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Durée estimée

Définition de règles de partage

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Utiliser les règles de partage pour étendre l'accès au-delà de la structure de la hiérarchie des rôles
  • Créer un groupe public qui comprend des utilisateurs ayant des profils et des rôles différents
Remarque

Remarque

Vous souhaitez apprendre en français ? Commencez le défi dans un Trailhead Playground en français et utilisez les traductions fournies entre crochets pour naviguer. Copiez et collez uniquement les valeurs en anglais, car les validations de défi reposent sur les données en anglais. Si vous ne réussissez pas le défi dans votre organisation en français, nous vous recommandons (1) de définir le paramètre régional sur les États-Unis, (2) de définir la langue sur l’anglais en suivant les instructions ici, puis (3) de cliquer à nouveau sur le bouton « Vérifier le défi Â».

Consultez le badge Trailhead dans votre langue pour découvrir comment profiter de l’expérience Trailhead traduite.

Extension de l'accès à l'aide de règles de partage

Vos paramètres de partage par défaut à l'échelle de l'organisation indiquent le niveau d'accès de base pour chaque objet. Si les paramètres de partage par défaut de l'organisation sont définis sur Accès public en lecture seule ou sur Privé, vous pouvez ouvrir l'accès à certains utilisateurs en utilisant des règles de partage. Cela permet de créer des exceptions automatiques dans les paramètres de partage de l'organisation pour une sélection d'utilisateurs. Comme avec les hiérarchies de rôles, les règles de partage ne peuvent jamais être plus strictes que les paramètres par défaut de l'organisation. Elles permettent seulement d'accorder un accès supérieur à des utilisateurs particuliers.

Chaque règle de partage comporte trois Ã©léments : les enregistrements à partager, les utilisateurs avec lesquels partager et le type d’accès qu’ils auront.

Quels enregistrements partagez-vous ?

Vous pouvez partager les enregistrements détenus par certains utilisateurs ou qui répondent à certains critères de valeur de champ.

Avec quels utilisateurs les partagez-vous ?

Vous pouvez définir des groupes d’utilisateurs par rôle ou territoire, ou en définissant un groupe public. Un groupe public est un regroupement d'utilisateurs défini par l'administrateur qui peut être utilisé pour simplifier la création des règles de partage. Selon les types de membres de groupe disponibles dans votre organisation, un groupe public peut se composer des éléments suivants :

  • Utilisateurs individuels
  • Rôles
  • Rôles et subordonnés (vous pouvez choisir d’inclure les utilisateurs du site Experience Cloud et du portail, ou uniquement les utilisateurs internes)
  • Les territoires
  • Territoires et subordonnés
  • Autres groupes publics

Quel type d’accès auront-ils ?

Vous pouvez accorder soit un accès en lecture seule soit en lecture/écriture.

Les règles de partage fonctionnent mieux lorsqu’elles sont définies pour un groupe d’utilisateurs donné que vous pouvez déterminer ou prévoir à l’avance, plutôt que pour un ensemble d’utilisateurs qui change souvent. Par exemple, dans l'application de recrutement, il est important de partager chaque poste, candidat, candidature et évaluation avec chaque recruteur. Puisque les recruteurs appartiennent tous au rôle Recruiting Manager (Responsable du recrutement) ou Recruiter (Recruteur) dans la hiérarchie des rôles, nous pouvons aisément utiliser une règle de partage pour partager ces objets avec le rôle Responsable du recrutement et ses subordonnés.

Examinons un autre cas d’utilisation de l’application de recrutement : Les intervieweurs doivent disposer d’un accès en lecture sur les enregistrements de candidat et de candidature pour les personnes qu’ils interrogent. Dans ce cas, l’ensemble d’intervieweurs est beaucoup plus difficile à prévoir à l’avance : les responsables du recrutement peuvent utiliser différents ensembles d’intervieweurs selon le poste pour lequel ils recrutent, et les intervieweurs peuvent être issus de différents groupes dans la hiérarchie des rôles. Ce cas ne devrait donc pas être géré avec des règles de partage : l’équipe intervieweurs d’un responsable donné est simplement trop difficile à prévoir.

Règles de partage pour l’application de recrutement

Examinons les accès que vous voulez toujours implémenter et sélectionnons ceux qui fonctionnent le mieux avec des règles de partage.

Les recruteurs doivent disposer d'un accès en lecture et en mise à jour sur chaque enregistrement de poste, de candidat, de candidature et d'évaluation qui existe dans l'application.

Oui. Il est facile de sélectionner le groupe de recruteurs dans notre hiérarchie des rôles.

Les responsables du recrutement doivent disposer d’un accès en lecture et en mise à jour sur les enregistrements de poste dont ils sont le responsable du recrutement.

Non. Il est trop difficile de prévoir quels postes vont être attribués à quel responsable du recrutement. Vous devez gérer ce cas d’une autre façon, par exemple, en partageant chaque enregistrement de poste via une règle de partage manuel.

Les responsables du recrutement doivent disposer d’un accès en lecture sur les enregistrements de candidats dont ils sont responsables.

Non. Là encore, il est trop difficile de prévoir quels postes vont être attribués à quel responsable du recrutement.

Les responsables du recrutement doivent disposer d'un accès en lecture et en mise à jour sur chaque enregistrement de candidature et d'évaluation.

Oui. Comme vous ne limitez pas les candidatures et les évaluations qu’un responsable du recrutement peut lire ou mettre à jour, vous pouvez aisément sélectionner tous les responsables du recrutement à partir de votre hiérarchie des rôles, puis définir une règle de partage pour eux.

Les intervieweurs doivent disposer d’un accès en lecture sur les enregistrements de candidat et de candidature pour les personnes qu’ils interrogent.

Non. Il est difficile de prévoir qui sera membre d’une équipe d’intervieweurs pour un poste donné.

Pour résumer, voici les principales règles de partage que nous pouvons définir pour l’application de recrutement.

Objet

Étiquette de la règle

Propriété de...

Partager avec...

Niveau d'accès

Évaluation

Éditer les évaluations

Organisation entière

Recruteurs et responsables du recrutement

Lecture/Écriture

Candidature

Modification des candidatures

Organisation entière

Recruteurs et responsables du recrutement

Lecture/Écriture

Candidat

Modifier les candidats

Organisation entière

Le rôle et les subordonnés du responsable du recrutement

Lecture/Écriture

Position

Modifier les postes

Le rôle et les subordonnés du responsable du recrutement

Le rôle et les subordonnés du responsable du recrutement

Lecture/Écriture

Dans la suite de cette unité, vous apprendrez à créer des groupes publics et des règles de partage pour octroyer les accès requis.

Qu’est-ce qu’un groupe public ?

Avant de créer une règle de partage, il est important de configurer le groupe public approprié (le cas échéant). Un groupe public est un groupe d’utilisateurs individuels, d’autres groupes, de rôles individuels ou de territoires, qui partagent tous une même fonction. Par exemple, des utilisateurs avec le profil Recruteur et des utilisateurs avec le profil Responsable du développement de logiciels évaluent tous des candidatures. 

Lors de la définition d’une règle de partage, l’utilisation d’un groupe public aide à créer la règle et, plus important, à la comprendre ultérieurement, particulièrement si vous essayez de gérer de nombreuses règles dans une grande organisation. Créez un groupe public si vous souhaitez définir une règle de partage qui englobe plusieurs groupes ou rôles, ou tous les individus.

En examinant les autorisations requises que vous souhaitez implémenter au sein de votre application de recrutement, nous pouvons constater que seulement deux objets nécessitent un groupe public pour leurs règles de partage : Candidature et Évaluation. Puisque les recruteurs et les responsables du recrutement ont besoin d’un accès en lecture et en mise à jour aux candidatures et aux évaluations, vous pouvez créer un groupe public appelé Reviewers (Réviseurs) qui englobe à la fois les recruteurs et les responsables du recrutement. Dans ce groupe, nous ajoutons les rôles SW Dev Manager (Responsable du développement logiciel), Director Product Management (Directeur de gestion des produits) et Director QA (Directeur du contrôle qualité), ainsi que le rôle et les subordonnés de Recruiting Manager (Responsable du recrutement).

Création d’un groupe public

Créez le groupe public Reviewers (Réviseurs).

  1. Dans Setup (Configuration), dans la zone Quick Find (Recherche rapide), recherchez et sélectionnez Public Groups (Groupes publics).
  2. Cliquez sur Nouveau
  3. Saisissez Reviewers (Réviseurs) comme étiquette du groupe. La zone de texte Group Name (Nom du groupe) est automatiquement renseignée lorsque vous cliquez dessus. Ce nom unique est utilisé par l'API et les packages gérés.
  4. Vous pouvez également saisir une description.
  5. N’ajoutez pas de membres pour l’instant. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Sur la page Public Groups Setup (Configuration des groupes publics), cliquez sur le groupe public Reviewers (Réviseurs) que vous venez de créer.
  7. Sur la page des détails du groupe public, cliquez sur View Summary (Afficher le résumé). Sur cette page, vous pouvez voir les règles de partage, les dossiers de rapports et de tableaux de bord, et les vues de liste auxquelles ce groupe public permet d’accorder l’accès, ainsi que les autres groupes publics auxquels il est ajouté. Vous pouvez également gérer l’appartenance à celui-ci.

Page de résumé de l’accès au groupe public pour le groupe public Reviewers (Réviseurs), avec la section sur la gestion des membres visible.

  1. Sous All Public Group Members (Tous les membres du groupe public), cliquez sur Add Members (Ajouter des membres).
  2. Sélectionnez des utilisateurs individuels, d’autres groupes ou des rôles, et indiquez si leurs subordonnés sont inclus. Vous pouvez inclure plusieurs types de membres dans vos groupes publics. Pour ce groupe public, ajoutez les membres suivants :
    • Rôle : SW Dev Manager (Responsable du développement logiciel)
    • Rôle : Director Product Management (Directeur de gestion des produits)
    • Rôle : Director QA (Directeur du contrôle qualité)
    • Rôles et subordonnés internes : Recruiting Manager (Responsable du recrutement)
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois votre groupe défini, vous pouvez l’utiliser pour configurer les règles de partage.

Définition d'une règle de partage

Pour l’application de recrutement, vous avez besoin d’une règle qui partage les évaluations rédigées et gérées par n’importe quel membre de l’organisation avec tous les recruteurs et responsables du recrutement.

  1. Dans Setup (Configuration), dans la zone Quick Find (Recherche rapide), recherchez et sélectionnez Sharing Settings (Paramètres de partage). Il s'agit de la même page que celle utilisée pour définir les paramètres par défaut de l'organisation.
  2. Dans la liste déroulante Manage sharing settings for (Gérer les paramètres de partage de), choisissez l’objet sur lequel portera la règle de partage qui sera créée. La sélection d’un objet dans cette liste déroulante vous permet de traiter les paramètres par défaut de l’organisation et les règles de partage d’un seul objet à la fois, plutôt que de tous les afficher dans une longue page. C’est utile si vous avez une grande organisation avec de multiples objets personnalisés. Pour cette règle, sélectionnez Review (Évaluation).
  3. Dans la zone Sharing Rules (Règles de partage), cliquez sur New (Nouveau), puis saisissez l’étiquette Edit Reviews (Modifier les évaluations) pour votre règle. La zone de texte Rule Name (Nom de la règle) est automatiquement renseignée lorsque vous cliquez dessus.
  4. Concernant le type de règle, vous pouvez choisir si la règle de partage est définie en fonction du propriétaire ou des critères auxquels les enregistrements doivent répondre pour être inclus. Pour cette règle de partage, sélectionnez Based on record owner (Selon le propriétaire de l’enregistrement).
  5. Pour Select which records to be shared (Sélectionner les enregistrements à partager), sélectionnez une catégorie dans la première liste déroulante, et un ensemble d’utilisateurs dans la deuxième liste déroulante ou dans le champ de référence. Sélectionnez ici Public Groups (Groupes publics), puis All internal users (Tous les utilisateurs internes), afin de partager tous les enregistrements de révision.
  6. Pour Select users to share with (Sélectionner les utilisateurs avec lesquels partager), spécifiez les utilisateurs qui auront accès aux données. Sélectionnez le groupe public Reviewers (Réviseurs) que vous venez de créer.
  7. Sélectionnez le paramètre d’accès partagé. Définissez ici le niveau d’accès Read/Write (Lecture/Écriture).
  8. Cliquez sur Enregistrer.

Bon travail ! Vous avez ouvert l’accès aux évaluations aux utilisateurs qui en ont besoin sans modifier les paramètres de partage à l’échelle de l’organisation.

Dans ce module, vous avez tout appris sur les quatre niveaux d’accès aux données et sur les fonctionnalités et paramètres utilisés pour les contrôler. Vous avez même pu vous entraîner à configurer l’accès à l’application de recrutement. Pour obtenir plus d’informations sur la gestion des utilisateurs et de leur accès aux données, consultez l’aide Salesforce.

Ressources

Défi pratique

+ 500 points

Préparez-vous

Vous allez effectuer ce(tte) unité dans votre propre organisation pratique. Cliquez sur Lancer pour commencer ou cliquez sur le nom de votre organisation pour en choisir une autre.

Votre défi

Create a Sharing Rule for the Program Object
The Program object has an org-wide default of Private, but recruiters need access to any Campus Outreach programs for recruitment purposes. Create a custom picklist field on the Program object, then create a criteria-based sharing rule to share the necessary records with the recruiters.

Need Help?
Before You Start
  • Make sure you complete the hands-on challenges in the previous units of this module before you attempt this challenge. The work you do here builds on work you do in those units.
  • If you haven't created a custom field before, complete the Data Modeling module before you attempt this challenge.
  • Create a custom field for the Program object:
    • Field Type: Picklist
    • Field Label: Type
    • Field Name: Type
    • Values (each value separated by a new line):
      • Campus Outreach
      • Development
      • Research
    • On the field-level security page, set this field as Visible for all profiles or as Read Access for all permission sets. (This step assures the challenge passes.)
  • Create a sharing rule for the Program object:
    • Label: Campus Outreach Programs
    • Rule Name: Campus_Outreach_Programs
    • Rule Type: Based on criteria
    • Field: Type
    • Operator: equals
    • Value: Campus Outreach
    • Share with (role): Recruiter
    • Access level: Read/Write
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