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Création et modification d’allocations de dons

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Énoncer l’objectif des unités comptables générales
  • Créer ou modifier des allocations d’opportunité
  • Comprendre de quelle manière les allocations sont définies dans le cadre des dons réguliers et des campagnes

Présentation des allocations

Pour procéder au suivi des dons, de nombreuses organisations à but non lucratif utilisent la comptabilité par fonds et les unités comptables générales (désignées par le sigle UCG). Une UCG est un fonds vous permettant de faire apparaître dans votre comptabilité des sommes mises de côté dans un but spécifique ou afin de respecter des restrictions définies par le donateur, l’autorité octroyant les subventions ou les agences gouvernementales, ou encore celles imposées par la loi. La fonction Allocations UCG de Nonprofit Success Pack vous permet de répartir des fonds que vous enregistrez en tant qu’opportunités entre une ou plusieurs UCG.

Vous pouvez définir des allocations sous la forme d’un pourcentage du total de l’opportunité ou du paiement, ou sous la forme d’un montant en devise spécifique. Dans NPSP, les UCG contiennent des informations de cumul à propos des allocations que vous leur avez attribuées. Vous pouvez également attribuer des allocations aux campagnes et aux dons réguliers. On y reviendra plus tard.

Les UCG ont des utilisations et des appellations aussi variées que les organisations à but non lucratif utilisant NPSP. Du fait de ces nombreuses possibilités, NPSP vous permet de définir autant d’UCG que nécessaire pour refléter votre plan comptable. Vous pouvez ensuite saisir et suivre des dons en tant que composantes d’une UCG.

Étudions maintenant quelques exemples des manières dont une structure comme notre organisation à but non lucratif fictive, No More Homelessness (NMH), pourrait créer ou modifier une allocation.

Création ou modification d’allocations d’opportunité

NMH organise des campagnes de collecte de fonds pour financer ses initiatives dédiées aux femmes. Ainsi, elle dispose d’un fonds UCG exclusivement consacré à ce qu’elle appelle ses « programmes destinés aux femmes ». Les donateurs peuvent allouer une partie ou la totalité de leur don à ce fonds et avoir la certitude que leur argent sera consacré à cette fin.

Image d’une jeune femme et de son enfant au comptoir de la banque alimentaire de NMH.

Vous pouvez créer ou modifier des allocations pour toutes les opportunités à l’aide de la page Gérer des allocations d’opportunité. Vous devez d’abord créer l’opportunité et saisir le montant du don avant de pouvoir allouer la contribution à l’unité comptable générale appropriée.

Sofia, la chargée de développement de NMH, a créé un enregistrement d’opportunité pour un don de 100 $ reçu de Candace Evans et est maintenant prête à affecter le don conformément au souhait de cette donatrice. Lorsque Candace a réalisé ce don, elle a en effet spécifiquement demandé à ce que 50 % de celui-ci soient affectés aux programmes destinées aux femmes et 50 % au programme de banque alimentaire.

Accompagnons Sofia dans la création des allocations pour ce don :

1. Ouvrez l’enregistrement d’opportunité à allouer.

2. Cliquez sur la liste Associé.

3. Dans la liste associée Allocations UCG, cliquez sur Gérer des allocations (si vous ne voyez pas la liste associée Allocations UCG, il est possible que votre administrateur doive la mettre en place). Si vous avez configuré une allocation par défaut, le montant total du don apparaît déjà dans votre UCG par défaut.

Enregistrement d’opportunité et objet d’allocations UCG associé, avec l’option Gérer des allocations mise en évidence

4. Le montant total de l’opportunité apparaît en haut de la page. Saisissez le nom de l’UCG à laquelle vous souhaitez allouer tout ou partie du don.

5. Saisissez le pourcentage (ou le montant) du don que vous souhaitez intégrer à cette UCG. Le montant du don pouvant encore être alloué apparaît en bas de la fonctionnalité Allocations.

6. Pour allouer le don à d’autres UCG, cliquez sur Ajouter une ligne. Pour supprimer une allocation, cliquez sur Supprimer.

Le formulaire Unité comptable générale de la page Gérer des allocations d’opportunité, avec les options Ajouter une ligne et Enregistrer mises en évidence

7. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé de procéder aux allocations.

Mince ! Bien que cela arrive rarement, il semble que Sofia ait accidentellement créé une allocation pour l’UCG relative à la campagne de financement des logements de transition alors que cette deuxième allocation devait en réalité concerner le programme de banque alimentaire. Pour garantir le respect des souhaits du donateur, elle doit modifier l’allocation.

Pour modifier une allocation, procédez comme suit :

1. Ouvrez l’opportunité contenant l’allocation que vous souhaitez modifier.

2. Cliquez sur la liste Associé.

3. Dans la liste associée Allocations UCG, cliquez sur Gérer des allocations.

L’enregistrement d’opportunité et les allocations UCG associées, avec l’option Gérer des allocations mise en évidence

4. Sofia modifie l’allocation pour qu’elle corresponde au programme de banque alimentaire. Ici, vous pouvez modifier le nom de l’UCG, modifier le montant alloué, passer d’un montant en devise à un pourcentage du don, ajouter des allocations supplémentaires ou encore en supprimer.

Le formulaire Unité comptable générale de la page Gérer des allocations d’opportunité, avec l’option de recherche et l’option Enregistrer mises en évidence

5. Cliquez sur Enregistrer.

Voilà ! Sofia a réussi à saisir et à modifier une UCG dans NPSP. Elle peut maintenant établir plus facilement des rapports au sujet des fonds affectés et non affectés et aider ses équipes financières et comptables à accomplir leurs tâches de planification et de rapprochement.

Remarque

Remarque

Modifier le montant d’une opportunité à l’aide d’allocations a pour conséquence de recalculer les allocations fondées sur un pourcentage ainsi que l’allocation par défaut si les valeurs par défaut sont activées. Si le nouveau montant de l’opportunité est inférieur au montant total de vos allocations, une erreur vous sera renvoyée et l’opportunité ne sera pas mise à jour. Dans ce cas, réduisez le montant des allocations avant de réduire le montant de l’opportunité.

Utilisation des cumuls d’allocations

Les allocations UCG sont accompagnées d’une série de cumuls qui vous aident à suivre les allocations que vous affectez à chacune de vos UCG. Vous pouvez trouver ces cumuls d’UCG en allant dans le lanceur d’application () et en recherchant puis en sélectionnant Unités comptables générales.

Les unités comptables générales récemment visualisées, avec une UCG spécifique mise en évidence

Par défaut, les cumuls proposent des paramètres prédéfinis, que vous pouvez mettre à jour si nécessaire. Consultez votre administrateur pour savoir s’il a exclu des types particuliers d’enregistrements d’opportunité ou procédé à d’autres personnalisations.

Détails de l’unité comptable générale, avec les informations d’allocation et les totaux d’allocation

Vous remarquerez que la page des UCG contient des informations de cumul issues d’allocations attribuées aux opportunités (ou aux paiements en fonction de votre configuration) étant dans une étape fermée et gagnée. Les informations de cumul sont mises à jour automatiquement chaque nuit, mais vous pouvez également les mettre à jour sur la page des UCG en cliquant sur le bouton Recalculer des cumuls.

Création d’allocations d’opportunité pour des dons réguliers

Lorsque vous affectez des allocations à un don régulier, toutes les opportunités ou tous les paiements créés dans le cadre de la planification de ce don régulier se verront automatiquement attribuer ces allocations. Le processus de création d’allocations pour les dons réguliers est semblable à celui employé pour les dons ponctuels, à ceci près que NPSP alloue alors automatiquement le don à chaque opportunité ouverte attribuée au don régulier.

Comme pour les dons ponctuels, pour créer et gérer les allocations de vos dons réguliers, vous devez utiliser le bouton Gérer des allocations situé dans la liste associée Allocations UCG d’un don régulier. Procédez comme suit :

1. Ouvrez le don régulier pour lequel vous souhaitez créer des allocations.

2. Cliquez sur la liste Associé.

3. Dans la liste associée Allocations UCG, cliquez sur Gérer des allocations.

L’onglet Dons réguliers et les allocations UCG associées, avec le bouton Gérer des allocations mis en évidence

4. Saisissez le nom de l’UGC à laquelle vous souhaitez affecter le don.

5. Entrez le montant ou le pourcentage du don que vous souhaitez placer dans cette UCG.

6. Pour allouer le don à d’autres UCG, cliquez sur Ajouter une ligne.

7. Pour supprimer une allocation, cliquez sur Supprimer.

Le formulaire Unité comptable générale de la page Gérer des allocations de don régulier, avec les options Ajouter une ligne et Enregistrer mises en évidence.

8. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé de procéder aux allocations. Dans la liste associée de l’enregistrement d’opportunité, vous pouvez voir que l’allocation des dons futurs se fera comme vous le souhaitez.

L’enregistrement d’opportunité, avec les allocations UCG associées

Si vous souhaitez modifier une allocation d’un don régulier, procédez comme suit :

  1. Ouvrez le don régulier contenant l’allocation que vous souhaitez modifier.
  2. Cliquez sur la liste Associé.
  3. Dans la liste associée Allocations UCG, cliquez sur Gérer des allocations.
  4. Modifiez l’allocation si nécessaire. Vous pouvez modifier le nom de l’UGC, le montant alloué, transformer un montant en devise en un pourcentage, ajouter des allocations supplémentaires ou encore en supprimer.
  5. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé de procéder aux allocations.

Voici quelques points importants à retenir sur les allocations UCG et les dons réguliers :

  • Les nouvelles opportunités ajoutées à un don régulier recevront automatiquement ses allocations.
  • L’ajout d’une allocation à un don régulier, ou la modification/suppression d’une allocation lui appartenant entraînera l’application par NPSP de la nouvelle allocation à toutes les opportunités ouvertes figurant dans le calendrier de ce don régulier. NPSP ne modifiera pas les allocations des opportunités fermées dans le calendrier.
  • Lorsque le montant d’une opportunité ayant un don régulier associé est mis à jour et passe de la valeur nulle à une valeur concrète, des allocations sont créées, s’appuyant sur l’UCG du don régulier au lieu de l’UCG d’allocation par défaut.

Création d’allocations d’opportunité pour les campagnes

Lorsque vous affectez des allocations à une campagne, les opportunités ou les paiements associés créés dans le cadre de celle-ci recevront automatiquement ces allocations. Vous pouvez utiliser le bouton Gérer des allocations de la liste associée Allocations UCG d’une campagne pour créer et gérer des allocations pour vos campagnes.

Vous vous souvenez de la campagne de financement de NMH visant à l’achat d’un nouveau bâtiment destiné à accueillir des logements de transition ? Sofia va créer une allocation pour la campagne de construction dans NPSP afin de s’épargner une étape lors de la saisie des futurs dons. 

Accompagnons-la alors qu’elle crée une allocation d’opportunité pour une campagne.

1. Ouvrez la campagne pour laquelle vous souhaitez créer des allocations.

2. Cliquez sur la liste Associé.

3. Dans la liste associée Allocations UCG, cliquez sur Gérer des allocations.

Un enregistrement de campagne, avec l’onglet Associé et l’option Gérer des allocations de l’objet Allocations UCG mise en évidence

4. Saisissez le nom de l’UGC à laquelle vous souhaitez affecter le don.

5. Saisissez le pourcentage (ou le montant) du don que vous souhaitez placer dans cette UCG.

La page Gérer des allocations de campagne, avec le bouton Enregistrer mis en évidence

6. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé de procéder aux allocations. Désormais, lorsque vous associerez un don à cette campagne, l’allocation sera automatiquement créée pour vous.

Si, à un moment, il vous faut modifier une allocation d’une campagne, procédez comme suit :

  1. Ouvrez la campagne contenant l’allocation que vous souhaitez modifier.
  2. Cliquez sur la liste Associé.
  3. Dans la liste associée Allocations UCG, cliquez sur Gérer des allocations.
  4. Modifiez l’allocation si nécessaire. Vous pouvez modifier le nom de l’UGC, le montant alloué, transformer un montant en devise en un pourcentage, ajouter des allocations supplémentaires ou encore en supprimer.
  5. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé de procéder aux allocations.

Voici quelques points importants à retenir sur les allocations et les campagnes UCG :

  • Les nouvelles opportunités attribuées à une campagne possédant des allocations recevront automatiquement lesdites allocations.
  • L’ajout d’une allocation à une campagne, ou la modification/suppression d’une allocation lui appartenant aura uniquement un impact sur les nouvelles opportunités saisies dans la campagne. Cela ne modifiera PAS les opportunités saisies précédemment.
  • Une opportunité comprenant à la fois une campagne et un don régulier donnera la priorité aux allocations provenant du don régulier.
  • L’affectation d’une campagne à une opportunité existante ou sa suppression ne modifiera PAS les allocations de l’opportunité.

Remarque sur les allocations et les devises multiples

La fonction Allocations UCG prend en charge plusieurs devises. Vous pouvez définir des UCG dans n’importe quelle devise : les champs de cumul tiendront compte du taux de change des allocations agrégées. Cependant, n’oubliez pas que les allocations héritent de la devise de l’opportunité, de la campagne ou du don régulier auquel elles sont associées.

Ressources