Création d'une hiérarchie des rôles

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Expliquer en quoi la hiérarchie des rôles est différente de l’organigramme d’une organisation
  
• Afficher et modifier la hiérarchie des rôles
  
• Créer et attribuer des rôles pour simplifier l'accès aux enregistrements
  

Remarque

Vous souhaitez apprendre en français ? Commencez le défi dans un Trailhead Playground en français et utilisez les traductions fournies entre crochets pour naviguer. Copiez et collez uniquement les valeurs en anglais, car les validations de défi reposent sur les données en anglais. Si vous ne réussissez pas le défi dans votre organisation en français, nous vous recommandons (1) de définir le paramètre régional sur les États-Unis, (2) de définir la langue sur l’anglais en suivant les instructions ici, puis (3) de cliquer à nouveau sur le bouton « Vérifier le défi ».

Consultez le badge Trailhead dans votre langue pour découvrir comment profiter de l’expérience Trailhead traduite.

Hiérarchie des rôles et accès aux enregistrements

La hiérarchie de rôles fonctionne avec des paramètres de partage par défaut à l’échelle de l’organisation afin de déterminer les niveaux d’accès des utilisateurs à vos données Salesforce. Les utilisateurs peuvent accéder aux données de tous les utilisateurs de rang immédiatement inférieur au leur dans la hiérarchie.

Les utilisateurs qui doivent afficher de grandes quantités de données (par exemple les PDG, les vice-présidents et autres dirigeants) figurent souvent en haut de la hiérarchie. Cependant, il n’est pas nécessaire que la hiérarchie des rôles corresponde exactement à l’organigramme de votre organisation. Chaque rôle d'une hiérarchie représente seulement un niveau d'accès aux données dont un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs a besoin.

Les utilisateurs, quel que soit le niveau de leur rôle, peuvent afficher, modifier et générer des rapports sur toutes les données détenues ou partagées par les utilisateurs de niveau inférieur dans la hiérarchie des rôles. La seule exception concerne les objets personnalisés, dont vous pouvez désactiver l’accès à l’aide de hiérarchies. Plus précisément, dans la liste associée Organization-Wide Defaults (Valeurs par défaut à l’échelle de l’organisation), si l’option Grant Access Using Hierarchies (Octroyer l’accès par le biais des hiérarchies) est désactivée, seuls le propriétaire de l’enregistrement et les utilisateurs disposant d’un accès via les fonctionnalités de partage ont accès aux enregistrements de l’objet.

L’implémentation d’une hiérarchie des rôles sur la plate-forme est aisée une fois que vous l’avez définie. Il est préférable de commencer en suivant l’organigramme de votre société, puis de regrouper diverses fonctions dans des rôles uniques selon l’accès aux enregistrements dès que possible. Il n'est pas nécessaire que les hiérarchies de rôles correspondent exactement à l'organigramme de votre organisation. Chaque rôle d'une hiérarchie doit représenter un niveau d'accès aux données dont un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs a besoin.

Par exemple, si un groupe de développement logiciel inclut un ingénieur logiciel senior et un ingénieur logiciel junior, ces postes peuvent être regroupés dans un rôle Ingénieur logiciel unique dans la hiérarchie. Une fois terminé, vous pouvez commencer à définir la hiérarchie des rôles.

Hiérarchie des rôles pour l'application de recrutement

Examinons une branche de la hiérarchie des rôles pour notre exemple d’application de recrutement. Souvenez-vous, avec les paramètres par défaut de l’organisation que vous avez définis, les responsables du recrutement sont autorisés à afficher (mais pas à créer ni à mettre à jour) tous les enregistrements de poste, de publication d’offre d’emploi et de site Web d’emploi, et à afficher et mettre à jour les autres enregistrements de recrutement qui leur appartiennent. Votre application n’est pas très utile ainsi. Cependant, vous prévoyez de configurer les rôles Human Resources (Ressources humaines) de manière à ce que les utilisateurs aient accès aux données dont ils ont besoin.

Cette hiérarchie des rôles accorde automatiquement les types d'autorisations suivants au niveau de l'enregistrement :

• La PDG, Cynthia, peut afficher et mettre à jour chaque enregistrement que toute autre personne de l'organisation peut afficher et mettre à jour.
  
• Le Vice-président du développement, Andrew, peut afficher et mettre à jour n’importe quel enregistrement que ses responsables ou les employés de ses responsables peuvent afficher ou mettre à jour.
  
• La Vice-présidente des ressources humaines, Megan, peut afficher et mettre à jour n’importe quel enregistrement que Phil, son responsable du recrutement, ou Mario, le recruteur de Phil, peut afficher et mettre à jour.
  
• Le Responsable du recrutement, Phil, peut afficher et mettre à jour n'importe quel enregistrement qui appartient à Mario, son recruteur.
  
• Le Responsable de développement logiciel, Ben, peut afficher et mettre à jour n'importe quel enregistrement qui appartient à Melissa, Tom ou Craig, ses ingénieurs logiciel.
  
• Le Directeur du contrôle qualité, Clark, peut afficher et mettre à jour n'importe quel enregistrement qui appartient à Flash ou Harry, ses ingénieurs qualité.
  

Définition de la hiérarchie des rôles

Entraînez-vous maintenant à configurer le rôle Onboarding Manager (Responsable de l’intégration), qui dépend du Vice-président des ressources humaines.

1. Dans Setup (Configuration), dans la zone Quick Find (Recherche rapide), recherchez et sélectionnez Roles (Rôles).
   
2. Si une page de démarrage appelée Understanding Roles (Compréhension des rôles) s’affiche, cliquez sur Set Up Roles (Configurer des rôles) en bas de la page pour passer à l’outil proprement dit.
   

La vue par défaut de cette page est la vue arborescente, comme indiqué dans la liste déroulante située à droite de la barre de titre Role Hierarchy (Hiérarchie des rôles). Lors de la création d’une hiérarchie des rôles, il est préférable de conserver cette vue ou d’utiliser la vue de liste, car elles permettent d’observer comment les rôles s’organisent dans la hiérarchie. La vue de liste triée est préférable si vous connaissez le nom d’un rôle que vous souhaitez retrouver alors que vous ne connaissez pas son emplacement dans la hiérarchie, ou si vous souhaitez ouvrir tous les nœuds de l’arborescence. Pour cette unité, nous allons conserver la vue de l’arborescence. 

3. Lorsque vous commencez à définir une hiérarchie des rôles, la vue arborescente affiche un nœud d'espace réservé unique portant le nom de votre organisation. À ce stade, vous devez ajouter le nom du rôle le plus élevé dans la hiérarchie, soit CEO (PDG) dans notre exemple. Dans votre Playground, certains rôles de la hiérarchie sont déjà définis. Cliquez sur Expand All (Développer tout) pour voir les rôles disponibles.
   
4. Sous le rôle VP Human Resources (Vice-président des ressources humaines), cliquez sur Add Role (Ajouter un rôle).
   
5. Pour Label (Étiquette), saisissez Onboarding Manager (Responsable d’intégration). Le champ Role Name (Nom de rôle) se remplit automatiquement avec Onboarding_Manager (Responsable_dintégration).
   
6. Dans la zone de texte This role reports to (Rattachement hiérarchique de ce rôle), laissez le rôle VP Human Resources (Vice-président des ressources humaines) rempli.
   
7. Saisissez une valeur (optionnelle) dans la zone de texte Role Name as displayed on reports (Nom du rôle tel qu’il est affiché dans les rapports). Ce texte est utilisé dans les rapports pour indiquer le nom d'un rôle. Les noms de rôle longs occupent un espace excessif dans les colonnes de rapport. Par conséquent, nous recommandons d’utiliser une abréviation explicite.
   
8. Laissez les autres options, telles que Contact Access (Accès au contact) ou Opportunity Access (Accès à l’opportunité), définies sur leurs valeurs par défaut, puis cliquez sur Save (Enregistrer). Ces options d’accès n’ont pas d’impact sur votre application de recrutement. Cependant, vous configurez normalement l’accès du rôle aux enregistrements enfants des comptes qu’il possède.
   
9. Vous avez créé votre rôle. Vous pouvez maintenant lui attribuer l’utilisateur approprié. Cliquez sur Onboarding Manager (Responsable d’intégration), puis sur Assign Users to Role (Affecter des utilisateurs au rôle). 
   

10. Dans la liste déroulante Available Users (Utilisateurs disponibles), sélectionnez All Unassigned (Tous les non attribués).
    
11. Choisissez un utilisateur de la liste, cliquez sur Add (Ajouter) pour déplacer son nom vers la liste Onboarding Manager (Responsable d’intégration), puis enregistrez.
    

Si vous revenez à la page principale Roles (Rôles) dans Setup (Configuration), le nouveau rôle est désormais affiché dans la hiérarchie. Ensuite, vous pouvez définir le reste des rôles en fonction de votre diagramme, comme les rôles Recruiting Manager (Responsable du recrutement) et Recruiter (Recruteur).

Pour accélérer le processus d’ajout d’un nouveau rôle, cliquez sur Add Role (Ajouter un rôle) directement sous le nom du rôle auquel il est subordonné. Dans ce cas, la zone de texte This role reports to (Rattachement hiérarchique de ce rôle) est automatiquement renseignée avec le nom du rôle approprié.

Comme vous pouvez le constater, la hiérarchie des rôles est une méthode puissante pour ouvrir l'accès aux données aux personnes qui en ont besoin.

Une fois les paramètres par défaut de l'organisation et la hiérarchie des rôles définis, vous en avez bientôt terminé avec les autorisations d'accès au niveau de l'enregistrement pour l'application de recrutement. Il ne reste plus qu’à partager des enregistrements associés au recrutement entre des groupes situés dans des branches séparées de la hiérarchie des rôles. Vous pouvez satisfaire à cette exigence en appliquant des règles de partage.

Ressources

• Aide Salesforce : Définition de l’accès aux enregistrements de vos utilisateurs
• Aide Salesforce : Contrôle d'accès avec les hiérarchies