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Création de plans de maintenance

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Créer des plans de maintenance pour automatiser les visites régulières de maintenance pour les clients.
  • Générer des ordres d’exécution à partir d’un plan de maintenance.
  • Expliquer la différence entre la génération manuelle et automatique d’ordres d'exécution.

Qu’est-ce qu'un plan de maintenance ?

Les clients d’Ursa Major Solar adorent leur nouveau système de panneaux solaires (surtout quand ils voient leurs factures d’électricité). Mais Sita la PDG sait que son travail ne s’arrête pas à l’installation d'un système. Les systèmes de panneaux solaires fonctionnent mieux lorsqu’ils sont vérifiés régulièrement par des techniciens de maintenance compétents. Pour s’assurer que tous les problèmes sont tués dans l’œuf, Ursa Major offre un an de visites de maintenance préventive après l’installation d'un système de panneaux solaires. Mais qui va créer tous les ordres d'exécution pour ces visites mensuelles ?

C’est là qu’on a besoin de plans de maintenance. Un plan de maintenance vous permet de définir un calendrier de maintenance pour une ou plusieurs ressources et générer un lot d’ordres d'exécution pour de futures visites de maintenance. D’un clic sur un bouton, tous les ordres d'exécution correspondant aux visites mensuelles de maintenance d’un système de panneaux solaires sont prêts. Sita a hâte d’essayer.

Définition d'un plan de maintenance

Maintenant que les choses sont bien installées sur le toit de DreamHouse Immobilier, créons un plan de maintenance pour offrir un an de visites mensuelles de maintenance à leur ressource Système de panneaux solaires 7000.

  1. Commencez par créer un type de tâche qui sera utilisé par les ordres d'exécution du plan de maintenance. Les types de tâches sont des modèles avec des paramètres prédéfinis pour les ordres d'exécution et les éléments de ligne d’ordre d'exécution. Vous les avez sûrement déjà croisés dans le module Personnalisation du centre de service technique.
    Important

    Important

    Un champ mentionné dans cette unité n’apparaît pas ? Accédez au gestionnaire d’objet dans Configuration et ajoutez-le à la présentation de page Plan de maintenance.

    1. Dans le lanceur d’application, cherchez et sélectionnez Types de travail.
    2. Cliquez sur Nouveau et saisissez les informations suivantes :
      • Nom du type de tâche : Maintenance solaire
      • Durée estimée : 1
      • Type de durée : Heures
      • Créer automatiquement un rendez-vous de service : Coché

      Vous pouvez également ajouter des compétences requises, des produits requis, et des articles de base de connaissance aux types de tâches pour rationnaliser vos tâches de service d’assistance, mais pour l’instant nous allons faire simple.

      Fenêtre de nouveau type de tâche avec les champs renseignés
    3. Laissez les autres champs vides, puis cliquez sur Enregistrer.
  2. Créez un plan de maintenance pour le système de panneaux solaires de DreamHouse Immobilier.
    1. Dans le lanceur d’applications, sélectionnez Plans de maintenance.
    2. Cliquez sur Nouveau et saisissez les informations suivantes.
      • Type de tâche : Maintenance solaire
      • Compte : DreamHouse Immobilier
      • Date de début : 1er jour du mois
      • Date de fin : Un an après la date de début Les dates de début et de fin indiquent quand la ressource est éligible à la maintenance.
      • Méthode de génération d'ordre d'exécution : Un ordre d'exécution par actif. En choisissant cette méthode de génération d'ordre d'exécution, vous créez un seul ordre d'exécution pour chaque actif dans le plan de maintenance. L'autre option est Un élément d'ordre d'exécution par actif, qui crée un ordre d'exécution parent unique pour chaque actif.
      • Fréquence : 1
      • Type de fréquence : Mois. La fréquence correspond à l’intervalle entre les ordres d'exécution du plan.
      • Début de la fenêtre de maintenance (jours) : 3
      • Fin de la fenêtre de maintenance (jours) : 3. La fenêtre de maintenance représente l’intervalle en jours au cours duquel un ordre d'exécution peut être programmé. Dans ce cas, la première date de début autorisée et la date d'échéance de chaque rendez-vous de service associé seront trois jours avant et trois jours après la date de maintenance suggérée de son ordre d'exécution.
      • Période de génération : 2
      • Type de période de génération : Mois. La période de génération contrôle combien de temps à l’avance les ordres d'exécution sont créés. Dans ce cas, les ordres d'exécution seront générés deux mois à l’avance. Vous pouvez définir une période de génération courte si vous craignez des changements dans les termes du contrat.
      • Date du premier ordre d'exécution dans le prochain lot : Comme la date de début. Cela représente la date de service suggérée, et correspond à la date de maintenance suggérée du premier ordre d'exécution du plan de maintenance. La date de maintenance suggérée des ordres d'exécution ultérieurs est déterminée par les paramètres de fréquence.
      • Horizon de génération (jours) : 3. Le nombre de jours avant la date de maintenance suggérée suivante qui crée automatiquement un lot d'ordres d'exécution pour un actif.
      • Titre du plan de maintenance Un an de maintenance solaire
      Fenêtre de nouveau plan de maintenance avec les champs renseignés
    3. Vous pouvez laisser les autres champs vides et enregistrer vos modifications. Pour plus d'informations sur les autres champs, consultez Champs du plan de maintenance.
Conseil

Conseil

Comme les plans de maintenance sont souvent utilisé pour exécuter les termes d’un contrat de service, vous pouvez associer un plan de maintenance à un contrat de service en utilisant le champ de référence Contrat de service. Ce champ est visible uniquement si la gestion des autorisations est activée.

Bravo ! Vous avez défini le calendrier de maintenance préventive de DreamHouse Immobilier. Associons maintenant ce plan de maintenance à la ressource qu’il concerne.

Ajout de ressources de maintenance

Vous pouvez associer un plan de maintenance à une ou plusieurs ressources en créant des ressources de maintenance, qui sont des enregistrements qui représentent la relation entre la ressource et le plan. Lorsque vous ajoutez des ressources de maintenance à un plan, il se passe plusieurs choses intéressantes :
  • À chaque date de maintenance, un ordre d'exécution est créé pour chaque ressource de maintenance. Donc si votre plan couvre trois ressources et prévoit des visites de maintenance mensuelles, trois ordres d'exécution seront créés pour chaque mois de maintenance.
  • Les ressources de maintenance héritent du type de tâche de leur plan de maintenance, mais vous pouvez choisir un type de tâche différent si nécessaire. Si par exemple vous voulez que les ordres d'exécution d’une certaine ressource de maintenance incluent un produit requis, vous pouvez créer un type de tâche spécial pour cette ressource de maintenance.
  • Les ressources de maintenance héritent de la date du premier ordre d’exécution du prochain lot de leur plan de maintenance, mais vous pouvez la modifier si nécessaire (si par exemple le client a demandé à ce que la visite soit repoussée). Ce champ est mis à jour automatiquement pour chaque ressource de maintenance chaque fois qu’un nouveau lot d’ordres d'exécution est généré.
Ajoutons le système de panneaux solaires de DreamHouse à leur plan de maintenance.
  1. Depuis le plan de maintenance Un an de maintenance solaire, cliquez sur Nouveau dans la liste associée Ressources.
  2. Dans le champ Ressource, sélectionnez Système de panneaux solaires 7000.
  3. Laissez vides les champs Type de tâche et Date du premier ordre d’exécution dans le prochain lot. Ils sont renseignés automatiquement lorsque vous enregistrez.
    Fenêtre de nouvelle ressource de maintenance avec les champs renseignés
  4. Enregistrez vos modifications. Votre plan couvre maintenant une ressource client !

Passons maintenant à ce qui vous fera vraiment gagner du temps : générer des ordres d'exécution.

Génération des ordres d’exécution

Générons notre premier lot d’ordres d’exécution pour les visites de maintenance mensuelles de DreamHouse Immobilier.

  1. Dans le menu déroulant d’actions du plan de maintenance Un an de maintenance solaire, cliquez sur Générer les ordres d'exécution.
    Action Génération des ordres d’exécution dans le menu déroulant d’actions du plan de maintenance.
  2. Ignorez le message, et vérifiez la liste associée Ordres d'exécution du plan de maintenance.

Et hop ! Le premier lot d’ordres d'exécution est arrivé. Voyons un peu comment fonctionne ce tour de magie.

La liste associée Ordres d'exécution sur le plan de maintenance avec trois ordres d'exécution
  • (1) Les ordres d'exécution sont associés automatiquement à la ressource de maintenance.
  • (2) La date de maintenance suggérée pour le premier ordre d'exécution correspond à la date du premier ordre d'exécution dans le prochain lot du plan de maintenance.
  • Comme la période de génération est de 2 mois, les ordres d'exécution ont seulement été créés pour les 2 mois qui suivent la date du premier ordre d'exécution dans le prochain lot.
Ordre d’exécution avec un rendez-vous de service et Généré par le plan de maintenance sélectionné.
  • (3) Comme Génération automatique de rendez-vous de service est sélectionné sur le type de tâche, chaque ordre d'exécution contient déjà un rendez-vous de service. Les ordres d'exécution et leurs rendez-vous de service ont hérité des paramètres de date et de durée du type de tâche (les champs et listes associées de votre présentation de page ont peut-être un aspect différent de celui de cette capture d'écran).
  • (4) Sur chaque ordre d’exécution, Généré par le plan de maintenance est sélectionné.

La date du premier ordre d'exécution dans le prochain lot de la ressource de maintenance a également été mise à jour automatiquement à 1 mois après la date de maintenance suggérée de l’ordre d’exécution précédent. Ainsi, tout est déjà prêt pour le prochain lot.

Évidemment, cliquer sur le bouton Générer les ordres d'exécution est très satisfaisant. Mais pourquoi cliquer sur un bouton si Salesforce peut le faire pour vous ? Vous pouvez choisir d’avoir un nouveau lot d’ordres d'exécution générés automatiquement à chaque fois que le lot actuel est effectué. Cela vous évite d’avoir à penser à générer un nouveau lot, et vous donne l’assurance que vous tiendrez les promesses que vous avez faites à votre client.

Activons la génération automatique pour notre plan de maintenance (vous pouvez le faire lorsque vous créez le plan de maintenance, comme ça vous n’aurez jamais besoin de cliquer sur Générer les ordres d'exécution).

  1. Dans le menu déroulant d’actions du plan de maintenance Un an de maintenance solaire, cliquez sur Modifier.
  2. Sélectionnez Génération automatique des ordres d’exécution.
  3. Dans Horizon de génération (jours), saisissez 10.
  4. Enregistrez vos modifications.
Ces mises à jour signifient qu’un nouveau lot d’ordres d'exécution sera généré dix jours avant la Date du premier ordre d'exécution dans le prochain lot enregistrée dans la ressource de maintenance. Donc si la date de la ressource de maintenance est le 1er août, un nouveau lot d’ordres d'exécution s’affichera dans la liste associée Ordres d'exécution le 22 juillet. La classe, non ? Vous pouvez dormir tranquille, avec la certitude que les ordres d'exécution seront générés automatiquement jusqu’à ce que la date de fin du plan de maintenance soit atteinte.
Remarque

Remarque

Si vous sélectionnez Générer un nouveau lot à l’achèvement, un nouveau lot ne sera pas généré tant que le dernier ordre d'exécution existant soit achevé. Sinon, de nouveaux lots seront générés quel que soit le statut des ordres d'exécution existant.

Ouf ! Vous pouvez être fier de vous. Vous êtes désormais le roi de la maintenance, et le système de panneaux solaires de DreamHouse Immobilier est entre de bonnes mains. Testons maintenant votre compréhension des plans de maintenance.