Définition de règles de partage

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Utiliser les règles de partage pour étendre l'accès au-delà de la structure de la hiérarchie des rôles
  
• Créer un groupe public qui comprend des utilisateurs ayant des profils et des rôles différents
  

Remarque

Vous souhaitez apprendre en français ? Commencez le défi dans un Trailhead Playground en français et utilisez les traductions fournies entre crochets pour naviguer. Copiez et collez uniquement les valeurs en anglais, car les validations de défi reposent sur les données en anglais. Si vous ne réussissez pas le défi dans votre organisation en français, nous vous recommandons (1) de définir le paramètre régional sur les États-Unis, (2) de définir la langue sur l’anglais en suivant les instructions ici, puis (3) de cliquer à nouveau sur le bouton « Vérifier le défi ».

Consultez le badge Trailhead dans votre langue pour découvrir comment profiter de l’expérience Trailhead traduite.

Extension de l'accès à l'aide de règles de partage

Vos paramètres de partage par défaut à l'échelle de l'organisation indiquent le niveau d'accès de base pour chaque objet. Si les paramètres de partage par défaut de l'organisation sont définis sur Accès public en lecture seule ou sur Privé, vous pouvez ouvrir l'accès à certains utilisateurs en utilisant des règles de partage. Cela permet de créer des exceptions automatiques dans les paramètres de partage de l'organisation pour une sélection d'utilisateurs.

Les règles de partage peuvent se fonder sur le propriétaire de l'enregistrement ou sur des valeurs des champs de l'enregistrement. Par exemple, utilisez des règles de partage pour étendre l'accès en partage à des utilisateurs au sein de groupes publics ou de rôles. Comme avec les hiérarchies de rôles, les règles de partage ne peuvent jamais être plus strictes que les paramètres par défaut de l'organisation. Elles permettent seulement d'accorder un accès supérieur à des utilisateurs particuliers.

Chaque règle de partage comprend trois composants.

Quels enregistrements partager ?

Vous pouvez partager les enregistrements détenus par certains utilisateurs ou qui répondent à certains critères. Des règles de partage reposant sur des critères déterminent les enregistrements à partager selon des valeurs de champ autres que la propriété. 

Avec quels utilisateurs ?

Vous pouvez définir des groupes d’utilisateurs par rôle ou territoire, ou en définissant un groupe public. Un groupe public est un regroupement d'utilisateurs défini par l'administrateur qui peut être utilisé pour simplifier la création des règles de partage. Selon les types de membres de groupe disponibles dans votre organisation, un groupe public peut se composer des éléments suivants :

• utilisateurs individuels
  
• rôles
  
• rôles et subordonnés (vous pouvez choisir d’inclure les utilisateurs du site Experience Cloud et du portail, ou uniquement les utilisateurs internes)
  
• territoires
  
• territoires et subordonnés
  
• autres groupes publics
  

Quel genre d'accès ?

Vous pouvez accorder soit un accès en lecture seule soit en lecture/écriture.

Les règles de partage fonctionnent mieux lorsqu'elles sont définies pour un groupe d'utilisateurs donné que vous pouvez déterminer ou prévoir à l'avance, plutôt que pour un ensemble d'utilisateurs qui change souvent. Par exemple, dans l'application de recrutement, il est important de partager chaque poste, candidat, candidature et évaluation avec chaque recruteur. Puisque les recruteurs appartiennent tous au rôle Responsable du recrutement ou Recruteur dans la hiérarchie des rôles, nous pouvons aisément utiliser une règle de partage pour partager ces objets avec le rôle Responsable du recrutement et ses subordonnés.

Vous pouvez également considérer un autre cas d'utilisation de l'application de recrutement : les intervieweurs doivent disposer d'un accès en lecture sur les candidats et les candidatures pour les personnes à qui ils font passer un entretien. Dans ce cas, l'ensemble d'intervieweurs est beaucoup plus difficile à prévoir à l'avance : les responsables du recrutement peuvent utiliser différents ensembles d'intervieweurs, selon le poste pour lequel ils recrutent, et les intervieweurs peuvent être issus de différents groupes dans la hiérarchie des rôles. Par conséquent, ce cas ne devrait pas être géré avec des règles de partage : l'équipe intervieweurs d'un responsable donné est simplement trop difficile à prévoir.

Devons-nous utiliser une règle de partage ?

Examinons les ensembles d'autorisations requises que nous voulons mettre en œuvre et sélectionnons ceux qui fonctionnent le mieux avec des règles de partage.

Les recruteurs doivent disposer d'un accès en lecture et en mise à jour sur chaque enregistrement de poste, de candidat, de candidature et d'évaluation qui existe dans l'application.

Oui. Comme nous l'avons déjà vu, il est facile de sélectionner le groupe de recruteurs dans notre hiérarchie des rôles.

Les responsables du recrutement doivent disposer d'un accès en lecture et en mise à jour sur les enregistrements de poste et de publication d'offre d'emploi dont ils sont le responsable du recrutement.

Non. Il est trop difficile de prévoir quels postes vont être attribués à quel responsable du recrutement. Nous devons gérer ce cas d’une autre façon, par exemple, en partageant chaque enregistrement de publication d’offre d’emploi via une règle de partage manuel.

Les responsables du recrutement doivent disposer d'un accès en lecture sur les enregistrements de candidats dont ils sont responsables.

Non. Là encore, il est trop difficile de prévoir quels postes vont être attribués à quel responsable du recrutement.

Les responsables du recrutement doivent disposer d'un accès en lecture et en mise à jour sur chaque enregistrement de candidature et d'évaluation.

Oui. Comme nous ne limitons pas les candidatures et les évaluations qu'un responsable du recrutement peut lire ou mettre à jour, nous pouvons aisément sélectionner tous les responsables du recrutement à partir de notre hiérarchie des rôles, puis définir une règle de partage pour eux.

Les intervieweurs doivent disposer d'un accès en lecture sur les enregistrements de candidat et de candidature pour les personnes qu'ils les interrogent.

Non. Comme nous l'avons déjà indiqué, il est difficile de prévoir qui sera membre d'une équipe d'intervieweurs pour un poste donné.

Pour résumer, voici les principales règles de partage que nous pouvons définir pour l'application de recrutement.

Dans le reste de cette unité, vous apprendrez à créer des groupes publics et des règles de partage pour mettre en place ces autorisations.

Définition d'un groupe public

Avant de créer une règle de partage, il est important de configurer le groupe public approprié. Un groupe public rassemble des utilisateurs, d’autres groupes, des rôles ou des territoires individuels, et/ou des rôles ou des territoires et leurs subordonnés, qui partagent tous une même fonction. Par exemple, des utilisateurs avec le profil Recruteur et des utilisateurs avec le profil Responsable du développement de logiciels évaluent tous des candidatures. 

Lors de la définition d’une règle de partage, l’utilisation d’un groupe public aide à créer la règle et, plus important, à la comprendre ultérieurement, particulièrement si vous essayez de gérer de nombreuses règles dans une grande organisation. Créez un groupe public si vous souhaitez définir une règle de partage qui englobe plusieurs groupes ou rôles, ou tous les individus.

1. Dans Setup (Configuration), dans la zone Quick Find (Recherche rapide), saisissez Public Groups (Groupes publics), puis sélectionnez Public Groups (Groupes publics).
   
2. Cliquez sur New (Nouveau). 
   
3. Attribuez une étiquette à votre groupe. La zone de texte Group Name (Nom du groupe) est automatiquement renseignée lorsque vous cliquez dessus. Ce nom unique est utilisé par l'API et les packages gérés.
   
4. Dans la liste déroulante Search (Rechercher), choisissez parmi quels utilisateurs individuels, autres groupes ou rôles vous sélectionnerez des utilisateurs et indiquez si les subordonnés doivent être inclus dans la recherche. Vous pouvez inclure plusieurs types de membres dans vos groupes publics.
   
5. Dans la liste Available Members (Membres disponibles), sélectionnez des utilisateurs, puis cliquez sur Add (Ajouter).
   
6. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   

Une fois votre groupe défini, vous pouvez l'utiliser pour configurer les règles de partage.

Groupes publics pour l’application de recrutement

En examinant les autorisations requises que nous souhaitons mettre en œuvre au sein de notre application de recrutement, nous pouvons constater que seulement deux objets nécessitent un groupe public pour leurs règles de partage : Candidature et Évaluation. La bonne nouvelle est que nous pouvons couvrir ces objets dans un seul groupe, car l'objet Évaluation se situe du côté détails d'une relation principal-détails et hérite à ce titre des paramètres de partage que nous appliquons à l'objet Candidature. 

Puisque les recruteurs et les responsables du recrutement ont besoin d'un accès en lecture et en mise à jour aux candidatures et aux évaluations, nous pouvons créer un groupe public appelé Examinateurs qui englobe à la fois les recruteurs et les responsables du recrutement. Dans ce groupe, nous ajoutons les rôles Responsable du développement de logiciels, Directeur de la gestion des produits et Directeur du contrôle qualité, ainsi que le rôle et les subordonnés du responsable du recrutement.

Définition d'une règle de partage

Vous pouvez définir une règle de partage pour un seul groupe public, rôle ou territoire. Vous pouvez également définir une règle de partage pour un rôle et ses subordonnés, ou pour un territoire et ses subordonnés.

1. Dans Setup (Configuration), dans la zone Quick Find (Recherche rapide), saisissez Sharing Settings (Paramètres de partage), puis sélectionnez Sharing Settings (Paramètres de partage. Il s'agit de la même page que celle utilisée pour définir les paramètres par défaut de l'organisation.
   
2. Dans la liste déroulante Manage sharing settings for (Gérer les paramètres de partage de), choisissez l’objet sur lequel portera la règle de partage qui sera créée. La sélection d'un objet dans cette liste déroulante vous permet de traiter les paramètres par défaut de l'organisation et les règles de partage d'un seul objet à la fois, plutôt que de tous les afficher dans une longue page. Ceci est utile si vous avez une grande organisation avec de multiples objets personnalisés.
   
3. Dans la zone Sharing Rules (Règles de partage), cliquez sur New (Nouveau), puis saisissez une étiquette pour votre règle. La zone de texte Rule Name (Nom de la règle) est automatiquement renseignée lorsque vous cliquez dessus.
   
4. Concernant le type de règle, vous pouvez choisir si la règle de partage est définie en fonction du propriétaire ou des critères auxquels les enregistrements doivent répondre pour être inclus. Pour cette règle de partage, sélectionnez Based on record owner (Selon le propriétaire de l’enregistrement).
   
5. Pour Select which records to be shared (Sélectionner les enregistrements à partager), sélectionnez une catégorie dans la première liste déroulante, et un ensemble d’utilisateurs dans la deuxième liste déroulante ou dans le champ de référence.
   
6. Pour Select users to share with (Sélectionner les utilisateurs avec lesquels partager), spécifiez les utilisateurs qui auront accès aux données.
   
7. Sélectionnez un paramètre d’accès partagé.
   
8. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   

Règles de partage pour l’application de recrutement

Pour l’application de recrutement, nous avons besoin d’une règle qui partage les évaluations rédigées et gérées par n’importe quel membre de l’organisation avec tous les recruteurs et responsables du recrutement. Nous allons créer une règle de partage qui s’applique à la fois aux objets Candidature et Évaluation.

Créez une règle de partage dépendant du propriétaire de l’objet Candidature, ayant pour étiquette Réviser les enregistrements. Pour Select which records to be shared (Sélectionner les enregistrements à partager), sélectionnez Public Groups (Groupes publics), puis choisissez All Internal Users (Tous les utilisateurs internes). Ensuite, indiquez que ces enregistrements sont partagés avec le groupe public Reviewers (Examinateurs) que nous avons créé et définissez le niveau d’accès sur Read/Write (Lecture/Écriture).

Comme les examinateurs et les responsables du recrutement doivent tous pouvoir lire et mettre à jour les évaluations, nous avons traité chacun avec une règle de partage et un groupe public uniques.

Ressources

• Règles de partage
  
• Autorisation d’accès à des enregistrements avec le partage manuel dans Lightning Experience
  
• Catégories de règles de partage
  
• Considérations relatives au partage