Extension de votre stratégie de rapport avec AppExchange

Pour élaborer un rapport ou un tableau de bord, il est courant de copier un rapport existant, puis de le modifier afin qu’il réponde à des besoins particuliers. Mais où obtenir ces exemples de rapports et de tableaux de bord à modifier ? Maria, administratrice chez Ursa Major Solar, ne cherche pas plus loin que AppExchange !

Sur AppExchange, vous trouverez des exemples de packages de tableaux de bord et de rapports disponibles depuis Salesforce Labs. Ils peuvent être téléchargés et installés dans votre environnement sandbox ou de production. Les packages sont gratuits et les rapports et les tableaux de bord qu’ils contiennent peuvent être copiés, puis modifiés afin de répondre à vos besoins spécifiques.

Les rubriques plus populaires sont :

• Salesforce Adoption Dashboards
• Salesforce CRM Dashboards
• Sales Activity Dashboards
• Clean Your Room! Tableau de bord
• Service & Support Dashboards
• Knowledge Base Dashboards and Reports
• Salesforce Chatter Dashboards
• Chatter Challenge Dashboard

Que vous recherchiez des tableaux de bord relatifs aux ventes, aux services, à l'activité, au CRM ou à l'adoption, des exemples de rapports et de tableaux de bord vous attendent.

Souvenez-vous que certaines applications contiennent des onglets, des champs, des objets, etc. Salesforce comporte des limitations et des gouverneurs auxquels votre organisation est soumise. Les applications peuvent être gérées ou non gérées, et vos limitations globales varient selon le type de l'application sélectionnée. Lorsque vous installez une application, tenez compte de ces limitations. Pour plus d’informations sur ce sujet, obtenez le badge Solutions AppExchange.

Pour installer une application, connectez-vous à AppExchange, trouvez l’application que vous voulez, puis cliquez sur Obtenir maintenant. Pendant le processus d’installation, vous avez quelques choix à faire.

Parmi les choix les plus importants, on trouve :

• Dans quel type d’environnement dois-je installer l’application : production ou sandbox ?
  • Généralement, il est préférable d'installer d'abord les applications AppExchange dans un environnement sandbox. Voici quelques considérations relatives aux rapports et aux tableaux de bord :
    • Certains packages sont fournis avec une série de champs personnalisés.
    • Les rapports, dossiers, tableaux de bord et champs personnalisés ont tous un nom susceptible de créer un conflit avec les noms existants dans votre organisation.
    • Les packages sont tous dotés de dossiers de rapport et/ou de tableau de bord.
  • Une fois que vous savez ce que vous installez, vous pouvez choisir un environnement. 

Vous pouvez prévisualiser tous les composants du package durant le processus d'installation.

• Accorder des autorisations uniquement aux administrateurs, à tous les utilisateurs ou à des profils spécifiques.
  • Qui doit pouvoir accéder à ces rapports, dossiers, tableaux de bord et dans certains cas aux champs personnalisés ? Pour répondre à cette question, une planification préalable à l'installation est nécessaire afin d'éviter la mise à jour des profils et des paramètres de partage de dossiers après l'installation.

Une fois votre installation effectuée, vous recevez un e-mail de confirmation. Vous pouvez maintenant l’utiliser !

Pour accéder à l'application que vous venez d'installer, procédez comme suit :

1. Dans Configuration, saisissez Packages installés dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Packages installés.
2. Cliquez sur le nom du package installé. Le nom sera le même que celui figurant sur la page où vous avez téléchargé le package depuis AppExchange.
3. Cliquez sur Afficher les composants.
4. La page Détails du package s'ouvre. Elle indique tous les composants, dont les rapports, les tableaux de bord, les dossiers, les champs personnalisés, etc. Le moyen le plus simple de parcourir tous les rapports et les tableaux de bord est de les afficher depuis l'onglet Rapports dans Salesforce.

Vous pouvez maintenant visualiser tous les rapports et tableaux de bord que vous avez installés.

Avant de modifier un rapport existant, assurez-vous bien d’en faire une copie. Ainsi, vous n’écraserez pas un rapport que vous ou quelqu’un d’autre souhaitez peut-être conserver !

Pour faire une copie d’un rapport, ouvrez-le, puis cliquez sur Enregistrer sous [1].

Donnez un nom à votre rapport copié, choisissez le dossier Rapports privés et cliquez sur Enregistrer. Par la suite, il vous est possible de le transmettre à un autre dossier de rapports. Néanmoins, ce dossier est un endroit sûr pour faire des tests sur des rapports avant de laisser les autres les utiliser.

Vous pouvez dès à présent personnaliser le rapport en toute sécurité.

Si vous ouvrez un rapport ou un tableau de bord AppExchange avec des fonctionnalités non prises en charge dans Lightning Experience, elles seront supprimées, mais pas retirées. La fonctionnalité n'apparaîtra pas dans Lightning Experience, mais vous la trouverez en ouvrant le rapport ou le tableau de bord dans Salesforce Classic. Pour plus d'informations, reportez-vous aux limites de Lightning Experience.

Lorsque vous procédez à la modification d'un rapport existant, essayez de réaliser des manipulations simples comme ajouter et retirer des colonnes, modifier l'ordre des colonnes et modifier le champ de la plage de dates et d'autres critères. Après avoir pris vos marques, vous pouvez également ajouter de nouveaux filtres et modifier le format du rapport. Étant donné que le panneau Aperçu affiche un ensemble d'enregistrements limité, enregistrez vos modifications le plus souvent possible et cliquez sur Exécuter le rapport pour voir le résultat final.

Comme pour les rapports, assurez-vous de créer une copie du tableau de bord afin de ne pas mettre le désordre dans celui de quelqu’un d’autre !

Pour copier le tableau de bord, ouvrez-le, cliquez sur la flèche située à droite du bouton Modifier, puis sélectionnez Enregistrer sous.

Saisissez un nom, spécifiez un dossier, puis cliquez sur Créer. Cliquez ensuite sur Modifier pour ouvrir le tableau de bord en mode de modification dans le générateur de tableau de bord glisser-déposer. Vous pouvez désormais voir comment le tableau de bord a été créé. Examinons-le de plus près.

N’oubliez pas que vous pouvez ajouter des composants et des filtres [1], modifier un composant en cliquant sur  [2], glisser-déposer un composant [3] et réorganiser les composants [4].

Lorsque vous commencez à modifier des tableaux de bord, l'une des meilleures choses à faire est simplement de changer les types de composant du tableau de bord. Pour ce faire, essayez de prendre un seul rapport et de générer un tableau de bord avec ce même rapport affiché dans chaque type de composant du tableau de bord. Cela vous donnera un aperçu du fonctionnement de chaque type de composant de tableau de bord.

Maintenant que vous savez installer un rapport, un package de tableau de bord et que vous avez évalué ce qui s'y trouve, il est temps de procéder aux modifications ! Pensez toujours à utiliser la fonction Enregistrer sous avant de commencer.

Voici quelques exemples courants de personnalisation de rapports ou de tableaux de bord existants. Essayez-les !

• Ajout d'une plage de dates
• Utilisation d'une valeur de date relative telle que AUJOURD'HUI, HIER, LA SEMAINE DERNIÈRE et LE MOIS DERNIER
• Regroupement par propriétaire
• Modification du type de composant de tableau de bord
• Modification de l'ordre des colonnes
• Ajout ou retrait des colonnes
• Modification du format du rapport : tabulaire, récapitulatif ou matriciel
• Ajout de composants de tableau de bord supplémentaires

• Displaying Installed Package Details
• Salesforce CRM Dashboards
• Knowledge Base Dashboards and Reports
• Chatter Usage Dashboards
• Service & Support Dashboards
• Salesforce Adoption Dashboards
• Salesforce Communities Dashboards
• Tableaux de bord Sales Cloud préconfigurés