Étude approfondie de la gestion des données

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Expliquer l’importance de la qualité des données dans Salesforce
Comprendre comment des données propres améliorent la confiance et l’adoption des utilisateurs, ainsi que l’efficacité des outils pilotés par l’IA comme Agentforce
Identifier et mettre en œuvre des stratégies efficaces de sauvegarde et de récupération des données et des métadonnées Salesforce
Établir et appliquer les meilleures pratiques relatives au nettoyage des données
Créer et maintenir des Sandbox comme meilleure pratique
Créer et maintenir un dictionnaire de données exhaustif

Apprentissage des meilleures pratiques de gestion des données

Les données n’ont de valeur que selon leur qualité. Des enregistrements incomplets ou obsolètes peuvent décourager les utilisateurs, les poussant à chercher d’autres possibilités, et nuisant à la confiance dans votre organisation Salesforce. C’est pourquoi une bonne gestion des données est importante. Cette unité aborde plusieurs meilleures pratiques relatives à la gestion des données.

IA et technologies émergentes

À l’ère de l’IA et d’Agentforce, des données propres sont primordiales pour atteindre des résultats optimaux. Agentforce, l’assistant alimenté par l’IA de Salesforce, dépend fortement de données précises et fiables pour automatiser les tâches efficacement et fournir des réponses perspicaces. Agentforce utilise des actions personnalisées pour interagir avec les données de Salesforce, permettant aux utilisateurs d’accomplir des tâches en utilisant un langage naturel.

Des mauvaises données (telles que des informations en doublon, inexactes, incomplètes, obsolètes ou amassées sans être partagées) peuvent considérablement gêner les performances d’Agentforce et conduire à des résultats inexacts. Par exemple, si Agentforce tente de résumer un enregistrement client truffé d’incohérences ou de champs manquants, le résultat généré est peu fiable, ce qui entraîne une mauvaise prise de décision et la frustration des utilisateurs. Maintenir des données propres permet de libérer tout le potentiel d’Agentforce et de garantir la réussite des initiatives pilotées par l’IA au sein de Salesforce.

Examen et maintenance d’une sauvegarde

Il est vrai qu’aucune technologie n’est infaillible et même une plate-forme aussi solide que Salesforce nécessite une solution de sauvegarde fiable. Il existe toujours un risque de perte de données en raison de plusieurs facteurs, notamment :

Erreur de l’utilisateur : il s’agit de la cause la plus probable de perte de données. Elle peut découler d’erreurs lors d’importations en masse, de déploiements d’automatisation ou d’intégration incorrects, ou de remplacements ou suppressions accidentels par des utilisateurs ou des administrateurs.
Actualisations d’une Sandbox : l’actualisation d’une Sandbox crée une copie de l’organisation de production, ce qui peut écraser des semaines voire des mois de travail effectué dans l’environnement Sandbox.
Interruptions de Salesforce (peu fréquentes) : bien que les serveurs de Salesforce soient très sécurisés, il existe toujours un petit risque de perte de données lors de rares incidents entraînant une interruption.

Pour atténuer ces risques, il est primordial de mettre en œuvre une stratégie de sauvegarde solide. Salesforce propose des solutions de sauvegarde natives, notamment le service d’exportation de données, le chargeur de données et l’exportation de rapport pour la sauvegarde des données, ainsi que les ensembles de modifications, l’actualisation de Sandbox et le centre DevOps pour la sauvegarde des métadonnées. Cependant, ces outils se concentrent principalement sur l’exportation de données et ne proposent pas de récupération de données automatique.

Salesforce dispose d’un outil de sauvegarde et de récupération des données payant, et cela vaut la peine de découvrir les fournisseurs de sauvegarde tiers disponibles sur AppExchange, parmi lesquels :

OwnBackup : un fournisseur de premier plan avec une suite complète de produits dédiée à la sauvegarde des données, aux améliorations de sécurité, à l’initialisation de Sandbox et à l’archivage des données.
Gearset : une plate-forme DevOps Salesforce de premier plan qui propose également une solution complète pour la sauvegarde des données et des métadonnées.
AutoRABIT : une autre plate-forme DevOps Salesforce de premier plan comprenant un produit appelé Vault, spécialisée dans la création de produits pour des industries réglementées comme les services financiers.
Oda : ce fournisseur propose une solution de gestion des données Salesforce éprouvée en entreprise, englobant la sauvegarde et la confidentialité des données, ainsi que des outils de conformité.

Prenez en compte ces facteurs lorsque vous choisissez une solution de sauvegarde.

Dépendance métier de Salesforce : plus la dépendance est élevée, plus il est essentiel de disposer d’une solution de sauvegarde solide et disponible.
Processus de restauration suite à la perte de données et de métadonnées : il est primordial de comprendre les étapes de la restauration des données et métadonnées en cas de perte, y compris le temps nécessaire et l’impact potentiel sur les activités opérationnelles.
Fréquence des déploiements Salesforce : les déploiements fréquents augmentent le risque de perte de données ou de métadonnées, nécessitant une solution de sauvegarde qui s’aligne sur le calendrier de déploiement.

Les exportations de données régulièrement planifiées sont un des aspects fondamentaux d’une stratégie de sauvegarde solide. La fonctionnalité d’exportation intégrée dans Salesforce permet de planifier des sauvegardes hebdomadaires ou mensuelles. Il est primordial de stocker les fichiers de sauvegarde téléchargés en toute sécurité dans un emplacement sûr, tel qu’un serveur SharePoint ou une autre solution de stockage sécurisée. Envisagez également d’inclure toutes les données dans les exportations, y compris les documents et les images, pour éviter qu’il vous manque des références et pour assurer une récupération de données complète.

Nettoyage des données

Des données propres signifient moins de doublons et de meilleures expériences utilisateur. Configurez des règles de correspondance et de duplication afin de réduire le nombre de doublons et de garantir des enregistrements cohérents. L’utilisation de rapports personnalisés, comme les tableaux de bord de nettoyage, permet de suivre et de résoudre les lacunes de données (telles que les informations de contact manquantes). Pour créer des rapports sur les doublons, définissez vos objets et champs cibles. Ils permettent de voir clairement le nettoyage de données nécessaire et de garantir la cohérence au sein de votre organisation. Ne vous limitez pas aux données : examinez les rapports, les tableaux de bord, les vues de liste, les modèles d’e-mail et les métadonnées telles que les rôles, les profils et les autorisations. Un nettoyage régulier au sein de votre organisation permet de rationaliser les processus et d’améliorer l’efficacité.

Examen et actualisation des Sandbox

Garder les environnements Sandbox à jour constitue une pratique clé pour réussir les implémentations Salesforce. Actualisez les Sandbox après chaque déploiement en production pour atténuer le risque d’erreurs de configuration et garantir un alignement entre les différents environnements. Cette pratique est cruciale, car les Sandbox servent d’environnements isolés pour le développement, les tests et la formation, permettant aux administrateurs et aux développeurs de travailler sur les configurations et les personnalisations sans impacter l’environnement de production en direct.

Réduction des erreurs de configuration

Lorsque des changements sont déployés en production, la configuration de l’environnement de production évolue. Si les Sandbox ne sont pas actualisées, elles peuvent conserver des configurations obsolètes, entraînant des incohérences et des erreurs potentielles lorsque de nouveaux développements ou tests sont effectués. Actualisez les Sandbox pour les uniformiser avec la configuration de production la plus récente, réduisant ainsi le risque que de tels problèmes surviennent.

Planification d’actualisation régulière

Une planification d’actualisation régulière favorise une meilleure collaboration et une plus grande prévisibilité au sein des équipes. Les administrateurs et les développeurs peuvent anticiper à quel moment leurs Sandbox seront actualisées, leur permettant ainsi de planifier leur travail en conséquence et de minimiser les perturbations. Cela garantit également que tout le monde travaille dans l’environnement le plus à jour, permettant ainsi des processus de développement et de test plus efficaces.

Types de Sandbox et intervalles d’actualisation Salesforce

Salesforce propose différents types de Sandbox, chacun répondant à des besoins spécifiques et offrant des intervalles d’actualisation différents.

Developer Sandbox : conçues pour le développement et les tests individuels, ces Sandbox peuvent être actualisées quotidiennement, garantissant ainsi que les développeurs disposent toujours d’un environnement à jour pour travailler.
Developer Pro Sandbox : elles offrent un ensemble de données plus large que les Developer Sandbox, elles sont adaptées aux développements et aux tests plus complexes et peuvent être actualisées à quelques jours d’intervalle.
Sandbox Partial Copy : elles contiennent un sous-ensemble de données de production, ce qui les rend parfaites pour les tests d’acceptation utilisateur et les tests d’intégration, avec des intervalles d’actualisation variant généralement de quelques jours à une semaine.
Full Sandbox : elles répliquent l’ensemble de l’environnement de production, y compris les données et configurations, et sont adaptées aux tests de performance et à la préproduction, avec des intervalles d’actualisation généralement mensuels en raison de leur taille.

Propriété et coordination des Sandbox

Pour garantir une coordination fluide avant toute actualisation, il est primordial de définir des propriétaires pour chaque Sandbox. Cela permet de disposer d’un canal de communication clair et d’une responsabilité définie pour la gestion de la Sandbox, garantissant que le travail en cours soit préservé et que tout conflit potentiel soit résolu avant l’actualisation. Le propriétaire de la Sandbox peut notifier les utilisateurs des actualisations à venir, leur permettant de sauvegarder toutes les données ou configurations importantes qui ne sont pas encore prêtes à être déployées.

Alignement et préparation au déploiement

Examiner et actualiser régulièrement les Sandbox permet de maintenir l’alignement de leurs configurations avec la production, garantissant que les fonctionnalités et personnalisations développées sont prêtes à être déployées sans perturber le travail en cours. Cette pratique contribue à un processus de publication plus fluide et plus fiable.

Cependant, l’actualisation des Sandbox n’est pas toujours simple, surtout lorsqu’il s’agit de personnalisations importantes ou de volumes de données conséquents. Pour obtenir des conseils spécifiques sur les procédures complexes d’actualisation des Sandbox, consultez la documentation Salesforce ou contactez le support Salesforce afin d’obtenir l’assistance d’experts.

Maintenance et amélioration de votre dictionnaire de données

Un dictionnaire de données est un outil vital pour une collaboration et une gestion efficaces au sein d’un environnement Salesforce, surtout dans le cadre des relations avec le service informatique et des intégrations. La bonne maintenance d’un dictionnaire de données permet de réduire les malentendus, les erreurs et le besoin de recommencer des tâches, tout en améliorant la collaboration.

Le dictionnaire de données : un plan directeur détaillé

Un dictionnaire de données bien entretenu sert de référentiel centralisé contenant toutes les informations sur la structure des données de votre organisation Salesforce. Ce plan directeur contient des détails sur les objets (équivalents aux tableaux dans une base de données) et leurs attributs (champs), recueillant ainsi des informations primordiales telles que les suivantes :

Types de données : le type de données stockées dans chaque champ (texte, nombre, date, liste de sélection). Cette information aide à garantir l’intégrité et la cohérence des données au sein du système.
Échantillons de résultats : des exemples de valeurs de données pour chaque champ, offrant clarté et compréhension aux utilisateurs et aux développeurs. Ces exemples peuvent aider à la validation des données et aux tests.
Détails de l’intégration : ils documentent la façon dont chaque champ interagit avec des systèmes ou applications externes. Ils sont particulièrement importants pour une gestion efficace des intégrations.
Utilisation des champs : elle fournit des détails sur la façon dont chaque champ est utilisé et l’endroit où il est utilisé, notamment dans les présentations de page, les classes Apex, les pages Visualforce et les flux de travail. Cette information aide à identifier les champs inutilisés et à évaluer l’impact des changements potentiels.
Source de données : elle donne l’origine des données pour chaque champ, qu’elles aient été saisies manuellement, produites par une automatisation ou renseignées par une intégration. Cette information est cruciale pour la compréhension du flux de données et des dépendances au sein du système.
Niveaux d’accès et de sécurité : ils répertorient les paramètres de sécurité au niveau du champ, en précisant qui dispose de l’accès en affichage ou modification sur les données de chaque champ. Ce point est primordial pour assurer la conformité en matière de confidentialité et de sécurité des données.
Suivi de l’historique : il identifie les champs pour lesquels l’historique est activé, permettant d’auditer et d’analyser les modifications des données au fil du temps. Cette information est particulièrement utile pour résoudre les problèmes liés aux données et garantir l’intégrité des données.
Présentations de page et position des champs : cette information indique les présentations de page où chaque champ apparaît ainsi que la position des champs dans ces présentations de page. Cela permet d’identifier les champs redondants ou inutilisés, et d’optimiser les présentations de page pour une meilleure expérience utilisateur.
Questions et remarques : il s’agit d’un emplacement dans lequel enregistrer des questions ou des observations sur des champs spécifiques, simplifiant ainsi la clarification et la communication entre les membres de l’équipe. Cette information favorise une approche collaborative de la gestion des données.

Avantages d’un dictionnaire de données

Meilleure collaboration : un dictionnaire de données sert de source unique d’informations fiables pour toutes les parties prenantes, y compris les administrateurs, les développeurs, les analystes d’entreprise et les professionnels de l’informatique. Cette compréhension partagée de la structure des données facilite une communication efficace, réduit les malentendus, et favorise la prise de décision éclairée.
Réduction des erreurs et diminution du besoin de recommencer des tâches : en fournissant des définitions et des consignes claires sur les données, un dictionnaire de données aide à éviter les erreurs de saisie de données, les incohérences et les erreurs d’interprétation. Cela réduit par conséquent le besoin de nettoyer les données, de recommencer des tâches et de procéder à des corrections coûteuses par la suite.
Intégrations rationalisées : un dictionnaire de données bien documenté est indispensable pour gérer efficacement les intégrations. Une bonne compréhension des structures de données, des relations et des points d’intégration simplifie le processus d’intégration, réduit les erreurs et facilite un flux de données fluide entre les systèmes.
Amélioration de la qualité des données : en définissant des standards pour les types de données, les règles de validation et les sources de données, un dictionnaire de données aide à maintenir la cohérence et l’exactitude des données. Cela améliore par conséquent la fiabilité des rapports, des tableaux de bord et des analyses.
Facilitation des audits des données : un dictionnaire de données fournit un cadre permettant d’effectuer des audits de données et ainsi d’identifier les problèmes de qualité des données, tels que les enregistrements dupliqués, les données non correspondantes, les enregistrements incomplets et les données corrompues. Cela permet de nettoyer les données de manière proactive et de donner lieu à des initiatives d’amélioration.

Maintenance d’un dictionnaire de données

Il est important pour chaque administrateur de garder un dictionnaire de données à jour. Un calendrier de mises à jour hebdomadaires conviendra par exemple aux organisations avec des changements fréquents, mais la fréquence optimale de mise à jour dépend des besoins spécifiques de votre organisation et du rythme de développement. La clé est de veiller à ce que tout changement apporté aux structures de données, aux champs ou aux intégrations soit rapidement reflété dans le dictionnaire de données.

En incorporant ces connaissances, vous tirez efficacement profit d’un dictionnaire de données qui est outil puissant de collaboration, de gestion des données et d’intégration au sein de votre environnement Salesforce.

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