Élaboration de votre présentation de projet
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Créer un plan de contenu pour votre présentation
- Mettre en évidence les aspects clés de votre projet
Introduction
Passons maintenant à la création de votre plan ! C’est l’occasion pour vous de transformer votre plan en un chef-d’œuvre en matière de communication d’entreprise. Examinons quelques idées qui permettent de créer une excellente présentation.
Diapositive 1
Les directeurs ont rarement le temps d’entrer dans les détails d’un projet, aussi utilisez la première diapositive pour résumer le vôtre. Intégrez-y une vue d’ensemble des points clés qu’il est possible de lire d’un coup d’œil. Pour ne pas vous mentir, il s’agira peut-être de la seule diapositive que vous pourrez présenter, aussi soyez succinct et précis. En vous concentrant sur cette seule et unique diapositive, vous êtes obligé de vous atteler à présenter uniquement les informations essentielles. Ici, les listes à puces sont tout indiquées, surtout si vous disposez de votre plan de projet détaillé prêt à être envoyé par e-mail à tout le monde, y compris aux personnes n’ayant pas pu assister à votre présentation. N’oubliez pas que vous pourrez toujours entrer dans les détails pendant le reste de la présentation si nécessaire, et si le temps le permet.
Diapositive 2
Dans cette diapositive, donnez quelques indications d’orientation et expliquez plus en détail votre plan. Vous devez décrire ici les principales difficultés, aligner la stratégie de transition sur les objectifs commerciaux de l’entreprise et décrire quel sera l’état futur. N’oubliez pas d’inclure notamment les éléments suivants :
- Parties prenantes du projet
- Composantes de l’entreprise qui sont concernées ou qui doivent entreprendre des actions
- Coût du projet
- Durée du projet
Si votre projet comporte des risques éventuels, il est important de le reconnaître : c’est pourquoi il est préférable d’identifier ceux-ci dans cette diapositive. Si l’équipe de direction mentionne quelques autres risques lors de ses échanges et de ses questions, n’oubliez pas de les noter.
Il s’agit également du moment opportun pour parler des coûts du projet. Faites en sorte de donner un peu plus de détails sur la nature des coûts et la provenance des financements. Lorsque vous donnez des estimations de coûts, il est important d’évoquer les économies que le projet permettra de réaliser ou les avantages que celui-ci apportera, même s’il ne s’agit que de prévisions. Le point clé, ici, est que vous pouvez montrer que vous avez réfléchi à cet aspect commercial du projet. N’oubliez pas que toute estimation initiale des coûts servira à orienter le budget de votre projet.
Diapositive 3
C’est là que vous vous plongez dans le calendrier du projet. S’il s’agit d’un projet à long terme, divisez-le en plusieurs parties en ayant recours à des points d’arrêt ou à des phases. Les points d’arrêt sont des moments lors desquels les résultats de la phase terminée sont évalués avant que ne soit prise la décision d’aller plus loin (ils sont également appelés points de décision de poursuite du projet). Vous n’avez pas besoin d’inclure le calendrier sur la diapositive, mais veillez bien à décrire ce qui sera fait pendant une phase donnée et à donner le temps que cela devrait prendre, ainsi qu’à préciser les coûts, les risques connus et les changements envisagés. N’oubliez pas de mettre en avant ce que le projet devrait permettre de réaliser !
Diapositive 4
À la fin de la présentation, résumez rapidement les phases clés et les réalisations, les projections de coûts, les économies potentielles attendues et les modifications de l’état existant, ainsi que ce à quoi ressemblera l’état cible. Il s’agit également de votre appel à l’action à destination des directeurs. Que leur demandez-vous ou qu’attendez-vous d’eux ? Veillez à garder suffisamment de temps pour les questions et faites savoir à l’équipe que vous enverrez un e-mail ou distribuerez un plan plus détaillé ultérieurement.
Considérations générales relatives à l’élaboration de votre présentation
Voici quelques conseils à garder en tête lorsque vous élaborez votre présentation.
Concentrez-vous sur le déroulement du projet
Travaillez à l’élaboration d’une présentation qui résume clairement votre projet, pourquoi vous en parlez, ce que vous pensez qu’il va se passer, qui doit passer à l’action et combien de temps cette action prendra.
Ayez un seul objectif final
Le fait d’avoir un objectif final unique vous aidera à rester concentré sur votre sujet. Vous devez faire en sorte que vos données, faits, citations et justifications étayent tous vos points principaux. Si vous n’avez en tête qu’un seul objectif final, vous devriez être en mesure de dire ce que vous avez à dire dans le délai qui vous est imparti.
Intégrez des statistiques pertinentes
Servez-vous des données dont vous disposez pour raconter un récit. Assurez-vous que vos statistiques sont pertinentes pour votre projet et qu’elles sont valides. Vérifiez deux fois, voire trois, vos données avant de faire votre présentation.
Présentez vos données d’une manière qui attire l’attention
Mettez en évidence les données les plus pertinentes afin qu’elles aient un impact et qu’elles justifient en quoi ce projet est pertinent et important.
Concentrez-vous sur la structure des diapositives
Évitez de mettre trop de contenu dans une diapositive. Essayez d’éviter les longs paragraphes. Assurez-vous que vos informations clés ne se perdent pas au milieu de vos propos. Il ne doit pas y avoir trop de couleurs ou trop de mots sur une page. Les graphiques sont très utiles, mais assurez-vous qu’ils ne comportent pas trop de données. Utilisez les couleurs à bon escient et ajoutez partout des légendes claires. Vos diapositives doivent être attrayantes sans être surchargées.
Maintenant, examinons quelques stratégies qui permettront à votre présentation de faire sensation.
