Suivez votre progression
Accueil Trailhead
Accueil Trailhead

Confirmation d’un don

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Envoyer des e-mails confirmant la réception des dons
  • Créer des lettres au format papier de confirmation et de remerciement pour les dons
  • Ajouter aux dons des actions de suivi et des tâches personnalisées

Les dons peuvent provenir de différentes personnes, et ces personnes peuvent être en relation avec plusieurs équipes ou départements d’une organisation à but non lucratif. C’est pourquoi il est important que tous les membres de l’équipe d’une organisation se familiarisent avec le processus de réception des dons et de remerciement. Nous convenons que ce processus peut prendre du temps, mais il constitue également l’un des aspects les plus importants pour tisser des relations pérennes avec un donateur. Voyons comment Nonprofit Success Pack (NPSP) peut vous faciliter les choses. 

Envoi d’une confirmation par e-mail pour un enregistrement d’opportunité individuel

NPSP comporte une fonctionnalité qui vous aide à envoyer un accusé de réception ou un message de remerciement pour une opportunité, et ce, directement depuis l’application.

Pour commencer, accédez à la page de détails de l’opportunité et vérifiez que le champ de recherche Contact principal contient le contact adéquat. Ensuite, allez dans le menu d’actions et sélectionnez E-mail de confirmation.

L’enregistrement d’opportunité, où sont mis en évidence l’option de menu Confirmation par e-mail et le champ Contact principal des informations sur les dons dans Détails de l’enregistrement

Sélectionner l’action E-mail de confirmation aura pour effet de :

  • Mettre à jour le champ Statut de confirmation de l’opportunité sélectionnée et le définir sur E-mail de confirmation maintenant.
  • Déclencher une automatisation (que Salesforce appelle une règle de workflow) qui enverra l’e-mail. La règle de workflow met également à jour les champs Statut de confirmation et Date de confirmation de l’opportunité.

Lorsque la confirmation a été envoyée avec succès, Salesforce modifie le statut de confirmation et le définit sur Confirmé et définit également la date de confirmation sur la date du jour.

Page des détails de l’opportunité avec les champs Statut de confirmation et Date de confirmation mis en évidence.

Salesforce définit le statut de confirmation des enregistrements pour lesquels l’envoi des confirmations a échoué sur E-mail de confirmation non envoyé. L’envoi des confirmations peut échouer pour diverses raisons, notamment l’absence d’adresse e-mail, le retour de l’e-mail à l’expéditeur, etc.

Votre administrateur peut configurer et personnaliser le modèle utilisé pour ces e-mails générés automatiquement. Tournez-vous vers votre administrateur si vous souhaitez l’examiner.

Envoi d’e-mails de confirmation à plusieurs enregistrements d’opportunité

NPSP prend également en charge l’envoi d’e-mails de confirmation à plusieurs enregistrements d’opportunité à la fois. Tout d’abord, cliquez sur l’onglet Opportunités, puis sélectionnez la vue de liste À confirmer. Dans la liste, vous pouvez ensuite sélectionner toutes les opportunités à l’aide de la case à cocher située dans l’en-tête, ou bien seulement sélectionner des opportunités spécifiques. Enfin, cliquez sur E-mails de confirmation.

Vue de liste des donations à confirmer, au sein des opportunités

Cliquer sur le bouton aura pour effet de :

  • Mettre à jour le champ Statut de confirmation des opportunités sélectionnées sur E-mail de confirmation maintenant.
  • Déclencher la règle de workflow qui enverra l’e-mail. La règle de workflow met également à jour les champs Statut de confirmation et Date de confirmation de chaque opportunité.

Cliquer sur le bouton a également pour effet d’afficher la page suivante afin que vous sachiez quelles confirmations ont été envoyées avec succès et celles pour lesquelles le processus a échoué.

Page d’erreur de l’envoi des confirmations par e-mail

Lorsque la confirmation a été envoyée avec succès, Salesforce modifie le statut de confirmation et le définit sur Confirmé et définit également la date de confirmation sur la date du jour. Salesforce définit le statut de confirmation des enregistrements pour lesquels l’envoi des confirmations a échoué sur E-mail de confirmation non envoyé.

Création de lettres de confirmation au format papier

Parfois, les e-mails ne peuvent supplanter un courrier papier traditionnel avec une note écrite à la main. Salesforce et NPSP proposent différentes manières de créer des lettres de confirmation et de remerciement pour les dons au format papier, mais vous devrez y investir un peu plus de temps (et parfois d’argent) en fonction de vos besoins.

En règle générale, nous recommandons d’utiliser une application de génération de documents issue d’AppExchange capable d’automatiser votre processus de confirmation pour procéder aux envois de courriers individuels, de courriers en nombre et de reçus fiscaux annuels. Ces applications sont disponibles moyennant un coût supplémentaire, mais beaucoup d’entre elles proposent une remise pour les organisations à but non lucratif. Consultez votre administrateur pour savoir si votre organisation Salesforce dispose d’une application à cette fin.

Pour réaliser des lettres de confirmation et de remerciement pour les dons au format papier, vous pouvez également générer un rapport et inclure les champs nécessaires à la réalisation d’un publipostage à l’aide d’une application de traitement de texte telle que Google Docs ou Microsoft Word. Par exemple, pour confirmer des dons par foyer, vous pouvez générer un rapport sur les opportunités contenant les champs Contact principal que vous utiliserez pour votre publipostage.

Après avoir exécuté le rapport dans Salesforce, exportez les données dans une feuille de calcul et utilisez-la comme source de données pour votre publipostage.

Ainsi, Sofia, la chargée de développement de NMH, dispose d’un document Google faisant office de modèle pour la confirmation des dons. 

  • Si elle n’a qu’un seul don à confirmer, elle y saisira les valeurs manuellement, imprimera la lettre et l’étiquette, puis mettra à jour individuellement les champs Statut de confirmation et Date de conformation de l’enregistrement d’opportunité.
  • Si elle a un nombre important de lettres de confirmation et de remerciement pour les dons à expédier, elle exporte l’opportunité contenant le rapport sur les rôles des contacts correspondant aux dons effectués, puis importe la feuille de calcul dans Google Sheets. Elle peut ensuite intégrer les données de sa feuille de calcul Google Sheets à son document Google et imprimer les lettres. Une fois les lettres imprimées, elle transmet le rapport contenant les champs ID d’opportunité, Statut de confirmation et Date de confirmation à l’administrateur qui peut mettre à jour en masse les champs de confirmation du lot d’enregistrements d’opportunité.

Suivi des tâches et des activités

Parfois, remercier un donateur ne se limite pas à simplement lui envoyer une lettre ou un e-mail. En fonction des bonnes pratiques de votre organisation, vous pourriez chercher à créer une tâche pour qu’un autre utilisateur de votre organisation (votre directeur exécutif, par exemple) appelle le donateur et le remercie personnellement ou effectue une autre tâche de suivi.

Au vu de la promesse de don conséquente de Jose Figueroa (vous vous souvenez de la soirée organisée par l’un des membres du conseil d’administration ?) pour la campagne de financement de NMH, Sofia souhaite créer deux tâches que devra réaliser sa directrice exécutive. L’une de ces tâches impliquera qu’elle appelle et remercie directement le donateur, puis l’autre consistera à ce qu’elle fasse de même avec le membre du conseil d’administration qui a sollicité le don dans le cadre de la campagne de financement.

Examinons comment Sofia crée une tâche de suivi liée à ce don spécifique :

1. Ouvrez l’enregistrement d’opportunité auquel la tâche doit être liée.

2. Dans l’éditeur d’activité de l’enregistrement d’opportunité, cliquez sur l’onglet Nouvelle tâche et saisissez :

  • Objet
  • Type
  • Date d’échéance

L’enregistrement d’opportunité est déjà présélectionné dans le champ Associé à. Si vous ne voyez pas l’onglet Nouvelle tâche, demandez à votre administrateur de l’ajouter aux actions rapides disponibles sur l’objet Opportunités.

3. Sélectionnez le collègue à qui la tâche doit être attribuée dans le champ Attribué à. Ici, Sofia choisit sa directrice exécutive, Kim Friedman.

Page Détail de l’opportunité avec l’option Chronologie des activités mise en évidence

4. Cliquez sur Enregistrer. La tâche Appel de remerciement apparaît maintenant dans la chronologie des activités pour cet enregistrement d’opportunité, sous Étapes suivantes.

Les étapes suivantes dans la liste des tâches

La directrice exécutive de Sofia verra également les tâches s’afficher dans son onglet Tâches et recevra des alertes sur les nouvelles tâches via les notifications de son application. En outre, chaque membre de l’équipe peut voir dans l’enregistrement d’opportunité quand les tâches ont été assignées et réalisées.

L’icône Notifications et la liste des nouvelles alertes

Créer une tâche est un moyen simple de gérer les étapes ou les actions à réaliser en lien avec un donateur ou un don. Dans un module ultérieur, nous étudierons plus en détail comment NPSP peut aider les équipes de collecte de fonds de votre organisation à gérer les donateurs durant leur transition de la phase de fidélisation à celle de sollicitation.

Ressources