Prise de décisions plus intelligentes grâce à des données de qualité

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Décrire comment les organisations utilisent les données pour prendre des décisions
  
• Expliquer pourquoi il est important de choisir un processus de collecte de données adapté à votre organisme
  
• Discuter des raisons pour lesquelles il est essentiel que les données soient exactes
  

Transformation en organisation axée sur les données

Salesforce est une plate-forme performante en matière de collecte et de gestion des données pour les organisations sans but lucratif. En outre, Nonprofit Success Pack (NPSP) dispose d’un modèle de données spécialement conçu pour des organisations comme la vôtre.

Toutefois, les enregistrements individuels ont leurs limites. Vous pouvez bien sûr suivre chaque relation avec un donateur et chaque don, mais cette manière de procéder ne vous permet pas de dégager des tendances. Vous avez besoin de plus d’éléments pour prendre des décisions en fonction des données.

Heureusement pour vous, Salesforce comprend une suite d’outils performants permettant de créer des rapports et des tableaux de bord. NPSP vous aide à démarrer à l’aide de modèles de rapports et de tableaux de bord afin d’identifier les tendances concernant les donateurs et parties prenantes, et de permettre à votre organisation d’être axée sur les données.

En effectuant quelques modifications, vous pouvez créer d’autres rapports, indiquant par exemple une répartition des dons individuels par État. La capture d’écran montre un exemple de rapport.

Le rapport regroupe les dons par État des États-Unis à l’aide de valeurs récapitulatives. Il s’appuie sur un rapport NPSP groupé auquel ont été ajoutés des filtres et des regroupements afin de mettre en évidence les données qui répondent aux questions spécifiques d’une organisation.

Dans ce module, vous apprendrez à utiliser et à personnaliser les rapports NPSP par défaut. Nous devons toutefois d’abord parler de l’exactitude des données.

Pourquoi donc commencer par cela ? Sachez que la clé de la précision des rapports réside dans la fiabilité des données. Même les outils de création de rapports les plus avancés ne vous aideront pas si vos données ne sont pas exactes. Ceci est particulièrement important pour les organisations sans but lucratif qui s’efforcent de démontrer que leurs programmes et services ont un impact réel. 

Création d’une stratégie de collecte de données

Pour obtenir des données de qualité permettant d’établir des rapports précis, il faut commencer par établir une stratégie.

Prenons l’exemple de No More Homelessness (NMH), une organisation sans but lucratif qui aide les personnes sans-abri. NMH souhaite devenir une organisation axée sur les données, c’est pourquoi elle utilise Salesforce. La fonctionnalité de création de rapports est l’une des principales raisons pour lesquelles NMH et de nombreuses autres organisations sans but lucratif choisissent NPSP et Salesforce.

Grâce aux rapports et aux tableaux de bord de Salesforce, l’équipe de NMH peut comparer, évaluer et classer les données afin de prendre des décisions éclairées relatives à ses collectes de fonds et ses programmes. Avant que l’équipe puisse utiliser ces outils incroyables, elle doit toutefois recueillir les données adéquates. 

Grâce à la polyvalence de Salesforce, NMH peut personnaliser NPSP pour recueillir toutes les données souhaitées. Toutefois, ce n’est pas parce que vous pouvez recueillir toutes les données possibles et imaginables que vous devez le faire. Avant que l’équipe de NMH ne personnalise son organisation NPSP, celle-ci a pris le temps de se réunir pour déterminer quelles données recueillir et pour quelles raisons.

Les membres de l’équipe ont commencé par les aspects fondamentaux suivants :

• De quelles données le personnel a-t-il besoin pour réaliser son travail ?
  
• De quelles données les bailleurs de fonds ont-ils besoin ?
  
• De quels rapports le personnel a-t-il besoin pour prendre des décisions stratégiques ?
  

Après avoir répondu à ces questions, le personnel de NMH se rend compte qu’il souhaite recueillir de nombreuses informations sur les bénéficiaires des programmes, les bénévoles, les donateurs, les dons, les campagnes, les bâtiments ou encore les activités quotidiennes de l’organisation.

Toutefois, NMH ne peut pas se permettre de consacrer du temps aux données si celles-ci n’aident pas le personnel à prendre des décisions et à améliorer son travail. Il est donc important de créer un plan pour déterminer comment les données sont intégrées à Salesforce, qui est responsable de leur mise à jour et en quoi chaque point de données est utile à l’organisation.

La collecte de données s’accompagne d’une grande responsabilité sociale. Par exemple, les services sociaux demandent souvent à leurs bénéficiaires des informations démographiques. Toutefois, les questions sur le genre, l’origine ethnique et l’orientation sexuelle peuvent être mal comprises ou être utilisées à des fins de discrimination.

Déterminez quelle est la logique commerciale derrière chaque point de données, la manière dont chacun s’inscrit dans votre stratégie et l’utilisation que vous ferez des données.

Maintien de la précision des données

NMH recueille et ajoute aujourd’hui des données de qualité à son organisation Salesforce, et les rapports qu’elle produit en témoignent. Il n’en a toutefois pas toujours été ainsi. Lorsque NMH a commencé à utiliser Salesforce, le personnel oubliait parfois d’indiquer des informations clés ou saisissait accidentellement des données erronées.

Dans le monde du CRM, on rencontre le dicton « garbage in, garbage out », ce qui, en français, signifie : « à données inexactes, résultats erronés ». En d’autres termes, si vos données ne sont pas exactes, vos rapports seront également incorrects.

Les données peuvent présenter de nombreuses inexactitudes, notamment en raison des éléments suivants :

• Des enregistrements incomplets, par exemple un enregistrement dont certains champs de données sont vides
  
• Des enregistrements manquants, par exemple un donateur ou un don essentiel non comptabilisé
  
• Des enregistrements en double, par exemple deux enregistrements de contact pour le même donateur
  
• Des données obsolètes, par exemple d’anciennes adresses
  
• Des données incohérentes, par exemple la saisie de CA et California (Californie) dans le même champ pour représenter la même valeur
  

Des études montrent que la présence de mauvaises données entraîne systématiquement des pertes de chiffre d’affaires et de temps, ainsi que d’autres problèmes en matière d’efficacité. En outre, les organisations sans but lucratif, qui ont des ressources limitées et pas de temps à perdre, peuvent se voir freinées dans l’accomplissement de leurs missions par des données de mauvaise qualité.

Alors, comment NMH parvient-elle à maintenir une telle qualité au sein de ses données ? 

Découverte des trois étapes assurant la qualité des données

Il y a trois choses que vous pouvez faire pour vous assurer que des données de qualité sont saisies dans votre organisation Salesforce.

Tout d’abord, soyez attentif aux données que vous souhaitez collecter. Vouloir recueillir des données sans objectif ne vous apporte que des données supplémentaires à gérer. Le fait de disposer d’un trop grand nombre de données sans pertinence peut entraver vos activités essentielles.  

Ensuite, configurez dans Salesforce des outils imposant des obligations en matière de qualité des données, tels que les champs obligatoires, le guide dans l’application, le texte d’aide et les règles de validation. Adressez-vous à votre administrateur Salesforce pour en savoir plus sur ces outils et pour déterminer où il est judicieux de les utiliser.

Enfin et surtout, mettez l’accent sur les solutions axées sur les personnes pour maintenir la qualité des données. Toutes les personnes travaillant dans une organisation Salesforce partagent la responsabilité de ses données. Gardez à l’esprit que la qualité des données part du sommet de l’organisation. Les dirigeants d’organisations sans but lucratif doivent s’assurer que des opérations de nettoyage des données sont planifiées et que les responsabilités en matière de gestion des données sont réparties dans l’ensemble de leur structure.

Si vos données Salesforce ne sont pas fiables, votre organisation Salesforce ne sera pas en mesure de vous fournir des informations précises. C’est pourtant bien pourquoi vous cherchez à obtenir ce badge, n’est-ce pas ?

La collecte et la mise à jour des données ne sont pas chose aisée, mais vous pouvez y arriver. Tous ces efforts en valent la peine, car ils vous permettront de disposer de données fiables. De plus, heureusement pour vous, ce module est précisément consacré aux outils Salesforce dont vous pouvez vous servir pour présenter les résultats concrets de vos efforts.

Dans l’unité suivante, vous découvrez comment utiliser les fonctionnalités de création de rapports de NPSP pour rechercher, mettre en forme et personnaliser des rapports afin de répondre aux besoins uniques de votre structure.

Ressources

• Trailhead : Data Quality
• Trailhead : Gestion des duplications
• Aide Salesforce : Rapports et analyses NPSP