Procédures de partage, de planification et d’abonnement relatives aux rapports
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Partager des rapports à l’aide des dossiers
- Planifier un rapport et vous y abonner
Dossiers et options de visibilité des rapports
Revenons sur ce que nous avons déjà vu. Jusqu’à présent, nous avons appris à quel point il est important de collecter des données de qualité et d’en assurer une bonne gestion. Nous avons également découvert comment rechercher, formater et personnaliser les rapports existants, ainsi que la manière d’en créer d’autres. Toutefois, comment vous assurer que les bons membres de l’équipe ont accès aux données et aux rapports pertinents ? Cela est possible grâce aux dossiers et aux options de visibilité des rapports. À l’aide de ces éléments, votre équipe peut organiser et partager l’ensemble de vos différents rapports. Vous pouvez voir ces options dans le menu lorsque vous arrivez sur la page des rapports (nous l’avons explorée un peu plus tôt, vous vous rappelez ?). À partir de là, vous pouvez cliquer sur une option de menu pour afficher tous les rapports configurés sur une option de visibilité en particulier ou figurant dans un dossier donné.
Jetons un coup d’œil aux options par défaut de visibilité des rapports :
- Récent : une liste des rapports consultés récemment ; il s’agit de la vue par défaut lorsque vous arrivez sur la page des rapports.
- Créé par moi : présente tous les rapports que vous avez créés.
- Rapports privés : présente tous les rapports que vous avez créés et qui ne peuvent être vus que par vous.
- Rapports publics : présente tous les rapports enregistrés dans le dossier Rapports publics, qui sont accessibles à tous les membres de votre structure.
- Tous les rapports : présente tous les rapports auxquels vous avez accès (comme ceux partagés par d’autres utilisateurs).
Voici les options par défaut pour les dossiers :
- Tous les dossiers : présente tous les dossiers auxquels vous avez accès.
- Créé par moi : présente uniquement les dossiers que vous avez créés.
- Partagés avec moi : présente les dossiers créés par d’autres utilisateurs et partagés avec vous.
Votre administrateur contrôle l’accès au contenu d’un dossier en fonction des rôles, des autorisations, des groupes publics et des types de licences (en bref, des éléments que seul lui maîtrise). Mais ne vous inquiétez pas ! Votre administrateur peut rendre un dossier accessible à l’ensemble de votre organisation ou le rendre privé afin de réserver l’accès à son propriétaire. En outre, les dossiers peuvent avoir des sous-dossiers, mais uniquement si l’administrateur Salesforce de votre structure a activé le partage de dossier optimisé. Les dossiers représentent un excellent moyen d’organiser les rapports, c’est pourquoi Gorav, l’administrateur de No More Homelessness (NMH), a activé cette option. Si vous ne voyez pas cette option dans votre organisation, demandez à votre formidable administrateur s’il peut modifier le paramètre.
Options de visibilité, paramètres d’autorisation, sous-dossiers : certes, il est utile de connaître la théorie, mais en pratique, à quoi ressemble le partage de dossiers ? Pour le savoir, rejoignons Sofia Rivera, l’adjointe au développement de NMH, pour découvrir comment l’accès aux dossiers partagés se déroule pour le personnel responsable des collectes de fonds au sein de l’organisme.
Partage d’un rapport
Vous vous souvenez du rapport Donateurs et bénévoles que Sofia a créé plus tôt ? Eh bien, maintenant, elle est prête à le partager avec sa directrice exécutive, Kim Friedman.
Toutefois, il semble qu’il y ait un problème ! En effet, Kim n’a pas pu consulter le rapport lorsque Sofia lui a envoyé le lien. Au lieu de cela, Kim a reçu un message d’erreur à propos de « privilèges insuffisants ». Oups ! Sofia a oublié qu’elle seule pouvait voir les rapports contenus dans son dossier privé. Pour que Sofia puisse partager des rapports avec Kim et lui donner les informations dont elle a besoin pour prendre des décisions importantes concernant leur stratégie de collecte de fonds, elle doit savoir comment partager un rapport et un dossier, ainsi que connaître la manière de s’abonner à un rapport. Cependant, avant que Sofia ne puisse partager son rapport, elle doit le déplacer vers un dossier public. Observons comment elle procède :
- Sofia accède à son dossier privé et clique sur Modifier sur le rapport qu’elle souhaite déplacer. Elle sélectionne le rapport sur les donateurs et bénévoles.
2. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard de l’option Enregistrer, puis sur Propriétés.
3. Sélectionnez le dossier dans lequel stocker le rapport. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Dans cet exemple, Sofia sélectionne le dossier Rapports sur les collectes de fonds NMH.
Terminé ! La directrice exécutive de Sofia a maintenant accès au rapport, même si elle ne le sait pas encore.
Maintenant que le rapport sur les donateurs et bénévoles se trouve dans un dossier public, Sofia peut le partager avec sa directrice exécutive. Il existe de nombreuses façons de partager un rapport dans Salesforce. Cette fois, Sofia choisit de partager le rapport via Chatter. Sans avoir à quitter le rapport, Sofia n’a plus qu’à cliquer sur le bouton de collaboration, @mentionner Kim dans le message, puis cliquer sur Partager. Kim recevra ensuite une notification Chatter contenant un lien direct vers le rapport. Elle sera également en mesure de répondre au commentaire Chatter de Sofia, bouclant ainsi la boucle rapidement et efficacement.
Planification d’un rapport et abonnement à celui-ci
Pour faire en sorte d’avoir systématiquement accès aux rapports, vous pouvez également vous y abonner. Dans NPSP, vous pouvez vous abonner à un rapport lorsque vous avez besoin que des données importantes vous soient régulièrement envoyées par e-mail. Retournons voir Sofia pour observer comment elle s’y prend.
L’une des missions les plus importantes de Sofia en tant qu’associée au développement consiste à assurer le suivi des promesses de paiement échues. Elle décide donc de s’abonner au rapport contenant les données correspondantes. Sofia clique sur le rapport Paiements prévus dans le dossier Rapports sur les collectes de fonds NPSP. Elle réalise rapidement que ce rapport constituera son outil unique pour le suivi des paiements à venir (et ceux en retard !). Sofia souhaite examiner tous les paiements en retard chaque lundi, lorsqu’elle arrive au bureau. Observez comment Sofia ainsi que sa responsable s’abonnent à ce rapport, et faites de même dans votre propre organisation
- Sur la page de l’onglet Rapports, cliquez sur la flèche située en regard du rapport auquel vous souhaitez vous abonner. Ensuite, sélectionnez S’abonner dans le menu. Si vous êtes déjà abonné à un rapport, mais souhaitez modifier la planification, procédez de la même manière.
2. Définissez la planification d’abonnement. Ici, Sofia choisit chaque semaine le lundi. Elle peut également sélectionner Ajouter des conditions à ce rapport si elle souhaite recevoir un e-mail lorsque les données du rapport remplissent ses conditions.
3. Cliquez sur Enregistrer.
Désormais, Sofia recevra un e-mail tous les lundis avec les résultats des rapports actualisés. Si sa responsable souhaite pouvoir consulter le même rapport, Sofia peut lui expliquer comment s’abonner.
Nous avons donc appris à partager et à planifier des rapports sur les collectes de fonds dans NPSP, ainsi qu’à s’y abonner. Cependant, regarder une grille de chiffres n’est parfois pas le moyen le plus simple de comprendre rapidement l’état de votre activité. Dans l’unité suivante, nous découvrirons comment Salesforce crée une représentation visuelle de vos résultats à partir de vos données.