Création de rapports avec NPSP
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Identifier les différents formats de rapport
- Choisir le bon type de rapport pour un jeu de données
- Créer des rapports
NPSP, une solution répondant à vos besoins
Nous venons donc d’apprendre que NPSP dispose d’une puissante fonctionnalité de génération de rapports prête à l’emploi. Toutefois, que se passe-t-il lorsque vous ne pouvez pas utiliser un rapport existant ou personnaliser un rapport standard ? Dans ce cas, vous pouvez créer un rapport : quels que soient vos besoins en matière de rapports, NPSP dispose des outils nécessaires pour vous aider à réussir ! Rejoignons Anthony Hall, le gestionnaire de programmes de No More Homelessness (NMH), qui essaie justement de créer un rapport.
Nul besoin de réinventer la roue
Quand Anthony a besoin de répondre à certaines questions à l’aide de données, son instinct lui dit de rechercher d’abord s’il existe des rapports à ce sujet avant de faire quoi que ce soit d’autre. C’est une sage décision. Comme nous l’avons appris précédemment, Nonprofit Success Pack (NPSP) est fourni avec plus de 60 rapports relatifs aux collectes de fonds et aux parties prenantes. La plupart des administrateurs Salesforce créent également plusieurs rapports pour leurs utilisateurs lors de l’installation et de la configuration initiales de Salesforce. Lorsque vous avez besoin d’un rapport, il est préférable d’en rechercher un qui répond à peu près à vos besoins, puis de le personnaliser avec des filtres. Si vous ne pouvez pas personnaliser un rapport existant pour obtenir ce dont vous avez besoin, alors vous devez créer un rapport.
D’ailleurs, c’est précisément ce que nous allons faire ! Nous allons toutefois d’abord vous présenter deux composants importants des rapports.
Composants des rapports
Comme il s’agit des blocs constitutifs de tous les rapports, il est essentiel de comprendre comment ils présentent vos données avant de vous lancer dans la création de rapports.
Type de rapport
Chaque rapport est centré autour d’un objet standard ou personnalisé (ou de plusieurs objets standard ou personnalisés). Les objets que vous choisissez pour le type de rapport déterminent les données que vous voyez dans le rapport et les options à votre disposition pour filtrer les données. Cette décision peut s’avérer difficile à prendre, mais le fait de réfléchir aux champs dont vous avez besoin au sein du rapport peut vous aider dans ce processus.
Vous souhaitez voir les noms des bénévoles ? Dans ce cas, vous devrez sélectionner l’objet de contact comme type de rapport.
Vous voulez afficher les dons en nature ? Cela correspond à l’objet d’opportunité.
Vous avez besoin d’informations sur les ménages et sur les dons en nature ? Heureusement pour vous, le type de rapport relatif aux opportunités contient des informations sur les opportunités et sur les comptes.
Format de rapport
Le format du rapport détermine son apparence. Vous préférez un tableau, ou plutôt un graphique ? Vous avez besoin que des données soient résumées ? Tout cela sera déterminé par le format. Il existe trois formats de rapport différents, chacun correspondant à un niveau croissant de complexité des données.
- Tableau simple (parfois appelé rapport tabulaire) : il s’agit d’un ensemble ordonné de champs répartis dans des colonnes, semblable à une feuille de calcul. Ces rapports sont les plus simples à créer et conviennent parfaitement pour des tâches telles que la génération de listes de diffusion.
- Regroupement de lignes (rapport récapitulatif) : ce format permet de résumer des données, d’afficher des sous-totaux et de créer des graphiques. Ces rapports proposent davantage d’options pour organiser les données que les tableaux et conviennent particulièrement pour les tableaux de bord (ne vous inquiétez pas, nous parlerons bientôt de ces derniers !).
- Regroupement de lignes et de colonnes (rapport matriciel) : ce format permet de regrouper des enregistrements par ligne et par colonne. Parmi les trois formats proposés, les rapports de ce type sont les plus complexes. Toutefois, ils offrent la présentation la plus détaillée possible de vos données. Les rapports matriciels vous permettent d’avoir une vue d’ensemble des totaux relatifs à l’inventaire ou aux revenus.
Maintenant que vous maîtrisez ce nouveau vocabulaire, il est temps de créer un rapport pour de vrai.
Création d’un rapport sous forme de tableau (rapport tabulaire)
Récemment, les épiceries partenaires de NMH ont donné bien plus que d’habitude et ont fourni des ressources supplémentaires à la banque alimentaire pendant une période de besoin inattendu. Anthony souhaite donc leur envoyer des messages de remerciement personnalisés pour leur soutien.
Anthony suivant toujours les bonnes pratiques recommandées, il cherche d’abord à voir si un rapport similaire existe déjà. Il a essayé à la fois la recherche globale (qui recherche dans l’ensemble des éléments) et la recherche de rapports, plus ciblée (elle peut limiter une recherche à un dossier de rapports ou selon la visibilité de certains rapports).
Comme aucun rapport existant ne semble répondre à sa question, Anthony en crée un.
1. Sur la page Rapports, Anthony clique sur Nouveau rapport.
2. Dans la fenêtre Choisir un type de rapport, il sélectionne un objet à partir duquel créer le rapport. Il utilise la zone de recherche ou le trouve en utilisant les options du menu Objet. Anthony sélectionne Comptes pour créer un rapport relatif à l’ensemble des épiceries qui font des dons à NMH, car il sait que chacune d’entre elles dispose d’un enregistrement de compte d’organisation, puis il clique sur Continuer.
3. Il clique sur Filtres dans le menu des filtres pour affiner les données.
4. Pour affiner les filtres standard existants, Anthony clique sur Montrez-moi, sélectionne Tous les comptes et clique sur Terminé pour appliquer les filtres. Il clique ensuite sur Champ de date et sélectionne Date de création dans la liste déroulante Date, puis Toutes les dates dans Plage et clique sur Appliquer.
5. Anthony clique dans le champ Ajouter un filtre… pour ajouter davantage de filtres. Il ajoute le type d’enregistrement Compte, sélectionne l’opérateur égal à et choisit Organisation dans la liste sous Valeur(s), puis il clique sur Appliquer.
6. Anthony ajoute un deuxième filtre en cliquant à nouveau dans le champ Ajouter un filtre…. Il ajoute un type, sélectionne l’opérateur égal à et dans la liste sous Valeur(s), il sélectionne Épicerie, puis il clique sur Appliquer.
7. Il clique sur Plan dans le menu des filtres pour organiser le rapport. Il ajoute les champs d’adresse sous forme de colonnes.
8. Anthony clique ensuite sur Enregistrer pour saisir un nouveau nom de rapport, ajouter une description et modifier le dossier. Il intitule son nouveau rapport Toutes les épiceries et clique sur le dernier bouton Enregistrer.
9. Bien que le rapport soit enregistré, Anthony doit cliquer sur Exécuter pour filtrer et inclure toutes les données.
Anthony dispose désormais d’une liste parfaite d’adresses à exporter et à utiliser pour envoyer ces fameuses lettres de remerciement.
Voilà qui était facile, n’est-ce pas ? C’est un avantage majeur des rapports sous forme de tableau : vous pouvez les configurer et commencer à les utiliser rapidement. Toutefois, le revers de la médaille, c’est que les informations qu’ils fournissent sont limitées.
Après avoir envoyé les lettres, Anthony se concentre sur un autre rapport. Gordon, le directeur des programmes chez NMH, a récemment analysé l’évolution des stocks pour mieux comprendre les besoins en ressources. Gordon sait que l’expertise d’Anthony en matière de données ne cesse de s’améliorer et lui demande un rapport sur l’état actuel des stocks de différents types de kits d’hygiène.
Gordon a vu juste : Anthony maîtrise de mieux en mieux les rapports, il sait donc déjà qu’il devra créer un rapport et le regrouper par lignes pour répondre le plus efficacement possible à la question. Ce processus ressemble à ce qu’Anthony vient de faire pour créer le rapport sous forme de tableau, mais avec quelques différences importantes. Observons son fonctionnement.
Création d’un rapport regroupé par lignes (rapport récapitulatif)
1. Sous l'onglet Rapports, cliquez sur Nouveau rapport.
2. Dans la fenêtre Choisir un type de rapport, sélectionnez un objet à partir duquel créer le rapport. Pour ce rapport, Anthony sélectionne l’objet Inventaires. Cliquez sur Continuer.
3. Cliquez sur Filtres dans le menu des filtres pour affiner les données.
4. Affinez les filtres standard existants. Anthony clique sur Montrez-moi, sélectionne Tous les inventaires, et clique sur Terminé. Il clique sur Champ de date, sélectionne Date de création de l’inventaire puis Toutes les dates dans Plage et clique sur Appliquer.
5. Dans le champ Ajouter un filtre…, Anthony sélectionne Date de vente de l’inventaire, puis il conserve l’opérateur égal à et laisse le champ Date vide. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer. Avec ces filtres, le rapport n’affichera que les stocks à disposition dans la banque alimentaire, et non tout ce qui a déjà été distribué aux bénéficiaires.
6. Cliquez sur Plan pour organiser le rapport. Dans le champ Ajouter une colonne…, Anthony ajoute Type de kit, Inventaire : Date de création, et Date de vente de l’inventaire.
7. C’est maintenant que la magie opère. Pour passer d’un rapport sous forme de tableau à un rapport regroupé par lignes, Anthony clique sur Ajouter un groupe… dans la section Groupes de l’onglet Plan, et ajoute Type de kit.
8. Cliquez sur Enregistrer et exécuter. Saisissez un nouveau nom de rapport, ajoutez une description et sélectionnez le dossier. Anthony nomme son nouveau rapport Inventaire regroupé par type de kit.
9. Cliquez sur Enregistrer.
Ce rapport présente l’inventaire actuel des divers kits d’hygiène à disposition dans la banque alimentaire, regroupés par type de kit, avec un récapitulatif pour chaque type. En bas du rapport, on trouve le total général de tous les kits, tous types confondus.
Gordon est tellement satisfait de ce rapport d’inventaire que lui soumet Anthony qu’il souhaite aller plus loin. Anthony serait-il en mesure de créer un rapport qui pourrait aider à réaliser la planification pour l’année à venir ? Gordon s’intéresse particulièrement à l’évolution des dons en nature, en particulier les dons alimentaires réalisés par les épiceries. Il aimerait voir les quantités données par chaque magasin, mois après mois, au cours du dernier trimestre.
Création d’un rapport regroupé par lignes et colonnes (rapport matriciel)
Anthony est maintenant tellement à l’aise avec les rapports qu’il sait déjà qu’il peut trouver ces données pour Gordon. Il va créer un rapport regroupé par lignes et colonnes (c’est-à-dire, un rapport matriciel), car c’est le type de rapport le plus adapté pour avoir une vue d’ensemble d’un jeu de données : il s’agit exactement de ce dont Gordon a besoin.
1. Sous l'onglet Rapports, cliquez sur Nouveau rapport.
2. Dans la fenêtre Choisir un type de rapport, sélectionnez un objet. Anthony sélectionne Opportunités. Cliquez sur Continuer.
3. Cliquez sur Filtres dans le menu des filtres.
4. Affinez les filtres standard existants.
a. Anthony clique sur Montrez-moi, sélectionne Toutes les opportunités et clique sur Terminé.
b. Il clique sur Probabilité, sélectionne Tout, puis clique sur Appliquer.
c. Il clique sur Statut de l’opportunité, sélectionne Fermée gagnée, puis clique sur Appliquer.
d. Anthony clique sur Date de fermeture et définit les dates de manière à inclure les trois derniers mois.
5. Dans le champ Ajouter un filtre…, Anthony sélectionne Type d’enregistrement d’opportunité, laisse l’opérateur égal à et définit la valeur sur Don en nature. Cliquez sur Appliquer.
6. Maintenant, passons à l’organisation des éléments ! Cliquez sur Plan.
7. Dans le champ Grouper les lignes, Anthony sélectionne Nom du compte. Cela permet de s’assurer que le rapport inclura la quantité totale des dons de chaque épicerie (affichée selon le compte unique de chacune d’entre elles).
8. Dans Grouper les colonnes, il ajoute Mois de fermeture, pour que le rapport inclue le total par mois.
9. Dans Colonnes, Anthony sélectionne Nom de l’opportunité, Étape, et Date de fermeture.
10. Ce type de rapport peut sembler complexe, alors Anthony décide de rendre service à tout le monde en en cachant les détails. Pour ce faire, il clique sur Lignes de détail pour désactiver l’option à l’aide du bouton à bascule.
11. Cliquez sur Enregistrer et exécuter. Nommez le rapport et ajoutez des détails.
12. Cliquez sur Enregistrer.
Le nouveau rapport d’Anthony, Total des dons alimentaires en nature par mois, est prêt :
D’un simple coup d’œil, l’équipe a accès à un grand nombre d’informations intéressantes, notamment le total des dons et les quantités données par chaque magasin au cours des trois derniers mois. Cela sera très utile pour la planification.
Anthony est désormais à l’aise avec la personnalisation des rapports existants et avec la création de plusieurs types de nouveaux rapports. Il est enthousiasmé par la rapidité avec laquelle l’équipe peut prendre des décisions pertinentes grâce à ces rapports de synthèse. Cependant, tous ces rapports (créés par vous-mêmes ou issus de la personnalisation de ceux déjà existants) ne vous seront utiles que si vous pouvez les partager avec d’autres personnes. Dans l’unité suivante, nous rejoindrons l’équipe de développement de NMH pour apprendre à partager et à programmer des rapports, ainsi qu’à s’y abonner. Allons-y !