Utilisation des groupes Chatter
Objectifs de formation
Accessibilité
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Présentation des groupes
Les groupes sont le principal espace de collaboration dans Chatter. Vous pouvez organiser un groupe autour d'un projet et lui ajouter tous les participants au projet. Les membres utilisent le fil du groupe pour échanger des informations, prendre des décisions, et poser et répondre à des questions. Vous pouvez créer un groupe pour accompagner les efforts relatifs à un projet, une thématique, un secteur d’activité, ou tout autre aspect de votre choix. Les groupes aident les utilisateurs à recueillir, gérer et partager les connaissances indispensables à la mise sur la même longueur d'onde et à la réussite de tous.
Types de groupes
Salesforce propose différents types de groupe correspondant à des buts et des audiences variés.
- Les groupes publics sont visibles et accessibles par tous les employés. Toute personne au sein de la société peut rejoindre un groupe public, puis publier, commenter et ajouter des fichiers.
- Les groupes privés sont réservés aux membres. Pour rejoindre un groupe privé, les utilisateurs doivent formuler une demande en ce sens. Seuls les membres du groupe peuvent publier, commenter et ajouter des fichiers. Les non-membres peuvent afficher l’image et la description du groupe, mais ni le fil ni les fichiers du groupe. Si le groupe autorise des utilisateurs externes (notamment des clients) à rejoindre le groupe, le propriétaire ou le responsable doit les inviter.
- Les groupes non répertoriés sont accessibles uniquement sur invitation. Ils ne figurent pas dans les vues de liste, ni dans les résultats de recherche. Un groupe non répertorié n'est visible qu'aux membres du groupe en question. Seuls le propriétaire et les responsables d’un groupe non répertorié peuvent inviter des personnes à le rejoindre. En tant qu'administrateur, vous devez activer l'option de création de groupes non répertoriés. Nous allons suivre ce processus dans une minute.
- Les groupes de type Broadcast Only (Diffusion uniquement) servent à publier des annonces. Seuls le propriétaire et les responsables d'un groupe de diffusion peuvent publier dans ce groupe. Cependant, les membres du groupe peuvent commenter les publications. Vous pouvez définir n’importe quel type de groupe sur Broadcast Only (Diffusion uniquement).
En tant qu'administrateur, vous pouvez réorganiser la présentation du groupe pour inclure ou exclure certains éléments. Vous pouvez par exemple choisir d'afficher ou non l'option Broadcast Only (Diffusion uniquement) dans la boîte de dialogue Créer un groupe. Si un contrôle qui vous intéresse n’est pas affiché lors de la création d’un groupe, vous pouvez ajuster la présentation du groupe dans Setup (Configuration) | Group Layouts (Présentations de groupe).
Surveillance de l’engagement
Tous les groupes présentent un onglet (Engagement) Engagement qui permet de suivre les appartenances au groupe et la chronologie des activités.
Utilisez l’onglet Engagement (Engagement) pour surveiller le niveau d’activité du groupe, la fréquence de cette activité, la stabilité de l’appartenance au groupe et divers résumés chiffrés. Ces statistiques comprennent le nombre de membres, de publications, de questions, de questions sans réponse, de mentions J’aime et de commentaires.
Exemples de groupe
Lorsque vous configurez Chatter pour votre entreprise, créez des groupes de départ qui ont des intérêts en commun et des équipes opérationnelles. Par exemple, vous pouvez créer des groupes relatifs à des produits rassemblant des membres des équipes de recherche et développement, commerciales et marketing, ou encore constituer des groupes associés à des initiatives de formation internes ainsi qu’à la gestion des ressources humaines et des équipements. Les groupes Chatter facilitent la collaboration, la gestion de projet et aident à rester informé(e).
Voici quelques groupes qui ont porté leurs fruits dans d'autres sociétés. Rappelez-vous que les groupes sont soit publics pour tous les employés, soit privés pour une sélection de personnes.
Toute la société (public, interne)
Ajoutez tous les employés à ce groupe et utilisez-le pour discuter des sujets concernant l’ensemble de l’entreprise et faire des annonces.
Équipe [nom du projet] (privé)
Ajoutez les membres de votre équipe à ce groupe pour collaborer sur un projet, échanger des commentaires et partager des documents.
Compétitif (public, interne)
Mettez en relation les employés qui assistent les clients avec les experts produit et concurrence de votre entreprise afin que les bonnes personnes entrent en contact et partagent des informations.
Commentaires sur les produits (public)
Les équipes de service client et les équipes commerciales peuvent directement communiquer les réactions des clients aux services de recherche et développement et d'ingénierie.
Marketing (privé)
Partagez des concepts de campagnes créatives, les détails d’événements et des idées marketing avec toute l'équipe.
Ventes (public, interne)
Les employés commerciaux peuvent partager des récits, des stratégies et des conseils pour réussir.
Réunions [nom du client] (privé)
Créez des groupes où tous les acteurs clés d'une affaire collaborent plus facilement sur des présentations, des programmes et des produits. Par exemple, démarrez un groupe pour une visite client appelée « Réunion du mois de juillet avec Acme », puis invitez des commerciaux, des techniciens, des agents marketing, des agents de support et des ingénieurs pour informer tous les intervenants.
Stratégies [nom du service] (diffusion, interne)
Créez un forum pour communiquer les stratégies d'une division, du service ou d’une équipe, et inviter les membres à formuler des commentaires. Bien que les membres ne puissent pas publier, ils peuvent commenter les éléments publiés.
Création de groupes
Créez deux groupes utiles pour la plupart des organisations : un groupe public que tout utilisateur authentifié peut rejoindre et un groupe privé auquel les clients doivent être abonnés. Nous souhaitons pouvoir associer des enregistrements, notamment des opportunités, des comptes et des requêtes, aux deux groupes.
Vérifiez que vous êtes bien connecté à votre Trailhead Playground pendant que vous suivez le contenu et les exercices pratiques de ce module. En utilisant le Trailhead Playground, vous êtes sûr de ne pas modifier de données dans votre organisation en production, et de ne pas publier vers le fil Chatter de votre entreprise.
Activation des groupes non répertoriés
Les groupes non répertoriés sont un type de groupe. Un groupe non répertorié n’apparaît pas dans les résultats d’une recherche. Pour rejoindre un groupe non répertorié, vous devez y être invité. La création d’un groupe non répertorié vous permet de configurer un espace privé pour discuter de sujets sensibles avec une audience spécifique. Par exemple, supposons que vous cherchiez un endroit pour discuter des affaires potentielles, de la rémunération ou des performances individuelles.
Par défaut, la création de groupes non répertoriés est désactivée. Avant de commencer à créer des groupes, accédons à Paramètres Chatter pour activer les groupes non répertoriés.
Pour activer les groupes non répertoriés, vous devez disposer de l’autorisation Manage Unlisted Groups (Gérer les groupes non répertoriés).
- Dans Setup (Configuration), dans la zone Quick Find (Recherche rapide), saisissez Chatter Settings (Paramètres Chatter), cliquez sur Chatter Settings (Paramètres Chatter), puis sur Edit (Modifier).
- L'option Allow Records in Groups (Autoriser les enregistrements dans les groupes) (1) est probablement sélectionnée par défaut. Dans le cas contraire, sélectionnez-la.
- Sélectionnez pour activer les groupes non répertoriés (2).
- Cliquez sur Save (Enregistrer) (3).
Création d’un groupe public
Créez un groupe public nommé Volunteer Central (Centre d’actions bénévoles). Ce groupe sert à partager des informations sur les événements de bénévolat.
- Dans Salesforce, cliquez sur l'onglet Groups (Groupes). Si cet onglet n’est pas affiché, ouvrez le lanceur d’application, recherchez Groups (Groupes), puis cliquez sur votre résultat.
- Sur la page de la liste Groups (Groupes), cliquez sur New (Nouveau) pour ouvrir la fenêtre new Group (Nouveau groupe).
Remarque : vous pouvez personnaliser les groupes afin de proposer des choix de présentation et des fonctionnalités pour ceux-ci. Lorsque vous personnalisez un groupe de cette manière, les utilisateurs voient la boîte de dialogue Select the Type of Group (Sélectionner le type de groupe).
Vous pouvez obtenir plus d’informations sur la personnalisation de vos groupes avec des types d’enregistrements de groupe dans la section Ressources de cette unité. - Saisissez les informations sur votre groupe.
- Name (Nom) : Volunteer Central (Centre d’actions bénévoles)
- Description (Description) : Ce groupe est ouvert à tous les employés qui veulent trouver des informations sur les possibilités de bénévolat, poser des questions sur le bénévolat et échanger des expériences entre bénévoles.
- Sous Information (Informations), saisissez les renseignements que vous souhaitez partager au sujet du groupe, et mettez en forme le texte à l’aide des contrôles de l’éditeur de texte enrichi.
- Conseil : après avoir créé votre groupe, l’adresse e-mail du groupe apparaît sous Group Email (E-mail de groupe). Elle est affichée ici et dans la colonne droite de la page de votre groupe. Les personnes ayant accès au groupe peuvent utiliser l’adresse pour publier dans le fil du groupe par e-mail.
- Le champ Owner (Propriétaire) permet d’attribuer à une personne le rôle de propriétaire du groupe. Commencez à saisir le nom, puis sélectionnez un résultat dans la liste. Vous pouvez laisser la valeur inchangée et vous approprier le groupe. Bien qu’un groupe ne puisse avoir qu’un seul propriétaire, il peut avoir plusieurs responsables. Les propriétaires et les responsables ont les mêmes privilèges sur le groupe.
- Le champ Member Count (Nombre de membres) est rempli suite à la création du groupe par vos soins.
- Le champ Record Type (Type d’enregistrement) indique le type de fil que vous avez choisi (Post [Publication] ou Question [Question], par exemple) à l’étape 3, dans le cas où un choix vous a été proposé.
- L'option Archive (Archiver) vous permet, si vous disposez de l'autorisation ou du rôle approprié, de modifier un groupe et de le marquer pour archivage. Par défaut, les groupes sont archivés après 90 jours d’inactivité. Afin d’empêcher l’archivage automatique, sélectionnez Disable automatic archiving (Désactiver l’archivage automatique).
- Lorsqu'un groupe Chatter est archivé, ses membres ne peuvent plus publier de messages ni partager des fichiers avec le groupe. Cependant, les publications, commentaires et fichiers antérieurs restent disponibles pour référence. La mention d’un groupe (@[nom_groupe]) ne constitue pas une activité de fil pour ce groupe et ne reporte pas son archivage. Les propriétaires, les responsables et les utilisateurs de groupes qui disposent de l’autorisation Modify All Data (Modifier toutes les données) peuvent archiver manuellement les groupes ou modifier les paramètres d’archivage automatique d’un groupe à tout moment.
- Access Type (Type d’accès) : Public (Public)
- Les clients ne peuvent pas rejoindre ce groupe. Par conséquent, n'activez pas Allow customers (Autoriser les clients).
- Si la case Broadcast Only (Diffusion uniquement) est disponible, laissez-la également désactivée.
- 4. Cliquez sur Save & Next (Enregistrer et Suivant). 5. Cliquez sur Upload Image (Charger une image), sélectionnez une image pour le groupe de volontaires, puis cliquez sur Next (Suivant). 6. Dans la page Add members (Ajouter des membres), vous pouvez rechercher et ajouter des personnes à votre groupe. Vous pourrez ajouter des membres ultérieurement. Pour le moment, cliquez sur Done (Terminé).
Félicitations ! Vous avez créé votre premier groupe.
Ajout d'une action à la présentation du groupe
La présentation du groupe permet d'ajuster les types d'action et les paramètres disponibles pour les groupes. Personnalisons la présentation de notre groupe avec une action permettant aux utilisateurs de créer des requêtes depuis le groupe.
- Dans Setup (Configuration), dans la zone Quick Find (Recherche rapide), saisissez Groupe, puis cliquez sur Group Layouts (Présentations de groupe).
- Sur la ligne Group Layout (Présentation de groupe), cliquez sur Edit (Modifier).
- Dans le panneau Group Layout (Présentations de groupe) en haut de la page, sélectionnez Mobile & Lightning Actions (Actions mobiles et Lightning). Si elle n’y figure pas déjà, faites glisser l’option New Case (Nouvelle requête) dans la zone Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions (Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience).
Vous pouvez organiser les actions par glisser-déposer dans la zone Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions (Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience). Plaçons l’action New Case (Nouvelle requête) en haut de la liste.
- Sous Group Layout (Présentation de groupe) en haut de la page, cliquez sur Save (Enregistrer).
Vous avez bien travaillé ! Vous avez personnalisé une présentation de groupe en ajoutant une action New case (Nouvelle requête).
Étudions à présent nos résultats du groupe Volunteer Central (Centre d’actions bénévoles).
L’action New case (Nouvelle requête) apparaît dans la page du groupe.
Vous pouvez également compléter la personnalisation du groupe en cliquant sur Edit Group (Modifier le groupe) dans le menu de dépassement des actions. Vous pouvez changer l’image, le nom, les détails et le propriétaire d’un groupe. Vous pouvez également rechercher et ajouter les membres.
Création d’un groupe privé avec des clients
Les groupes privés Chatter sont un excellent moyen pour les équipes de projet de collaborer et de partager des informations confidentielles. Les groupes privés peuvent aussi être composés de membres externes. Par exemple, créez un groupe privé pour collaborer avec des clients ou des experts extérieurs à votre société.
Lorsque vous choisissez d'autoriser des clients à rejoindre un groupe privé, cela apparaît clairement sur la page du groupe. L’étiquette Private with Customers (Privé avec des clients) apparaît sous le nom du groupe. Vérifiez toujours qu’elle est bien présente. Elle vous permet d’identifier le type d’informations que vous partagez dans ce groupe.
Pour créer un groupe privé, vous devez suivre les mêmes étapes que pour la création d’un groupe public, mais en sélectionnant un type de groupe différent.
- Pour accéder à la page Groups (Groupes), cliquez sur l’onglet Groups (Groupes) ou recherchez et sélectionnez Groups (Groupes) dans App Launcher (Lanceur d’application).
- Cliquez sur New (Nouveau).
- Saisissez des informations sur le groupe.
- Nommez votre groupe et décrivez-le.
- Saisissez les informations sur le groupe que vous souhaitez partager, et mettez en forme le texte à l’aide des fonctionnalités de l’éditeur de texte enrichi.
- Attribuez à une personne le rôle de propriétaire du groupe. Commencez à saisir un nom et choisissez un résultat dans la liste, ou conservez votre propre nom pour définir le propriétaire du groupe.
- Sélectionnez le type d’accès Private (Privé), puis cochez la case Allow Customers (Autoriser les clients).
- Cliquez sur Save & Next (Enregistrer et Suivant), Next (Suivant), puis Done (Terminé).
Ajout et promotion de membres
Après avoir créé votre groupe, il est facile d’y ajouter plus de membres. Accédez au groupe, ouvrez le menu d’actions dans la bannière du groupe, puis sélectionnez Manage Members (Gérer les membres). Dans la boîte de dialogue Add Members (Ajouter des membres), recherchez les personnes que vous souhaitez ajouter et cliquez sur Add (Ajouter) à côté de leur nom.
Vous pouvez également rechercher des membres existants et leur attribuer le statut de responsable. Les responsables de groupe bénéficient des mêmes droits et privilèges que le propriétaire du groupe. Les responsables peuvent modifier le groupe, gérer ses membres et effectuer d’autres actions accessibles aux propriétaires de groupe. C’est un excellent moyen de partager la responsabilité de la gestion du groupe.
Pour promouvoir un membre au statut de responsable :
- Ouvrez la boîte de dialogue Add Members (Ajouter des membres).
- Recherchez un membre existant.
- Sélectionnez Manager (Responsable) dans le menu à côté de son nom.
Maintenant que vous maîtrisez les groupes, découvrons comment recevoir des notifications dans vos fils lorsque les valeurs changent dans les champs d’enregistrement. Cependant, commençons par tester vos connaissances !