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Création ou modification de dons

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Décrire comment NPSP emploie les opportunités pour suivre les dons
  • Créer un don d’un particulier
  • Créer un don d’une organisation
  • Décrire comment fonctionne le « cumul » des dons dans Salesforce
Remarque

Remarque

Dans ce module, No More Homelessness utilise l’ancienne version des dons réguliers. Salesforce.org a repensé ce package pour créer une version améliorée des dons réguliers en avril 2020. Découvrez plus d’informations sur la migration vers les nouveaux dons réguliers améliorés dans la présentation NPSP des dons réguliers sur la plate-forme Power of Us.

Gestion des dons par No More Homelessness 

Nonprofit Success Pack (NPSP) aide les équipes de collecte de fonds à fonctionner plus efficacement. Toutes les équipes (développement, gestion de programme, communication, sensibilisation) de notre organisation à but non lucratif fictive, No More Homelessness (NMH), reconnaissent son utilité. 

  • Du côté du développement, Aniyah Thompson, la directrice du développement de NMH, attend souvent avec impatience le prochain événement de collecte de fonds. Elle aime particulièrement amener les nouveaux donateurs et les donateurs potentiels à s’engager un peu plus auprès de NMH.
  • L’équipe de gestion du programme, quant à elle, organise souvent des conférences avec d’anciens bénéficiaires de NMH qui viennent témoigner de leur expérience réussie. Presque systématiquement, ces événements suscitent auprès du grand public un intérêt pour les actions de NMH, qui se manifeste par du bénévolat ou des dons.
  • De leur côté, les équipes de communication et de sensibilisation constatent que l’intérêt ainsi généré est encore plus important lorsque des bénévoles les aident à organiser et à gérer les évènements communautaires de sensibilisation à la cause défendue par NMH. Les opportunités ne manquent pas !

C’est pourquoi il est important que toutes les équipes de NMH (et de toute organisation à but non lucratif) comprennent le processus de gestion des dons. 

Nous allons suivre les actions que Sofia Rivera, la chargée de développement de NMH, effectue pour saisir les dons recueillis lors d’une soirée de levée de fonds organisée par un membre du conseil d’administration afin de comprendre comment NPSP facilite le processus de gestion des dons. 

Gestion des dons avec NPSP

Sofia dépose des piles de billets dans son ordinateur portable.

Souvenez-vous : dans Salesforce, nous suivons toutes les informations relatives aux dons et aux subventions à l’aide de l’objet Salesforce standard appelé Opportunité. Pour savoir comment les objets Salesforce sont utilisés dans NPSP, reportez-vous au module Trailhead Gestion des données sur les parties prenantes à l’aide de Nonprofit Success Pack. Bien souvent, lorsque nous faisons référence à une opportunité dans NPSP, nous parlons d’un don ou d’une subvention (revenu), mais vous pouvez en réalité sélectionner plusieurs types d’opportunités lorsque vous créez un nouvel enregistrement :

  • Don
  • Subvention
  • Don en nature
  • Don important
  • Don équivalent
  • Adhésion

Lorsque vous choisissez un type, vous démarrez un processus et une démarche spécifiques, définis par ce type d’enregistrement. Selon le type que vous choisissez, vous pouvez voir apparaître une mise en page différente ou des champs différents. Cela contribue à rendre plus efficaces la saisie de données et la création de rapports. Votre administrateur peut également personnaliser la liste des types d’enregistrements en y ajoutant des types ou en en supprimant en fonction de vos besoins. 

Avoir une vision d’ensemble des types d’enregistrements d’opportunité est certes important, mais il vous faut aussi comprendre quelques concepts clés liés à la gestion des dons dans NPSP. Explorons ces concepts :

Cumul des opportunités

Il s’agit d’un récapitulatif des totaux cumulés de plusieurs champs sur une période donnée. On y trouve notamment le nombre total de dons, le total des dons du foyer et les crédits indirects de l’année en cours. Vous trouverez les cumuls d’opportunités dans les sections Informations sur les dons des objets Compte et Contact, bien qu’ils ne soient pas explicitement désignés de cette manière. Le total des dons, par exemple, correspond au total de tous les dons sur une période donnée, combinés en une seule valeur de champ. Ces champs présentent une vue synthétique de l’historique des dons d’un contact sur sa page de détails.

Don régulier

Don effectué plus d’une fois sur une période donnée. Les dons réguliers peuvent exister sans limite de temps ou peuvent être effectués sur une période définie (par ex. tous les mois, tous les ans, etc.), avec une date de début et une date de fin. Chez No More Homelessness, les dons réguliers sont souvent effectués à une fréquence mensuelle, sur une durée d’un an, et émanent de donateurs qui souhaitent parrainer une (ou plusieurs) personne(s) pour qu’elle(s) bénéficie(nt) des services de l’organisation. Nous reviendrons sur les dons réguliers dans l’unité suivante.

Paiements

Dans NPSP, l’objet Paiements vous permet de fractionner un don sur une période donnée. Ainsi, si un donateur fait une promesse de don de 1 000 $ en indiquant qu’il en paiera la moitié maintenant et l’autre dans trois mois, vous pouvez effectuer le suivi de ces versements à l’aide de l’objet Paiements. Par défaut, NPSP crée un paiement unique pour chaque don, la majorité de ceux-ci étant versés en une seule fois. Cependant, vous pouvez créer à tout moment plusieurs paiements et suivre ceux à venir. Vous pouvez même annuler des paiements si un donateur est dans l’incapacité de respecter sa promesse de don.

Ajout d’un don d’un individu

Maintenant que nous vous avons présenté ces termes clés, revenons à l’essentiel et saisissons un don. Sofia a créé des enregistrements de contact correspondant à tous les nouveaux donateurs ayant émis un chèque parmi ceux récoltés. Maintenant, elle est prête à saisir les dons qu’ils ont réalisés. Il existe deux manières de saisir un don dans NPSP : vous pouvez utiliser le bouton Nouveau don situé sur l’enregistrement de contact, ou bien accéder à l’onglet des opportunités et cliquer sur le bouton Nouveau.

Dans le cas d’un don unique, nous vous recommandons de saisir le don depuis l’enregistrement de contact. Essayons. Accompagnez Sofia dans la saisie d’un don ponctuel émanant de Candace Evans .

  1. Saisissez le nom du contact dans la zone Recherche globale, puis cliquez sur l’enregistrement de contact correspondant à ce donateur.

La recherche globale, avec la liste de résultats

2. Depuis l’enregistrement de contact, cliquez sur Nouveau don.

L’enregistrement de contact, avec le bouton Nouveau don

3. Remplissez les champs de formulaire présents dans l’enregistrement d’opportunité. Il s’agit par défaut des champs suivants :

  • Nom de l’opportunité : indiquez le nom du champ s’il n’est pas déjà prérempli (il est possible que votre administrateur ait prérempli le nom de l’opportunité pour vous).
  • Étape : chaque opportunité dispose de son propre ensemble d’étapes (qui parfois se chevauchent) reflétant l’avancement de la concrétisation d’un don par rapport au processus de collecte de fonds. N’oubliez pas que vous travaillez dans l’environnement Salesforce. Par conséquent, les termes employés peuvent être légèrement différents de ceux auxquels vous êtes habitué. Dans le monde de la vente, les opportunités sont « fermées ». Nous continuons donc d’utiliser ces termes pour les dons. Si vous êtes en possession d’un chèque, choisissez une étape telle que « fermée » ou « gagnée », qui permettra d’indiquer que vous disposez de la somme.
  • Date de clôture : suivant l’étape, ce champ peut être utilisé pour indiquer les éléments suivants :
    • Si l’opportunité n’est PAS encore fermée/gagnée, vous pouvez modifier la date de clôture pour indiquer le moment où vous prévoyez de recevoir l’argent. Cela sert généralement dans le cas de dons ou de subventions d’un montant conséquent.
    • Si l’opportunité est fermée/gagnée, la date de clôture indique le moment où vous avez reçu l’argent. Il s’agit souvent de la date d’enregistrement du don, utilisée pour émettre un reçu fiscal.
  • Montant (facultatif).
  • Source de la campagne principale (facultatif) : nous n’aborderons pas les campagnes ici, mais elles peuvent constituer un moyen efficace de regrouper des opportunités (et d’autres activités), réunissant ainsi les différentes équipes ou départements d’un organisme à but non lucratif autour d’une initiative commune. Les organisations utilisent souvent ce champ pour suivre les dons récoltés suite à leurs appels de fonds annuels ou dans le cadre d’autres types de campagnes de collecte de fonds. Formulaire Nouveau don où figurent les champs obligatoires

4. Cliquez sur Enregistrer.

5. Cliquez sur l’onglet Associé dans l’enregistrement du contact pour afficher la liste associée Opportunités. Cliquez ensuite sur le nom de l’opportunité pour afficher le nouveau don.

Liste associée Enregistrements de contact, avec les opportunités mises en évidence

Lorsque vous ouvrez le nouvel enregistrement d’opportunité, vous verrez un nombre nettement plus important de champs que celui que vous avez pu voir lorsque vous avez cliqué sur le bouton Nouveau don. En effet, le bouton Nouveau don est ce que Salesforce appelle une action rapide. En d’autres termes, c’est une sorte de raccourci. Il ne contient que les champs essentiels à la création rapide d’un enregistrement d’opportunité. Si vous souhaitez choisir un type d’enregistrement d’opportunité différent ou saisir davantage de données au sujet d’une opportunité, créez une opportunité à l’aide du bouton « Nouveau » de la liste associée à l’opportunité de l’enregistrement du contact.

Listes associées au contact, avec le bouton Nouveau mis en évidence sur la liste Opportunités

Très bien. Sofia a créé avec succès un enregistrement pour un don émanant d’un donateur particulier. Cependant, alors qu’elle traite le lot de chèques recueillis lors de la soirée organisée par le membre de son conseil d’administration, elle tombe sur un chèque émanant de l’entreprise locale Cloud Kicks (dont le propriétaire est ami avec le membre du conseil). Comme nous l’avons mentionné, l’objet d’opportunité est utilisé pour gérer des dons de particuliers et d’organisations. Créons donc un don, qui sera considéré cette fois comme émanant d’une entreprise ou d’une organisation.

Ajout d’un don provenant d’une entreprise ou d’une autre institution

Les étapes de création d’un don d’une entreprise ou d’une autre organisation sont quasiment identiques aux étapes pour un particulier. Accompagnons Sofia dans la création d’un don provenant de Cloud Kicks :

  1. Ouvrez le compte que vous souhaitez associer au nouveau don.
  2. Dans l’enregistrement de compte de l’organisation, cliquez sur l’onglet Associé.
  3. Dans la liste Opportunités, cliquez sur Nouveau.

Représentation de l’onglet Associé de l’enregistrement de compte, avec la liste Opportunités, ainsi que le bouton Nouveau mis en évidence

4. Sélectionnez le type d’enregistrement de don et cliquez sur Suivant.

Formulaire Nouvelle opportunité, avec le choix Don mis en évidence

5. Renseignez les champs obligatoires. Il s’agit par défaut des champs suivants :

  • Nom de l’opportunité
  • Nom du compte
  • Date de clôture
  • Étape
Remarque

Remarque

Le nom de l’opportunité est obligatoire, ce champ doit donc contenir une valeur. Si votre administrateur a configuré NPSP pour préremplir ce champ, vous n’avez plus rien à faire. Vous devez cependant saisir une valeur si le champ est vide.

Formulaire Nouvelle opportunité : formulaire de don où figure le nom de l’opportunité, le nom du compte, le contact principal, le montant ainsi que d’autres champs

6. Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez ensuite cliquer sur le nom de l’opportunité dans la liste associée Opportunités pour afficher l’enregistrement de don.

Liste Associé de l’enregistrement de compte, avec la liste Opportunités mise en évidence

Sofia a réussi à saisir assez rapidement des dons ponctuels émanant d’individus et d’entreprises, mais la vraie force de NPSP réside dans sa capacité à offrir une vue d’ensemble sur un donateur. Que faire si, dans quelques mois, Sofia a besoin de consulter un historique plus détaillé des dons de Candace Evans et de certains autres donateurs dont elle vient de saisir les dons ? C’est là que les cumuls d’opportunités entrent en scène !

Cumuls des opportunités

Les cumuls d’opportunités proposent des informations à partir d’enregistrements associés, comme des totaux cumulés. En d’autres termes, les champs de cumul permettent à des informations d’un enregistrement de « se cumuler » automatiquement et d’apparaître dans un enregistrement associé. Ainsi, le champ Total des dons d’un compte de foyer affiche la valeur totale des dons d’un foyer donné : il s’agit de la valeur totale de tous les enregistrements d’opportunité associés, qui ont été combinés. Aniyah, la directrice du développement de NMH, adore les cumuls d’opportunités car ils lui permettent de visualiser tous les dons d’un donateur sur la page de détail correspondant à son contact ou à son foyer, ce qui lui permet de déterminer d’un coup d’œil son niveau d’engagement (vive les cumuls d’opportunités !). 

Trois dons distincts additionnés pour donner le total de dons d’un seul foyer.

Dans NPSP, les enregistrements Compte et Contact incluent des dizaines de champs de cumul qui indiquent des totaux en fonction des opportunités qui leur sont associées. Ils sont souvent regroupés en sections sur votre présentation de page et présentent des informations sur l’adhésion, le total des dons, les crédits indirects, les dons des foyers, ainsi que des statistiques sur les dons.

Représentation de Totaux des dons, avec Total des dons et Nombre total de dons

Vous remarquerez que la section Total des dons mentionne un nombre total de dons (deux opportunités) ainsi qu’un montant total des dons égal à 1 200$. Pour déterminer les opportunités exactes et leurs détails inclus dans ce cumul, vous devrez examiner l’enregistrement de ce compte et consulter les opportunités une à une. Cependant, le cumul vous fournit des informations cumulées concernant l’ensemble des opportunités.

Suivant ce que votre administrateur a choisi d’afficher sur votre présentation de page, ces sections récapitulatives de cumul peuvent parfois apparaître sur vos pages de comptes et de contacts.

Informations sur les dons
Il s’agit d’une vue d’ensemble des dons (opportunités) associés à un compte de foyer ou d’organisation particulier. Vous pourrez notamment y découvrir des informations sur les dates des dons et le montant moyen, minimum et maximum.
Totaux des dons
Indique les totaux cumulés des dons émanant d’un compte sur plusieurs périodes. Vous pourrez par exemple consulter les totaux des dons effectués cette année, l’année dernière ou il y a deux ans. De plus, votre administrateur peut définir une période personnalisée en remplaçant N par une valeur dans Total des dons au cours des N derniers jours.
Information adhésion
Contient les informations de cumul dans le cas où votre organisation utilise des adhésions. Vous pourrez trouver davantage d’informations sur l’utilisation des adhésions dans la documentation de NPSP, disponible dans la communauté en ligne de la plate-forme Power of Us.
Plus d’informations de cumul dans les Contacts
En plus de ces sections, les fiches de contact comportent également des informations de cumul sur les crédits indirects et sur les dons d’un foyer, à savoir le total des dons effectués par tous les autres membres du foyer.
Remarque

Remarque

Considérez les champs de cumul comme étant en lecture seule. Vous parviendrez peut-être à modifier directement ces champs, mais leur contenu est de toute manière recalculé chaque nuit et remplacé par des données issues d’autres champs de saisie.

Sofia a maintenant saisi avec succès des dons issus à la fois d’un individu et d’une organisation. Toutefois, il s’agissait là de dons ponctuels ne posant pas de difficultés. Comment Sofia devra-t-elle s’y prendre pour saisir une promesse de don, ou encore un don régulier ? Bonne nouvelle : NPSP prend en charge ces scénarios et vous apprendrez comment procéder dans l’unité suivante !

Ressources