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Premiers pas avec les flux

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Expliquer à vos collègues dans quelles situations il est possible de créer un flux
  • Faire la différence entre Lightning Flow, Flow Builder et les flux

Le pouvoir de l’automatisation

La plupart des organisations mettent petit à petit en place des pratiques pour se conformer aux normes de leur secteur. Ces pratiques sont généralement propres à chaque entreprise, c’est pourquoi il peut être difficile de trouver une solution miracle qui réponde précisément à vos besoins. Vous dirigez un centre d’appels très actif et vos agents doivent suivre des scripts spécifiques en fonction des données du compte client ? Vos commerciaux doivent créer systématiquement un ordre d’exécution après la conclusion d’un contrat ? Ou vos employés exécutent tout le temps la même tâche au point que vous pourriez économiser des centaines d’heures-personnes chaque année si vous trouviez une solution pour réduire le temps passé sur cette tâche ?

Connaissez-vous la règle d’une bonne expérience utilisateur ? Si l’utilisateur peut faire une seule chose, faites-la à sa place. Si vos pratiques exigent la création d’un ordre d’exécution après la conclusion de chaque contrat, pourquoi ne pas le créer automatiquement ? Si vos agents suivent toujours le même script lorsqu’ils collectent les informations du client, pourquoi ne pas intégrer ce script directement dans l’interface utilisateur ? Si vos utilisateurs collectent des données associées à trois objets différents, ne gagneriez-vous pas du temps si vous leur demandiez de saisir les données dans un formulaire unique et si les trois enregistrements étaient créés automatiquement ?

Voilà ce qu’est la puissance de l’automatisation. Faites gagner du temps à vos utilisateurs et vérifiez que les tâches à réaliser sont bel et bien accomplies. Vous améliorerez la qualité de vos données et deviendrez un véritable héros dans votre entreprise.

Pourquoi utiliser les flux ?

En règle générale, mieux vaut commencer par les outils déclaratifs sans code les plus simples et adopter progressivement des solutions qui utilisent du code. Bien que les flux ne nécessitent pas de code, ce ne sont pas pour autant les plus simples à utiliser. Les flux s’apparentent à du code visuel : ils sont déclaratifs, mais vous devez quand même connaître quelques concepts de programmation, comme les variables, et comprendre leur logique.

Une large palette d’outils d’automatisation est à votre disposition : des formules, des règles de validation, des processus, des flux et Apex. Il existe également des outils plus spécifiques, comme les règles d’escalade et de réponse automatique. La création d’un flux dépend du type de processus métier que vous souhaitez automatiser.

Les flux sont utiles dans deux cas : l’automatisation en arrière-plan et les expériences visuelles guidées.

Automatisation en arrière-plan

Si votre processus métier doit fonctionner en arrière-plan et doit démarrer automatiquement, par exemple lorsqu’un enregistrement est modifié, vous avez le choix entre plusieurs solutions :

  • Créer un processus dans le générateur de processus.
  • Créer un flux lancé automatiquement qui spécifie un déclencheur d’enregistrement dans Flow Builder.
  • Programmer un déclencheur Apex en utilisant du code Apex.

La première fois, nous vous déconseillons de générer un flux, car ce n’est pas la solution la plus simple pour effectuer cette tâche. Créez plutôt un processus. Si votre processus métier nécessite des fonctionnalités plus complexes que celles proposées dans le générateur de processus, créez un flux lancé automatiquement en plus de votre processus. Le flux lancé automatiquement peut être appelé depuis le processus pour gérer les fonctionnalités complexes requises.

Expériences visuelles guidées

Si votre processus métier nécessite l’intervention d’un utilisateur, vous pouvez utiliser :

  • un flux d’écran, ou
  • Composant Lightning

Commencez par utiliser un flux d’écran ; c’est la plus simple des deux solutions. Créez des écrans enrichis pour guider les utilisateurs tout au long de votre processus métier et automatisez la logique et les actions requises entre ces écrans.

Remarque sur la terminologie

Vous avez peut-être entendu plusieurs termes utilisés indifféremment en référençant des flux. Pour rappel, les termes officiels sont :

  • Lightning Flow : produit qui permet de créer, de gérer et d’exécuter des flux et des processus.
  • Flow Builder : outil de type pointer-cliquer destiné à la création de flux.
  • Flux : composant de Lightning Flow qui automatise un processus métier en collectant des données et en exécutant une action dans votre organisation Salesforce ou dans un système externe.

En bref, le produit Lightning Flow propose de nombreux outils, tels que Flow Builder qui vous permet de créer des flux.

Remarque

Remarque

Vous avez peut-être déjà entendu parler de Visual Workflow. Ce produit permettait de concevoir, de gérer et d’exécuter des flux. Visual Workflow a été remplacé par Lightning Flow.

Besoins de l’entreprise

En tant qu’administrateur Salesforce, vous encouragez chaque jour vos collaborateurs à investir dans l’automatisation d’un plus grand nombre de processus métier de votre entreprise, en mettant l’accent sur les gains de productivité que garantissent les outils d’automatisation Salesforce. Le responsable commercial de votre entreprise vous demande d’améliorer la productivité des équipes de vente.

Lorsque les commerciaux enregistrent des contacts dans Salesforce, ils ont tendance à laisser plusieurs champs vides ; une pratique qui crée des contacts isolés, associés à aucun compte. Pire encore, ils créent régulièrement des contacts en double. Tout ceci pourrait être évité s’ils effectuaient une recherche dans Salesforce avant de créer le contact, mais ce serait bien mieux si ce processus était automatisé. Après tout, c’est bien vous qui clamez haut et fort que Salesforce peut améliorer la productivité de l’entreprise.

Cas d’utilisation

Décomposons ces différents éléments.

  • Récupérer uniquement les valeurs des champs obligatoires (Prénom et Nom) et celles du compte associé.
  • Si un contact correspond, le mettre à jour. Si aucun contact ne correspond, en créer un.

À la fin de ce processus métier, il pourrait être utile d’afficher un message de confirmation indiquant que le processus est terminé. En publiant les tâches effectuées par le flux dans Chatter, vous permettez à un plus grand nombre d’utilisateurs d’accéder à ces informations qu’en les communiquant via un canal privé, comme les courriers électroniques. Ajoutons deux autres tâches à réaliser :

  • Confirmer ce qui s’est passé en publiant les tâches effectuées sur Chatter.
  • Confirmer à l’utilisateur que le processus métier est terminé.

Solution

Le principal objectif de l’automatisation est d’apprendre au système à réaliser des tâches sans intervention humaine. Nous avons donc besoin d’une solution qui propose une logique et des actions conditionnelles. Le processus métier de notre exemple nécessite que des informations soient saisies par l’utilisateur. Nous devons donc également créer un formulaire pour recueillir ces informations. Voyons quelle solution vous pouvez apporter dans Salesforce.

Solution Formulaire Logique et actions conditionnelles
Action rapide Oui Non
Flux Oui Oui
Composant Lightning Oui Oui

Nous vous conseillons de commencer par utiliser des outils déclaratifs sans code et de coder des solutions uniquement lorsque ces premiers ne sont pas suffisants. Nous n’opterons donc pas pour la création d’un composant Lightning ici, car celui-ci doit être codé. Dans la mesure où notre exemple exige l’utilisation d’une logique et d’actions conditionnelles, un flux s’avère être la solution la plus simple pour répondre à nos besoins.

Avant de vous montrer concrètement comment implémenter ce processus métier, nous aimerions vous présenter l’origine des flux : Flow Builder.