple, si vous disposez d’un filtre croisé Accounts with Opportunities (Compte avec opportunités), cliquez sur Add Opportunity Filter (Ajouter un filtre d’opportunité), puis créez le sous-filtre Opportunity Name equals ACME (Nom de l’opportunité égal à ACME) pour inclure uniquement ces opportunités.
Limite de lignes	Pour des rapports dégroupés (tabulaires), sélectionnez le nombre maximal de lignes à afficher, puis choisissez un champ de tri et l’ordre de tri. Vous pouvez utiliser un rapport tabulaire comme rapport source pour un composant de tableau de bord ou de graphique, si vous limitez le nombre de lignes qu’il renvoie.

Voyons comment Lance peut affiner les résultats de son rapport en ajoutant un filtre pour afficher uniquement les clients directs.

Accédez aux rapports, ouvrez celui qui s’intitule Direct Customer Accounts (Comptes clients directs), puis cliquez sur Edit (Modifier).
Cliquez sur Filters (Filtres).
Cliquez sur le filtre standard Show Me (Montrez-moi), sélectionnez My accounts (Mes comptes), puis cliquez sur Apply (Appliquer).
Dans l’onglet Filters (Filtres) cliquez sur Add Filter (Ajouter un filtre).
1. Choisissez le champ Type.
2. Définissez l’opérateur de filtre sur equals (égal à).
3. Dans Value (Valeur), sélectionnez l’option Customer - Direct (Client - direct), puis cliquez sur Apply (Appliquer).
Cliquez sur Save & Run (Enregistrer et exécuter).

Bon travail ! Vous avez créé un filtre de rapport qui affiche tous vos comptes dont le type est Customer - Direct (Client - Direct).

Selon l’organisation que vous utilisez pour suivre ces étapes, il est possible que les données de votre rapport ne soient pas affichées lors de l’exécution.

Dans l’exemple précédent, vous avez utilisé l’opérateur equals (égal à) pour créer un filtre, mais d’autres opérateurs peuvent vous aider à générer votre rapport. Mais attention : soyez attentif lorsque vous utilisez l’opérateur not equals (différent de). L’opérateur not equals (différent de) peut ralentir l’exécution ou provoquer l’expiration de votre rapport. Consultez la liste complète des opérateurs de filtrage dans Référence des opérateurs de filtrage.

Utilisation des filtres croisés

Maintenant que vous savez générer un filtre, passons aux choses sérieuses avec les filtres croisés. Ces types de filtres vous permettent d’inclure dans vos rapports des objets associés aux objets d’origine définis dans le type de rapport. Ils vous aident à peaufiner vos résultats sans code ni formule. Le cas d'utilisation le plus courant est le rapport sur les exceptions. Voici quelques exemples demandés par l’équipe commerciale d’Ursa Major Solar.

Comptes avec opportunités : comptes comportant des opportunités qui n’ont pas dépassé les premières phases du cycle de vente. Lance aimerait passer l’après-midi à contacter ces comptes pour essayer de les faire avancer dans le cycle de vente.
Opportunités obsolètes : opportunités sans activité au cours des 90 derniers jours. Erin ne souhaite pas perdre de temps à appeler ces opportunités.
Contacts orphelins : contacts sans compte. Lincoln Ulrich, responsable du compte Ursa Major Solar, souhaite ajouter ces contacts aux comptes ou les supprimer.

Aidons Lance en créant un rapport comportant un filtre croisé qui recherche les comptes présentant des opportunités naissantes.

Accédez à Reports (Rapports), puis cliquez sur New Report (Nouveau Rapport).
Sélectionnez le type de rapport Accounts (Comptes) et cliquez sur Start Report (Démarrer le rapport).
Cliquez sur Filters (Filtres), puis définissez le filtre Show Me (Montrez-moi) sur (Tous les comptes) et la plage Created Date (Date de création) sur All Time (Toutes les dates).
Sur l’onglet Filters (Filtres), cliquez sur la flèche More Actions (Plus d’actions) et sélectionnez Add Cross Filter (Ajouter un filtre croisé).

Élément de menu Add cross filter (Ajouter un filtre croisé).

5. Sélectionnez un objet parent dans la liste déroulante Show Me (Me Montrer). Votre choix détermine les objets associés qui s'affichent dans la liste d'objets enfant. Sélectionnez Accounts (Comptes).

6. Choisissez l'opérateur with (avec).

7. Sélectionnez un objet enfant dans la liste déroulante Secondary Object (Objet secondaire) ou recherchez-le par son nom. Sélectionnez Opportunities (Opportunités) et cliquez sur Apply (Appliquer).
Paramètres pour créer un filtre croisé.

8. Vous pouvez également ajouter des sous-filtres :

Cliquez sur la zone de recherche Add Opportunities Filter (Ajouter un filtre Opportunités).
Sélectionnez un champ. L’objet enfant figurant dans le filtre croisé détermine les champs disponibles. Par exemple, si votre filtre croisé est Accounts with Opportunities (Comptes avec opportunités), vous pouvez utiliser des champs d’opportunité pour votre filtre secondaire. Sélectionnez Stage (Étape) pour notre sous-filtre.
Sélectionnez l'opérateur equals (égal à).
Sous Value(s) (Valeur(s)), sélectionnez Prospecting (Prospection), Qualification, Needs Analysis (Analyse nécessaire) et Value Proposition (Proposition de valeur).
Cliquez sur Apply (Appliquer).

9. Cliquez sur Save (Enregistrer).

10. Nommez le rapport comme suit :Accounts with Early Stage Opportunities (Comptes avec des opportunités naissantes) et acceptez le nom unique du rapport par défaut.

11. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Bien joué ! Vous venez de créer un rapport répertoriant les comptes associés à des opportunités qui n’ont pas dépassé les premières phases du cycle de vente. Si vous souhaitez affiner davantage votre liste, vous pouvez ajouter des sous-filtres supplémentaires.

Utilisation d'une logique de filtrage

Une logique de filtrage permet d'appliquer des filtres s’appuyant sur des conditions. Supposons qu’Erin souhaite concentrer ses activités de vente cette semaine sur toutes les opportunités ouvertes dont elle bénéficie ayant une probabilité raisonnable de se conclure ou dont le montant est suffisamment élevé pour justifier un effort supplémentaire.

Aidons Erin en créant un rapport Opportunities (Opportunités). Définissez d’abord la date de fermeture sur All Time (Toutes les dates) afin que vous puissiez voir certaines données dans cet exemple de rapport.

Configurez ensuite deux filtres de champ :

Montant supérieur à 100 000.
Probabilité (en pourcentage) supérieure à 50.

Le champ Probability (Probabilité) est également un filtre standard dans les rapports d’opportunité. Toutefois, comme nous ne pouvons pas appliquer de logique de filtre à un filtre standard, nous devons ajouter un filtre de champ distinct sur Probability (%) (Probabilité [%]).

Avec cette configuration, les résultats sont renvoyés si les données correspondent aux deux filtres. Erin souhaite cependant voir les résultats et si les données correspondent aux deux filtres ou seulement à l’un des deux.

C’est ici qu’intervient la logique de filtrage. Dans le volet Filters (Filtres), cliquez sur la flèche More Actions (Plus d’actions) et sélectionnez Add Filter Logic (Ajouter une logique de filtrage).

Remplacez 1 AND 2 par 1 OR 2 et cliquez sur Apply (Appliquer). Erin voit désormais les résultats du rapport si le montant d’opportunité est supérieur à 100 000 $ ou si la probabilité est supérieure à 50 %.

Ces opérations sont prises en charge dans la logique de filtrage. Vous pouvez utiliser des parenthèses pour effectuer un regroupement, par exemple (1 OR 2) AND 3 AND NOT 4.

Opérateur	Définition
AND	Recherche les enregistrements qui correspondent aux deux valeurs.
OR	Recherche les enregistrements qui correspondent à l’une des valeurs.
NOT	Recherche les enregistrements qui excluent les valeurs. Vous pouvez exclure des valeurs en utilisant NOT dans votre logique de filtrage ou en utilisant not equal to (différent de) ou does not contain (ne contient pas) dans la définition du filtre.

Verrouillage des filtres sur la page d’exécution des rapports

Lorsque vous ajoutez des filtres dans le générateur de rapports, vous pouvez ensuite sélectionner les valeurs des filtres sur la page d’exécution du rapport. La personne qui consulte le rapport peut sélectionner des valeurs de filtre différentes de celles définies dans le générateur de rapport.

Mais que se passe-t-il si vous ne souhaitez pas que quiconque modifie la valeur du filtre sur la page d’exécution du rapport ?

Erin souhaite partager un rapport sur les opportunités avec l’équipe des ventes indirectes, mais elle souhaite uniquement partager les données relatives aux opportunités de partenariat, et non les données relatives à d’autres origines de pistes. Comment peut-elle procéder ? En verrouillant les valeurs du filtre.

Dans son rapport d’opportunité, Erin configure un filtre Lead Source (Source de la piste) avec la valeur de filtre Contains Partner (Contient Partenaire). Elle verrouille le filtre en sélectionnant la case Locked (Verrouillé) et en cliquant sur Apply (Appliquer).

Emplacement de la case à cocher Locked (Verrouillé).

Désormais, lorsqu’elle clique sur l’icône Filter (Filtre) sur la page d’exécution du rapport, le filtre s’affiche comme étant défini et verrouillé.

Page d’exécution du rapport avec l’icône Filter (Filtre), le filtre Partner (Partenaire) verrouillé et les entrées de la colonne Lead Source (Source de la piste) en surbrillance.