Approbation des enregistrements depuis un fil Chatter

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Activer les demandes d'approbation dans Chatter
• Créer un modèle pour les publications d'approbation
• Créer un processus d’approbation simple à l’aide de l’assistant de démarrage rapide

Un processus d’approbation trace l’itinéraire suivi par un enregistrement parmi les personnes participant à l’approbation. Le processus d'approbation peut envoyer une demande d'approbation en tant que publication Chatter. Vous pouvez créer un modèle pour cette publication afin que les mêmes données figurent systématiquement dans chaque demande.

1. Activez les demandes d'approbation dans Chatter.
2. Créez un modèle de publication d'approbation.
3. Créez un processus d'approbation.
4. Activez le suivi de fil.  Activez le suivi de fil pour tout objet sur lequel repose un processus d’approbation. Par exemple, lorsque vous souhaitez que la création d’un compte lance un processus d’approbation, vous activez le suivi de fil pour l’objet Account (Compte).
5. Suivez les étapes 2 à 4 pour chaque objet devant passer par un processus d’approbation.

• Dans le fil Chatter de l'approbateur désigné.
• Dans le profil de la personne ayant demandé l'approbation, mais pas dans son fil Chatter, sauf si elle est abonnée à l'enregistrement d'approbation.
• Dans le fil Chatter de l'enregistrement d'approbation.
• Dans le fil Chatter de toute personne qui est abonnée à l'enregistrement d’approbation.

1. Dans Setup (Configuration), saisissez Chatter Settings (Paramètres Chatter) dans la zone Quick Find (Recherche rapide), puis cliquez sur Chatter Settings (Paramètres Chatter).
2. Cliquez sur Edit (Modifier).
3. Dans la section Approval Posts (Publications d'approbation), sélectionnez Allow Approvals (Autoriser les approbations).

4. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Vous souhaitez normaliser les publications d’approbation apparaissant dans Chatter. Pour ce faire, vous devez réaliser quelques actions en amont. Tout d'abord, vous pouvez configurer un modèle de publication. Dans le modèle, vous pouvez identifier les données d’enregistrement que vous souhaitez voir apparaître dans la publication. Ensuite, lorsque vous définirez le processus d’approbation, vous pourrez y associer votre modèle.

1. Dans Setup (Configuration), saisissez Post Templates (Modèles de publication) dans la zone Quick Find (Recherche rapide), puis cliquez sur Post Templates (Modèles de publication).
2. Cliquez sur New Template (Nouveau modèle).
3. Ces approbations sont définies pour des comptes. Par conséquent, sélectionnez Account (Compte), puis cliquez sur Next (Suivant).
4. Saisissez le nom Account Approval Post Template (Modèle de publication d'approbation de compte), puis la description Account Approval Post Template (Modèle de publication d’approbation de compte).
5. Afin de définir ce modèle comme celui par défaut pour toutes les publications de demande d’approbation de compte, sélectionnez Default (Par défaut).
6. Pour Post Template Fields (Champs de modèle d'approbation), déplacez Account Number (Numéro du compte), Account Owner (Propriétaire du compte) et Description (Description) vers la colonne de droite. S'il n'y figure pas déjà, déplacez également le champ Account Name (Nom du compte) vers la colonne Selected Fields (Champs sélectionnés) située à droite.  Conseil : placez les champs de texte les plus longs, notamment les commentaires ou la description, en bas de la page.
7. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Créons un processus d'approbation simple pour les comptes.

1. Dans Setup (Configuration), saisissez Approval Processes (Processus d’approbation) dans la zone Quick Find (Recherche rapide), puis cliquez sur Approval Processes (Processus d’approbation).
2. Pour Manage Approval Processes For (Gérer les processus d'approbation pour), choisissez Account (Compte).
3. Cliquez sur Create New Approval Process (Créer un processus d’approbation), puis sélectionnez l’option Use Jump Start Wizard (Utiliser l’assistant de démarrage rapide).
4. Dans la section Approval Process Information (Informations sur le processus d’approbation)
   1. Dans Name (Nom), saisissez : Account Approval Process (Processus d’approbation d’un compte).
   2. Pour obtenir un nom unique pour le processus à utiliser dans l’API, cliquez sur le champ Unique Name (Nom unique).
   3. Laissez le champ Approval Assignment Email Template (Modèle d’e-mail d'attribution de l’approbation) vide pour utiliser le modèle d'e-mail par défaut.
   4. Pour Approval Post Template (Modèle de publication d’approbation), cliquez sur l’icône de recherche, puis sélectionnez Account Approval Post Template (Modèle de publication d’approbation de compte). Nous avons créé ce modèle dans la section précédente.  Pour plus d’informations sur le paramètre Use Approval Field of Account Owner (Utiliser le champ d’approbateur du propriétaire de compte), consultez l’article d’aide Choix d’un approbateur automatisé à travers un processus d’approbation.
   5. Pour mettre à jour toutes les présentations de page de cet objet, sélectionnez Add the Submit for Approval button and Approval History related list to all Account page layouts (Ajouter le bouton Soumettre pour approbation et la liste associée Historique d’approbation à toutes les présentations de page Compte). En choisissant cette option, les utilisateurs peuvent soumettre des demandes d'approbation et les suivre à travers le processus d'approbation.
5. Dans la section Specify Entry Criteria (Spécifier les critères d’entrée), définissez les critères nécessaires pour lancer ce processus d’approbation. Servons-nous d’un utilisateur qui existe déjà dans l’organisation. Si nous voulons que l’utilisateur Integration User (Utilisateur d’intégration) (ce n’est pas le meilleur nom, nous en sommes conscients) approuve tous les comptes qu’il ne possède pas, nous entrons ces critères sur la première ligne :
   • Field (Champ) : Account (Compte) : Account Owner (Propriétaire du compte)
   • Operator (Opérateur) : not equal to (différent de)
   • Value (Valeur) : Integration User (Utilisateur d’intégration)
6. Dans la section Select Approver (Sélectionner l’approbateur), attribuez toutes les demandes d’approbation à Integration User (Utilisateur d’intégration).
   • Sélectionnez Automatically assign to approver(s) (Affecter automatiquement à des approbateurs).
   • Sélectionnez User (Utilisateur), puis saisissez Integration User (Utilisateur d’intégration) dans le deuxième champ.
   • Sous When multiple approvers are selected (Lorsque plusieurs approbateurs sont sélectionnés), sélectionnez Approve or reject based on the FIRST response (Approuvez ou rejetez en fonction de la PREMIÈRE réponse). Si vous souhaitez que tous les approbateurs sélectionnés approuvent les demandes, sélectionnez Require UNANIMOUS approval from all selected approvers (Nécessite l'approbation UNANIME de tous les approbateurs sélectionnés).
7. Cliquez sur Save (Enregistrer).
8. Cliquez sur View Approval Process Detail Page (Afficher la page de détails du processus d'approbation).
9. Sur la page Account (Compte) : Account Approval Process (Processus d’approbation d’un compte), cliquez sur Activate (Activer) pour activer le processus d’approbation.