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Gestion des contacts et des comptes dupliqués

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Éviter la création de données en double
  • Fusionner des contacts
  • Fusionner des comptes

Empêchement de l’apparition de doublons dans NPSP

La présence de données en double entraîne un encombrement inutile, l’établissement de rapports inexacts et une réduction de l’efficacité. Supposons que vous ayez deux enregistrements concernant un donateur important dans votre système et qu’un membre de votre personnel consulte un enregistrement indiquant que le donateur n’a jamais fait de don. Ce membre du personnel demande ensuite au donateur de réaliser sa première contribution. Bien que de nombreux donateurs puissent ne pas tenir compte de cette erreur, certains se demanderont si leurs dons se trouvent entre de bonnes mains. Cela nuit à la relation avec votre donateur et ce membre du personnel ne fera plus jamais confiance à votre système CRM. 

Le meilleur moyen d’éviter la présence de doublons au niveau des contacts et des comptes est bien entendu de ne pas en créer. Il est donc essentiel de former vos utilisateurs finaux ! Assurez-vous que tous vos documents de formation encouragent les utilisateurs à effectuer des recherches avant de saisir de nouveaux contacts et comptes. Cela étant dit, personne n’est parfait. La bonne nouvelle, c’est que Salesforce dispose d’un outil astucieux qui peut vous aider.

La fonctionnalité de gestion des duplications de Salesforce recherche des doublons lors des opérations de création et de modification, puis alerte l’utilisateur et/ou mentionne les doublons potentiels dans un rapport. La gestion des duplications se compose des éléments suivants :

  • Les règles de correspondance, qui sont les critères de recherche d’enregistrements en double
  • Les règles de duplication, qui sont les actions entreprises lorsqu’un utilisateur commence à créer un doublon potentiel

Le processus standard appliqué par Salesforce détecte les enregistrements en double potentiels en s’appuyant sur des correspondances exactes, par exemple deux contacts portant le même nom, Roberto Alvarez. Vous pouvez également définir une règle pour identifier des correspondances partielles entre des prénoms. Ainsi, la mise en correspondance partielle identifierait Robert Alvarez et Roberto Alvarez comme des enregistrements en double potentiels. 

NPSP est préconfiguré avec des règles de correspondance et de duplication, qu’il vous suffit de vérifier et d’activer.

Activation des règles de correspondance et de duplication de NPSP

La règle de correspondance de NPSP recherche des correspondances pour le prénom (correspondance partielle), le nom de famille (correspondance exacte) et l’e-mail personnel (correspondance exacte). Examinons la règle de correspondance et la règle de duplication avant de les activer.

1. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage (Icône d’engrenage permettant d’accéder au menu Configuration), puis cliquez sur Configuration.

2. Saisissez « duplication » dans la zone de recherche de configuration.

3. Cliquez sur Règles de correspondance.

Page des paramètres de règles de correspondance des duplications

4. Pour consulter les critères de correspondance, cliquez sur la règle.

Règle de correspondance des e-mails personnels des contacts de NPSP

Ici, nous pouvons voir que la règle de NPSP recherche des correspondances pour le prénom (correspondance partielle), le nom de famille (correspondance exacte) et l’e-mail personnel (correspondance exacte). Les règles de correspondance et de duplication de NPSP ont été soigneusement conçues pour renvoyer le meilleur ensemble de correspondances possible. S’il ne s’agit pas exactement de ce dont vous avez besoin, vous pouvez toujours cloner les règles de NPSP et les personnaliser pour qu’elles répondent à vos exigences. 

5. Si cette règle de correspondance correspond à vos besoins, cliquez sur Activer pour l’activer.

6. Nous devons maintenant activer la règle de duplication et déterminer ce qui se produit lorsqu’un utilisateur commence à créer un contact, compte ou enregistrement personnalisé qui constitue potentiellement un doublon. Revenez au menu Gestion des duplications dans Configuration et cliquez sur Règles de duplication.

Liste Toutes les règles de duplication

7. Cliquez ensuite sur Correspondance des e-mails personnels des contacts de NPSP.

(1) Vous pouvez choisir que l’une des deux actions suivantes s’applique lorsqu’un utilisateur crée un contact identifié comme doublon potentiel : l’autoriser à créer le contact avec ou sans alerte, ou l’empêcher de créer le contact. Dans le cas présent, NPSP permet à votre utilisateur de créer le contact.

(2) Deux évènements peuvent se produire lorsque Salesforce repère un doublon à l’aide de vos règles de correspondance. Vous pouvez alerter l’utilisateur et/ou mentionner le contact dans un rapport spécial. Dans le cas présent, NPSP choisit de faire les deux.

(3) Passez en revue les règles de correspondance que vous avez activées dans une étape précédente.

Page de paramétrage et d’activation des règles de duplication

8. Cliquez sur Activer.

Et voilà ! Vous venez d’effectuer une étape essentielle dans le processus de gestion de données. Vous êtes sur le point d’améliorer la confiance des utilisateurs envers vos données et de favoriser une meilleure adoption.

Comment fonctionne la fonctionnalité Gestion des duplications ?

Découvrons la fonctionnalité de gestion des duplications en action pendant que Sofia, notre chargée de développement chez NMH, crée un contact dans Salesforce. Elle saisit la liste des donateurs ayant participé à un petit événement spécial organisé par l’un des membres de son conseil d’administration. Comme il s’agit d’un nouveau membre du conseil, Sofia suppose que la liste ne comprend que des nouveaux donateurs et ne recherche pas les noms de ceux-ci avant de créer des contacts. Elle crée un contact en saisissant le nom et l’e-mail du contact qui lui ont été donnés. 

Conformément aux critères de la règle de correspondance des contacts de NPSP, Salesforce avertit Sofia qu’elle est peut-être en train de créer un contact qui existe déjà. Comme nous l’avons mentionné, la règle de duplication de NPSP détermine les options que Sofia a à sa disposition. Ici, elle peut cliquer sur Afficher les doublons pour choisir de modifier un contact existant, ou elle peut continuer à créer ce contact et l’enregistrer. 

Alerte de doublon dans la fenêtre Nouveau contact

Si Sofia continue et enregistre le contact, elle verra à nouveau dans le nouvel enregistrement une alerte concernant la présence d’un doublon potentiel. Une alerte s’affichera également dans le composant Doublons possibles sur la page de détails de l’enregistrement.

Alertes de doublon sur la page de détails du contact

Enfin, si Sofia clique sur Afficher les doublons, elle pourra visualiser quels sont les potentiels enregistrements en double, mais elle ne pourra pas les fusionner. Les opérations de fusion de contacts ne peuvent être réalisées que par un administrateur ou un autre utilisateur disposant des autorisations appropriées.

Alerte indiquant de demander à l’administrateur de l’aide pour traiter les potentiels enregistrements en double

Heureusement, la règle de duplication mentionne également le doublon potentiel dans un rapport. Gorav, son administrateur, pourra donc le voir et l’effacer plus tard si nécessaire. Gorav a créé un type de rapport personnalisé pouvant faire état de la présence de comptes, de contacts et d’enregistrements en double afin que ces doublons soient signalés.

Rapport sur les comptes contenant des contacts et des enregistrements en double

Nous vous recommandons de commencer progressivement avec la gestion des duplications en activant d’abord la règle de NPSP, puis en en ajoutant d’autres si besoin. Assurez-vous que vos utilisateurs connaissent les critères des règles de correspondance et sollicitez des retours de leur part afin que vous puissiez les ajuster au fur et à mesure. 

Bien qu’il soit facile de penser que vos collègues surchargés de travail sont responsables de vos doublons, il est possible qu’une intégration tierce ou une importation de données ait également causé le problème. Malgré tous vos efforts, des doublons peuvent parfois apparaître. Lorsque c’est le cas, NPSP dispose d’un outil pratique qui peut vous aider.

Fusion de contacts dans NPSP

NPSP comprend un outil que vous pouvez utiliser pour fusionner facilement des contacts en double. Grâce à la fonctionnalité de fusion de contact de NPSP, votre administrateur peut choisir quels contacts conserver ainsi que les données à extraire de chaque doublon. Tous les éléments associés de chaque contact, tels que les opportunités et les paiements, sont déplacés vers le contact nouvellement fusionné afin qu’aucune donnée ne soit perdue. 

Notez qu’il existe une fonctionnalité Salesforce générique qui vous permet de fusionner des contacts, mais elle n’est pas propre à NPSP. L’outil générique de fusion de contact de Salesforce ne fait pas la distinction entre les comptes d’organisation et les comptes de foyer, car ces derniers n’existent que dans NPSP. Si vous utilisez cet outil dans NPSP, tout contact fusionné se retrouvera dans un foyer « anonyme ». Nous vous recommandons donc de toujours utiliser la fonctionnalité de fusion de contact de NPSP lorsque vous en avez besoin. 

Notez également que pour fusionner des contacts, les paramètres de sécurité Salesforce doivent être configurés de sorte que vous ayez la possibilité de supprimer des contacts, d’accéder à tous les champs de l’enregistrement de contact et d’accéder aux deux contacts. Ces critères sont nécessaires, car la fusion de contacts est une action destructive et il est facile de faire des erreurs. Une fois que vous avez fusionné et supprimé des enregistrements, il n’existe aucun moyen de les récupérer. Pour ces raisons, nous recommandons que seuls les administrateurs fusionnent des contacts.

Remarque

Remarque

La fonctionnalité de fusion de contact de NPSP ne recherche pas les doublons et ne les fusionne pas en masse. Vous devez déjà savoir quels contacts vous allez fusionner et les traiter individuellement.

Observons Gorav, notre administrateur chez NMH, fusionner les contacts qu’il a trouvés dans son rapport de contacts en double :

1. Cliquez sur l’onglet Fusion de contact. Si vous ne voyez pas l’onglet Fusion de contact, cliquez sur le lanceur d’application en haut à gauche, puis sélectionnez Fusion de contact dans la liste Tous les éléments.

2. Saisissez le nom du contact en double dans la barre de recherche, puis cliquez sur Rechercher. Vous pouvez utiliser * comme caractère générique. Par exemple, si l’un des contacts s’appelle Robert Alvarez et l’autre Roberto Alvarez, saisissez Robert* Alvarez pour rechercher les deux contacts.

3. Sélectionnez les contacts à fusionner dans la liste des contacts trouvés. Vous pouvez sélectionner jusqu’à trois contacts.

Assistant de fusion de contact de NPSP, avec la liste des contacts fusionnés mise en évidence

4. Cliquez sur Suivant.

5. Faites très attention lors de la sélection de l’enregistrement principal. Il correspond à l’enregistrement de compte auquel le contact sera associé après la fusion. Le ou les contacts non sélectionnés comme enregistrement principal seront supprimés. Gorav examine les comptes associés à chacun des contacts à fusionner et détermine lequel doit être le compte principal après la fusion.

6. Choisissez quels champs figurant dans les enregistrements doivent être inclus dans l’enregistrement fusionné final. Notez que les champs non choisis seront effacés.

Écran de sélection des informations de contact à conserver dans l’assistant de fusion de contacts.

7. Cliquez sur Fusionner, puis sur OK dans la fenêtre contextuelle rouge et quelque peu effrayante indiquant que la fusion est irréversible.

Après la fusion, Gorav examine l’enregistrement de Roberto pour s’assurer que tous les éléments ont été correctement fusionnés. Il consulte ensuite son rapport pour vérifier qu’il a traité tous les doublons. Il a mis en pratique ses compétences d’administrateur avec succès !

Fusion de comptes de foyer dans NPSP

N’importe quel utilisateur peut fusionner des comptes de foyer s’il a accès aux comptes concernés et dispose des autorisations Modifier et Supprimer. En accédant à l’enregistrement de foyer et en cliquant sur Gérer un foyer, il lui est possible d’ajouter un contact existant au foyer.

Dans ce module, nous vous avons présenté certains des principaux paramètres de NPSP relatifs aux contacts et aux comptes. Dans ce qui suit, vous allez découvrir quelques-unes des façons dont vous pouvez personnaliser la gestion des dons dans NPSP. 

Ressources