Recherche, mise en forme et personnalisation des rapports NPSP

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Répertorier les rapports standard proposés par NPSP
Expliquer comment les rapports Salesforce sont organisés
Générer un rapport NPSP standard
Rechercher et personnaliser un rapport NPSP

La puissance des données

Les membres du personnel de No More Homelessness (NMH) sont ravis de pouvoir exploiter les données qu’ils ont collectées dans Salesforce. Ils ont beaucoup d’interrogations au sujet de leurs programmes et de leurs initiatives de collecte de fonds, et sont impatients de savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Grâce aux rapports et aux tableaux de bord de Nonprofit Success Pack (NPSP), vous pouvez comparer, évaluer, décortiquer et classer les données pour répondre à des questions telles que :

Quelle campagne de collecte de fonds a généré le plus de revenus cette année ?
Qui sont les principaux donateurs ou prospects de NMH ?
Combien de temps dure généralement chaque étape d’un programme chez NMH ?
Combien de bénéficiaires de NMH ont atteint les résultats ou les objectifs d’un programme ?
Comment chacun des programmes de NMH contribue-t-il à remplir la mission de la structure ?

Il est incroyable de constater que lorsque vous collectez des données de qualité et que vous les gérez bien (et nous savons maintenant que c’est essentiel à la réussite d’une structure), un grand nombre de questions importantes trouvent une réponse. Auparavant, il fallait des jours à l’équipe pour répondre à ces questions, mais maintenant que toutes leurs données sont numériques et stockées au même endroit (à savoir, dans Salesforce), le personnel peut trouver rapidement des explications grâce aux rapports. Pour découvrir comment NMH s’y prend, nous allons observer l’équipe de développement de l’organisme alors qu’elle utilise les fonctionnalités de génération de rapports de NPSP pour évaluer ses progrès et ses initiatives en matière de collecte de fonds. Pour le moment, retrouvons l’équipe des programmes de NMH pour une visite rapide de la page des rapports afin de découvrir comment Salesforce organise ces derniers.

Visite de la page des rapports

Anthony Hall, le gestionnaire de programmes de NMH, cherche actuellement à analyser les sources via lesquelles les kits d’hygiène personnels proposés par la banque alimentaire sont fournis. Anthony veut s’assurer que l’organisme gère ses demandes d’achats et de dons de manière responsable en fonction des besoins réels des bénéficiaires. C’est une tâche difficile car la demande pour les différents types de kits d’hygiène peut varier de façon inattendue, mais Anthony pense qu’il peut trouver les rapports qui lui permettront d’éclairer son analyse.

Après s’être connecté à son compte et avoir accédé à l’application personnalisée de NMH intitulée Market & Pantry via le lanceur d’application ( Icône du lanceur d’application ), Anthony clique sur Rapports dans la barre de navigation et arrive automatiquement sur la page Rapports récents (1). Dans cette vue, chaque ligne représente un rapport individuel. Anthony peut voir le nom, le dossier et la description du rapport, ainsi que quelques autres colonnes, mais comme celles-ci peuvent être personnalisées par un administrateur, vous voyez peut-être quelque chose d’un peu différent. Quelles que soient les colonnes présentes, vous pouvez cliquer sur un en-tête (2) pour les trier.

Si Anthony voit ce qu’il recherche, il peut cliquer sur un nom de rapport individuel (3) pour accéder au rapport. Il peut également utiliser la flèche de la liste déroulante correspondant à une ligne (4) pour accéder rapidement à un certain nombre d’actions qu’il peut effectuer sur un rapport, par exemple le modifier, l’exécuter, l’exporter, le supprimer et même le déplacer vers un autre dossier (en fonction des autorisations dont il dispose). En parcourant un peu plus la page, Anthony remarque des sections relatives aux rapports, aux dossiers et aux favoris (5), chacune constituant un en-tête regroupant différentes options d’accès et d’organisation relatives aux rapports.

La page des rapports

Anthony voit un rapport dans la liste qui pourrait bien correspondre à ce qu’il recherche, intitulé Niveaux d’inventaires actuels. Il clique donc dessus pour l’ouvrir. Excellent travail, Anthony ! Nous reviendrons vers Anthony un peu plus tard pour voir comment il utilise la fonctionnalité de génération de rapports de NPSP pour créer un rapport. Pour l’instant, voyons comment l’équipe de développement de NMH utilise la fonctionnalité de génération de rapports prête à l’emploi de NPSP pour répondre à ses principales interrogations liées à la collecte de fonds.

Rapports NPSP

En exploitant la puissance des rapports et des tableaux de bord Salesforce (plus de 60 modèles de rapports sur les parties prenantes et les collectes de fonds sont disponibles), l’équipe de développement de NMH peut répondre à certains de ses besoins les plus courants en matière de génération de rapports sur les collectes de fonds à des fins non lucratives. De plus, le personnel peut également accéder aux informations dont il a besoin pour dresser un meilleur état des lieux des activités de l’organisme et déterminer dans quels domaines investir pour accomplir encore plus efficacement sa mission. Découvrons comment NMH procède en observant comment Sofia Rivera, l’adjointe au développement de l’organisme, recherche un rapport enregistré dans NPSP.

Dans NPSP, Sofia peut rechercher des rapports enregistrés à l’aide de la recherche globale ou en cliquant sur l’onglet Rapports. Si elle connaît déjà le nom du rapport, elle peut sélectionner Rapports dans le menu, puis saisir le nom du rapport dans la zone Recherche globale.

« LYBUNT » est saisi dans la recherche globale, ce qui affiche une liste des rapports de collecte de fonds récemment consultés relatifs aux donateurs ayant donné l’année dernière mais malheureusement pas cette année. Si elle ne connaît pas le nom du rapport ou si elle souhaite en créer un, elle doit cliquer sur l’onglet Rapports. (Si l’onglet Rapports n’apparaît pas, accédez au lanceur d’application à gauche et saisissez « Rapports » dans la barre de recherche pour trouver et sélectionner cette vue.)

L’onglet Rapports dans la barre de navigation et la section Tous les dossiers qui contient les rapports NPSP.

Sofia clique ensuite sur Tous les dossiers pour afficher les dossiers des rapports NPSP. Le dossier Rapports sur les parties prenantes NPSP comprend les rapports Contact, Organisation et Adhésion. Le dossier Collectes de fonds NPSP comprend un éventail de rapports vous aidant à comprendre vos dons, vos subventions, les retours sur investissement de vos campagnes, vos allocations d’unités comptables générales, vos recettes prévues, etc.

Sofia peut utiliser directement ces rapports ou les personnaliser pour répondre aux besoins spécifiques de NMH.

Exécution d’un rapport NPSP standard

L’une des nombreuses responsabilités de Sofia, la formidable adjointe au développement de NMH, consiste à tenir son équipe au courant des progrès en matière de collecte de fonds. À l’instar de nombreux organismes sans but lucratif, une part importante des revenus de No More Homelessness dépend des dons de particuliers et de familles. L’organisme dispose d’un éventail stable de donneurs fiables qu’il contacte par le biais de divers moyens, notamment par e-mail et par courrier. La directrice exécutive de NMH, Kim Friedman, rappelle régulièrement à son personnel qu’il est beaucoup plus facile de garder un donateur existant que d’en trouver un nouveau. Pourtant, vers la fin de l’année, elle constate que les revenus provenant des dons de particuliers et de familles sont un peu inférieurs à ce qui avait été prévu dans le budget. Kim souhaite mieux comprendre la situation et demande donc à Sofia de préparer un rapport sur les familles qui avaient fait un don l’an passé, mais ne l’avaient pas encore fait cette année.

Suivez Sofia dans la préparation de son rapport :

Ouvrez l’onglet Rapports. Cliquez sur Tous les dossiers. Cliquez ensuite sur le dossier Rapports sur les collectes de fonds NPSP pour voir s’il existe un rapport NPSP prêt à l’emploi qui peut aider.
Le rapport Compte LYBUNT (donateurs ayant donné l’année dernière mais malheureusement pas cette année) semble prometteur. Ouvrez le rapport en cliquant sur le titre Compte LYBUNT.
Vérifiez les filtres de rapport en cliquant sur Edit (Modifier), puis sur Filters (Filtres). Les filtres indiquent que vous regardez TOUS les comptes dont le total des dons de l’année dernière était supérieur à 0 (c’est-à-dire ayant donné l’année dernière) ET dont le total des dons de cette année est inférieur à 0 (c’est-à-dire n’ayant pas donné cette année).

C’est exactement ce dont Sofia a besoin !

Sofia clique sur l’option Enregistrer sous pour enregistrer ce rapport sous un nouveau nom, puis envoie le lien à sa directrice exécutive et à sa directrice du développement. Ensemble, l’équipe décide de lancer une campagne spéciale pour faire appel aux donateurs figurant dans le rapport LYBUNT. Ils utiliseront de nouveau ce rapport pour segmenter les donateurs par niveau de don et pour établir une stratégie d’engagement pour chaque niveau de donateurs.

Personnalisation d’un rapport NPSP

Vous pouvez également utiliser les rapports NPSP comme point de départ pour trouver des réponses à d’autres questions auxquelles votre organisation peut souhaiter répondre.

Par exemple, NMH dispose également d’un noyau central de soutiens au sein de la communauté qui donnent de leur temps et effectuent des dons, et l’organisme aimerait exprimer sa reconnaissance envers ces donateurs-bénévoles spéciaux qui ne ménagent pas leurs efforts. Sofia sait que NMH suit ses bénévoles en interne à l’aide d’une application appelée Volunteers for Salesforce (V4S), distincte de NPSP. V4S comprend des champs personnalisés pour suivre le nombre d’heures de bénévolat, et ces champs peuvent être utilisés comme filtres dans un rapport NPSP standard pour déterminer combien de contacts ont donné de leur temps et de l’argent.

Suivons Sofia dans les différentes étapes lui permettant de relever ce défi.

Ouvrez l’onglet Rapports, cliquez sur Tous les dossiers, puis sur le dossier Rapports sur les collectes de fonds NPSP.
Le rapport Contacts with Giving Totals (Contacts avec totaux des dons) semble se rapprocher de ce que Sofia recherche. Elle l’utilisera donc comme point de départ.
Vérifiez les filtres en cliquant sur Modifier, puis sur Filtres. Le rapport est filtré sur Total des dons supérieurs à 0,00 $, ce qui offre à Sofia une vue complète sur l’ensemble des donateurs de NMH.
Personnalisez le rapport en ajoutant un filtre Nombre d’heures de bénévolat supérieur à 0 pour afficher tous les contacts qui sont à la fois des donateurs et des bénévoles. Ajoutez cette colonne au rapport en utilisant l’onglet Outline (Plan). (Si vous n’avez pas installé V4S dans votre organisation Salesforce ou votre Trailhead Playground, vous ne verrez pas le champ Heures de bénévolat.)
Exécutez le rapport et examinez-le.
Utilisez le bouton Save (Enregistrer sous) pour enregistrer le nouveau rapport sur les donateurs et bénévoles (Donor and Volunteer) dans le dossier Private Reports (Rapports privés).

Avec un minimum d’effort, Sofia peut adapter un rapport NPSP existant pour obtenir la réponse spécifique dont elle avait besoin.

Comme nous l’avons mentionné, NPSP est fourni avec plus de 60 rapports sur les collectes de fonds et les parties prenantes conçus pour vous aider à répondre à certaines (mais pas toutes) des questions brûlantes au sujet desquelles vous souhaitez que vos données vous éclairent. S’il ne vous est pas possible d’utiliser un rapport existant ou de personnaliser un rapport standard, vous pouvez en créer un. Dans l’unité suivante, nous retournerons vers l’équipe des programmes de NMH pour découvrir comment elle utilise le générateur de rapport à cette fin.