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Création ou modification de paiements

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Expliquer comment les paiements fonctionnent avec les opportunités dans NPSP
  • Créer et modifier des calendriers de paiement

Présentation des paiements

Sofia a réussi à traiter l’ensemble des dons reçus lors de la soirée de collecte de fonds organisée chez Robert Bullard. Cet événement a réuni de nombreuses personnes liées à No More Homelessness, dont d’anciens bénéficiaires, des bénévoles et des membres du conseil d’administration. Lorsque Robert s’est rendu dans les bureaux de NMH pour y remettre les chèques récoltés lors de son événement, il a également déposé un document confirmant qu’un de ses amis, Jose Figueroa, s’était également engagé, via une promesse de don, à participer à leur campagne de financement (l’implication de membres du conseil d’administration tels que Robert est vraiment exemplaire, vous ne trouvez pas ?).

Dans l’univers des collectes de fonds, une promesse de don signifie qu’une personne exprime son intention de verser une somme d’argent spécifique sur une période donnée. Les promesses de dons peuvent être conditionnelles, ce qui signifie que le paiement n’est exigible que si une condition est remplie, ou inconditionnelles, c’est-à-dire sans aucune condition. Jose s’est engagé à verser 300 000 $ sur trois ans pour la campagne de financement, via des versements de 50 000 $ tous les six mois. Ici, la promesse de don de Jose est soumise à une condition : l’achat d’un nouveau bâtiment.

Les promesses de dons peuvent s’avérer une composante essentielle de la stratégie de collecte de fonds d’une organisation. Dans Nonprofit Success Pack, celles-ci sont gérées à l’aide d’un objet appelé Paiements.

Les paiements vous permettent de définir des versements pour une opportunité unique, en général répartis sur une période fixée. Nous utilisons souvent les paiements pour suivre une promesse de don importante (ou une subvention), lorsque le règlement du montant total du don est étalé dans le temps.

Création de paiements pour un don individuel

Les paiements vous permettent d’étaler un simple don sur une période donnée et de suivre les paiements actuels et à venir. Les paiements sont particulièrement utiles lorsque vos donateurs importants ou les personnes qui vous apportent des subventions établissent des plannings à échéances multiples pour leurs dons ou subventions.

Accompagnons Sofia dans la création d’un don comportant 6 versements, qui permettra d’effectuer le suivi de la promesse généreuse de Jose.

1. Créez un enregistrement d’opportunité correspondant au montant total de la promesse. Veillez à fixer une date de clôture correspondant à la date du dernier paiement et à définir le champ Étape sur Promis (ou sur toute autre étape ouverte adéquate). Ici, Sofia commence par créer une opportunité d’une valeur de 300 000 $, le montant forfaitaire promis par Jose.

Représentation de la page Nouveau don, où figurent le nom de l’opportunité, la date de clôture, l’étape et d’autres champs

2. Cliquez sur Enregistrer.

3. Ouvrez le nouvel enregistrement Opportunité que vous venez de créer.

4. Sous l’onglet Associé, accédez à Paiements, puis cliquez sur le bouton Planifier des paiements.

Liste Associée de l’opportunité, où figurent les paiements et où est mis en évidence le bouton Planifier des paiements

5. Dans la section Créer un calendrier de paiement, définissez le nombre de paiements, la date de début du premier paiement et l’intervalle de temps entre les paiements.

Dans cet exemple, Sofia définit la valeur du champ Nombre de paiements sur 6. Elle fixe la date du premier paiement à la date de début des paiements de Jose (la date à laquelle le premier paiement sera effectué) et définit un intervalle correspond à un paiement tous les six mois. Sofia sélectionne ensuite la carte de crédit comme mode de paiement par défaut (les options standard dans NPSP sont les suivantes : espèces, chèque, carte de crédit).

Par défaut, vous pouvez programmer jusqu’à 12 paiements pour un même don. Votre administrateur peut toutefois avoir modifié le nombre maximal de paiements disponibles selon les besoins de votre organisation.

6. Cliquez sur Calculer paiements.

Informations sur l’opportunité et calendrier de paiement, avec le bouton Calculer des paiements mis en évidence

Une fois ce processus terminé, NPSP crée une liste modifiable de paiements planifiés :

Une liste de six paiements programmés modifiables.

Dans notre exemple, le calculateur de paiements crée six échéances : le premier versement sera prévu le 11/04/18, le deuxième six mois plus tard (l’intervalle de paiement qui a été convenu), et ainsi de suite. À ce stade, vous pouvez ajuster les montants et les dates des paiements figurant sur le calendrier de paiement, si nécessaire. Ceci est utile, par exemple, lorsque vous savez que le paiement final sera d’un montant différent ou que le troisième paiement sera effectué à une date différente.

7. Pour enregistrer ce calendrier, cliquez sur Créer des paiements.

De retour dans l’onglet Associé de l’opportunité, la liste Paiements affiche le nouvel échéancier.

Représentation de l’onglet Associé de l’opportunité, affichant une liste des nouveaux montants et statuts de paiement.

Lorsque vous recevez un paiement, accédez à cette liste des paiements planifiés, cliquez sur Modifier dans la liste déroulante en regard du paiement que vous souhaitez modifier, saisissez la date du paiement, sélectionnez Payé, puis enregistrez les modifications. (Alerte : la phrase suivante est très importante !) Une fois que le dernier règlement a été effectué et que le don est intégralement payé, assurez-vous de positionner le champ d’étape de l’opportunité sur Validé (ou toute autre étape adéquate de clôture/réussite).

Paiements associés, avec l’option Modifier mise en évidence sur un paiement individuel

Sofia a saisi avec succès la promesse de don relative à la campagne de financement, en l’accompagnant d’un échéancier. Elle peut désormais prévoir d’envoyer des rappels au donateur lorsque ses paiements arriveront à échéance.

Vous pouvez également utiliser les paiements pour suivre les versements relatifs à une convention de subvention ou à un contrat. Le processus est très similaire, mais votre équipe devra d’abord saisir l’opportunité de subvention en utilisant le type d’enregistrement d’opportunité de subvention. 

Comme nous l’avons mentionné, les promesses de dons sont parfois soumises à une condition ou ne sont tout simplement pas honorées pour une raison ou une autre (en voilà des manières !). Voyons donc maintenant comment annuler un paiement déjà prévu.

Annuler un ou plusieurs versements prévus

Lorsque des donateurs s’engagent sur un montant donné et qu’ils ne sont pas en mesure de respecter les échéances, ou qu’ils sont dans l’incapacité d’honorer un ou plusieurs versements, vous pouvez annuler les paiements. Aussi tristes soient-elles, les échéances manquées ou abandonnées sont une réalité des collectes de fonds à but non lucratif et nous allons voir comment les traiter.

1. Recherchez l’opportunité contenant le paiement que vous désirez annuler.

2. Dans l’enregistrement Opportunité, sous l’onglet Associé, cliquez sur Modifier dans la liste déroulante en regard du paiement.

Paiements associés dans l’enregistrement d’opportunité, avec l’option Modifier mise en évidence au niveau d’un paiement particulier

3. Sélectionnez Annulé.

Représentation du formulaire de modification du paiement, avec la case Annulé cochée.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Si un donateur cesse totalement ses paiements (horreur !), vous pouvez annuler tous les versements à venir.

  1. Recherchez l’opportunité contenant le paiement que vous désirez annuler.
  2. Dans la liste associée Paiements, cliquez sur Annuler les paiements.

Représentation des paiements de l’enregistrement d’opportunité, avec l’option de menu Annuler les paiements mise en évidence.

3. Dans la page Annuler les paiements restants, regardez la date affichée dans la section Annuler paiements. Par défaut, Salesforce affiche la date du jour et annulera tous les paiements restants après cette date. Si vous souhaitez choisir une date ultérieure à partir de laquelle les paiements seront annulés, vous pouvez aussi la saisir.

Formulaire d’annulation de paiements

4. Cliquez sur Annuler les paiements. De retour sur l’enregistrement de l’opportunité, vous verrez que Salesforce a automatiquement additionné les échéances non honorées restantes et les affiche sous la forme d’un unique versement annulé (cliquez sur le nouveau Numéro de paiement pour examiner les détails de l’annulation).

Représentation des informations de paiement, avec un paiement annulé mis en évidence

Ressources