Exploration des outils et des enregistrements de Nonprofit Cloud Case Management
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Accéder à Nonprofit Cloud Case Management
- Expliquer les composants de la page d’enregistrement des bénéficiaires
Visite de la page d’accueil de Case Management
Pour accéder à l’application Case Management, cliquez sur le bouton Lanceur d’application (
), puis recherchez et sélectionnez Case Management.
Vous accédez d’abord à la page d’accueil de Case Management, où vous pouvez organiser votre journée. Découvrons plus en détail cette vue par défaut.
- Le lien Navigation (1) inclut tous les objets et les enregistrements dont un responsable de requête a besoin, dont un accès rapide aux contacts, aux notes, aux engagements dans le programme et aux admissions des bénéficiaires.
- Le lien Nouveau contact (2) vous permet d’ajouter rapidement un bénéficiaire ou les coordonnées d’une personne importante pour sa requête.
- Le lien Accéder à Mes notes (3) vous permet de créer une note sur le bénéficiaire ou de rechercher des notes que vous avez enregistrées récemment. (Nous abordons plus en détail les notes dans le badge Travail auprès de bénéficiaires à l’aide de Nonprofit Cloud Case Management, dont le lien figure dans la section Ressources.)
- Le lien Afficher mes engagements dans le programme (4) vous permet de voir la liste de toutes les inscriptions de vos bénéficiaires.
- La rubrique Événements du jour (5) vous montre ce qui est prévu pour la journée, y compris vos réunions avec les bénéficiaires.
- La rubrique Sessions récentes (6) vous montre tous les enregistrements des sessions de service récemment terminées ou à venir pour rapidement suivre la participation. Reportez-vous au module PMM Trailhead, dont le lien figure dans la section Ressources, pour en savoir plus sur les calendriers et les sessions de service.
- La rubrique Incidents (7) vous montre les derniers incidents concernant vos bénéficiaires afin que vous soyez toujours au courant des difficultés et des événements auxquels ces derniers sont confrontés.
- Le tableau de bord Contacts pouvant nécessiter un suivi (8) vous montre le nombre de contacts absents à leur dernière prestation de service, les contacts avec trois absences consécutives et les contacts sans interaction récente, ainsi que des liens vers des rapports connexes.
- La zone Tâches ouvertes (9) vous montre les tâches du jour, du lendemain et en retard. Considérez-la comme une liste de contrôle liée à toutes vos données bénéficiaires et programme.
- La fonctionnalité Recherche de Clients (10) apparaît dans la barre d’utilitaires de l’application Case Management pour vous aider à passer rapidement d’un bénéficiaire à l’autre. Elle parcourt tous les champs de texte d’un enregistrement de contact spécifié comme bénéficiaire afin de vous permettre de trouver un bénéficiaire par son nom complet, son surnom, son identifiant ou toute autre information que vous avez enregistrée.
- La fonctionnalité Recherche globale (11) vous permet de rechercher n’importe quel enregistrement (pas seulement ceux des bénéficiaires) dans votre organisation Salesforce.
Ces composants constituent la mise en page par défaut de l’application. Votre mise en page peut varier et vous pouvez travailler avec votre administrateur Salesforce pour personnaliser la page afin d’ajouter plus de composants pour aider votre équipe à travailler efficacement avec votre processus.
Affichage des informations sur le bénéficiaire sur une seule page d’enregistrement
Case Management comprend également une mise en page spéciale pour les enregistrements de contact qui vous donne rapidement toutes les informations dont vous avez besoin sur un bénéficiaire.
Un enregistrement de contact vous donne une vue d’ensemble de votre relation avec un bénéficiaire, ce qui est essentiel pour tout responsable de requête qui adopte une approche globale des besoins de ses interlocuteurs. Cette page offre également à toute votre équipe une meilleure visibilité sur la situation du bénéficiaire. Ainsi, lorsqu’un responsable de requête n’est pas disponible, ses collègues peuvent prendre le relais pour assurer un soutien continu.
Examinons un enregistrement de contact, en commençant par la première section (la fiche bénéficiaire), qui vous donne un aperçu des informations essentielles.
Outre la photo du bénéficiaire (1), on y trouve son nom et ses pronoms (2), et son rôle au sein de l’organisation (3). Par défaut, c’est Client, que vous pouvez également utiliser pour un donateur, un bénévole ou tout autre rôle que vous souhaitez voir tout de suite. Si un bénéficiaire nécessite une attention particulière, une icône de liste de surveillance (
) (4) peut figurer à côté de son nom.
Cette fiche comprend également un espace pour les informations de base (5), comme le nom complet et légal, la date de naissance et l’âge, et les coordonnées (6).
Elle comporte aussi un espace pour les alertes bénéficiaires (7), telles que les allergies alimentaires ou les informations urgentes que le personnel doit connaître immédiatement.
Enfin, vous pouvez gérer l’ID du bénéficiaire à partir de l’enregistrement de contact (8). Si votre organisation dispose d’un système d’identification, vous pouvez importer ces ID dans Case Management. Dans le cas contraire, vous pouvez utiliser l’outil intégré de Case Management pour générer des ID de bénéficiaires uniques.
Mais ce n’est pas tout : un enregistrement de contact contient encore plus d’informations sous la fiche bénéficiaire.
Le volet principal de la page (1) comprend des onglets pour les objets associés, tels que les engagements dans le programme, les notes sur les bénéficiaires, les plans de requête, les évaluations, les fichiers, etc. (Nous couvrons les plans de requêtes et les évaluations dans un autre module de ce parcours.)
Le volet secondaire vous permet de voir les incidents récents (2) et le panneau d’activité vous permet de créer des événements ou des tâches, ou bien de consigner des appels (3).
Maintenant que vous avez compris l’utilité de Case Management, examinons un exemple. Dans le badge suivant de ce parcours, nous irons chez No More Homelessness (NMH), notre organisme sans but lucratif (fictif), lors de la phase d’admission d’un bénéficiaire.
