Utilisation du flux de configuration guidée

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Expliquer les relations entre Salesforce Flow, Flow Builder et les flux
  
• Identifier les opportunités d’amélioration des processus métiers grâce à l’automatisation
  

Quelques définitions importantes

Vous avez peut-être entendu différents termes ayant trait aux flux, parfois utilisés de manière interchangeable. Éclaircissons le sens de chaque terme.

Salesforce Flow

Terme générique désignant tout ce qui, dans Salesforce, vous permet de créer, de gérer et d’exécuter l’automatisation en quelques clics sans écrire de code. Ce terme recouvre également des produits distincts tels que l’orchestration de flux et l’intégration de flux optimisée par MuleSoft.

Flux

Configuration d’automatisation enregistrée dans Salesforce ayant la structure d’un organigramme. Le flux permet d’automatiser un processus métier en collectant des données, puis en les utilisant pour réaliser des actions. Cela peut avoir des effets dans votre organisation Salesforce et dans un système externe.

Flow Builder

Principal outil de création de flux. Vous en apprendrez plus au sujet de cet outil dans l’unité suivante.

Flownatic

Une personne qui aime créer des flux. Oui, il y a toute une communauté de gens qui aiment vraiment les flux !

En bref, Salesforce Flow propose de nombreux outils, L’un d’eux, Flow Builder, vous aide à créer des flux. Un « Flownatic » adore créer des flux.

Les flux sont vos amis

Découvrons les flux dans cette courte vidéo. Elle donne un aperçu global de ce que les flux peuvent faire et de quoi ils se composent.

Les flux ressemblent à des organigrammes : ils sont constitués de cases reliées par des flèches qui affichent les détails ordonnés d’un processus métier. Mais ils ont un très gros point de divergence : les organigrammes décrivent un processus, tandis que les flux permettent de réaliser les étapes de ce processus. Ils sont donc beaucoup plus puissants.

Les flux sont si puissants que vous pouvez les considérer comme du codage visuel. Bien qu’ils soient créés avec des clics et sans code, vous devez tout de même comprendre certains concepts de programmation et de logique. 

Ne vous inquiétez pas, vous n’aurez pas besoin d’apprendre à coder. Mais en apprenant quelques concepts de développement, vous pouvez utiliser des flux pour mettre en place de nombreuses automatisations habituellement obtenues avec du code. Cela n’a même pas besoin d’être très complexe. De nombreux cas d’utilisation simples peuvent être résolus avec des flux composés de seulement quelques éléments.

Les flux ne sont bien entendu pas le seul outil d’automatisation dont vous disposez. Il existe également des formules, des règles de validation, des actions rapides, Apex et quelques outils pour des situations très spécifiques, telles que les règles d’escalade et de réponse automatique. Les flux permettent d’automatiser une grande diversité de processus dans Salesforce. Voici quelques exemples.

• Guidez un membre du site tout au long de sa demande de renouvellement de carte de crédit grâce à un assistant étape par étape.
  
• Lorsqu’un technicien d’assistance clique sur le bouton Escalader d’une requête, réaffectez celle-ci à un technicien de niveau supérieur.
  
• Lorsqu’un compte est mis à jour, mettez à jour tous les contacts associés à ce compte.
  
• Lorsqu’une étape d’opportunité est mise à jour, envoyez un message personnalisé à un système externe.
  
• Lorsqu’un événement de plate-forme se produit, créez une tâche.
  
• Lorsqu’une opportunité est clôturée, créez une opportunité de renouvellement.
  
• Affichez toutes les remises possibles sur chaque opportunité en cours et permettez aux commerciaux de sélectionner et d’appliquer une remise en un seul clic.
  
• Mettre à jour l’enregistrement d’une piste dans Salesforce lorsqu’un certain temps s’est écoulé, ou à un moment donné.
  

Les compétences d’un développeur Apex sont souvent nécessaires pour automatiser des processus avec du code personnalisé. C’est compliqué et coûteux à mettre en place et à entretenir. Heureusement, il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire sans code en utilisant Flow Builder.

Si vous restez assez longtemps dans Salesforce, vous entendrez tôt ou tard parler des outils déclaratifs. Ne vous inquiétez pas. « Déclaratif » signifie simplement que l’outil ne nécessite pas de compétences en programmation logicielle. Flow Builder est un outil déclaratif.

Savoir quand utiliser les flux

Dans un outil déclaratif, vous créez des flux à l’aide de clics et non de code. En tant qu’administrateur, vous êtes déjà habitué à utiliser des outils déclaratifs. Vous utilisez un outil déclaratif lorsque vous créez des champs personnalisés et un autre outil déclaratif lorsque vous concevez des pages Lightning. Si vous connaissez le fonctionnement des objets et des champs Salesforce et comment ils interagissent les uns avec les autres, vous êtes donc bien placé pour comprendre les flux.

Il est généralement préférable de privilégier l’utilisation d’outils déclaratifs avant d’explorer les options de code personnalisé. L’automatisation créée avec des outils déclaratifs est généralement plus facile à créer et à maintenir. Apprendre à coder demande plus de temps et est plus difficile, les personnes qualifiées sont donc plus difficiles à trouver. Les projets basés sur du code sont généralement plus coûteux à mettre en place et à entretenir.

Nous ne disons pas que vous devez à tout prix éviter le code. Certains cas d’utilisation peuvent être résolus avec des flux, mais présentent certaines exigences et limitations auxquelles le code permet de répondre. Et il y aura toujours des choses que l’on ne peut faire qu’avec du code. Mais en fin de compte, la plupart des scénarios d’automatisation courants peuvent très bien être intégrés dans des flux. La décision de créer ou non un flux dépend des exigences de votre processus métier.

Par exemple, si votre processus métier nécessite qu’un utilisateur génère un fichier PDF, vous aurez probablement besoin de coder une solution, car les flux ne peuvent pas le faire naturellement. Toutefois, si la génération de PDF doit être lancée à partir de plusieurs formulaires destinés aux utilisateurs, la meilleure approche pourrait être de demander à un développeur de créer un plug-in Apex de génération de PDF que les utilisateurs peuvent exécuter à partir des flux que vous créez.

En toute franchise, parfois, pour décider entre utiliser un flux et coder, le meilleur moyen est d’essayer d’abord un flux, puis passer au code si cela ne fonctionne pas. Soyons très clair : il n’y a rien de mal à ça ! Cela fait partie de l’apprentissage de l’automatisation. Même au sein de Salesforce, les développeurs consacrent du temps à la recherche et à l’expérimentation avant de commencer à travailler sur une nouvelle fonctionnalité. Ils peuvent ainsi déterminer la meilleure approche avant de s’engager sur un chemin donné.

Il n’y a pas de moyen simple et certain permettant de décider si un cas d’utilisation ou une solution doit être intégré dans des flux ou du code. (Si ce moyen existait, nous le partagerions ici.) Expérimentez et n’ayez pas peur de vous tromper la première, la deuxième ou même la troisième fois.

Prenons un exemple...

Pour vous donner une idée de la façon dont vous pouvez utiliser les flux dans votre organisation, passez en revue ce scénario.

Besoins de l’entreprise

Flo Smith est analyste métier et administratrice Salesforce chez Pyroclastic, Inc. Cela fait plusieurs mois qu’elle demande à ses parties prenantes d’investir dans l’automatisation d’une plus grande partie de leurs processus métiers. Elle est impatiente de profiter des améliorations d’efficacité qu’offrent les outils d’automatisation de Salesforce. Elle est donc ravie lorsque le responsable commercial de Pyroclastic lui demande d’aider les équipes commerciales à travailler plus efficacement.

Lorsque les commerciaux de Pyroclastic enregistrent des contacts dans Salesforce, ils ont tendance à laisser plusieurs champs vides. Cela crée des contacts isolés qui ne sont associés à aucun compte. Pire encore, ils créent régulièrement des contacts en double. Ils pourraient éviter les doublons en effectuant une recherche dans Salesforce avant de créer le contact, mais ils ne le font pas. Il serait préférable d’automatiser ce processus. C’est une excellente occasion pour Flo de montrer comment Salesforce peut rendre l’organisation plus efficace.

Cas d’utilisation

Décomposons ces différents éléments.

• Récupérer uniquement les valeurs des champs obligatoires (Prénom et Nom) et celles du compte associé.
  
• Si un contact correspond, le mettre à jour. Si aucun contact ne correspond, en créer un.
  

Pour compléter ce processus métier, Flo souhaite confirmer que le processus métier est terminé. En publiant les tâches effectuées par le flux dans Chatter, vous permettez à un plus grand nombre d’utilisateurs d’accéder à ces informations qu’en les communiquant via un canal privé, comme les courriers électroniques. Ajoutons deux autres tâches à réaliser :

• Confirmer ce qui s’est passé en publiant les tâches effectuées sur Chatter.
  
• Confirmer à l’utilisateur que le processus métier est terminé.
  

Solution

Le but de l’automatisation étant que le système fasse les choses automatiquement, Flo a besoin d’une solution capable de prendre des décisions logiques et d’agir en fonction de conditions définies. Le processus métier de notre exemple nécessite que des informations soient saisies par l’utilisateur. Flo devra donc également créer un formulaire pour recueillir ces informations. Voyons trois solutions possibles qu’elle peut adopter dans Salesforce.

Étant donné que le cas d’utilisation nécessite une logique et des actions conditionnelles, les actions rapides ne fonctionneront pas. Il reste donc les flux et les Composants Lightning. Ces derniers ne peuvent toutefois être écrits qu’avec du code.

Flo n’a pas beaucoup d’expérience en matière de codage et elle souhaite une solution qu’elle pourra maintenir à l’avenir sans avoir à faire appel à de l’aide pour le codage. N’oubliez pas qu’il est généralement préférable d’envisager les options d’outils déclaratifs avant d’explorer les options de code personnalisé. Elle commence donc par explorer la solution la plus simple qui répond à ses besoins : un flux.

Vous allez maintenant explorer l’outil de création des flux : Flow Builder.

Ressources

• Ressource vidéo de flux : Flow Builder