Familiarisation avec Flow Builder

[Narrateur] Bienvenue dans Flow. Grâce à l’outil Flow Builder, vous pouvez créer de puissantes automatisations dans Salesforce ou des flux sur n’importe quel objet standard ou personnalisé, le tout en quelques clics. Les flux peuvent mettre à jour des enregistrements,envoyer des e-mails et guider les utilisateurs au fil des étapes d’un processus métier complexe. Lorsque vous ouvrez Flow Builder,vous devez décider du type de flux. Les trois types de flux les plus courants sont le flux d’écran, le flux déclenché par un enregistrement et le flux lancé automatiquement.

• Pour les flux d’écran, imaginez un court formulaire ou questionnaire qui change en fonction des réponses des utilisateurs et des données existantes. Prenons le cas d’une enquête auprès d’un client suite à la clôture d’une requête de support. Les questions de l’enquête peuvent changer en fonction du délai de résolution ou de la complexité de la requête. En arrière-plan, le flux pourrait envoyer un e-mail au client et attribuer des tâches de suivi à un agent de support.
• Utilisez les flux déclenchés par un enregistrement lorsque vous souhaitez qu’une modification de vos données entraîne des mises à jour ou d’autres actions. Par exemple, lorsqu’une opportunité importante se ferme,envoyez une alerte aux membres de votre équipe qui sont concernés. Ou bien, quand une opportunité est créée, envoyez un e-mail automatique à l’équipe commerciale.
• Les flux lancés automatiquement sont pertinents lorsque vous souhaitez qu’un processus démarre automatiquement si une action spécifique est effectuée. Par exemple, les utilisateurs pourraient cliquer sur un bouton personnalisé qui utilise un flux en arrière-plan pour supprimer tous les devis obsolètes d’une opportunité.

Maintenant que vous connaissez les types de flux les plus courants, passons en revue la présentation de base de Flow Builder. D’abord, voici la boîte à outils, où les éléments sont vos outils, pour ainsi dire. Les éléments peuvent être interactifs (comme un écran où les utilisateurs saisissent des informations), reposer sur une logique (comme un élément de décision qui modifiera le chemin suivi par votre flux) ou reposer sur des données (comme la création d’un enregistrement).

Vient ensuite la zone de dessin. La zone de dessin correspond à l’espace de travail dans lequel vous créez un flux en ajoutant des éléments de la boîte à outils. À mesure que vous ajoutez des éléments à la zone de dessin et que vous les connectez, vous pouvez voir un diagramme visuel de votre flux. En plus de la zone de dessin, vous avez la section Gestionnaire. Il s’agit de la liste de ce que vous avez créé dans votre flux, à savoir les éléments que vous avez utilisés, les variables, les choix de listes de sélection de formules, etc. Ne vous en faites pas, d’autres vidéos vous expliqueront en détail les éléments comme les variables.

Bon travail ; vous connaissez maintenant les trois flux les plus courants et vous avez regardé la présentation de Flow Builder.

[Narrateur] Allons droit au but. L’automatisation Salesforce aide votre organisation à fonctionner de manière fiable et efficace. Grâce à elle, les champs sont mis à jour, les listes de sélection sont créées, les e-mails sont envoyés et les erreurs sont corrigées en arrière-plan. Une seule automatisation suffit à vous faire gagner du temps à chaque clic.

Flow Builder est notre outil d’automatisation le plus efficace et le plus polyvalent à ce jour. Il permet d’automatiser une grande diversité d’éléments dans Salesforce. Vous avez juste besoin de les créer une seule fois. Que comptez-vous faire si un membre du personnel quitte votre entreprise pour devenir éleveur de chèvres ? Avec un flux en place, vous n’aurez qu’à désactiver manuellement son enregistrement utilisateur. À partir de là, Flow Builder peut envoyer un message à l’équipe RH via Slack, envoyer un e-mail au responsable informatique, mettre à jour tous les enregistrements appartenant à cet utilisateur en fonction de différents critères, communiquer avec d’autres systèmes informatiques et bien plus encore. Lorsqu’un membre du personnel quitte l’organisation, les mesures que vous devez prendre sont urgentes et nécessitent de la précision. Ne comptez pas sur une liste de contrôle manuelle si vous pouvez l’automatiser.

Flow Builder est un outil déclaratif, sans code ou nécessitant peu de code. Vous n’avez plus besoin d’être développeur pour créer des automatisations puissantes. Si vous savez comment les objets, les enregistrements et les champs interagissent, vous êtes sur la bonne voie pour comprendre les flux. Les automatisations sans code ou nécessitant peu de code sont également beaucoup plus faciles à gérer et à maintenir. Si vous décidez de vous enfuir pour aller élever des chèvres, votre remplaçant peut se perfectionner sur Flow Builder en utilisant les ressources disponibles telles que Trailhead.

Pour récapituler, Flow Builder est l’outil d’automatisation le plus polyvalent de Salesforce. Flow Builder automatise la communication et les mises à jour des données. Flow Builder est un outil déclaratif. Méfiez-vous des membres du personnel qui commencent à regarder de nombreuses vidéos explicatives sur l’élevage de chèvres et, comme toujours, testez d’abord vos automatisations dans une organisation sandbox.

[Narrateur] Le passage des films en noir et blanc aux films en couleur. Le cheval et la calèche remplacés par l’automobile. Des bandes sur bobine à la cassette VHS. De la feuille de calcul à Salesforce. Vous devinez certainement la suite. Personne ne voudrait revenir aux anciennes méthodes après avoir connu les avantages des nouvelles technologies. Il en va de même pour le passage du générateur de processus à Flow Builder. Flow Builder peut faire les mêmes choses que le générateur de processus et plus encore.

Examinons quelques points forts de Flow Builder par rapport au générateur de processus. Le générateur de processus et Flow Builder permettent tous deux de créer et mettre à jour des enregistrements, d’envoyer des e-mails et d’exécuter des actions planifiées. Cependant, Flow Builder peut également supprimer des enregistrements, utiliser les données de n’importe quel enregistrement Salesforce, même s’il n’est pas associé, appeler des actions Slack, suivre des parcours logiques avec de multiples branches, exécuter plusieurs flux à partir d’un seul déclencheur, déboguer des problèmes et tester des automatisations sans activation préalable.

En plus d’être plus puissants, les flux sont également plus efficaces et faciles à gérer. Un flux déclenché par un enregistrement peut d’ailleurs mettre à jour un enregistrement Salesforce 10 fois plus rapidement qu’un processus de changement d’enregistrement créé avec le générateur de processus. Vous vous demandez peut-être comment les flux peuvent être 10 fois plus rapides que les automatisations du générateur de processus. Prenons un exemple. Si vous créez un flux déclenché par un enregistrement et que vous choisissez les mises à jour de champs rapides, le flux s’exécute avant même que l’enregistrement ne soit enregistré, tandis que le générateur de processus doit attendre que l’enregistrement soit enregistré pour effectuer les mises à jour, puis enregistre à nouveau l’enregistrement. Comme vous pouvez le voir, Flow Builder effectue moins d’étapes et termine donc plus rapidement le processus. Une automatisation plus efficace équivaut à une organisation Salesforce plus performante.

Récapitulons la comparaison entre le générateur de processus et Flow Builder. Flow Builder et le générateur de processus peuvent effectuer certaines mêmes tâches, mais Flow Builder possède des fonctionnalités plus avancées, telles que l’utilisation des données de n’importe quel enregistrement Salesforce. Flow Builder peut mettre à jour un enregistrement jusqu’à 10 fois plus rapidement que le générateur de processus. Et comme toujours, assurez-vous de tester d’abord vos automatisations dans une sandbox. Alors montez à bord de l’automobile Flow Builder et préparez-vous à dépasser à toute allure le cheval et la calèche du générateur de processus.

[Narrateur] Saviez-vous que Flow n’est pas connecté à vos données ? Flow n’a aucune idée de ce qui se passe dans votre organisation Salesforce. Alors, comment intégrons-nous des données dans un flux ? Si seulement il existait un élément de données pour nous aider à intégrer des données dans Flow… Mais, c’est le cas !

Afin d’extraire des informations dans Flow, nous utilisons l’élément de données Obtention d’enregistrements. Il vous permet de choisir un objet à partir duquel obtenir des enregistrements et même de définir des critères pour décider des enregistrements à obtenir. Vous pouvez obtenir un ou plusieurs enregistrements avec lesquels travailler. Dans l’enregistrement, vous pouvez choisir d’obtenir tous les champs ou de sélectionner ceux dont vous avez besoin.

Une fois les enregistrements dans le flux, vous pouvez utiliser les informations de différentes manières. Vous pouvez prendre des décisions éclairées, mettre à jour les enregistrements que vous avez extraits dans le flux ou mettre à jour d’autres enregistrements. Toutes ces décisions, mises à jour, etc. sont temporaires et n’existent que dans le flux tant qu’elles ne sont pas renvoyées vers votre organisation Salesforce. Vous utilisez alors les éléments de données Création d’enregistrements, Suppression des enregistrements et Mise à jour des enregistrements. Obtention d’enregistrements extrait les informations vers votre flux et les éléments Création d’enregistrements, Suppression et Mise à jour des enregistrements renvoient ces informations vers votre organisation Salesforce.

Voyons un exemple concret de ces concepts. Vous avez besoin d’un flux d’écran dans lequel une requête est créée et attribuée automatiquement. Un champ obligatoire de ce flux est Propriétaire, l’utilisateur auquel la requête est attribuée. Nous devons indiquer au flux quel utilisateur sera propriétaire de notre nouvelle requête, mais le flux n’a accès qu’à l’utilisateur qui exécute actuellement le flux. Pour importer ces données dans Flow, nous devons utiliser l’élément Obtention d’enregistrements pour extraire l’ID de l’utilisateur qui devra être propriétaire de la requête. Enfin, l’élément Création d’enregistrements est ajouté au flux pour transmettre les nouvelles informations à votre organisation Salesforce. Le nouvel enregistrement, la requête, est créé et attribué au bon utilisateur.

Félicitations, vous avez appris à extraire des informations vers Flow avec l’élément Obtention d’enregistrements et à transférer des informations de Flow vers votre organisation Salesforce grâce aux éléments Mise à jour des enregistrements, Suppression et Création d’enregistrements. Un dernier point : testez toujours vos automatisations dans une sandbox.

[Narrateur] Ce qui se passe dans un flux reste dans le flux. (Scratch sur la musique) Jusqu’à ce que vous utilisiez un élément de données. Un élément de données dans un flux représente une action que le flux peut effectuer. Ces éléments vous permettent d’obtenir des enregistrements à partir de votre base de données et de les extraire dans le flux. Ils vous permettent également de créer des enregistrements, d’en supprimer et d’en mettre à jour. Nous pouvons utiliser les éléments de données pour modifier un seul enregistrement ou plusieurs à la fois.

Intéressons-nous à quelques cas d’utilisation. Lorsque le statut d’une opportunité change, nous pouvons utiliser Création d’enregistrements pour créer une tâche et l’attribuer à un collègue. Lorsqu’un client accepte un devis, un élément Suppression d’enregistrements peut supprimer les devis restants de l’opportunité. Pour supprimer, créer ou mettre à jour plusieurs enregistrements, nous devons d’abord les placer dans une variable d’enregistrement qui stocke plusieurs valeurs. Nous utilisons alors l’élément Suppression d’enregistrements pour tous les supprimer en même temps. Il est bien plus efficace de supprimer, de créer ou de mettre à jour tous vos enregistrements en une fois que de le faire un par un. Soyez extrêmement prudent avec l’élément Suppression d’enregistrements. Testez-le d’abord dans une sandbox.

Le tour est joué. Vous en savez maintenant plus sur les éléments de flux et comment les utiliser pour supprimer, mettre à jour ou créer des enregistrements de diverses façons. N’oubliez pas de faire un test dans une sandbox quand vous utilisez ces éléments de flux.

[Narrateur] À présent, vous en savez un peu plus sur le générateur de flux et vous avez peut-être même créé des flux. Ce n’est pas votre premier rodéo avec les flux, mais une chose peut encore vous dérouter lors de la création d’un flux déclenché par un enregistrement. Qu’est-ce qui est préférable : les mises à jour de champs rapides ou les actions et enregistrements associés ? Peut-être me direz-vous que vous ne savez pas. Pour savoir quel choix faire, posez-vous une question. Non, ce n’est pas encore l’heure du déjeuner.

La question est plutôt de savoir si ce flux met à jour uniquement l’enregistrement qui a déclenché l’automatisation. En d’autres termes, l’enregistrement qui déclenche votre automatisation en premier lieu. Si vous ne mettez à jour que cet enregistrement, choisissez les mises à jour de champs rapides. Si vous faites une autre action, comme mettre à jour d’autres enregistrements de contact ou envoyer un e-mail, choisissez les actions et les enregistrements associés.

Prenons un exemple. Imaginons que notre contact déménage dans une région où il fait plus chaud. Si nous voulons apporter des modifications supplémentaires uniquement à son enregistrement, nous choisissons les mises à jour de champs rapides. Nous souhaitons par exemple que notre automatisation redéfinisse la région répertoriée du contact sur Sud-Est des États-Unis. Admettons que nous voulons plutôt envoyer un e-mail au propriétaire de l’enregistrement au sujet de la nouvelle région de notre contact. Dans ce cas, nous choisissons les actions et les enregistrements associés. Les actions et les enregistrements associés sont utilisés pour toute action différente de la mise à jour de l’enregistrement qui a déclenché l’automatisation. Il existe également des problèmes de performances associés à chaque option. Les mises à jour de champs rapides se produisent avant même que l’enregistrement ne soit enregistré dans Salesforce. Les actions et les enregistrements associés sont établis après la sauvegarde de l’enregistrement.

Pour récapituler, les mises à jour de champs rapides et les actions et enregistrements associés peuvent être utilisés dans un flux déclenché par un enregistrement. L’option de mise à jour de champs rapides est utilisée lors de la modification de l’enregistrement qui a déclenché le flux. Les actions et enregistrements associés sont utilisés pour toutes les autres situations. Pour améliorer vos performances, utilisez les mises à jour de champs rapides le cas échéant et, comme toujours, assurez-vous de tester d’abord vos flux dans une sandbox. Prenons une pause déjeuner.